業務プロセス改革の保守・運用費用・ランニングコストについて

業務プロセス改革は、受発注プロセスや経費精算プロセスといった特定の1つの業務プロセスを対象に、現状の流れを構造的に見直し、新しい業務の型として再設計するプロジェクトです。全社・複数部門を対象に経営目標に基づいてゼロベースで再構築する確立された経営工学の手法であるBPRとは対象範囲・スコープが異なり、また既存の型を維持したまま漸進的に効率化する業務改善とも、構造そのものを作り替える点で変化の度合いが異なります。この業務プロセス改革は、新プロセスを設計し、システムを導入して移行すれば完了する取り組みではありません。組織改編や事業環境の変化、現場の運用実態に合わせて、定着化した新プロセスを継続的にモニタリングし、改善し続ける「保守・運用フェーズ」があってはじめて、投資対効果が実現します。この保守・運用費用は、対象プロセス1つに絞られている分、全社規模のBPRに比べれば小規模になりますが、システムのライセンス費用と、人による定着化支援費用の両方が発生するという特徴を理解しないまま導入を判断すると、想定外のランニングコストに直面することになります。

本記事では、業務プロセス改革の保守・運用費用・ランニングコストに焦点を当て、新プロセス定着後の運用保守費用の内訳、費用相場感、費用が変動する要因、そして費用を抑えるための考え方までを、具体的な数値とともに体系的に解説します。導入時のシステム選定費用だけを見て安心するのではなく、システムライセンス費用・軽微なプロセス改修費用・定着化支援費用といった「業務プロセス改革に特有の運用フェーズのコスト」を織り込んでTCO（総所有コスト）を見積もることが、長期的な取り組みを見据えるうえで欠かせません。これから業務プロセス改革の導入を検討している方はもちろん、すでに新プロセスを導入し保守・運用体制を見直したい方にとっても、判断材料となる内容をお届けします。特に、業務プロセス改革の見積もりを複数のコンサルティングパートナーから取得する際は、導入フェーズの費用だけでなく、保守・運用フェーズの支援範囲と費用感が明記されているかを必ず確認することが、契約後に「想定外の追加費用」に悩まされないための重要なポイントになります。

本テーマに関する全体ガイドは、以下の記事をご覧ください。

▼全体ガイドの記事
・業務プロセス改革の完全ガイド

新プロセス定着後にかかる運用保守費用の全体像

業務プロセス改革によって新しいプロセスが本番稼働した後に発生する定常的なランニングコストは、対象を特定の1つのプロセスに絞り込んでいる分、全社規模のBPRの保守・運用費用に比べれば規模は抑えられますが、「システム（ツール）の維持費」と「人（プロセス・定着化）の維持費」の両方が発生する点は変わりません。外部の専門家に支援を委託した場合の費用相場を押さえたうえで、自社にとって最適な体制を検討していく必要があります。すべてを自社の人員だけで賄うのか、あるいは一定期間だけ外部の専門家に伴走してもらうのか、この体制の選択によって月々の費用は大きく変わってくるため、対象プロセスの重要度と自社の体制を照らし合わせながら検討することが求められます。

中堅企業規模で、対象を特定の1つの業務プロセスに絞った業務プロセス改革の場合、保守・運用費用の一般的な費用相場は月額50万円〜150万円程度が目安です。この金額には、システムのライセンス費用、軽微なプロセス改修費用、定着化支援・KPIモニタリング費用が含まれます。全社規模のBPRの保守・運用費用（月額100万〜400万円程度）に比べると規模は抑えられますが、対象プロセスの利用ユーザー数や、既存の基幹システムとの連携の複雑さによっては、この金額が上振れすることもあります。中小企業や、対象範囲をさらに絞り込んだ業務プロセス改革であれば、この金額はさらに小さくなり、月額20万円〜50万円程度の範囲に収まるケースも珍しくありません。逆に、受発注プロセスのように基幹システムとの連携が密で、かつ対象拠点数が多い場合は、月額150万円を超えるケースもあり、対象プロセスの性質によって幅が生じる点を理解しておく必要があります。重要なのは、この保守・運用費用を「削減すべきコスト」ではなく、「せっかく設計した新しい業務プロセスを本当に根付かせ、投資対効果を実現するための追加投資」として捉える視点です。導入時の一時的な費用だけを基準に投資判断を行い、この継続費用を予算計画から漏らしてしまうと、稼働後半年ほどで「思ったよりお金がかかる」という認識のズレが顕在化し、経営層の理解を得られないまま保守体制が縮小されてしまうという事態にもつながりかねません。

業務プロセス改革は、システム/ツール選定・導入フェーズで新しいプロセスを導入した瞬間に効果が発揮されるものではありません。長年慣れ親しんだ従来のやり方から新しいプロセスへ移行する際には、たとえ対象が1つのプロセスであっても一定の混乱や抵抗が生じ、この移行期をきちんと支援しなければ、現場が「結局、昔のやり方の方が楽だった」と旧来のプロセスに逆戻りしてしまうリスクが常につきまといます。保守・運用フェーズを軽視して導入だけで満足してしまうと、数ヶ月後には新しい業務プロセスが形骸化し、投じた投資が無駄になるという最悪のシナリオを招きかねません。業務プロセス改革を「1回限りのプロジェクト」ではなく「継続的な業務運営の一部」として捉え、定着化支援とKPIモニタリングを前提とした運用体制を最初から設計しておくことが、投資対効果を最大化するための鍵となります。特に、経営層が業務プロセス改革を「一度きりの改善イベント」と誤解していると、導入完了と同時に予算とリソースが打ち切られてしまい、現場が定着支援を受けられないまま孤立してしまうケースが少なくありません。対象プロセスが1つに絞られている業務プロセス改革だからこそ、「小規模な取り組みだから保守は簡単に済むはず」という油断が生まれやすい点にも注意が必要です。実際には、対象プロセスが1つであっても、そのプロセスに関わる部署や取引先の数が多ければ、例外対応や問い合わせの量は決して少なくならず、保守・運用フェーズの負荷を過小評価してしまうと、担当者が想定以上の対応に追われて疲弊し、結果的に他の業務にしわ寄せがいくという事態にもなりかねません。

保守・運用費用の内訳

業務プロセス改革の保守・運用費用は、大きく「システム（ツール）の維持費」と「人（プロセス・定着化）の維持費」の2つに分けられます。ここでは、システム/ツールのライセンス費用、軽微なプロセス改修・システム保守費用、定着化支援・KPIモニタリング費用という3つの観点から内訳を整理します。

システム/ツールのライセンス費用は、新プロセスを回すために導入したワークフローシステム、経費精算SaaS、RPAなどの月額・年額利用料を指し、費用感は月額数万円〜30万円程度が目安です。利用するユーザー数やデータ容量に応じた従量課金制が一般的で、全社員が利用する経費精算プロセスのように利用者数が多いプロセスほど、企業規模が大きくなるにつれてライセンス費用が比例して跳ね上がる点に注意が必要です。契約前に、ユーザー数の増加によって費用がどの程度上振れするのか、シミュレーションしておくことをお勧めします。また、複数のSaaSを組み合わせて新プロセスを構築した場合は、個々のライセンス費用が小さくても、合算すると想定以上の金額になっていることがあるため、契約更新のタイミングで一度すべてのツールの利用状況とライセンス費用を棚卸しし、実際には使われていない機能やアカウントがないかを確認することも、無駄なコストを削減するうえで有効な習慣です。

軽微なプロセス改修・システム保守費用は、組織変更に伴う承認ルート（ワークフロー）の変更、新しい経費項目の追加、税制改正に伴う入力項目の改修など、日々の環境変化に合わせてシステム設定を微修正する作業の費用を指し、費用感は月額10万〜30万円程度が目安です。人事異動のシーズンや決算期など、組織変更や制度変更が集中しやすい時期には、この保守費用が一時的に増加する傾向があるため、年間の繁忙期を見越して予算配分をあらかじめ調整しておくと、想定外の追加請求に慌てずに済みます。月に一定時間まで、あるいは月に一定件数のチケット制で、SIerやベンダーに設定変更を委託するケースが多く見られます。あわせて、定着化支援・KPIモニタリング費用も欠かせません。これは月額のリテイナー型契約などで外部コンサルタントに支払う費用で、新しいプロセスが形骸化していないか（旧プロセスに戻っていないか）のデータ監視、現場からの不満・要望のヒアリング、新入社員向けの追加トレーニング（オンボーディング支援）などを行い、費用感は月額30万〜80万円程度が目安です。月に1〜2回の定例会議でKPIをレビューし、軽微な業務改善アドバイスを行うアドバイザリー契約が一般的な形態です。これら3つの費用項目を合計すると、特定プロセスの運用保守にかかる月額費用は50万円〜150万円程度のレンジに収まることが多くなります。

費用が変動する要因

業務プロセス改革の保守・運用費用には、対象を特定プロセスに絞り込んでいるからこその固有の変動要因があります。これらを事前に把握しておくことで、想定外の費用増を防げます。

「この部署だけは別の承認フローにしたい」といった現場からの例外的な変更要望が新プロセス稼働後も次々と上がってくる場合、その都度コンサルタントやエンジニアによるプロセスの再設計とシステム改修が発生し、保守費用が高騰します。新プロセス設計の段階で例外処理をできる限り排除しきれなかった場合、その付けは保守・運用フェーズで支払うことになるため、導入前のスコープマネジメントが、結果的に運用フェーズの費用を左右することになります。あわせて、システムの簡単な設定変更（ドロップダウンリストの追加など）でさえ、外部のベンダーやコンサルタントに依頼しなければならない契約になっていると、ランニングコストが下がらないベンダーロックインの状態に陥りやすい点にも注意が必要です。対象プロセスが取引先や顧客との商習慣に強く紐づいている場合は、自社側の都合だけで例外処理を廃止できないケースもあるため、保守・運用フェーズに入る前に「どこまでの例外は許容し、どこからは標準化を優先するか」という線引きの基準をあらかじめ文書化しておくと、稼働後の変更要望に対して一貫した判断がしやすくなります。

SaaSの多くは「1アカウントあたり月額〇円」という課金体系を採用しています。経費精算プロセスや勤怠管理プロセスのように全社員が利用するプロセスは、企業規模が大きくなるほど、あるいは対象プロセスを他拠点へ展開していくほどライセンス費用が比例して増加します。一方、受発注プロセスのように利用者が特定の部門に限られるプロセスであれば、ライセンス費用の増加は限定的です。対象プロセスの選定段階で、将来的にユーザー数がどこまで増える可能性があるかを見込んでおくことが、保守・運用費用の予測精度を高めます。契約形態によっては、一定のユーザー数までを含む段階的な料金プランが用意されている場合もあるため、単年度の利用人数だけでなく、複数年での展開計画を踏まえてプランを選ぶことも、長期的なコスト最適化につながります。さらに見落とされがちな要因として、新プロセスの推進を担った特定の担当者の異動・退職が挙げられます。業務プロセス改革の定着化を、特定の熱意あるキーパーソン1人の頑張りに依存したまま進めてしまうと、その人物が異動した途端に、新プロセスの背景や運用ルールの意図が組織から失われ、後任者への引き継ぎのために想定外の説明コストやドキュメント整備コストが発生することがあります。属人化を避けるためには、運用マニュアルやQ&A集を早い段階から整備し、複数人で運用を担える体制を意識しておくことが望ましいでしょう。

保守・運用費用を抑えるための考え方

業務プロセス改革の保守・運用費用は、効果を落とさずに抑える余地が十分にあります。ここでは、内製化（市民開発）の推進と、標準機能の徹底活用という2つの観点から、費用最適化の考え方を解説します。

最も効果的な費用最適化の方法の1つが、プログラミングの知識がない現場の担当者（市民開発者）でも、ドラッグ＆ドロップで業務アプリやワークフローを構築・修正できるノーコード/ローコードツールを選定することです。これにより、軽微なプロセス改修を外部ベンダーに委託するコストを大幅に削減、あるいはゼロにすることができます。あわせて、コンサルタントへの定着化支援費用を払い続けるのではなく、導入後3ヶ月〜半年をメドに自社内の「プロセスオーナー（業務改革の推進担当者）」へノウハウを完全移管する計画を立てることも有効です。定例会議のファシリテーションやKPI集計を自社で巻き取り、外部への定額リテイナー契約を解除、あるいはスポット相談契約へダウングレードすることで、コストを大幅に抑制できます。ただし、内製化を急ぎすぎてノウハウ移転が完了する前に外部支援を打ち切ってしまうと、かえって新プロセスの定着が失敗するリスクもあるため、段階的な移行計画を立てることが重要です。具体的には、導入直後の1〜3ヶ月は外部コンサルタントが主導してKPIレビューと定着化支援を行い、4〜6ヶ月目からは社内のプロセスオーナーが会議のファシリテーションを担い、外部コンサルタントはオブザーバーとして助言のみを行う、といった段階的な権限移譲のロードマップを、保守・運用契約の締結前にあらかじめ合意しておくとよいでしょう。

SaaSを利用する場合、自社の特殊なプロセスに合わせてツールを改修するのではなく、「ツールの標準機能（ベストプラクティス）に自社のプロセスを合わせる」ことを社内ルールとして徹底することも、保守・運用費用を抑えるうえで有効な考え方です。カスタマイズを重ねたシステムは、バージョンアップのたびにエラー対応や互換性の確認作業が発生し、無駄なシステム保守費用の温床になります。新プロセス設計の段階から、将来の保守しやすさまで見据えたシステム選定・要件定義を行うことが、長期的な保守・運用費用の最小化につながります。また、定期的な効果測定を保守・運用費用の一部として組み込んでおくことも重要です。四半期に一度など定期的なタイミングで、当初の目的に対してどの程度の効果（処理時間の削減、エラー率の低下など）が出ているかを可視化し、費用対効果が薄れてきた機能やオプションがあれば、契約内容を見直して不要なコストを削減する、というサイクルを組み込んでおくことで、保守・運用費用が惰性で高止まりし続ける事態を防ぐことができます。この定期的な棚卸しの習慣こそが、業務プロセス改革を一過性の投資で終わらせず、費用対効果の高い継続的な取り組みへと発展させる出発点になります。

まとめ

本記事では、業務プロセス改革の保守・運用費用・ランニングコストについて、費用の全体像、内訳、費用が変動する要因、そして費用を抑えるための考え方を体系的に解説しました。単年度の導入費用だけでなく、複数年にわたる保守・運用費用まで含めたトータルの投資計画を描くことが、業務プロセス改革を一過性の取り組みで終わらせず、現場に根付いた継続的な業務運営へと発展させるための出発点となります。業務プロセス改革は、全社・複数部門を対象とするBPRとは異なり、対象を特定の1つの業務プロセスに絞り込む取り組みであるからこそ、保守・運用費用の規模も月額50万〜150万円程度と抑えられる一方、既存の型を維持したまま漸進的に効率化する業務改善とは異なり、システムの導入と定着化の両方に継続的な投資が必要になる点は変わりません。費用の内訳は、システム/ツールのライセンス費用が月額数万〜30万円程度、軽微なプロセス改修・システム保守費用が月額10万〜30万円程度、定着化支援・KPIモニタリング費用が月額30万〜80万円程度で構成されます。対象プロセスの例外処理の発生頻度や、利用ユーザー数の増減というランニングコスト特有の変動要因を軽視せず、ノーコード/ローコードによる市民開発の推進と、Fit to Standardの徹底による標準機能の活用を検討することが、業務プロセス改革を持続的に運用していくための鍵となります。保守・運用体制の見直しを検討されている方は、まずは自社の対象プロセスの利用規模と例外処理の多さを整理したうえで、複数のコンサルティングパートナーに相談することをお勧めします。

▼全体ガイドの記事
・業務プロセス改革の完全ガイド

株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社riplaの会社HPはこちら

・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>

執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。