開発リソース不足を外部に頼むなら、足りない工数と業務課題を、ベンダーが見積もれる粒度で要件定義書やRFPに書くことが欠かせません。ここが曖昧なままだと、後の手戻りや費用超過、ミスマッチの最大の温床になります。
非IT人材でも書けるよう、棚卸しからRFP、ベンダーの見極めまで順に説明します。全体像は開発リソース不足の完全ガイドでご確認ください。
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不足の所在を可視化する要件定義の起点
開発リソース不足を外部に依頼するときの要件定義は、システム開発の要件定義とは少し性格が違います。作りたい機能を細かく書き出す前に、まず「自社のどこに、どんな工数の穴が空いているのか」を見える化することが起点になります。不足の所在が曖昧なままだと、ベンダーは何を埋めればよいか判断できず、見積りもアサインも的外れになります。
現状（AsIs）の工数逼迫の棚卸し
まずは現状（AsIs）の工数逼迫を棚卸しします。不足がどこにあるかを押さえないと、先ほど触れた的外れな見積りやアサインにつながりかねません。
たとえば、「保守と問い合わせ対応で社内エンジニアの稼働の8割が埋まり、新規開発に着手できない」といった状態です。また、「リリースまで三か月だが、フロント実装に二人月分の工数が不足している」のように、不足は時間と役割の単位で言い表せます。
日本ではIT予算の8〜9割がレガシー維持に費やされる構造があります（出典：経済産業省）。保守の負荷が新規開発のリソースを奪っている実態を、数字で示すことが第一歩です。
棚卸しを進めると、不足が「一時的な工数の山」なのか「恒常的な人員不足」なのかも見えてきます。
たとえば、特定プロジェクトの繁忙期だけ足りないのであれば、スポット外注やラボ型が適しています。一方で、慢性的に足りないのであれば、採用や育成も視野に入ります。
RFPには、この不足の性質と、それに合った想定の解決手段まで書き込みます。そうすれば、ベンダーは前提を共有したうえで提案できます。この不足を押さえることが、伝わるRFPの土台になります。
棚卸しで書き出しておきたいのは、次の2点です。
- 稼働の内訳：保守、問い合わせ対応、新規開発に、社内エンジニアの時間がどう配分されているか
- 不足の所在：どのプロジェクトの、どの工程で手が足りていないか
ToBeと目的による依頼の軸づくり
現状を棚卸ししたら、次に「あるべき姿（ToBe）」と依頼の目的を明確にします。外部リソースを入れて、最終的に何を実現したいのか、その到達点を言葉にします。
たとえば、「三か月後の新サービスリリースを予定どおり完遂する」「社内エンジニアを保守から解放し、コア開発に集中させる」「外注終了後も社内だけで保守できる状態にする」といった到達点です。
この目的が定まると、依頼内容に一本の軸が通り、ベンダーも「何をもって成功とするか」を理解したうえで提案できます。
目的を書くときは、手段よりもゴールを先に語ることが大切です。「ラボ型で三人欲しい」と手段から入ると、より適した別の手段を提案してもらう余地がなくなります。
「この期間にこの成果を出したい」とゴールを示せば、ベンダーは最適な体制を逆算して提案できます。
AsIs（現状の逼迫）、ToBe（実現したい姿）、そして目的がそろうと、外部リソース活用の要件定義の骨格ができあがります。
どんな役割や機能を外部に求めるかの整理は、『開発リソース不足の解消策が提供する機能・役割の一覧について』もあわせてご覧ください。
ToBeと目的を書いたら、次の2点をあらためて見直します。
- 現状との結びつき：棚卸しで示した不足を、目的の説明に結びつけられているか
- 到達点の時期：いつまでに、社内にどんな状態を残すかを書けているか
非IT人材でも書けるRFPの組み立て
RFP（提案依頼書）と聞くと身構えるかもしれませんが、要は「自社の困りごとと依頼条件を、提案する側が見積もれる形でまとめた文書」です。
非IT人材であっても、決まった項目を順に埋めていけば、ベンダーが正しく提案できるRFPは作れます。専門用語を使いこなす必要はなく、むしろ業務の言葉で正確に書くことが大切です。
RFPに必ず盛り込むべき項目
ここまでの棚卸しと目的を、ベンダーが前提をそろえて提案できる形にするため、RFPには次の項目を盛り込みます。
- 背景と目的：なぜ外部リソースが必要か、最終的に何を実現したいか
- 依頼範囲：どの工程・どのタスクを任せたいか（コアと周辺の切り分け）
・想定スキルと体制：必要な役割（人材類型）、人数、レベル感
・期間とスケジュール：いつからいつまで、マイルストーンの有無
・契約形態の希望：スポット外注・ラボ型・準委任など
・成果物と引き継ぎ条件：ドキュメントやナレッジ移管の要否
・予算の目安：上限や概算レンジ
これらを埋めれば、ベンダーは前提をそろえたうえで、的確な提案と見積りを返せます。
とくに「想定スキルと体制」は、開発リソース不足のRFPの肝になります。ここで役立つのが、経済産業省のデジタルスキル標準が示すDX推進人材の5類型です（出典：経済産業省）。ビジネスアーキテクト、デザイナー、データサイエンティスト、ソフトウェアエンジニアが挙げられ、サイバーセキュリティは共通の言語として位置づけられています。
「どの類型を、どのレベルで、何人月」という形で書けば、技術に詳しくなくても必要な役割を過不足なく伝えられます。この物差しがあるだけで、RFPの精度は上がります。
非機能要件と引き継ぎ条件の明記
機能面の依頼範囲だけでなく、非機能要件と引き継ぎ条件をRFPに明記することも欠かせません。非機能要件とは、セキュリティの遵守事項、対応すべき品質基準、ソースコードやドキュメントの管理ルールといった、目に見えにくいけれど重要な条件です。
とくにリソース不足を急いで埋めようとすると、ここが抜け落ちやすく、後から「セキュリティ要件を満たしていない」「コードの品質がばらばら」といったトラブルになりがちです。そのため、最初に基準を示しておくことが、品質を守る防衛策になります。
もう一つ必ず書くべきなのが引き継ぎ条件です。外部リソースが去ったあとに社内へ何を残してほしいかを、設計ドキュメント、運用手順書、社内エンジニアへのレクチャー期間など、成果物として明記します。
これを省くと、外注は終わったのに社内に何も残らず、次のプロジェクトでまた同じ不足に逆戻りします。多重下請けのなかでユーザー企業にノウハウが蓄積されてこなかった日本の課題（出典：経済産業省）を繰り返さないために、ナレッジ移管をRFPの要件として明示することが大切です。
RFPを書くときは、次の2点を押さえます。
- 基準の明示：セキュリティと品質の基準を、提案を受ける前に文書で渡しているか
- 残す物の一覧：社内に残す成果物とレクチャー期間を、一覧にできているか
ベンダー目利きと生成AIの壁打ち活用
RFPを送って提案が集まったら、次はベンダーを見極める段階です。
リソース不足という切迫した状況では、つい最初に「すぐ出せます」と言ってきた相手に飛びつきがちです。ここで目利きを誤ると、後の炎上につながりかねません。
RFP作成そのものを楽にする道具として、生成AIを壁打ち相手に使う方法も、近年は有効です。
提案を評価するベンダー目利きの基準
ベンダー目利きでは、価格の安さだけで判断しないことが大前提です。
第一に、自社の不足の性質を正しく理解し、それに合った契約形態と体制を提案しているかを見ます。一時的な山に常駐の固定契約を勧めてくる相手は、自社都合の提案かもしれません。
第二に、提案された体制図と、実際に稼働するメンバーが一致しているかを確かめます。
営業段階ではエースを出し、実開発は別の手薄なチームが担う、というギャップは典型的な落とし穴です。そのため、実際に担当するメンバーとの面談を求め、見極めることが大切です。
第三に、ナレッジ移管や引き継ぎまで責任を持つ姿勢があるかを見ます。外注が終わったあとを見据えた提案ができるベンダーは、長期的な信頼に値します。
これらの目利き基準は、RFPの段階で評価項目として明示しておくと、提案の比較がしやすくなります。
見積りの妥当性も、安いか高いかで決めず、「想定した役割・人月・期間に対して妥当か」という観点で評価します。リソース不足の依頼では、この見方が欠かせません。
安さに飛びついた結果の失敗については、関連記事もあわせてご確認ください。
ベンダーを目利きするときは、次の2点を最後に確かめます。
- 見積りの根拠：役割・人月・期間の内訳が、想定と照らして妥当か
- 引き継ぎの姿勢：外注後の社内への移管を、提案の中に含めているか
要件整理の壁打ちに使う生成AI
RFP作成の負荷を下げる道具として、生成AIの壁打ち活用が近年広がっています。
使い方はシンプルです。自社の曖昧な困りごと、たとえば「保守に追われて新規開発が進まない、外部に何をどう頼めばいいかわからない」といった生の悩みを、そのまま投げて構造化を手伝ってもらいます。
生成AIは、AsIs/ToBeの整理やRFPに盛り込むべき項目の洗い出し、抜けている観点の指摘などを瞬時に返してくれます。そのため、白紙からRFPを書き起こす負担も減らせます。
とくに、リソース不足で要件整理に割く時間すら惜しい現場ほど、この壁打ちは効果的です。
ただし、生成AIの活用には注意点もあります。出力をうのみにせず、最終的な判断は人が行うことが前提です。また、自社の機密情報や個人情報を不用意に入力しないことも欠かせません。
シャドーITや生成AIの不適切な利用がインシデントにつながる事例も指摘されており、利用ルールを定めてから使うことが求められます。
生成AIはあくまで「要件整理を加速する壁打ち相手」であり、依頼内容の責任を肩代わりしてくれるわけではありません。この線引きを守れば、生成AIは非IT人材のRFP作成を強力に後押しします。
生成AIを壁打ちに使うときは、次の2点を押さえます。
- 入力の範囲：機密情報や個人情報を含めずに、相談できているか
- 出力の扱い：返ってきた案をそのまま依頼文書に使わず、人が確かめているか
まとめ
開発リソース不足を外部に依頼する要件定義・RFPの要点は、「足りない工数の中身と解決したい業務課題を、ベンダーが正しく見積もれる粒度で書く」ことに集約されます。
発注側は、まず現状（AsIs）の逼迫を時間と役割の単位で棚卸しし、あるべき姿（ToBe）と目的を明確にします。
次に、デジタルスキル標準の5類型を物差しに必要な役割を言語化し、引き継ぎ条件まで含めてRFPの項目を埋めます。
そして、価格よりも体制と実稼働メンバーでベンダーを目利きし、生成AIは壁打ちに使いつつ最終判断は人が担います。この流れを踏めば、非IT人材でも伝わるRFPが作れます。
要件定義で大切なのは、機能を細かく書くことよりも、不足の所在と目的を正確に伝えることです。曖昧な困りごとを「伝わる依頼文書」へ翻訳できれば、外部リソースはミスマッチなく機能します。
独力で難しければ、要件定義の工程から協働できるパートナーと進めるのも有効な選択です。riplaはフルスクラッチ受託と国内伴走を組み合わせ、発注側の困りごとを要件へ翻訳する工程に伴走します。
全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。