業務システム更改のPoCは、新しい環境や新しいベンダーでも今の業務が問題なく回るかを、契約満了までの限られた時間で確かめる検証です。新しい価値を試す刷新やモダナイゼーションのPoCとは、目的が違います。
- 更改の期限と判断条件を、先に確かめておく
- 必要な工程と検証の範囲を洗い出す
- 依頼先と実行体制を比べる
更改全体の考え方は、以下の完全ガイドでまとめています。
▼全体ガイドの記事
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業務システム更改のPoC・プロトタイプ・モックアップの定義
業務システム更改の文脈では、PoC・プロトタイプ・モックアップという言葉が使われます。その目的は、新しい価値の実証よりも、現行業務が新環境・新ベンダーでも問題なく回るかを確かめることに置かれます。
ここでいう業務システムとは、見積管理や経費精算など、特定の部門や少数の部門の業務を支える中小規模のシステムを指します。
契約更新の期限が決まっている更改では、技術トレンドを悠長に試す検証は行えません。そのため、限られた時間は「切り替えても大丈夫か」を見極めることに集中させる必要があります。
更改特有の目的＝「現行踏襲確認」
更改でPoC・プロトタイプ検証の核心にあるのは「現行踏襲確認」です。現行踏襲確認とは、今の業務システムが行っている処理や帳票出力、承認フローが、更新後の契約内容や乗り換え先の新環境でも同じように再現できるかを確かめる作業です。
その確認では、実際のデータや業務パターンを使い、他システムとの連携も対象に入ります。新機能を試すPoCとは違い、「今できていることが、できなくならないか」を確かめる検証です。一見すると後ろ向きに見えますが、更改プロジェクトではこの確認こそが最も重要な工程です。
現行踏襲確認を省いたまま切り替えると、本稼働後に「今まで使えていた帳票が出力できない」「特定の承認ルートが再現できていない」といった問題が発覚します。そうなれば、業務が回らなくなるリスクを抱えることになります。
モダナイゼーション・刷新のPoCとの違い
技術的な検証手法の詳細は、姉妹記事「業務システムのモダナイゼーション」で扱っています。たとえば、データモデルの見直しやアジャイル開発による高速なフィードバックのサイクルなどです。また、少額のPoCから本予算の稟議を通すまでの経営判断は、姉妹記事「業務システム刷新」で詳しく解説しています。
両記事のPoCが「これから何を実現できるか」を見る前向きな検証であるのに対し、更改のPoCは「契約を切り替えても、今の業務水準を落とさずに済むか」を見る守りの検証です。ここが明確な違いです。
この違いを理解しないまま、刷新と同じ発想で華やかな新機能ばかりを検証すると、肝心の現行踏襲確認がおろそかになります。その結果、本稼働後のトラブルにつながりかねません。
ベンダー選定プロセスに組み込むPoCの進め方
更改では、PoCを単独のイベントとしてではなく、ベンダー選定プロセス全体の中の1つのステップとして進めるのが一般的です。
RFI送付〜PoC実地検証〜契約精査の3ステップ
標準的なベンダー選定は、RFI送付、PoC実地検証、契約精査の順に進みます。まず、RFI（情報提供依頼書）を送って候補ベンダーの技術適合を一次評価します。この期間は1〜2週間が目安です。
次に、候補ベンダーへPoCやプロトタイプによる実地検証を依頼し、現行業務が実際に回るかを確かめます。この期間は3〜6週間を見込みます。最後に、契約条件やコンプライアンス面を精査し、1〜2週間ほどを充てます。
この3ステップの中でも、更改では特にPoC実地検証の期間を縮めすぎないことが大切です。現行踏襲確認には、一定のデータ量と業務パターンを使った検証が欠かせません。そのため、契約満了までの残り時間が少なくても、PoC実地検証には最低3週間程度を確保できるよう、締切から逆算してベンダー選定全体のスケジュールを組むことをお勧めします。
PoC結果の6観点スコアリングによる客観評価
PoCの実施結果は、6つの観点で評価すると、客観的に比べやすくなります。前半の3観点は、技術力・実装力、業務理解・ドメイン知識、セキュリティ・ガバナンスです。後半の3観点は、導入実績・事例、伴走体制・定着支援、コスト・契約条件です。
評価項目は事前に書き出し、○（5点）・△（2点）・×（0点）の3段階で点数をつけるのが有効です。特に導入実績・事例では、「PoC止まりではなく、本番環境で運用されている事例があるか」を確かめておきたい点です。PoCでは動いても、本番の負荷やイレギュラーなデータパターンで問題が起きるベンダーもあります。
そのため、同規模・同業界での本番実績を必ず確認しておく必要があります。自社が特に重視する項目、たとえば現行踏襲の再現度やスケジュール遵守には、2倍や3倍の重みを付けます。限られた時間の中でも納得感のある選定ができるよう、あらかじめ決めておきます。
現行踏襲確認（UAT）の設計と失敗事例からの教訓
現行踏襲確認は、ユーザー受け入れテスト（UAT）として設計し、実施するのが一般的です。
例外処理・イレギュラーな業務パターンまで含めた検証設計
UATの設計で、日常的に発生する典型的な業務パターンだけを検証対象にすると、本稼働後に想定外の不具合が見つかるリスクが残ります。
月末月初の繁忙期特有の処理や、特定の条件でしか発生しない承認ルート、過去の例外的なデータ入力のパターンまで、いわゆる「イレギュラーなケース」を洗い出し、検証項目に含めておきます。この作業が、現行踏襲確認の精度を大きく左右します。
日々の業務担当者にヒアリングし、マニュアルには載っていない運用実態や暗黙のルールを、事前に聞き出しておきます。そうすると、UAT設計の質が高まります。
UAT設計の甘さが招いた失敗事例
ある金融機関が新しい業務パッケージへ切り替えた際の事例が知られています。UATの設計が曖昧で、例外処理の検証も不足していました。そのため、本番運用の開始後に「通常の業務フローでは問題なく動くが、特定の例外的な承認パターンでは新システムが対応できていない」という不具合が発覚し、大幅な遅延とコスト増を招きました。
この事例から学べるのは、UATを担当者が思いつく範囲で済ませず、本番に近いデータと環境を用意することです。そのうえで、業務のあらゆるパターンを網羅的に洗い出し、検証計画を立てる必要があります。さらに、業務システムの更改でも、対象部門の業務量が少ないからといって検証を簡略化しすぎると、同様の失敗につながるおそれがあります。
PoCで確認すべきチーム継続性と契約前のチェック
PoCが成功しても、そこで確かめた体制が本番でも続くとは限りません。
PoC担当エンジニアが本番導入時も継続するかの確認
PoCの段階で担当した優秀なエンジニアが、本番導入の時にも関わり続けるかどうかは、更改プロジェクトで見落とされがちです。契約前に必ず確かめておきたい点です。
PoCの成功は、そのエンジニアの経験や知見に支えられていることが多いものです。本番フェーズで別の担当者に引き継がれると、現行踏襲確認で洗い出した細かな業務要件が正しく実装に反映されないおそれがあります。
こうしたリスクには、契約書や提案書に、PoCから本番稼働まで体制を続けることを明記してもらう方法があります。また、引き継ぎドキュメントの作成を発注条件に含めることも、対策になります。
締切から逆算したPoCから契約締結までのスケジュール
更改のPoCは、契約満了日という動かせない締切に向けて行われます。そのため、PoC実地検証の開始日と終了日、契約精査に必要な期間を、あらかじめカレンダーに書き込み、逆算してスケジュールを固定しておくことが大切です。
また、PoCの結果が思わしくなかった場合に、別のベンダーを再検証する時間があるかどうかも、この逆算の中で先に考えておきます。
余裕のないスケジュールでPoCに臨むと、多少の懸念が見つかっても「時間がないから」と妥協してしまい、本稼働後のトラブルにつながりかねません。
乗り換え候補のプロトタイプ検証で押さえるポイント
他社のSaaSやパッケージへの乗り換えを検討している場合、プロトタイプ検証で確認する観点は、現行維持のケースとは少し異なります。
実データを用いた移行シミュレーション
乗り換え候補のプロトタイプ検証では、サンプルデータではなく、実際の見積データや勤怠データを使って移行シミュレーションを行うことが欠かせません。機密情報を除いた形か、匿名化した近似データを用います。カタログ上の機能一覧では見えない実務上のギャップは、実データでの検証で浮かび上がります。
長年運用してきた業務システムには、表記ゆれや欠番、重複といった例外的なデータが溜まっていることが多いものです。こうした例外データが新環境で正しく取り込めるかを、早い段階で確かめておきます。そうすると、本移行時のデータクレンジングの工数を大幅に減らせます。
Fit to Standardの適合率の確認
乗り換え候補がSaaSやパッケージ製品である場合、プロトタイプ検証で、自社の現行業務が標準機能（Fit to Standard）でどこまでカバーできるかを確かめます。その適合率が、判断の大きな論点になります。
標準機能で8割以上をカバーできるなら、乗り換えのメリットを受けやすくなります。逆に、カスタマイズを重ねなければ業務が回らない場合は、費用も期間も膨らみやすいため、慎重な判断が必要です。
適合率の確認では、機能一覧を突き合わせることに加えて、対象部門の現場担当者に実際にプロトタイプを操作してもらうのが効果的です。日常業務の感覚に照らして違和感がないかを確かめられ、判断材料の精度が上がります。
まとめ
業務システム更改のPoC・プロトタイプ・モックアップは、新機能を試すよりも、今できていることを切り替え後も維持できるかを確かめる現行踏襲確認が主眼です。
RFI送付、PoC実地検証、契約精査の3ステップを踏み、例外処理まで含めて検証を怠らないことが、契約満了という締切に間に合わせるための鍵になります。さらに、本稼働後のトラブルを防ぐことにもつながります。
PoC担当エンジニアが本番でも継続するかや、実データでのFit to Standard適合率まで含めて確かめ、限られた時間の中で漏れのない検証を行うことをお勧めします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。