システム刷新の保守・運用費用・ランニングコストについて

システム刷新における保守・運用費用・ランニングコストの議論は、突き詰めると「今の延長線上でコストがどこまで膨らみ続けるか」と「刷新に投資した場合、いつ・どれだけ回収できるか」を天秤にかける経営判断そのものです。国内企業のIT関連費用の約80%が既存システムの維持・運営に費やされているというデータが示すとおり、多くの企業でIT予算の大半が「守り」に消え、新しい価値を生む「攻め」の投資に予算を回せない状態が続いています。技術的にどう保守コストを下げるかという手法論以前に、経営層に対してTCO（総保有コスト）と投資回収の見通しをどう説明し、予算承認を得るかというプロセスこそが、システム刷新プロジェクトの成否を分ける最初の関門になります。

本記事では、システム刷新における保守・運用費用・ランニングコストに焦点を当て、老朽化放置がもたらすコスト構造の実態、刷新前後のコスト構造変化、投資回収（ROI）シミュレーションの考え方、稟議でTCOを説明し予算承認を得るためのポイント、そして保守運用費用を見誤らないための実務上の注意点までを、具体的な数値と企業事例とともに体系的に解説します。老朽化したシステムの保守コストに課題を感じている経営層・情報システム部門の方はもちろん、これから刷新の稟議を通そうとしている方にとっても、説得力のある経営説明を組み立てるための判断軸が身に付く内容です。

本テーマに関する全体ガイドは、以下の記事をご覧ください。

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システム刷新における保守・運用費用の考え方（経営判断としてのTCO・投資回収）

システム刷新における保守・運用費用を考えるうえで最初に理解すべきは、「刷新にかかる初期費用」と「刷新しない場合に払い続けるコスト」を比較する視点です。老朽化したシステムを放置すればするほど保守費用は下がるどころか年々上昇していく傾向にあり、この上昇カーブをいつ断ち切るかという意思決定が、保守・運用費用を扱う議論の出発点になります。

国内企業のIT関連費用の約80%が、既存ビジネスの維持・運営（システムの運用・保守）に費やされているというデータがあります。システムが長年運用され老朽化・複雑化（ブラックボックス化）すると、ハードウェアやOS、ミドルウェアのメーカーサポートが終了（EOS）することでサポート延長に高額な費用がかかるだけでなく、サイバー攻撃に対する脆弱性が放置されるリスクも高まります。加えて、古いプログラミング言語を扱える技術者が高齢化・退職することで人材確保が困難になり、特定の担当者しか内部仕様を把握していない属人化状態に陥ると、ちょっとした改修やトラブル対応にも多大な調査工数と高額な人件費がかさむようになります。経済産業省は、こうした既存システムを刷新できずに放置した場合、2025年以降で最大年間12兆円の経済損失が生じる「2025年の崖」を警告しており、この放置コストの積み上がりこそが保守・運用費用の議論の出発点です。

マネージドサービス化やサーバーレス化、メインフレーム脱却によってどの程度コストを削減できるかといった、リホスト・リプラットフォーム・リファクタリング・リビルド・リプレースそれぞれの技術的アプローチ別のコスト削減メカニズムについては、姉妹記事「システムのモダナイゼーション」シリーズで詳しく解説しています。本記事では、そうした技術的な削減効果をどう経営層に説明し、稟議・予算承認を得るかという、経営とプロジェクト推進の視点に絞って解説を進めます。技術選定とあわせてお読みいただくことで、より説得力のある投資判断の材料を整えられます。

刷新前後のコスト構造変化（CapExからOpExへ、TCOの視点）

システム刷新は単に「同じ機能を新しい技術で作り直す」だけの取り組みではなく、コストの計上方法そのものを変える経営判断でもあります。この構造変化を理解しないまま稟議資料を作成すると、目先の初期投資額の大きさだけが強調され、承認を得にくくなってしまいます。

自社でサーバーなどの物理機器を所有するオンプレミス環境からクラウド環境へ移行することで、数年ごとに発生する数千万円から数億円規模のハードウェア購入・更新費用（CapEx＝資本的支出）を削減し、使用量に応じた柔軟な月額・年額の運用費用（OpEx＝運用支出）へと平準化できます。この転換は単なる会計処理上の違いにとどまらず、予算の柔軟性という観点でも経営に大きなメリットをもたらします。CapExは一度に大きな支出を伴い、需要予測を誤ると過剰投資や陳腐化のリスクを抱え込みますが、OpExであれば実際の利用量に応じて費用が変動するため、事業環境の変化に応じた予算の再配分がしやすくなります。稟議資料でこの転換のメリットを明示することが、初期投資額の大きさに対する経営層の懸念を和らげる有効な材料になります。

経営層に稟議を通す際、初期の「開発・導入費用」だけで比較するのは危険です。必ず、5年〜10年スパンでのTCO（総保有コスト）の視点で提示する必要があります。TCOには、初期導入費に加えて毎月のクラウド利用料・ライセンス費、障害対応やアップデートにかかる保守費用、現場の教育・トレーニングコストまでを含めて比較することが求められます。初期費用の安さだけに目を奪われてベンダーを選定した結果、要件定義の甘さから追加開発が相次ぎ、運用開始後もバグ対応や高額な保守費用を請求され、トータルコストが数倍に膨れ上がってしまう失敗事例も少なくありません。TCOという長期的な物差しを最初から議論の土台に据えることが、目先の金額比較による判断ミスを防ぐ最も確実な方法です。

投資回収（ROI）シミュレーションの考え方

TCOという長期的な物差しを持ったうえで、次に必要になるのが「いつ投資を回収できるのか」という具体的なROIシミュレーションです。回収時期の見通しが立たない投資案件は、どれだけ理屈が正しくても稟議を通すのが難しくなります。

システム刷新における投資回収（ROI）の目安は、1.5年〜4年とされています。初期フェーズ（開発期間など）では一時的なコスト増を許容しつつ、2年目以降に運用効率化や保守費用の削減効果で回収する前提で計画を立てるのがベストプラクティスです。一般的な運用・保守コストの相場は開発費の年間5〜15%（15〜20%とする資料もあります）とされていますが、これを刷新によってどこまで下げられるかが回収シミュレーションの根幹になります。稟議資料には、投資額・年間削減額・回収年数を一枚のグラフにまとめて提示することで、経営層が直感的に投資判断を下しやすくなります。単年度の収支だけでなく、複数年にわたる累積の効果を示すことが、長期的な視点での意思決定を後押しします。

ROIシミュレーションの説得力を高めるには、自社の想定値だけでなく他社の実例を参照することも有効です。クラウド移行によって年間運用コストを40%〜50%削減できた実例が複数報告されているほか、ある企業では初期費用は高めでも運用コストの低いベンダーを選択したことで、5年間のTCOで30%の削減に成功したケースもあります。こうした実例を稟議資料に添えることで、削減効果が絵空事ではなく再現可能な水準であることを示せます。ただし削減率は業種・システム規模・移行前の状態によって幅があるため、自社の現状コストを精緻に棚卸しした上で、保守的な前提で回収シミュレーションを組み立てることが、後から「話が違う」と指摘されないための実務上のポイントです。

稟議でTCOを説明し予算承認を得るポイント

回収シミュレーションが固まったら、それをどう稟議資料に落とし込み、経営層の納得感を高めるかという実務段階に進みます。予算承認を得るためには「古いから新しくする」「現場が不満を言っているから直す」といった現場目線の説明ではなく、経営課題の解決という視点で説明することが重要です。

稟議で最も効果的なのは、「ITコストを◯%削減する」「業務の締め処理時間を◯%短縮する」「データ一元化により在庫ロスを年間◯万円削減する」といった、経営に直結する定量的な目標（KPI）を提示することです。あわせて、単に運用・保守コストが下がるだけでなく、削減できた予算とIT人材を、AIの活用や新規事業の立ち上げといった「攻めのDX」に再配置できるようになるという経営的メリットを強調することも有効です。守りのコスト削減という説明だけでは経営層の意欲を引き出しにくいため、浮いたリソースが将来の成長投資にどうつながるかまでを描いた提案の方が、稟議の通過率を高めやすくなります。

稟議を急ぐあまり、初期費用が最も安いベンダーの見積もりをそのまま採用してしまうと、後になって想定外の追加費用が発覚するリスクが高まります。前述のとおり、初期費用の安さだけでベンダーを選定した結果、要件定義の甘さから追加開発が相次ぎ、運用開始後もバグ対応や高額な保守費用を請求されてトータルコストが数倍に膨れ上がった失敗事例が報告されています。稟議資料には初期費用だけでなく、保守委託費用の内訳、想定される追加開発の発生確率、契約に含まれるサポート範囲までを明記し、複数ベンダーをTCOベースで比較検討したプロセスそのものを示すことが、経営層に「安易な安さ重視ではない」という安心感を与える材料になります。

保守・運用費用を見誤らないための実務ポイント

稟議を通過した後も、実際の運用フェーズで想定外のコスト増加に驚かないためには、見積もり段階から押さえておくべき実務上の注意点があります。

見落とされがちなのが、移行直後の並行稼働期間中は旧システムと新システムの両方の保守費用が同時に発生するという点です。この二重コスト期間をどの程度の長さに設定するかによって、移行初年度の総コストが大きく変わります。稟議段階でこの並行稼働期間のコストをあらかじめ織り込んでおかないと、初年度だけ想定を大きく超える出費が発生し、「投資回収シミュレーションと実績が乖離している」という経営層からの指摘を招きかねません。並行稼働の期間は、リスクとコストのバランスを取りながら、業務影響の大きさに応じて業務部門とすり合わせて決定することが望ましいといえます。

保守費用が「ブラックボックス」にならないよう、現在の稼働実績、すなわちどの保守作業に何時間かかっているかを可視化し、無駄な委託範囲を見直した上で算出した「適正な保守費用」であることを示せば、経営層の納得感は格段に高まります。あわせて、刷新によって浮いた予算・人材リソースを具体的にどこへ再配置するのかまで踏み込んで計画しておくことで、単なるコスト削減案件ではなく、次の成長投資につながる戦略案件として社内で位置づけられやすくなります。保守運用費用の議論は「いくら削減できるか」で終わらせず、「削減した先で何を実現するか」まで含めて設計することが、経営層の継続的な支持を得るための実務上のコツです。

まとめ

本記事では、システム刷新における保守・運用費用・ランニングコストについて、老朽化放置がもたらすコスト構造の実態、刷新前後のコスト構造変化、投資回収（ROI）シミュレーションの考え方、稟議でTCOを説明し予算承認を得るポイント、保守運用費用を見誤らないための実務上の注意点を体系的に解説しました。IT予算の約80%が既存システムの維持管理費に費やされている実態を踏まえると、システム刷新は単なる技術投資ではなく、コスト構造そのものを変革する経営判断だといえます。CapExからOpExへの転換とTCOによる長期評価、そして1.5〜4年というROI回収の目安を軸に、定量的なKPIを添えた稟議資料を用意することが、予算承認への一番の近道になります。技術的な削減手法の詳細については、姉妹記事「システムのモダナイゼーション」もあわせてご参照ください。

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株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。