業務システム刷新後の保守・運用費用は、月額2万〜10万円前後の幅で変わります。その幅を左右するのは、対象部門の範囲、刷新の方式、サポート体制です。
基幹システムとの違い、費用の内訳、隠れコスト、ROI、予算確保の注意点の順に説明します。全体像は、業務システム刷新の完全ガイドもご覧ください。
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保守・運用費用の位置づけと、基幹システム/ERPとの対比
業務システム刷新後の保守・運用費用は、基幹システム/ERPと同じ相場では比べられません。一般に、システムの運用・保守コストは初期開発費の年間5〜15%（〜20%）が目安とされています。
基幹システム（ERP）は全社で使うため、24時間365日の稼働監視と、複数人体制のサポートが必要になります。また、月額60万〜100万円以上、年額720万円から数千万円規模になることが一般的です。
一方、部門特化型の業務システムは、SaaSの導入や特定業務に絞った小規模開発が中心です。まずはこの規模の違いを踏まえたうえで、自社の刷新プロジェクトに合う保守・運用予算を検討します。
基幹システム/ERP刷新との予算管理主体の違い
予算を誰が管理し、どこまでを承認できるかを比べると、両者の運用体制の違いが見えてきます。
- ERPの予算：情報システム部門が、全社IT予算の中で管理する形です。
- 部門予算：業務システムでは、部門長が管理できるケースが多く見られます。
- 事前相談：セキュリティやライセンス管理を統括する部門への確認です。
ERPでは、経営層への報告が全社のIT投資計画に組み込まれます。一方で、業務システムでは、費用の見直しや契約形態の変更を部門の中で完結できる場面が多くあります。
ただし、部門予算でも事前相談が必要になる場合があります。そのため、稟議の前に社内ルールを確かめておく必要があります。
技術面のコスト削減手法と、モダナイゼーション記事の扱い
技術面で保守・運用費用を抑える手法には、次のような選択肢があります。
- SaaSへのリプレース：インフラ保守を外部に委ねる形です。
- API化：運用工数の削減を目指す手法です。
- サーバーレス化：技術面から保守運用を効率化する選択肢です。
具体的な手法や工数感は、姉妹記事「業務システムのモダナイゼーション」で扱っています。技術選定の詳細を詰める段階では、その記事もあわせて読むと役立ちます。
部門長にとっては、予算を確保して経営層へ費用対効果を説明することが次の課題になります。老朽化した部門システムを放置した場合の隠れコストも、経営とプロジェクトマネジメントの観点から見ておく必要があります。
保守・運用費用の内訳と費用感の目安
業務システム刷新後の保守・運用費用は、選ぶ刷新手法によって大きく変わります。代表的な2つのパターンと、部門予算でのランニングコスト管理について、順に見ていきます。
SaaS型・小規模フルスクラッチ型それぞれの費用感
刷新方式ごとに、月額の費用と、予算を左右する保守内容を比べます。
- SaaS型：利用料は月額2万〜6万円程度で、費用を見通しやすい方式です。
- 小規模フルスクラッチ型：月額数万円〜10万円前後、年額は60万〜120万円程度です。
SaaS型では、インフラ保守やセキュリティアップデートをベンダーが実施します。そのため、自社で負担する改修コストは、ほぼゼロに近いのが特徴です。
一方、フルスクラッチ型では、サーバーの維持管理費、バグ修正、法改正対応の費用が別途発生します。それでも、基幹システムの月額60万〜100万円以上と比べると、部門予算で管理しやすい規模です。
部門予算内でのランニングコスト管理と契約モデル
部門予算で運用するには、稼働状況に合った保守契約モデルを選ぶことが欠かせません。
- 月額固定型：一定額で、安定したサポートを受けられます。
- 従量課金型・チケット制：発生した時間や回数に応じて支払います。
- 段階的な切り替え：初期の数ヶ月は固定型で、その後に従量型へ移ります。
月額固定型は予算を管理しやすい反面、利用の少ない月は割高になりやすい契約です。
従量課金型・チケット制は、稼働が安定した小〜中規模の部門システムと相性が良い形態です。
特に、部門特化型システムは、全社のIT予算に頼らず、部門長の裁量で管理しやすいのが特徴です。
老朽化した部門システムを放置した場合の隠れコスト
刷新の費用対効果を説明するには、刷新しないまま発生し続けるコストも確かめておく必要があります。ここでは、老朽化した部門システムを放置した場合の隠れコストを、Excel依存と属人化の2つの面から見ていきます。
Excel依存・手作業による見えない工数ロス
Excel依存や手作業が続くと、日々の小さな負担が積み重なり、年間のコストになります。
- 重複入力：担当者ごとにExcelを別々に管理すると、同じ内容を入力し直すことになります。
- データ不整合：食い違ったデータの確認や修正に、人件費がかかります。
- 工数の積算：複数の担当者が繰り返す作業が、年間のコストとして積み上がります。
古いシステムやアナログ運用を放置すると、人件費が目に見えない形で発生します。稟議資料に載せるには、担当者へのヒアリングで手作業の時間を洗い出すことが必要です。
洗い出した時間を時給で換算して金額にすると、経営層への説得力を高める材料になります。
属人化・ブラックボックス化という経営リスク
仕様を理解している人が限られたままだと、将来の業務停止につながります。
- 知識の集中：Excelマクロや古いシステムの仕様が、特定の人に偏ります。
- 業務停止：担当者の退職や休職で、業務が止まるおそれがあります。
- 調査負担：小さな修正でも、原因を調べる時間が多くかかります。
属人化のリスクが表面化する時期は、部門長がコントロールできません。だからこそ、担当者の異動や退職に慌てないよう、平時から刷新の必要性を経営リスクとして示しておくことが大切です。
刷新の準備を保守・運用予算の確保へつなげることが、望ましい進め方です。
刷新による運用費用削減効果とROIの示し方
隠れコストを洗い出したら、刷新で見込める費用削減を具体的に示していきます。ここでは、実際の削減事例と、経営層への説明方法を取り上げます。
削減効果に学ぶ事例
大規模システムの削減事例からは、部門システムにも応用できる効果を読み取れます。
- 住宅保証機構：AWSへ段階的に移行し、インフラ運用コストを約50%削減しました。
- 東海旅客鉄道（JR東海）：運用保守コストが約4割減りました。
- 部門システム：サーバー保守が不要になることや、自動化によって削減を見込めます。
住宅保証機構では、数年ごとの機器更新が不要になりました。東海旅客鉄道（JR東海）では、24時間体制の専属担当者によるエラー対応を見直しました。
また、古い基幹システムを刷新した事例では、少ない人数で複数のシステムを保守できるようにしています。部門システムでも、業務を自動化すれば残業代や人件費の削減が期待できます。
経営層への費用対効果（ROI）の説明の仕方
稟議では、ITツールの導入費だけでなく、コスト削減と投資回収のシナリオを併せて示すことになります。
- 初期費用だけで比べず、導入後5年間の「クラウド利用料＋保守費」を含むTCO（総保有コスト）で比較します。
- 隠れコストの削減は、「月末の集計作業を30%削減する」などの定量的なKPIで示せます。
- 「データ一元化により在庫ロスを年間○万円削減する」と示し、投資回収期間も試算します。
一般的なIT投資の回収期間の目安は1.5年〜4年です。たとえば、初期費用が300万円でも、毎月10万円分の残業代や外注保守費が浮けば、2年半で回収できます。
投資回収の後には、部門の利益体質が向上する見通しも併せて伝えられます。
部門長が保守運用予算を確保する際の注意点
保守・運用予算を確保して稟議を通すには、契約の条件と見直しの方法を先に整理しておく必要があります。部門長が押さえる実務上の注意点は、保守範囲の事前確認と、年次の費用見直しです。
保守範囲とサポート体制の事前確認
見積もりの段階で、契約範囲と追加費用の条件を押さえておく必要があります。
- 保守範囲：契約に含む作業と、追加費用の対象を分けて確認します。
- 追加対応：カスタマイズやデータ連携には、費用が発生します。
- サポート移行：ハイパーケア期間と通常保守の開始時期を確かめます。
SaaSへのリプレースでは、ベンダー標準の保守範囲を超える対応に注意が必要です。契約前に条件を詰めておけば、稼働後の費用を部門予算の中で見通しやすくなります。
稟議に組み込む年次の費用見直し
部門予算は機動的に見直せる反面、費用の確認が形だけのものになりやすい面もあります。
- 年次棚卸し：利用実績と費用対効果を、年に一度洗い直す作業です。
- 契約形態：実績に合わせた保守契約の見直しです。
- ライセンス数：利用状況に応じて、数量を調整します。
刷新時の稟議に見直しルールを組み込めば、使わないライセンス費用を払い続ける事態を防げます。また、必要なサポートを打ち切ってしまう事態も避けられ、長期的にランニングコストの無駄を省くことにつながります。
まとめ
業務システム刷新の保守・運用費用は、基幹システム/ERPとは予算管理の主体が異なります。SaaS型は月額2万〜6万円程度、小規模フルスクラッチ型は月額数万円〜10万円前後です。
老朽化した部門システムでは、Excel依存や属人化による隠れコストも発生します。そのため、予算確保にはTCO、KPI、投資回収期間を使い、削減効果を経営層へ示すことが大切です。
技術的な運用効率化については「業務システムのモダナイゼーション」も参照しながら、保守体制を早めに検討します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。