議事録作成システムの要件定義は、会議の実態把握、導入目的の設定、機能と情報ルーティングの要件整理、RFP（提案依頼書）の作成の順に進めます。発注企業向けに要件定義へ絞り、要件定義書とRFPの実務的な作り方を、発注側の視点で説明します。全体像は議事録作成システムの完全ガイドもご覧ください。
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会議の実態把握の要件
要件定義では、機能を考える前に、会議の記録がどう残っているかを洗い出します。現状の把握が足りないと、要件と現場の実態がずれるおそれがあります。そのため、まずは実態を見える形にすることが土台になります。導入に失敗した企業では、現状把握を飛ばして理想論だけで要件を固めていたケースが多く見られます。
会議の種類・頻度・記録フローの把握
会議の種類によって、頻度や参加人数、議事録の必要性は異なります。種類ごとにこれらを整理しておくと、後の要件を組み立てやすくなります。
- 会議の種類：定例会議、プロジェクト会議、経営会議、顧客との打ち合わせなど
- 記録フロー：誰がメモと清書を担当し、どこに保存して誰に共有するか
こうして洗い出すと、どこに無駄や手戻りがあるかが見えてきます。あわせて、公式の議事録のほかに、LINEや個人のExcel、手書きメモで記録が回っていないかも確認します。
公式の議事録が清書や報告のためだけに形式化し、実際のやり取りはシャドーITに散っている組織もあります。非公式の記録を公式のシステムへどう取り込むかを決めておかないと、導入後も二重の構造が残ってしまいます。現状把握では、あるべき姿ではなく、実際の運用をありのまま書き出すことが大切です。
導入目的とゴールの設定
現状を把握したら、議事録作成システムを導入する目的を一文にまとめます。
- 作成工数の削減：議事録を作る時間を減らす
- ナレッジの脱属人化：個人に依存する知識を組織で共有する
- 実行管理の強化：決定事項の実行状況を管理する
よく指摘されるように、導入目的を明確にすることは、システム定着の鍵です。目的が曖昧だと、部署ごとに期待が分かれ、評価の軸も定まりません。目的を数値で測れるゴールに置き換えると、要件の軸にも、導入後の効果を測る基準にもなります。
たとえば、議事録1件の作成時間を30分から10分へ短縮する目標があります。過去の決定経緯を5分以内に検索できるようにする目標も考えられます。
週次集計が3時間から10分に短縮された事例や、1日1〜2時間の工数削減を実現した事例は参考になります。これらを手がかりに、自社の数字に置き換えます。具体的な目標は、後でRFPに書いてベンダーに伝える要件の軸になります。目的とゴールを定めることが、要件定義の中心です。
機能要件と情報ルーティングの要件
現状把握と目的が固まったら、次は機能要件を整理します。機能は、導入目的に直結するものから優先順位をつけて書き出します。議事録では、誰にどの情報をどのチャネルで届けるかという情報ルーティングも決めておきます。
文字起こし・要約・テンプレートの機能要件
作成支援の要件では、文字起こしの精度と話者分離の要否、対応する音声入力形式を明記します。専門用語が多い会議では、辞書登録やカスタマイズが必要かどうかも書いておきます。要約については、どこまで自動化するか、人がどの程度柔軟に編集できるかを要件にします。
- 自動振り分け：テンプレートに沿って、決定事項やアクションアイテムに分類できるか。
- 人による編集：自動要約をどこまで柔軟に修正できるか。
AIの要約はたたき台であり、人の手直しが前提であることも明記します。そうすれば、過度な期待による落差を防げます。
会議ごとに必須項目が違うなら、複数テンプレートの要否を確認します。日時や参加者、議題、決定事項などが挙げられます。アクションアイテムや次回予定を含めるかも、会議によって分かれます。テンプレートを統一すると検索性が高まり、誰が作成しても一定の品質になります。機能名だけでなく、「自社のこの会議では、この項目をこう記録したい」と具体的に書くと、提案の精度が上がります。
情報ルーティング（誰に・どのチャネルで）の要件
情報ルーティングの設計は、議事録作成システムの要件定義で見落とされやすい論点です。議事録を全員に一律で配信すると、無関係な通知が増えて通知疲れを招き、必要な情報が埋もれてしまいます。さらに、必要な人に届かなければ、意思決定も滞ります。
会議体ごとに、どの会議の議事録を誰に、メール・チャット・ポータル掲示などのどの手段で届けるかを決めます。
- 必読の関係者：必ず内容を確認する人
- 参考共有の対象者：掲示などで参照できる人
- アクセス権の範囲：閲覧権限だけを付与する人や、対象外の人
たとえば経営会議では、役員には通知し、関連部署長には掲示で共有し、一般社員にはアクセス権を与えない、といった設計があります。
RFPには、通知制御の柔軟性を評価項目として盛り込みます。通知が増えすぎると議事録が敬遠されるため、配信設計の良し悪しを評価の対象にします。
情報ルーティングの要件を整理する過程は、自社の会議と情報の流れを見直す機会にもなります。たとえば、全員宛てのメールを必要な人へ届ける形に改められます。
要件化は、システムのためだけでなく、自社の情報共有のあり方を整理する作業でもあります。議事録に限らず、社内全体の情報の流れも見直せます。会議体ごとに必要な人を詰めておけば、システムの設定に落とし込みやすく、導入後の通知設計も進めやすくなります。
セキュリティ・連携・データ移行の要件
機能要件と並んで、セキュリティ、外部連携、データ移行といった非機能要件も、導入の成否を左右します。議事録には機密情報が含まれるため、その扱いを要件として定めておく必要があります。既存ツールとの連携や過去データの移行を軽く見ると、現場で使われなくなるおそれがあります。
これらを丁寧に要件へ落とし込めば、後の手戻りを防げます。
権限・監査ログ・連携のセキュリティ要件
議事録の機密度に応じて、必要な統制の範囲を決めます。過剰な対策は使い勝手を損なうため、機密度との釣り合いを見ます。
- 権限とアクセス制御：議事録や会議体ごとの閲覧・編集権限、二要素認証、IP制限
- 監査ログ：操作履歴を残し、誰がいつどの議事録を見たかを追跡する
- 保存データ：データ暗号化の要件
監査ログは、情報漏洩を抑えることと原因を究明することの両方に役立ちます。また、機密性のレベルに見合った統制を、ベンダーに求めます。
連携先としては、Google WorkspaceやMicrosoft 365を検討します。会議予定からの議事録生成、音声の取り込み、チャットでの共有については、どこまで連携するかを要件に書きます。GeminiやCopilotなど、既存ツールに組み込まれたAIの活用についても、要件として書いておきます。
RFPでは、連携の対象と方式を示したうえで、実現できるかどうかを問います。連携の質は導入後の定着度を左右するため、具体的な連携要件を示して、ベンダーに確認します。
既存データの移行と整理ルールの要件
過去の議事録は、組織の意思決定の履歴という資産です。どの範囲を、どの形式で移すかを要件に書きます。
- 移行範囲：すべてのデータか、直近数年分だけか
- 移行形式：テキスト、PDF、CSVなどの形式
- 作業条件：移行期間と、ベンダーの移行サポート範囲
過去データの書き出し形式も、RFPで確認します。移行を軽く見ると、過去の経緯をたどれず、検索にも使えないまま運用が始まってしまいます。
移行とあわせて、古くなった情報を更新するか、アーカイブするかのルールも決めておきます。検索結果に古い情報ばかりが並ぶと、システムへの信頼が失われます。そのため、誰が、いつ、どの基準で古い議事録を管理するかを要件に組み込みます。
蓄積したあとも定期的に見直して鮮度を保つ運用が、長く使われるための条件です。要件定義で運用面まで扱えるかどうかが、提案の差になります。
移行作業の役割分担も、あらかじめ明確にしておきます。ベンダーが一括で移行するのか、自社で形式を整えて渡すのか、両者で分担するのかによって、工数とコストが変わります。
移行後に正しく取り込まれたかを確かめる、受け入れテストの基準も決めておきます。欠落や文字化けを防ぐため、検証の手順まで要件に定めます。
RFP・提案依頼書に盛り込むべき項目
RFP（提案依頼書）は、整理した現状把握、機能要件、非機能要件をベンダーに伝える文書です。議事録作成システムのRFPに盛り込む項目を、順に見ていきます。
RFPの書き方が、返ってくる提案の質と比較のしやすさを左右します。内容が曖昧だと、比べられない提案しか返ってこないおそれがあります。
背景・目的から評価基準までの必須項目
RFPには、ベンダーが同じ前提で提案できるように、次の情報を含めます。
- 背景と目的：導入の理由と定量目標
- 対象範囲：対象とする会議体、利用人数、部署を具体的に示す
- 要件：機能・非機能要件、情報ルーティング、運用ルール
- 移行と計画：データ移行の範囲・方式、想定スケジュール、予算感
- 評価基準：提案を比べる基準
項目を過不足なく書いておくと、各ベンダーの提案を横並びで比べられます。
価格だけで選ぶと、安くても使われないシステムを選んでしまうリスクがあります。そのため、評価基準には自社が重視する観点を反映させます。評価では、機能の充足度と連携の実現性に重みを付けます。運用支援や定着までの伴走、サポート体制なども観点に加えます。
基準をRFPに示しておくと、ベンダーはその観点に沿って提案を組み立てられます。RFPは、自社の判断軸を伝える依頼書でもあります。
パッケージかフルスクラッチかを問う要件
RFPでは、実現方式をベンダーに提案してもらうのも有効です。パッケージや専用ツールにするか、フルスクラッチ開発にするかを問いかけます。
- クラウド型グループウェア：初期費用0円、月額600円前後から始められ、スピード導入を重視する場合に適します
- オンプレやフルスクラッチ：独自の会議運営や厳格な統制が必要な場合の選択肢
利用者が数百名規模になると、定額制・パッケージとフルスクラッチとで、コストが逆転する可能性があります。一方で、汎用ツールでは独自の要件を満たせない場合もあります。
RFPでは、自社の要件に合う実現方式と、その根拠を提案してほしいと依頼します。こう依頼すると、各ベンダーの得意領域と提案力が見えてきます。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発の立場から、会議の実態に基づく要件整理、RFP作成、実現方式の選定を支援します。要件定義とRFPに時間をかけることは、失敗を避ける進め方につながります。
要件定義の進め方と社内体制の整え方
良いRFPは、優れた要件定義のプロセスから生まれます。進める順序と、巻き込む人が、要件の質を左右します。要件定義を成功させるには、関係者を巻き込む進め方を決めて、社内の体制を整えることが大切です。
現状(AsIs)からあるべき姿(ToBe)を描く進め方
要件定義では、まず現状の業務フロー（AsIs）を見える形にし、そのうえであるべき姿（ToBe）を描きます。そして、その差分をシステムで埋める要件として整理します。機能から考え始めると、現状の課題とかみ合わない要件になりがちです。
- 現状の議事録業務にある無駄や手戻りを洗い出す
- 課題を解消した理想の業務フローを描く
- 理想の流れに必要な機能を逆算する
AsIsとToBeの整理は、現場で使われるシステムをつくるための基本です。現状を無視して理想だけで決めると、実態とずれて、使われなくなります。
現状の課題を起点にToBeを描けば、現場が楽になったと実感できる要件になります。特に、暗黙のルールが多い議事録業務では、この進め方が効果を発揮します。理想と現実をつなぐことが、要件定義の核心です。
現場と管理職を巻き込む体制づくり
要件定義を情報システム部門だけで進めると、失敗するおそれがあります。そのため、関係者を巻き込むことが欠かせません。
- 現場の担当者：実際に議事録を書く人
- 管理職：議事録を読んで意思決定する人
- 承認・確定に関わる人：議事録を最終的に認める立場
現場を巻き込まないと、実際の会議に合わない要件になり、導入後に使われなくなることがあります。現場の声を聞いておくことが、定着への布石になります。
特に大切なのは、議事録を読む管理職の巻き込みです。書く人だけでなく、読む人も活用してこそ、議事録は意味を持ちます。管理職の視点を反映すると、書く側と読む側の双方に価値が生まれます。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発の立場から、現場・管理職へのヒアリングと、AsIsからToBeを描く要件整理を支援します。要件定義は、関係者を巻き込む共同作業として進めることが、成功の条件です。
まとめ
議事録作成システムの要件定義とRFPは、製品選びの前段にあり、導入の成否を左右します。
会議の実態把握、目的とゴール、文字起こしや要約の機能要件を整理します。そのうえで、誰に何をどう届けるかという情報ルーティングも定めます。
権限・監査ログのセキュリティ要件を整理し、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携も扱います。既存データの移行と整理、そして評価基準を明示したRFPについても確認します。
これらを丁寧に積み上げると、比較しやすく精度の高い提案を引き出せます。さらに、導入後の手戻りも防げます。理想論ではなく、会議の実態から逆算することが大切です。
機能だけでなく、情報共有や見直しなどの運用も要件に含めます。riplaは、要件整理、RFP作成、実現方式の選定を支援します。
要件定義の全体像と検討の進め方は、完全ガイドでご確認ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。