BtoBシステムの必要機能や標準機能の一覧について

BtoBシステムに必要な機能は、大きく四つに分けられます。前半は受発注・在庫の中核機能と商取引機能で、後半は承認と権限管理、基幹連携と非機能要件です。この記事は、BtoBシステムに求められる必要機能と標準機能を、発注企業の視点から体系的に整理した「機能特化」の解説です。

BtoBシステム全体の費用相場や進め方をまだ把握していない場合は、まずBtoBシステムの完全ガイドから読むことをおすすめします。

• 受注・在庫：注文の受付と在庫状況
• 取引先・掛売：顧客情報と請求条件
• 承認・権限：承認経路と利用範囲
• 連携・セキュリティ：外部システムとの安全な連携

▼全体ガイドの記事
・BtoBシステムの完全ガイド

・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。

受発注・在庫を支える中核機能

BtoBシステムの中核になるのは、受発注と在庫を扱う機能です。これらは、業種を問わず多くのBtoBシステムに共通する標準機能に近い領域ですが、企業間取引特有の要件が加わるため、BtoC向けのカート機能とは要件の深さが異なります。まずはこの中核機能を正しく押さえることが、機能要件を固める出発点になります。

受発注管理・注文履歴・再注文の標準機能

受発注管理は、BtoBシステムの中心となる機能です。得意先がシステム上で商品を選び、数量を指定して発注すると、その情報がそのまま受注データとして取り込まれます。この一連の流れを正確に処理できることが、すべての効率化の前提になります。

BtoBでは大量の品目をまとめて発注するため、CSVによる一括注文や、よく注文する商品の「お気に入り」「定番リスト」といった機能が標準的に求められます。一方で、1件ずつ手作業で選ぶBtoCとは、求められる操作性が根本的に異なります。

BtoBの取引は「前回と同じものを、同じ数量で」という反復発注が多いため、過去の注文履歴から数クリックで再注文できるかが、使い勝手を左右します。さらに、注文履歴を品目別・期間別に検索・出力できれば、得意先の購買管理にも役立ち、定着率も上がります。ただし、多くのBtoBシステムで標準機能になっていても、自社の発注パターンに合うかは要件定義で確かめる必要があります。

在庫管理・納期表示・出荷指示の機能

在庫管理は、受発注と並ぶ中核機能です。特に、得意先が発注する瞬間に、その商品の在庫と出荷できる時期が正しく表示されることが、売り越しや納期トラブルを防ぐうえで欠かせません。

実在庫とシステムの在庫がずれていると、「在庫あり」と表示して受注したのに欠品していた、という事態が起き、信頼を損ないます。そのため、在庫管理機能は、後述する基幹システム連携と密接に結びついています。

受注が確定すると倉庫に出荷指示が自動で出る仕組みがあれば、受注から出荷までの工程が途切れずにつながります。さらに、納期回答の自動化や、出荷状況のステータス表示（出荷準備中・出荷済み・配送中など）を得意先が確認できれば、「いつ届きますか」という問い合わせも減ります。在庫・納期・出荷の三つが連動して動くことが、中核機能としての完成度を決めます。

得意先別価格・掛売り・与信の商取引機能

BtoBシステムが一般的なBtoBサイトと決定的に異なるのは、「得意先ごとに価格が違う」「請求書による後払い（掛売り）が前提」「与信枠の管理が必要」という商取引の機能群です。

これらは、標準機能として備わっている製品もあれば、個別の作り込みが必要な場合もあります。そのため、BtoBシステムの費用がBtoCより高くなる主な要因にもなります。特に、ここをどう設計するかで、現場に使われるシステムになるかが決まります。

得意先別価格・数量割引の出し分け機能

BtoBでは、同じ商品でも得意先ランクや契約条件によって単価が異なるのが当たり前です。たとえば、A社には定価の8掛け、B社には7掛け、大口取引先には個別の特別価格といった複雑な価格体系を、システム上で正しく出し分ける必要があります。

標準的なBtoBシステムでは、得意先がログインすると、その得意先専用の価格表が自動で表示される機能を備えています。「誰が見ても同じ価格」のBtoCサイトでは、卸売・商社の商習慣は成立しません。さらに、一定数量以上の発注で単価が下がる数量割引（ボリュームディスカウント）も、商品ごと・得意先ごとに設定できることが、BtoBの価格戦略には欠かせません。

この出し分けを実現するには、得意先マスタと価格マスタを連携させ、ログインユーザーの属性に応じて表示価格を切り替えるロジックが必要です。大量の品目を抱える企業では、価格マスタの管理だけでも相応の作り込みが求められます。そのため、ここが機能要件のなかでも特に費用を左右する部分になります。

掛売り・与信枠・請求締めの決済機能

BtoBシステムでもう一つ大切なのは、掛売り（請求書払い）への対応です。掛売りでは、月末締め翌月払いといった請求サイクルで取引するのが一般的で、BtoCのクレジットカードによるその場決済とは仕組みが異なります。標準的なBtoBシステムでは、得意先ごとに与信枠を設定し、枠内であれば掛売りで発注できる機能を備えています。

与信枠を超える発注があった場合は、警告を出したり承認を求めたりする制御も、機能要件に含めるべき点です。また、請求締めの機能も欠かせません。月末や20日締めといった締め日ごとに、得意先別の取引明細を自動で集計し、請求金額を確定させる機能があれば、経理部門の締め作業を大幅に効率化できます。

掛売り・与信・請求締めの三つは互いに連動するため、要件定義の段階で「与信をどう管理し、どの締め日で、どう請求するか」を一体で設計することが重要です。これらの決済機能は、BtoBシステムを単なる注文受付ツールから、回収まで含む業務システムへ引き上げる中核要素です。

承認ワークフローと権限管理の機能

BtoBシステムでは、得意先企業にも社内ルールがある点を見落とせません。担当者が発注した後、その企業の上長の承認を経て初めて正式発注となる承認ワークフローや、誰がどの操作をできるかを制御する権限管理が、企業間取引では不可欠です。これらは内部統制やガバナンスの要請にも応えるため、導入の決め手になることも少なくありません。

多段階の承認フローとステータス管理

承認ワークフロー機能は、発注者と承認者の権限を分け、承認待ち・差し戻し・承認済みといったステータスを管理できる仕組みです。たとえば、得意先企業の購買部門では、一定金額以上の発注に上長承認が必要といった社内ルールが一般的です。これを再現できれば、得意先の内部統制に合致し、紙やメールでのやり取りが不要になります。

承認段階は、1段階だけでなく金額に応じて2段階・3段階と設定できることも、規模の大きい得意先を抱える場合には大切です。また、ステータス管理は承認フローだけでなく、注文全体のライフサイクルを把握する機能でもあります。

注文が今どの段階にあるか（承認待ち・受注確定・出荷準備・出荷済みなど）を、発注側も受注側も一目で把握できることが、問い合わせの削減と業務の円滑化につながります。承認とステータスの設計を曖昧にすると、「誰が承認すべきか分からない」「注文が宙に浮く」といった混乱が起きます。そのため、要件定義で得意先側の業務フローまで丁寧にヒアリングすることが欠かせません。

役割別の権限管理とアカウント設計

権限管理機能は、「誰が何をできるか」を役割ごとに制御する仕組みです。BtoBシステムでは、得意先企業ごとに複数の担当者アカウントを発行し、発注できる人、承認だけする人、閲覧だけの人といった役割を細かく分ける必要があります。

自社側でも、営業、経理、倉庫などの担当ごとに、見られる情報や操作できる範囲を分けると、情報漏洩や誤操作のリスクを下げられます。これらは内部統制の観点からも重要な非機能要件です。また、得意先が拠点や部署ごとにアカウントを分けたい、本社が全拠点の発注を一括で管理したいといった、複雑な要望が出ることもあります。

組織階層に対応したアカウント管理ができるかは、大手得意先を抱える場合に大きな差になります。権限管理は地味な機能ですが、ここがしっかりしているかどうかが、システムを安心して全社に展開できるかを左右します。そのため、要件定義では、得意先側と自社側の双方の組織構造を踏まえ、必要な権限の粒度を洗い出しておく必要があります。

基幹連携と非機能要件

BtoBシステムの機能を語るうえで、画面に見える機能と同じくらい重要なのが、基幹システムとの連携機能と、セキュリティやレスポンスなどの非機能要件です。目立ちにくいものの、これらはシステムの投資効果と安定稼働を根本から支える領域です。見落とすと、リリース後に深刻なトラブルや想定外のコストを招きます。

ERP・基幹システムとのデータ連携機能

基幹システム（ERP）との連携機能は、BtoBシステムの投資効果を大きく左右します。受けた注文を、在庫や受注、請求などの基幹業務へリアルタイムまたはバッチで連携できれば、二重入力やデータの不整合がなくなり、受発注から請求まで自動化されます。

連携の方式には、APIによるリアルタイム連携や、CSVファイルによるバッチ連携などがあり、自社の基幹システムが何に対応しているかで実装が変わります。そのため、連携機能は要件定義で特に丁寧に詰める必要があります。「どのデータを、どの方向に、どのタイミングで連携するか」を曖昧にしたまま開発に進むと、後から大きな手戻りが発生します。

たとえば、在庫はリアルタイム、受注は1時間ごと、マスタは日次といったように、データの性質ごとに連携の頻度や方式を設計する必要があります。基幹連携は実装の難度が高く費用もかさむため、本当にリアルタイムが必要なデータを見極めて優先順位をつけることが、コストと効果の釣り合いを取るうえで欠かせません。

セキュリティ・レスポンス・可用性の非機能要件

非機能要件は、画面に見える機能ではないものの、システムの品質を決定づけます。代表的なのがセキュリティで、BtoBシステムは得意先の価格情報や取引履歴といった機密性の高いデータを扱います。そのため、通信の暗号化、不正アクセス対策、ログイン認証の強化などが必須になります。

得意先別価格を別の得意先に見せてはいけないという情報の出し分けは、機能であると同時にセキュリティ要件でもあります。また、レスポンス（応答速度）と可用性（止まりにくさ）も重要な非機能要件です。大量の品目を扱うシステムで検索や一覧表示が遅いと、現場のストレスになり、利用が定着しません。

同時アクセスが集中するピーク時でも快適か、データ量が増えても性能が落ちないかを、要件として明示する必要があります。さらに、業務を止められないシステムでは、稼働率の目標やバックアップ体制、障害時の復旧時間をSLAとして契約前に定めておくことが欠かせません。機能の充実度だけでなく、非機能要件まで含めて検討することが、長く使えるBtoBシステムの条件です。

まとめ

BtoBシステムの機能は、四つの層で整理できます。前半は受発注・在庫の中核機能と商取引機能で、後半は承認と権限管理、基幹連携と非機能要件です。中核機能は標準機能に近い領域です。

一方で、得意先別価格の出し分けや掛売り・与信、得意先側の承認フローへの対応は、企業間取引特有で個別の作り込みが必要になりやすく、ここがBtoBシステムの費用を左右します。

基幹連携と非機能要件は、目立ちにくいものの、投資効果と安定稼働を根本から支える領域です。機能要件を固めるときに大切なのは、「標準機能でどこまで賄え、どこからが自社固有の作り込みか」を切り分けることです。すべてを作り込もうとすれば費用は青天井になりますが、自社の業務の核心部分に絞って作り込めば、投資対効果の高いシステムになります。

本記事の機能の整理を、自社の要件定義のチェックリストとして活用してください。riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発の立場から、標準機能と個別開発の最適なバランスを見極め、現場に定着する機能設計を支援します。全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。

▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック

会社紹介