整備率は94.8%です（文部科学省、2025年3月）。学校向けシステムの失敗は、運用経費の膨張や連携不足、移行時の混乱が中心です。ほかに、導入後の利用率低下や情報漏えい、停止時の備え不足があります。
これらは運用費・移行・備えで防ぎやすく、理由と防ぎ方を知ることは、投資を守る教訓であり保険です。
▼全体ガイドの記事
・学校向けシステムの完全ガイド
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
運用経費の肥大化という失敗
導入後に見落としやすいのが、保守費用やクラウド利用料などの運用経費が膨らむことです。初期費用だけを見て契約すると、数年後に予算を圧迫することがあります。
学校向けシステムでも、保守費用やクラウド利用料が想定を超えるリスクは現実的です。実際、自治体の標準化の数字にもその傾向が表れています。
運用経費が平均2.3倍に膨らんだ実例
自治体の標準化・クラウド移行では、運用経費の膨張が大きな課題になりました。中核市59市の調査では、平均で移行前の3億3,800万円が移行後に6億8,400万円となりました。
平均では2.3倍に増え、最大で5.7倍に達したケースもあります（中核市市長会）。A市（人口27万人）は、2億800万円から7億8,400万円へ3.8倍になりました。
また、福島市も従来比3.7倍と報告されています。学校向けシステムでも、同様の経費増を招かない設計が求められます。
経費増には、複数の要因が重なっていました。たとえば標準仕様書の要件数は平均1.2倍に、一部では3倍以上に増えています。
為替は2018〜20年の100〜110円から、2023〜25年の130〜160円へと変わりました。さらに、賃金改定率も2023年は3.2%、2024年は4.1%でした。
こうしたコスト増の構造があるため、発注側は初期費用と運用費用を分けて、見積もりの総額を精査する必要があります。
- 契約条件：保守費用の上限と改定ルールを決めておく
- 利用状況：FinOpsの発想で、未使用の機能やライセンスを定期的に見直す
- 総額比較：5年・10年で提案別に試算し、費用対効果を比べる
初期費用が安くても、運用費用を軽く見ると数年単位で割高になることがあります。こうした失敗のかなりの部分は、見積もりの段階で防げます。
安さ優先で連携不可になり投資が無駄になる失敗
目先の安さを優先して既存システムと連携できず、投資が無駄になる失敗もあります。医療分野では二重入力が常態化し、入れ替えの際に移行費用と負担が二重に発生した事例があります。
その結果、投資が全損になったと報告されています。学校でも、校務系・学習系や自治体の他システムとの連携を軽視すると、同じ問題につながります。
連携できなければ、将来の入れ替え費用が加わります。さらに、手作業でのエクスポート・インポートが続くと、二重入力に近い負担が日々残ります。
- TCO：初期費用だけでなく、総保有コストで評価する
- 連携要件：満たさない選択肢は、価格にかかわらず候補から外す
- 連携範囲：対象データ、頻度、自動化の範囲を事前に確かめる
「連携できる」といっても、そのレベルは方式によって異なります。安くても手作業が残れば、結局は高くつきます。そのため、言葉だけで判断せず、導入前に接続の動きを実際に見ておきます。
移行・データ事故と業務麻痺のリスク
システム刷新や移行では、失敗が集中しやすくなります。準備が足りないまま切り替えると、初日に業務が麻痺したり、移行データの不備で誤った情報が表示されたりします。
学校には年度更新もあるため、移行設計が不十分だと、そのまま現場の混乱につながります。
一斉移行初日に業務が麻痺した失敗
十分な準備や研修をしないまま一斉に切り替えると、初日に現場が混乱することがあります。医療分野では、電子カルテの一斉移行の際に、外来の待ち時間が平均3倍に膨らみました。
その背景には、操作偏重で不十分だった研修があり、クレームが殺到した事例です。学校でも、年度初めに全機能を切り替えると、慣れない操作で校務が滞り、現場が疲弊します。
RPA導入でも、初年度の削減効果は計画値の65%程度にとどまるとされます。そのため、移行直後は計画どおりに進まないことも想定しておきます。
- 業務の流れに沿う研修を行い、一部の学校や機能から始めて運用ノウハウを蓄積し、全体へ広げる。
- 初日から完璧を求めず、余裕のある日程と、現場が頼れるサポート体制を用意する。
- 年度初めの学籍・時間割の繁忙期を避け、業務が落ち着いた時期に切り替える。
切り替え時期の選び方も重要です。年度の節目は業務が集中するため、慣れない操作が重なると混乱が特に大きくなります。だからこそ、年度の節目を操作に慣れた状態で迎えられるよう、業務カレンダーに合う日程を組むことが、業務麻痺の回避につながります。
クレンジング不足によるデータ移行事故
公共分野には、データクレンジング（不整合データの修正）をしないまま移行し、誤ったデータが表示された事例があります。学籍や成績で同様の事故が起きれば、児童生徒や保護者の信頼を損ないます。
移行は、データを移すだけでなく品質を担保する工程です。たとえば、約25人月で計画された吹田市の標準化移行のように、相応の工数がかかります。
- 移行前のクレンジングと移行後の検証を、契約や要件に明記する。
- 新旧システムの併存期間におけるデータ連携を決める。
- 移行リハーサルで本番前に問題を洗い出す。
移行データの誤りは、すぐには表面化しないこともあります。後から成績や在籍記録の誤りが判明すると、影響も訂正の手間も大きくなります。
移行で大切なのは、移すことよりも、正しく移ったことを確かめることです。重要なデータは、移行元と突き合わせて確認します。
利用率低下・情報漏えい・BCP不備のリスク
導入後には、利用率の低下や情報漏えい、システム停止時のBCP不備が起こり得ます。これらを放置すると、投資が無意味になったり、重大な事故につながったりします。
導入時だけでなく、その後の運用まで見据えた備えが必要です。具体的には、利用支援、情報管理、停止時の手順を整えておきます。
利用率低下と設定ミスによる情報漏えい
納品後にベンダーの支援が終わり、現場のフォローもなくなると、利用率が下がることがあります。使い方や入力の負担への不満を放置すると、教員が紙やExcelに戻り、システムが使われなくなります。
教員のICT校務活用能力は平均90.7%とされる一方、研修受講率は群馬県の58.8%から岐阜県の95.8%まで地域差があります。
使われなければデータも揃わず、分析や効率化の効果も見えにくくなります。効果が見えないと、さらに使われなくなる悪循環に陥ります。
情報漏えいも、避けたい失敗です。医療分野では、設定をベンダーに任せた結果、患者の個人情報が外部から閲覧できる状態になった事例があります。
漏えいは外部からの攻撃だけでなく、内部の運用ミスでも起こります。たとえば、年度更新や人事異動の際に権限更新が漏れると、退職者のアカウントが残ることがあります。
一度情報漏えいを起こすと、信頼を取り戻すのは極めて難しくなります。そのため、技術対策と運用ルールの両面で、平時から備えておきます。
- 利用支援：月次の利用ログ分析と現場ヒアリングを続け、つまずきを拾う
- 定着の工夫：導入初期に全員が使う状態を設計し、必須入力・紙運用の解消・速やかな支援で維持する
- アクセス管理：発注側でも権限・公開範囲を確認し、操作履歴の監査ログを備える
- 権限更新：人の入れ替わりに合わせて更新し、定期的に一覧で見直す
研修と継続支援が不十分な学校ほど、利用率が下がります。学校も成績や保健情報を扱うため、設定ミスは重大な問題に直結します。
システム停止・サイバー攻撃を前提としたBCP不備
クラウド化が進むほど、停止時に備えるBCP（事業継続）の重要性が増します。障害やサイバー攻撃で使えなくなると、出欠管理や成績処理、連絡が止まるおそれがあります。
ある分野の調査では、ICTを「知らない」とする回答が74%でした。デジタルに一本化しすぎず、停止時の備えも持つことが、現実的なリスクヘッジです。
システム停止時の運用を決めていない学校や自治体は、少なくありません。そのため、停止時の紙（アナログ）運用の流れを、文書にしておきます。
- 出欠の代替記録、緊急連絡の代替手段、復旧後の入力手順を定める。
- 手順書だけで終えず、システムなしで一日分の業務を訓練して、停止時の混乱を防ぐ。
- 年に一度でも訓練を行い、手順の不備や現場の不安を事前に確かめる。
停止時の手順は、実際に動けるかどうかで価値が決まります。便利さの裏側にあるリスクを踏まえ、有事の備えを整えておきます。
失敗を防ぐための進め方とチェックポイント
多くの失敗には、共通する原因と防ぎ方があります。個別の対策に加えて、要件定義、ベンダー選定、運用の各段階で確認すると効果的です。
現場の業務から逆算した要件整理
要件を理想論やベンダー任せで決めると、現場の業務から外れ、失敗の原因になります。他分野では、業務ヒアリングやToBeモデル作成が不十分なまま開発を委ねた事例があります。
その結果、現場の実態と合わず、巨額の投資がほぼ無駄になりました。学校でも、教職員や管理職の日々の校務を起点に要件を考えます。
標準仕様に独自要件を盛り込みすぎると、コストもベンダーへの依存も増します。実際、自治体の標準化では、要件数が平均1.2倍に、一部では3倍以上に膨らみました。
- 開発前に業務フロー（AsIs）を一覧にして、二重入力や手戻りを洗い出す。
- 改善後の姿（ToBe）を描き、必須要件と任意要件を分ける。
- 現場が本当に困っていることに要件を絞り、過剰投資や現場とのずれを防ぐ。
導入後まで伴走するベンダーを選ぶチェックポイント
ベンダー選定では、構築力に加えて導入後の支援体制も確認します。納品で支援が終わると、利用率低下や設定ミスへの対応を、自校だけで担うことになります。
選定時には、障害時にどこまでを誰が受け持つか（一次窓口を含む）や、業務フローに沿った研修の有無を確かめます。
価格の安さだけでなく、TCO（総保有コスト）と連携性で評価します。安さを優先して連携できず、投資が全損になった失敗を踏まえた判断です。
- 要件整理：現場の業務から必要な要件を固める
- 移行設計：段階的な移行とデータ検証を計画する
- 定着支援：利用ログ分析や研修を導入後も続ける
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、上の3つの段階を一貫して支援します。
上流の要件から下流の運用まで一貫して支える体制は、多くの失敗を防ぐ助けになります。チェックポイントを持ってベンダーと向き合うことこそが、最大のリスクヘッジです。
まとめ
主な失敗には、運用経費が平均2.3倍に膨らむことや、安さ優先で連携できず投資が全損することがあります。
移行初日の業務麻痺やクレンジング不足によるデータ事故、導入後の利用率低下も失敗のひとつです。さらに、設定ミスによる情報漏えいや、システム停止時のBCP不備もリスクになります。
共通する原因は、初期費用や機能を重視し、運用や有事への備えを軽視することです。そのため、TCOを見通し、段階的な移行とデータ検証を行ったうえで、利用の定着、権限確認、紙運用によるBCPを整えておきます。
失敗事例は、怖い話ではなく、先回りして備えれば防げる注意点の集まりです。
riplaはフルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、要件整理から移行設計、導入後の定着支援まで一貫して伴走し、リスク回避を支援します。
▼全体ガイドの記事
・学校向けシステムの完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。