承認管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

承認管理システム開発は、要件整理から定着まで6つのフェーズを順に進めます。段階を一つずつ区切って進めると、現場で使われる仕組みにつながります。

開発の全体像は、完全ガイドの記事もあわせてご覧ください。

▼全体ガイドの記事
・承認管理システム開発の完全ガイド

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承認管理システム開発の全体像

承認管理システムは、稟議や購買、契約、経費などの申請を一つにまとめて扱う業務システムです。採用、休暇、設備投資などの申請も対象に含みます。

機能の多さより、誰がいつ処理したかを記録し、自社の規程と現場の流れを一致させられるかで成否が分かれます。

申請・承認・証跡を一つの流れで扱う設計

申請フォームを電子化しても、承認の途中はメールで連絡し、決裁後は会計システムへ手で入力し直す作業が残ります。

入力項目、添付ファイル、承認者は、業務の決まりとして定義しておきます。金額や所属による分岐と、差し戻し後の再申請も含めて決めると、現場の流れに合う設計になります。

承認後に起動する処理まで設計に含めておくことで、申請から後続業務までを一続きに管理できます。

クラウド・ローコード・パッケージ・スクラッチの使い分け

開発方式は、開始時期と独自ルールに加え、内製体制や連携要件に合わせて選ぶ必要があります。

• クラウドSaaS：短期間で始めたい場合の候補です。
• パッケージ：既存の帳票を活かしながら、独自のルールに合わせる方式です。
• ローコード：内製で申請アプリを増やしたい場合に適しています。
• スクラッチ：独自の組織・権限・基幹連携を長期運用する場合の候補になります。

方式は、申請件数と承認経路の複雑さをもとに絞り込みます。さらに、連携先、セキュリティ、将来の変更頻度も整理して、候補を比べます。

承認管理システム開発の進め方

開発は6フェーズで進め、各段階の完了条件を文書に残してから次へ進みます。

各段階の条件は、利用部門や情報システム部門のほか、内部統制担当者や経理、法務などの関係者が確認します。

特に、要件整理と定着支援に十分な時間を確保しておくと、稼働後の手戻りを減らせます。

フェーズ1：要件整理による申請業務の洗い出し

申請業務や統制要件の抜けを防ぐため、次の内容を整理します。

• 申請の基本情報：申請の種類と年間件数、申請者と承認者、標準処理日数を整理します。差し戻し理由、添付書類、保存年限も決めます。
• 購買申請：承認後の後続業務に加えて、金額・費目・取引先・予算残高を見ます。
• 契約稟議：契約期間や相手先、法務確認、電子署名が必要かどうかを整理します。
• 要件区分：法令や社内規程、内部統制に必要なMUSTと、あると便利なWANTに分けます。
• MUST要件：役職・組織マスタによる経路決定や代理承認、操作ログ、閲覧権限、承認済みデータの改ざん防止が含まれます。

初期対象を購買・契約・経費などの1〜3業務に絞ると、短い期間で業務効果を確かめられます。

フェーズ2：選定での業務適合性と運用体制の比較

製品機能と導入後の運用を同じ条件で比べられるよう、RFPや比較表に次の軸を設けます。

• 承認機能：フォーム、直列・並列・合議・条件分岐、承認者の追加、代理・委任、差し戻し、期限通知を比べます。
• 利用・安全性：スマートフォンや検索、CSV・PDF出力への対応を見ます。監査ログ、SSO・MFA、IP制限、バックアップの対応も確認します。
• 連携・デモ：API、Webhook、人事マスタ連携を明記します。そのうえで、金額条件付きの経費、組織横断の契約、代理承認をデモで試します。
• 導入・支援：要件定義、帳票移行、テスト支援、操作教育を確認します。マニュアル、問い合わせ窓口、障害時の連絡体制も含めます。
• 契約条件：追加開発の単価、解約時のデータ返却、書類の保存方法を見ます。

SaaSの認証を取得していても、それだけで法令対応は完了しません。法令への対応は、認証とは別に確かめる必要があります。とくに書類の保存方法は、情報システム部門に加えて経理や法務とも確認します。

フェーズ3：設計・開発での変更しやすいルールづくり

変更や連携の漏れを防ぐため、業務ごとの設計項目と運用上の要点を整理します。

• 業務設計：申請フォーム、承認経路、権限、通知を定義します。検索項目、帳票、連携も定めます。
• 承認者の管理：個人名では異動や退職のたびに修正が要ります。部門・役職・職務・金額帯の組織マスタで経路を決めると、改編に対応しやすくなります。
• 連携先：会計・購買・電子契約・文書管理へ送る承認結果の二重実行を防ぎます。
• API障害対応：再送、タイムアウト、重複防止、補正処理、担当者への通知を設計書に含めます。
• スクラッチ開発：管理者が安全にルールを変えられる仕組み、監査ログの保全、バックアップからの復旧手順を優先して設計します。

フェーズ4：テストでの例外と証跡の確認

テストでは、入力の確認に加えて、申請から最終承認までの正常系と、例外時の処理を確かめます。

• 申請・承認：差し戻し、却下、保留、代理承認の場合を試します。
• 人・期限：承認者不在、期限超過、組織変更の場合を確かめます。
• データ・連携：添付の差し替え、連携失敗、同時操作が起きた場合の動きを見ます。

金額が境界値を超えたときに上位承認者へ正しく分岐するかを、具体的なテストデータで確認します。

受入テストでは、実際の帳票と過去の申請例を使います。申請者と承認者の両方が、迷わず処理できるかを見ます。

監査担当者は、申請者、日時、内容、承認者、コメントを追跡します。また、合格の基準と未解決の課題も一覧にまとめます。

重大な権限の不備や証跡の欠落が残る場合は、リリースを延期します。

フェーズ5：稼働での段階導入と切り替えの管理

切り替え時の混乱を抑えるため、全社一斉には切り替えません。稼働初日の確認項目も、あらかじめ決めておきます。

• 導入範囲：まずは対象の部門と申請を絞り、段階的に導入します。
• 効果測定：1〜3業務で試行し、導入前と比べる項目は、承認日数、滞留件数、差し戻し率、紙・印刷・保管費、転記工数です。
• 旧方式の扱い：メール申請をいつ止めるか、旧方式を認める例外、緊急申請の扱いを決めます。
• 切り替え準備：ユーザー・組織・役職マスタ、権限、代理承認期間を確認し、通知先、マニュアル、問い合わせ窓口も整えます。
• 稼働初日：未処理申請の引き継ぎや通知、連携先の重複を監視します。障害やルール誤りが起きた際の代替手順も共有します。

フェーズ6：定着でのKPIと改善サイクル

利用を定着させ、数値に基づく改善を続けるため、次の運用を整えます。

• 利用者支援：操作説明会に加えて、申請者用と承認者用の短い手順を用意します。
• フォーム改善：よくある差し戻し理由を説明文に反映し、入力必須項目や申請ガイドも見直します。
• 管理作業：マスタ更新、代理承認の登録、権限の洗い直し、監査ログ・保存容量の確認を定例化します。
• KPI確認：月次または四半期ごとに、承認日数、滞留件数、期限超過率、差し戻し率を見ます。入力不備率、紙の使用量、転記工数も確認します。
• 原因分析：システムと決裁ルールを分けて考えます。上長の未処理には通知や代理承認で対応し、差し戻しには必須項目や申請ガイドを見直します。

承認管理システム開発の費用相場とコストの内訳

費用は利用料だけでなく、業務整理、初期設定、帳票移行、権限設定まで含めて合計します。連携開発、テスト、教育、保守も対象です。

以下は税別の目安で、公開価格と類似する業務ワークフローの相場を組み合わせた比較レンジです。承認管理専用の統計ではありません。

個別の見積は、申請数、利用者数、条件分岐、既存システムとの接続によって変わります。

クラウド型の月額単価と追加費用

公開価格では、初期費用とユーザー課金に加え、追加機能や課金対象の人数が総額を左右します。

• Create!Webフロー：最低利用人数と追加機能が確認項目です。
• X-point Cloud：基本料金と利用人数分の料金を見ます。
• LINE WORKSワークフロー：契約形態と課金対象を確認します。

インフォテック株式会社の「Create!Webフロー クラウド版価格」（2026年8月確認）によると、初期費用は0円です。1人あたりの料金は月額500円または年額5,500円です。また、最低10ユーザーから利用できます。

50ユーザーなら基本利用料は月25,000円です。ただし、決裁データ出力、ユーザー情報・Teams連携、API、接続元IP制限を付けると、月額は変わります。

X-point Cloudは初期費用0円、基本月額20,000円です（出典：株式会社エイトレッド「X-point Cloudの料金」、2026年8月確認）。また、利用料は1人あたり月額500円です。

100ユーザーなら、基本料金と利用料を合わせて月額70,000円が目安です。なお、電子帳簿保存法対応、書類の外部出力、モバイル、kintone連携、テスト環境は別途加算されます。

LINE WORKSワークフローは、年額契約なら1人あたり月額250円、月額契約なら300円です（出典：LINE WORKS株式会社「LINE WORKSワークフロー提供開始」、2026年8月確認）。

LINE WORKSの有償プランは別途必要で、ドメインに所属するメンバー全員が課金対象です。そのため、承認者の人数だけで安くなるとは限らず、既存ユーザー数をもとに3年間の総額を計算します。

パッケージ導入・スクラッチ開発の工数見積もり

方式や作業範囲で変わる初期費用と期間は、企画段階の参考値として押さえておきます。費用は、公開価格や類似業務ワークフローからの推定です。承認管理専用の統計ではありません。

• クラウド費用：標準設定は0円〜100万円程度ですが、帳票移行や連携を含むと上がります。
• パッケージ費用：カスタマイズは50万円〜500万円です。
• スクラッチ費用：小規模は100万円〜300万円、中規模は300万円〜1,000万円、大規模は1,000万円〜3,000万円以上です。
• クラウド期間：標準設定なら2週間〜2か月、帳票移行や連携を含む場合は2〜4か月です。
• 開発期間：パッケージは2〜6か月、スクラッチは4〜9か月程度が目安です。

クラウド費用は、設定支援、帳票・ユーザー登録、教育を含む場合の目安です。複数帳票の移行やSSO、人事マスタ、会計・購買・電子契約との連携、個別帳票出力を含むと、100万円〜500万円程度になります。作業範囲を決めずに金額だけで比べると、各社の条件がそろいません。

基幹、会計、電子契約、文書保管を統合する場合は、1,000万円を超える可能性があります。

大規模な組織、複数拠点、厳格なセキュリティ審査、並行運用があると、期間が延びます。納期は、要件と受入テストの範囲とあわせて確認します。

3〜5年のTCOと業務効果の比較

月額の安さだけでなく、保有期間中の支出と業務効果を合わせて比べます。

• 総費用：全社員課金や最低人数、オプションを含めます。導入支援、移行、保守、追加フォームも対象にします。
• 期間別費用：初期費用、36か月または60か月の利用料、連携・教育費、管理工数、解約時のデータ抽出費を合算します。
• 削減効果：紙・印刷・保管費と転記工数を比べます。全社員1,000人が課金対象で申請者が100人の場合は、承認者だけ課金する製品との差が広がります。
• 運用性：複雑な経路をローコードで作ると、プラグインや個別保守が増える場合があります。
• 変更・監査：社内でルールを変更できるか、監査対応に何時間かかるかを評価します。

承認管理システムの見積もりを取る際のポイント

見積もりの精度は、発注前に業務条件をどこまで具体化できるかで決まります。「稟議を電子化したい」の段階では、製品選定も工数の算出もできません。

申請書、承認経路、例外、権限を一つにまとめます。連携、移行、テスト、教育の条件も加え、各社へ同じ前提で依頼します。

見積前の申請種類と承認ルールの一覧

見積条件の漏れを防ぐため、申請種類ごとに次の項目を一覧にします。

• 対象・件数：申請者、対象部門、月間・年間の件数。
• 申請内容：入力・必須項目、添付書類、承認者を挙げます。
• 承認・管理：金額・費目の分岐、合議、代理・委任、差し戻し、期限通知を確認します。
• 後続・保管：承認後の連携、保存年限、閲覧権限を含めます。

過去の申請を10件程度選び、標準のケースと例外のケースの両方を渡します。提案側は、実装の難しさを見極められます。

組織・人事情報の取得元も明記します。CSVの月1回取込、APIの日次同期、異動日の即時反映の違いで、設計と費用が変わります。

発注側は、退職者の未処理承認を上長へ自動で引き継ぐか、管理者が手動で振り替えるかも、見積条件に含めます。

複数社の見積の内訳比較

見積の範囲と追加費用を照合できるよう、各社の内訳を同じ軸で比べます。

• 作業項目：要件定義・業務整理と基本設計を分けます。フォーム、承認経路、権限、外部連携、移行、テストも項目ごとに並べます。
• 運用支援：教育・マニュアル、リリース支援、保守は、ほかの作業と切り分けます。
• 見積条件：作業範囲、成果物、担当者、回数、前提、追加単価を確認します。
• 数量の明確化：「設定費一式」や「連携費一式」は、フォーム数、API本数、テストケース数に分解します。

実装方法が異なる場合は、初期費用に加えて、将来の保守費と変更の速さも比べます。

申請サンプルを使い、標準機能、設定、追加開発のどれで対応するかを色分けして説明してもらいます。

安さだけでなく変更・障害・解約のリスク確認

費用以外の導入・運用リスクや、法令対応の確認事項を、契約前に整理します。

• 変更・更新：組織変更時の経路修正、自社でのフォーム変更、更新による個別設定への影響。
• 障害・データ：障害時の申請処理、データ出力形式、SaaSの保存場所・バックアップ・監査ログ保存期間。
• 契約条件：復旧目標、サポート時間、解約後のデータ返却期限。
• 法令対応：電子帳簿保存法の対象書類は、承認履歴だけで要件を満たすとは限りません。
• 保存要件：対象書類、検索性、改ざん防止、保存期間、社内規程を確かめます。

国税庁の一問一答は、電子取引情報の保存要件を示しています（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」、2026年8月確認）。

契約の本人性や非改ざん性が必要な場合は、承認機能と電子署名サービスの役割を分けて設計します。

よくある質問（FAQ）

導入を検討する企業からよく寄せられる疑問に答えます。自社の申請件数や規程に当てはめて、ベンダーへの質問にも使ってください。

承認管理システムは何から始めればよいですか？

まず、申請種類や承認者、金額条件、例外を洗い出します。あわせて、添付書類と承認後の作業も確認します。

購買・契約・経費などから1〜3業務を選び、導入前の承認日数や滞留件数を測ります。

その後、クラウド、ローコード、パッケージ、スクラッチのどれが合うかを比べます。

承認管理システムの開発費用はいくらですか？

標準設定が中心のクラウド導入は、初期費用が0円〜100万円程度です。帳票移行や複数の連携を含むと、100万円〜500万円程度が目安です。

パッケージのカスタマイズは50万円〜500万円です。スクラッチは、小規模が100万円〜300万円、中規模が300万円〜1,000万円などの参考レンジです。

金額は、承認経路、権限、連携、テスト範囲によって変わります。そのうえで、税別か税込か、ライセンスや導入支援が含まれるかを分けて確認します。

承認管理システムがあれば電子署名や電子帳簿保存法にも対応できますか？

承認管理システムは、社内規程に沿った申請と決裁の記録を管理します。契約当事者の本人性や非改ざん性を担保する電子署名とは、役割が異なります。

電子帳簿保存法の要件は、対象書類と保存方法によって変わります。そのため、製品のオプションだけでは判断できません。

経理、法務、情報セキュリティの担当者と対象書類を確認し、必要に応じて電子署名や文書管理サービスと連携します。

組織変更や承認者の退職にどう対応しますか？

承認者を部門・役職・職務などの組織マスタから決めておくと、異動や改編時の修正を減らせます。

退職者の未処理申請は、上位者への自動引き継ぎ、管理者による振り替え、代理承認期間の設定のなかから、規程に合う方法を決めます。

変更後の経路は、テスト環境で確認してから本番に反映します。

まとめ

6フェーズによる小さな開始と改善の継続

承認管理システム開発は、申請から承認、証跡、承認後の処理までを見直す業務改善です。

6フェーズは、要件整理から定着まで順に進めます。さらに、関係部門と各段階の完了条件を確認すると、現場で使われる仕組みに近づきます。

月額ではなく総保有コストと効果による判断

投資判断では、総保有コストと導入前後の業務指標を並べて確認します。

• 3〜5年のTCO：初期設定、帳票移行、連携、教育、保守を含めます。全社員課金と解約時のデータ返却も加えます。
• 効果測定：承認日数、滞留件数、差し戻し率、紙・保管費、転記工数を導入前後で測ります。
• 継続改善：機能と運用ルールを見直すことで、投資効果を高めます。

申請業務を整理したうえで、製品選定から要件定義、開発、定着まで一貫して進める場合は、申請サンプルと承認規程をもとに、必要な支援の範囲を相談できます。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。