イベント管理システムの導入で得られるのは、運営工数の削減と参加者データの活用です。一方で、費用や現場への定着という負担もかかります。
導入の可否は、メリットとデメリットを自社の数字に当てはめて判断します。全体像を把握していない方は、まずイベント管理システムの完全ガイドから読むことをおすすめします。
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イベント管理システム導入のメリット
イベント管理システムを導入する最大のメリットは、申込から受付、集計までの運営工数を大幅に削減できる点です。手作業で行っていた参加者リストの管理やリマインド送信、当日の受付がシステムに置き換わることで、担当者は本来の企画業務に集中できます。
さらに、蓄積した参加者データを集客や営業に活かせるため、省力化を超えた価値も生まれます。メリットは、「守り」の効率化と「攻め」のデータ活用という二つの面で捉えると整理しやすくなります。
運営工数の削減という効率化の効果
もっとも分かりやすいメリットは、運営にかかる人手の削減です。申込のたびにExcelへ転記する作業、リマインドの宛先を手作業で作る作業、当日の受付で名簿を照合する作業が、システム化によって自動化されます。
プロジェクト管理ツールの分野では、削減効果を金額で示した試算もあります。アナログ管理を脱却したことで、20名規模のチームが年間約332万円のコスト削減につながったとされています（システムインテグレータ社のシミュレーション）。
「資料探しや照合の時間」を削る効果は、イベント運営でも同様に見込めます。実際に、受付スタッフの人数を半減できたという活用事例も報告されています。
この削減効果は、開催頻度が高いほど大きくなります。月に複数回イベントを開催する組織なら、1回あたり数時間の削減でも年間では相当な工数になります。
プロジェクト管理ツールの分野でも、「データ集計や報告書作成の管理コストを年間約200万円削減した」という一次データがあります（システムインテグレータ社OBPMの事例）。
集計・レポートの自動化は、間接コストを構造的に圧縮することが示されています。運営工数の削減は、稟議でも説明しやすい明確なメリットです。
手作業が減ればヒューマンエラーも減り、ミスの修正に費やしていた時間まで削減できるという副次的な効果も期待できます。
削減の効果を社内で示すには、次の2点を押さえておくのが有効です。
- 手作業の時間：作業ごとに、1回あたりの時間と開催回数を書き出す
- 金額への換算：削減できた時間に人件費単価を掛け、年間の額にする
参加者データ活用と機会損失の防止
参加者データの活用も、大きなメリットの一つです。申込時の属性、当日の参加実績、アンケート回答を一元的にデータ化できれば、次回の集客や営業フォローに直結します。
BtoBのセミナーやウェビナーでは、参加者をMAやCRMに連携できます。手作業でリストを名寄せしていた頃のように、フォローまで数日かかってチャンスを逃すことがなくなります。
データ活用は、機会損失の防止にもつながります。リマインドの自動化でノーショーを減らし、空き枠の自動提示で日程調整の往復をなくし、ダブルブッキングも防げます。
さらに、本来取りこぼしていた参加者や商談機会も確実に拾えます。プロジェクト管理ツールでも、「遅延や対応漏れを防ぎ、コミュニケーションを活性化する」ことで価値が生まれると示されています。
また、イベント管理システムは運営の抜け漏れも構造的に減らします。データ活用と機会損失の防止は、システムを単なるコスト削減ツールから事業貢献ツールへと押し上げるメリットです。
参加者データの活用は、次の2つの場面で効果が表れます。
- 営業フォロー：参加者データをもとに、確度の高い見込み客から優先的に連絡する
- 取りこぼしの防止：ノーショーの削減、日程調整の往復の解消、ダブルブッキングの防止
導入のデメリットと注意すべきコスト
メリットの裏には、必ずデメリットがあります。イベント管理システムには導入と運用のコストがかかり、現場に定着させる手間も無視できません。
負の側面を見ないまま導入すると、「思ったほど効果が出ない」「結局使われない」という後悔につながります。
デメリットを正しく理解したうえで、それを上回るメリットがあるかを見極めることが、判断の前提になります。
費用負担と隠れたコストというデメリット
最も分かりやすいデメリットは、導入・運用にかかる費用です。クラウド型のツールは初期費用を抑えて始められますが、ランニングコストが継続的に発生します。
注意したいのは、表面的な料金以外の隠れたコストです。これらは別途かかることが多く、見積りの段階で見落とすと予算超過につながります。プロジェクト管理ツールでも、「ストレージ拡張やタイムトラッキングといった追加費用に注意」と喚起されています。
フルスクラッチで開発する場合は、初期費用が高くなる反面、自社の業務に完全に合わせられるという利点があります。
費用を見積もるときは、次の2点を分けて押さえておくと見落としが減ります。
- 表面の料金：従量課金か月額固定か、利用人数に応じた総額で比べる
- 隠れたコスト：ストレージ拡張、高機能オプション、決済手数料、導入支援やデータ移行の費用
プロジェクト管理ツールの相場では、従量課金型が1ユーザー月500〜1,500円、月額固定型が1万〜5万円前後とされています。また、BOXIL SaaSの調査（827件・2025年4月）では、初期費用の中央値が2万円、年間費用の中央値が3万円とされ、規模が大きくなるほど費用は積み上がります。
現場への定着の難しさというデメリット
費用と並ぶ大きなデメリットが、現場への定着の難しさです。システムを導入しても、運営スタッフが使いこなせなければ効果は出ません。
プロジェクト管理ツールでは、多機能すぎて現場が使いこなせない状態が本末転倒だと指摘されています。また、「一部のメンバーしか使えず、使う側と使えない側で行き違いが生じてかえって混乱する」という局所利用の問題もあります。たとえば、イベント運営でも、設定が複雑なツールを入れると結局は慣れたExcelに戻ってしまいます。
定着には、操作性の良さに加えて、マニュアル整備や研修、運用ルールの策定が欠かせません。プロジェクト管理ツールでも、これらを並行して進めることが定着の必須条件とされています。
また、システムを買えば自動的に効果が出るわけではありません。この定着のための工数と労力は、導入を判断するうえで見落としてはならないデメリットです。費用と定着の両方を直視したうえで、それでもメリットが上回るかを判断する姿勢が求められます。
定着の難しさは、次の2つの形で表れます。
- 多機能による本末転倒：入力作業が負担になり、進行が遅れる
- 局所利用による混乱：使う側と使えない側で行き違いが生じる
導入形態と料金体系を選ぶ判断基準
メリットとデメリットを踏まえたら、次は具体的な選び方に進みます。イベント管理システムには、クラウド型かオンプレミス型か、従量課金か月額固定か、パッケージかフルスクラッチかという分岐点があります。
どれが正解かは、自社の規模・開催頻度・要件の特殊性によって変わります。そのため、それぞれの分岐点で何を基準に選ぶかを理解しておくことが大切です。
クラウド型かオンプレミス型かの分岐点
クラウド型は、初期費用が無料から数万円で始められ、どこからでもアクセスできます。サーバーを自社で管理する必要はありません。
一方、オンプレミス型は初期費用が数百万円規模になるものの、柔軟なカスタマイズと強固なセキュリティを実現できます。プロジェクト管理ツールの3年総コストの試算では、100人規模でクラウド約457万円、オンプレ約340万円とされています。また、1,000人規模ではクラウド約4,575万円、オンプレ約1,220万円とされています。
判断基準は、規模とセキュリティ要件です。小〜中規模で手軽に始めたいならクラウド型が有利で、大規模かつ参加者の機密性が高いデータを厳格に管理したいなら、オンプレミス型やプライベートクラウドが選択肢になります。
多くのイベント運営ではクラウド型で十分ですが、扱う情報の重要度と利用規模を自社の数字に当てはめて、総コストとセキュリティの両面から判断することが欠かせません。導入形態は「手軽さ」と「管理の自由度・コスト」のトレードオフで選びます。
導入形態を比べるときは、次の2点を見ます。
- 規模：利用人数が増えるほど、クラウドとオンプレミスの総額の差が縮まり、逆転する構造
- セキュリティ要件：参加者の機密性が高いデータを、どこまで厳格に管理するか
パッケージかフルスクラッチかの判断の観点
料金体系の選び方も判断基準になります。従量課金型は利用人数に応じて課金されるため、少人数なら割安ですが、利用者が増えると総額が膨らみます。一方、月額固定型は人数無制限のことが多く、人数が増えるほど一人あたりの単価は割安になります。
プロジェクト管理ツールでは、従量課金型が月500〜1,500円、月額固定型が1万〜5万円前後とされ、利用人数の損益分岐点を試算して選ぶのが定石です。そのため、自社の運営チームの規模で、どちらが得かを計算しておきます。
最後の分岐点は、既製のパッケージ・SaaSを使うか、フルスクラッチで開発するかです。パッケージは手軽で安価ですが、複雑な連携や独自の業務フローが必要なら、フルスクラッチで作る価値があります。
パッケージは安く早く始められる反面、自社の運用をシステムに合わせる必要があります。対して、フルスクラッチは費用と期間がかかる代わりに、業務に完全に合わせられます。
riplaはフルスクラッチ受託の立場から、「自社の運用に合わせて作るべきか、既製品で足りるか」の見極めを、業務を洗い出すところから一緒に判断する支援をしています。選び方は、「業務の特殊性」と「予算・期間」のバランスで考えます。
パッケージとフルスクラッチは、次の2点で比べます。
- 業務の特殊性：標準的な申込・受付・出欠管理で足りるか、独自の運用が必要か
- 予算と期間：安く早く始めるか、費用と期間をかけて業務に合わせるか
導入可否を判断するチェックリストとROI算出
導入するかどうかは、メリットとデメリットを自社の状況に当てはめて決めます。そのうえで、チェックポイントに照らし、稟議を通すためのROI（投資対効果）を算出します。判断は、自社の数字に基づいて行うことが、後悔のない意思決定につながります。
導入判断のチェックポイント
導入を判断するときは、無料ツールや汎用ツールで足りるかをまず考えます。足りるなら、システム投資の必要性は低くなります。一方で、工数が多いほど、システム化の効果は大きくなります。
プロジェクト管理ツールでは、「目的が不明確なまま機能だけで選び、費用対効果が出ない」という失敗が指摘されています。目的が曖昧なら、まずそこを整理することが先決です。
マニュアル整備や研修、運用ルールの策定を担える人がいなければ、高機能なシステムを入れても形骸化します。
これらに照らして、開催頻度が高く、運営工数も多く、目的が明確で、定着体制もあるなら、導入のメリットがデメリットを上回る可能性が高いと言えます。逆に、どれかが欠けているなら、まずその条件を整えるか、より軽量な選択肢を検討するのが賢明です。
この確認は、一人の担当者の感覚に頼らず、運営に関わる複数のメンバーで行うと、見落としや思い込みを防げます。
チェックの際は、次の2組に分けて見ると判断の材料がそろいます。
- 開催頻度と運営工数：年に数回の小規模か、手作業にどれだけ時間を取られているか
- 目的と定着体制：何のために導入するか、マニュアルや研修を担える人がいるか
ROIを自社の数字で算出する方法
稟議を通すには、ROIを自社の数字で算出することが欠かせません。まずは、1回のイベントで手作業にかかっている時間を、開催回数と人件費単価で掛け合わせれば、年間で削減できる金額が概算できます。
プロジェクト管理ツールでは、20名規模のアナログ管理が年720万円分の工数だったところ、ツール導入後には年387.6万円に圧縮されたとされています。年332万4,000円の削減になったという試算もあり、こうした計算をイベント運営に置き換えれば、削減効果を数字で示せます。
削減できる工数の金額から、導入・運用にかかる総コストを差し引けば、純粋な効果が見えます。さらに、参加者データの活用による商談増加やノーショー削減といった「攻め」の効果も、可能な範囲で金額にすると説得力が増します。
重要なのは、ベンダーの提示する一般論ではなく、自社の開催回数・工数・人件費という固有の数字で計算することです。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、こうしたROIの試算と、メリットがデメリットを上回るかの判断を、発注側と一緒に進める支援をしています。ROIは「自社の数字」で語ることで、初めて意思決定の材料になります。
ROIを計算するには、次の2つの数字をそろえます。
- 削減できる工数：受付、集計、リマインドにかかる時間を金額に換算したもの
- 導入・運用の総コスト：削減できる金額から差し引く、導入から運用までの費用
無料ツールからの段階導入という判断
導入の判断には、「導入する」「導入しない」以外の進め方もあります。無料ツールや汎用ツールから始めて、段階的にシステム化を進めるという選択肢です。
プロジェクト管理ツールの分野では、導入前のミスマッチを防ぐために、無料プランや無料トライアルの活用が推奨されています。また、イベント管理でも、まずフォーム作成ツールや無料の予約サービスで運用を試し、効果を確認してから本格投資に進むのが有効です。いきなり高額なシステムに踏み切るリスクを抑えられます。
ただし、無料プランには制限があるため、注意が必要です。無料版で運用が回り、参加者数の増加やCRM連携の必要性が高まったところで、有料プランや自社専用システムへ移行するという段階的な判断が現実的です。
判断は、「今すぐ投資すべきか」ではなく、「どの規模から、どの順序で投資を広げるか」で考えます。そうすると、リスクとコストのバランスを取りやすくなります。
メリットとデメリットを比べた結果、まだ本格導入の条件が揃っていないなら、小さく試して条件を整えるという判断も、立派な意思決定です。
無料ツールから始めるときは、次の2点に注意します。
- 無料プランの制限：ユーザー数、機能、利用期間の制限を事前に確かめる
- 移行のタイミング：参加者数の増加やCRM連携の必要性が、どの段階で高まるか
段階導入には、現場の納得感を得やすくなるという副次的な効果もあります。いきなり全機能を備えた専用システムを押し付けると、運営スタッフは使い方を覚える負担に身構えてしまいます。一方で、無料ツールで小さな成功を体験してもらえば、「もっとこうしたい」という現場発の要望が自然に生まれます。
その要望を起点に本格システムへ移行すれば、現場が主体的に使うシステムになり、形骸化のリスクも下がります。投資の判断は、金額の損得だけでなく、現場が納得して使える状態をどう作るかという視点も含めて下すことが、結果として高いROIにつながります。
まとめ
イベント管理システムには、運営工数の削減と参加者データの活用という効果があります。一方で、費用負担や隠れたコスト、現場への定着の難しさという負の側面もあります。
導入形態はクラウドかオンプレミスか、料金体系は従量課金か月額固定か、開発はパッケージかフルスクラッチかという分岐点があります。それぞれ、規模、セキュリティ、業務の特殊性、予算を基準に選びます。判断では、開催頻度、運営工数、目的の明確さ、定着体制を確かめるのが基本です。
判断で大切なのは、メリットの華やかさに引きずられず、デメリットと総コストを直視したうえで、自社の数字でROIを算出することです。プロジェクト管理ツールの一次データが示すように、削減できる工数を金額に換算すれば、導入の可否を感覚ではなく計算で判断できます。まずは自社の開催回数と運営工数を書き出し、総コストと照らし合わせてください。
riplaはフルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、メリットとデメリットの整理からROI試算、判断までを一貫して支援します。全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。