勤怠管理システムの導入では、集計の自動化で工数を減らし、雇用形態に合う仕組みを選び、並行運用で現場に定着させることが成果につながります。
勤怠は、日々の打刻、月末集計、残業管理、有給休暇の付与など、間違いの許されない業務が続きます。一般的な紹介では自社の就業規則に合う導入像を描きにくいため、自社に近い業態の事例が投資判断に役立ちます。この記事は発注企業の視点から、導入・開発・活用の成功事例を集めています。全体像は完全ガイドもご覧ください。
▼全体ガイドの記事
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紙タイムカード・Excel脱却で集計を効率化した事例
分かりやすい成果は、紙タイムカードやExcelの手集計をやめることです。従業員のタイムカードや申告Excelを、総務・人事が月末に電卓やマクロで集計しています。
担当者は残業時間を計算して給与計算へ渡します。この一連の手作業は、人的コストとヒューマンエラーの原因になります。
1人月30分の集計工数を自動化したBefore/After
集計工数の削減は、紙・Excel脱却の効果を具体的な数字で示します。具体的には、紙の勤務表を手入力する作業は、一次データの試算で1人あたり月約30分です。
時給3,000円で換算すると、1人あたり月1,500円のコストになります。
- 自動集計：打刻データをもとに集計し、手作業の大半を減らす
- 自社試算：従業員数と人件費単価に当てはめ、効果を数字にする
- 投資判断：自社の数字に置き換え、回収の見込みを稟議で説明
自動集計後に残る月5万円は、担当者1人分の一部として見積もった金額です。
打刻漏れ・集計ミスを減らした活用事例
紙・Excel脱却の効果は、工数の削減に加えて、ミスを減らす点にもあります。たとえば、手集計では転記や計算のミス、打刻漏れの見落としが起きます。
残業や深夜・休日割増の計算は複雑で、古いExcelマクロが誤った割増率を使う事例もあります。
- 労働時間の計算：就業ルールに沿って打刻データを自動で集計
- 漏れの確認：本人や上長へ、当日中にアラートで通知
- 残業状況の把握：月の途中で、管理職が部下の状況を確認できる
アラートで月末の確認作業を減らし、長時間労働を未然に防げた活用例もあります。さらに、勤怠のデジタル化は省力化にとどまらず、36協定や働き方改革関連法への対応というコンプライアンス効果にも直結します。勤怠管理の第一歩は、集計を自動化し、ミスが起きにくい仕組みを作ることです。
SaaSから自社開発へ乗り換えTCOを圧縮した事例
勤怠管理の事例では、クラウドSaaSから自社開発へ乗り換える例が近年増えています。SaaSは1ユーザー月額300〜500円がボリュームゾーンで、小規模なら手軽に始められます。
従業員が50名、100名と増えると月額も増え、5年単位では無視できない金額になります。SaaSを卒業する時期を数字で捉えた事例は、規模拡大に直面する企業の参考になります。
5年TCOの損益分岐点を試算した乗り換え事例
企業規模別の月額試算は、5〜49名で1,450〜14,210円、50〜99名で14,500〜28,710円、100〜199名で29,000〜57,710円です。いずれも月額です。
100名規模で月5万円前後を払い続けると、5年で約300万円になります。一方、ノーコード受託（Bubble等）は初期100万〜300万円、月額のサーバー費が1万〜3万円程度です。
自社専用の仕組みなら、ユーザー数に関係なく固定費で運用できます。そのため、50名以上ではSaaSの従量課金より5年TCOで有利になり始めるという試算です。
- ノーコード受託：5年総額は約160万〜500万円に収まるケースが多い
- 判断の基準：従業員数と成長見込みを踏まえた5年TCO
乗り換えた企業は、ユーザーが増えても費用が増えない構造も評価しています。
SaaSを続けるか自社開発にするかは、月額だけでなく総額で判断します。
退職者データの法定保存を低コストで実現した事例
労働基準法では勤怠記録の保存が必要です。賃金台帳などは、原則として数年の保存義務があります。
- SaaSの課金：退職者のアカウントを残すと課金が続く料金体系が多い
- 無料系サービス：保存期間が数か月〜1年と短い場合がある
- 自社開発：退職者データを保存し、ライセンス課金と分けて扱う
無料系サービスでは法定保存期間を満たせないことがあります。
自社開発なら、法定期間の保存を続けながら、不要な課金を続ける構造から抜け出せます。
離職率が高い業種や従業員の入れ替わりが激しい企業では、保存コストも判断材料になります。SaaSの月額に加えて、退職者を含む長期保存の扱いも確認します。
複数法人・派遣業の勤怠を一元化した事例
一般的なパッケージSaaSでは対応しきれない、複雑な雇用要件に自社開発の強みが生きます。複数法人や、就業先ごとにルールが異なる派遣業がその例です。
複数法人・派遣の勤怠をまとめた事例は数が限られ、同じ課題を持つ企業の参考になります。
複数法人をまたいだ勤怠を一画面で管理した事例
法人ごとに別の勤怠システムを使うと、グループ全体の労働時間や人件費が見えづらくなります。また、複数法人を兼務する従業員は、法人ごとの労働時間を合算して管理する必要があります。
- 法人別の就業ルール：法人ごとに切り替えて管理
- グループ全体：一つの画面で横断的に確認
- 要件定義：法人・部門・兼務の組織構造を洗い出す
労働時間を合算すると、法定労働時間や36協定の上限を正しく判定できます。一方、市販SaaSは複数法人対応を要確認とされることが多く、対応していても追加費用が高額になりがちです。
複数法人や兼務の要件は後付けが難しいため、要件定義の段階で正確に決めておく必要があります。自社開発なら、法人・部門・兼務の関係をグループの組織構造に合わせて最初から設計できます。
派遣・日雇いの特殊勤怠を効率化した事例
派遣では就業先ごとに始業・終業時刻や休憩ルールが異なり、単発・日雇い派遣は1日単位で就業先が変わる場合もあります。一般的な勤怠管理システムでは、こうした特殊な勤怠を扱いきれないことがあります。
- 派遣特化サービス：jobsなど、初期0円・月3.3万円でID無制限の定額型
- 自社開発：派遣形態に合わせて勤怠と請求を連動
- 外国人スタッフ：現場によっては多言語での打刻も論点になる
勤怠データは、派遣先への請求とスタッフの給与計算の両方の根拠になります。このため、就業先ごとの単価や時間単位の請求に合わせると、請求と給与計算の手間を減らせます。勤怠・請求・給与を一つの流れにまとめた派遣会社は、スタッフ数が増えてもID課金で費用が膨らまない定額型を選んでいます。
多言語対応をうたう市販SaaSには、KING OF TIMEのようなサービスもあります。雇用形態の複雑さに応じて、専用サービスと自社開発のどちらが適するかを検討します。
現場定着までの並行運用を成功させた事例
導入後に現場へ定着するまでの過程は、勤怠管理システムの事例で見落とされがちです。従業員が新しい打刻方法に慣れず旧来の運用に戻ってしまうと、投資が無駄になります。
システムの移行期間に運用をどう設計するかが、現場への定着を左右します。たとえば、失敗統計にはデータ移行や初期設定の難航で安定稼働まで2か月かかったという声があります。また、並行運用を丁寧に進めた事例は、定着までの進め方を示しています。
旧システムと1か月並行運用して移行した事例
勤怠データは給与計算に直結し、移行に失敗すると、給与の遅延や金額の誤りにつながります。
- 連携不具合の例：給与支給が3日遅れたという回答
- 残業代の差異：月10万円発生したという回答
- 並行運用：新旧の集計を約1か月突き合わせてから切り替え
本番切替の前に、旧システムと新システムの計算が一致することを確かめておきます。現場と管理部門には二重入力の負担が生じます。その代わり、即時切替で給与が狂う事態を防げます。
ほかにも、一部の部署で試験運用し、就業ルールが再現できるかを確かめてから全社に広げる段階的な方法もあります。初期設定で1か月遅延するという失敗統計を前提に、余裕のある日程を組みます。
無料トライアルで現場の打刻を検証した事例
定着した企業は、本格導入の前に無料トライアルやスモールスタートで使い勝手を確かめています。現場で数週間使ってもらい、毎日打刻できると納得してから全社展開した事例は、定着率が高い傾向です。
- PC打刻：打刻方法の候補として現場で検証
- スマホのGPS打刻：直行直帰の多い営業職に合わせる
- ICカード打刻：工場や店舗の働き方に合う方式
- 生体認証：現場で受け入れやすさを確かめる
トライアルでは、機能の豊富さより、現場が迷わず打刻できるかを重視します。雇用形態や働き方に合う方法を選ぶことが、定着の決め手です。
riplaはフルスクラッチ受託と国内開発の立場から、現場の働き方を起点に打刻方法と運用フローを設計します。また、並行運用で定着を見届ける進め方も重視しています。
事例は導入効果だけでなく、現場が毎日使い続けられた理由に注目すると、定着失敗を避ける手掛かりになります。
補助金活用とROIで投資を正当化した事例
導入では、経営層への説明や予算確保が壁になることがあります。そこで、効果を金額で示し、公的支援で初期負担を抑えた企業は、社内の合意形成を進めています。
IT導入補助金で初期負担を半減した事例
IT導入補助金は通常枠で対象経費の1/2、最大150万円未満が補助されます。なお、令和6年10月〜令和7年9月には、最低賃金未満の従業員が30%以上いる場合、補助率が2/3へ上がる仕組みもありました。
初期費用が課題の企業は、IT導入補助金を使って投資のハードルを下げています。さらに、データ移行費や初期設定代行費を含めた初期投資の実質負担も、大きく圧縮できます。
- 導入計画：申請スケジュールを最初から織り込む
- 契約時期：交付決定後に契約する要件の確認
- 助成金：勤務間インターバル制度の導入や賃金引上げと組み合わせる
申請期間や契約時期の要件を知らずに先に契約すると、対象外になる場合があります。また、働き方改革推進支援助成金も、勤怠管理システムの導入を後押しします。こうした公的支援を含めて計画すると、現場の効率化と財務負担の軽減を両立できます。
工数削減額を稟議の数字に変えた事例
稟議を通す事例では、効果を具体的な金額に換算します。紙の集計は1人あたり月約30分で、時給3,000円換算では月1,500円になります。従業員100名なら、月15万円相当の工数になります。
- 導入後の管理工数：月5万円程度の見積もり
- 削減効果：月10万円、年120万円として説明
- 投資判断：補助金適用後の負担額と回収期間の提示
また、ミスによる給与訂正の手戻りや、36協定違反の法的リスク低減もROIに加えられます。投資判断は「便利だから」だけでなく、従業員数と人件費単価に基づく年間削減額で示します。補助金適用後の実質負担と並べて回収期間を示すと、経営層や現場の納得を得られます。
riplaはフルスクラッチ・ノーコード受託と国内開発の立場から、ROI試算と補助金を踏まえた投資計画づくりも支援しています。
まとめ
勤怠管理システムの導入では、集計工数を起点に、自社の規模と雇用形態に合う仕組みを選び、並行運用で現場に定着させます。
紙・Excelからの移行では、1人月30分の集計工数を自動化できます。また、SaaSから自社開発へ乗り換える場合は、50名以上で5年TCOが有利になり始めます。
退職者データの法定保存は、ライセンス課金とのジレンマを解消する事例があります。さらに、複数法人・派遣の勤怠を一つにまとめる取り組みは、複雑な雇用要件を持つ企業で効果が大きくなります。
現場定着には、約1か月の並行運用や無料トライアルでの検証が役立ちます。そのうえで、自社の従業員数、就業規則の複雑さ、5年TCOを踏まえ、集計の自動化から着手します。
事例では、人気サービスかどうかだけでなく、自社の現場に定着した理由に注目します。
riplaはフルスクラッチ・ノーコード受託と国内開発を組み合わせ、就業ルールに沿った要件整理と、現場に定着する勤怠管理システムづくりを支援します。
全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。