設備工事業向け作業員管理システムは、要件を整理し、委託先を選び、現場で検証してから段階的に広げる順で発注すると、実務に合う運用につながりやすくなります。
発注形態、契約、費用、委託先、導入の各段階で決めることを、現場の実務に沿って順に並べます。
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設備工事業向け作業員管理システムの発注・外注の全体像
「作業員管理システムを作ってほしい」とだけ伝えると、提案は機能一覧の比較になりがちです。
発注者が先に決めたいのは、どの現場のどの作業を誰が管理し、どの帳票まで扱うかです。さらに、現場と事務所の情報を同じ定義でつなぐことは、画面数より重要です。
現場と人員を結ぶ仕組みという位置づけ
紙やExcel、電話やチャットに情報が分かれていると、二重手配や期限の見落としが起こります。そのため、現場と人員を結ぶ仕組みでは、人の情報から現場の記録までを一つにつなぎます。
- 人員：作業員、所属会社、職種、職長区分
- 資格・現場：保有資格、教育履歴、現場、工種、作業日
- 配置・実績：配置、入退場、作業実績
- 関連記録：日報、写真、測定値、是正事項、安全書類、現場別の人工
- 電気工事の例：電気工事士や施工管理技士の資格期限で配置候補を絞り、作業実績を日報や安全書類へ再利用できる状態が理想
発注前の関係者とデータの流れ
発注担当者だけで要件をまとめると、現場で入力されないシステムになりがちです。そこで、発注前に関係者と役割を洗い出します。
- 現場責任者・職長：配置、入退場、日報、写真の操作性
- 作業員・総務・安全担当：入力時間、通信環境、資格、教育、社会保険、安全書類
- 経理・協力会社：人工、原価、請求との連携、招待方法、権限、費用負担、元請への提出範囲
- データ管理：入力、承認、修正、契約終了後の保管を担う人
- 情報管理：個人情報、資格証、在留情報、入退場履歴の最小権限、監査ログ、バックアップ、退職・契約終了時のアカウント停止
発注のゴールとKPI
発注先を選ぶ前に、導入後の効果を測る指標を決めておきます。入力の手間、人の配置、現場の運用の三つの面から、数える対象を具体的に定めます。
- 入力・作成：日報の翌日入力率と作成時間
- 配置・資格：資格期限切れと同日重複配置の件数
- 現場運用：協力会社の提出遅延と現場別の残業兆候
目標は現状に合わせて「入力率80%以上」「日報作成時間50%削減」のように設定します。導入前後で比べられる形にしておくと、開発後の評価がぶれません。
建設業では、2024年4月から時間外労働の上限規制が適用されています（出典: 厚生労働省「建設業・ドライバー・医師等の時間外労働の上限規制」、2026年確認）。そこで、勤怠データは保存するだけでなく、現場別・作業員別の残業兆候を把握し、配置や工程の見直しに使います。ただし、安全や労務の判断はシステムで自動確定させず、責任者が確認して対応します。
発注形態の選択肢：SaaS・ローコード・スクラッチ
発注形態は、既製クラウド、ローコード、受託開発の三つに大きく分けられます。
写真、図面、工程、報告はクラウドが候補になります。資格、配置、独自帳票はローコードが、複雑な基幹連携は受託開発が候補になります。
複数の方式を組み合わせることもできます。そのため、全機能を一社・一方式で満たそうとせず、標準機能と独自要件を分けて考えます。
SaaS・パッケージ：標準業務を短期間で始める場合
建設業向けSaaSは、複数の現場に共通する業務を早く始めたいときの候補になります。選定時は、次の点を確認します。
- 共通業務：施工写真、図面、工程、チャット、報告に対応するか
- 導入後：初期開発を抑え、更新やサポートを受けやすいか
- 標準機能：資格台帳、独自配員、元請別帳票を扱えるか
デモでは、設備工事の一日を再現し、朝の配置確認から作業後の日報提出までを試します。
Photoructionは初期費用0円で、月額は利用者数に応じて決まります。ただし、カスタマイズやオプションは別料金です（出典：Photoruction「料金プラン」、2026年確認）。また、データ容量で料金が増えないプランも案内されており、写真や図面を多く扱う場合は比較の材料になります。
人員管理や資格期限を、標準機能でどこまで扱えるかは契約前に確認します。標準機能が中心であれば1〜3か月程度で始めやすい一方、資格台帳、独自帳票、API連携、協力会社の権限追加は別見積もりになりやすいです。
ローコード：独自帳票と段階導入の両立
ローコード基盤は、作業員管理を自社の業務に合わせて試しながら、段階的に広げたい場合の候補になります。選ぶ前には、業務をどこまで組み立てられるか、社内で画面や項目を変えられるか、一つの工種や現場から試せるかの三点を確かめます。
- 対象業務：台帳、資格期限、配置表、日報、承認フローを組み立てられるか
- 社内変更：画面や項目を社内で調整しやすい
- 導入範囲：一つの工種や現場から試して広げられる
電波の弱い場所でのオフライン入力、写真の大量保存、CCUS連携、給与・会計との複雑な連携には、追加開発や別サービスが必要になる場合があります。
kintoneのスタンダードコースは、2026年確認時点で1ユーザーあたり月額1,800円、年額21,600円の税抜価格です。最小契約は10ユーザーで、30人の場合の基盤ライセンスは月額5万4,000円相当です（出典：サイボウズ「kintone料金」、2026年確認）。
アプリ構築、プラグイン、ゲスト、連携、教育費は別途考えます。ただし、このライセンス金額を、作業員管理システム全体の完成費用と混同しないでください。
スクラッチ開発：独自ルールが競争力になる場合
独自要件が業務の中核にあり、SaaSやローコードでは解決できない場合に検討します。その際は、独自要件の中身、負うべき責任、社内の体制、導入の進め方、効果の見極めの五つを押さえます。
- 独自要件：協力会社を含む配員、工種別資格判定、測定試験、点検・修繕履歴、独自原価計算、ERP連携
- 発注者の責任：自由度は高いものの、要件定義、設計、テスト、移行、保守を長期にわたって管理する必要があります
- 社内体制：開発会社に丸投げせず、業務オーナーと意思決定者を置く
- 段階導入：全社統合は機能と関係者が増えて納期・費用が読みにくいため、台帳、資格期限、配置、日報のMVPを1〜2現場で試します
- 効果確認：入力率や配置ミスの変化を見て、入退場、CCUS、原価、竣工図書などを追加します
RFPと要件整理：設備工事の一日の流れ
RFPは、発注の前提、業務課題、対象範囲を示す文書です。そのうえで、品質、納期、見積条件をそろえ、各社の提案を比べます。
帳票やExcelだけでなく、入力、承認、元請や協力会社への提出まで業務シナリオで示します。
採用から竣工・保全までの現状業務
見積もりと仕様解釈をそろえるには、ルールを具体的に書く必要があります。「簡単に入力」「リアルタイムに確認」といった表現だけでは、各社の前提が異なり、比較できません。現状業務は、次の四つの観点で整理します。
- 業務の順序：採用・協力会社登録、資格確認、受注・工程、配員、入退場、日報、安全書類、請求、竣工・保全の順に並べる
- 設備工事のデータ：機器番号、系統、測定値、試運転結果、図面、写真、是正履歴が作業員と結び付く場合もある
- 共通キー：別システムで管理する場合も、作業員ID、会社ID、現場ID、工種、作業日などの共通キーを決める
- 判断ルール：資格保有者だけを配置候補にする、同日重複を防ぐ、未提出日報を責任者へ知らせる
必須・希望・将来要件の優先順位
要件は優先度によって、必須、希望、将来拡張の三つに分けます。そのうえで、初回開発に含める機能と後から追加する機能を区別します。
- 必須：作業員台帳、資格・教育の期限通知、現場別配置
- 必須：スマートフォン日報、協力会社の権限、安全書類の出力
- 希望：導入目的に照らして、初回開発に入れるかどうかを決める
- 将来拡張：給与・会計連携、AI日報要約、測定機器の自動取込
- 将来拡張：保全履歴
非機能要件には、地下や機械室でのオフライン、同期失敗時の再送、表示速度を記載します。端末やバックアップ、稼働時間も含め、障害時の連絡体制まで書いておきます。
外国人作業員がいる場合は、多言語表示や写真中心のUIを確認します。また、外部連携は、APIの有無だけでなく、対象項目と更新頻度を明記します。さらに、再処理、利用料、契約終了時のデータ返却も書いておきます。
CCUSとセキュリティの役割と責任
CCUSは、建設技能者の資格や現場の就業履歴を業界横断で登録・蓄積し、技能や経験に応じた処遇につなげます（出典：国土交通省「建設キャリアアップシステムの概要」、2026年確認）。一方で、自社システムがCCUSそのものになるわけではありません。
発注前に、次の四つを決めておきます。
- CCUSの役割：自社システムとの役割分担を決める
- 入場記録：「建レコ」のカードリーダーか認定API連携を使い、元請の方式に合わせる
- セキュリティ：通信時・保存時の暗号化、多要素認証、端末・IP制限、最小権限、監査ログ、バックアップ
- 契約条件：復旧目標、保管場所、再委託先、ログ期間、返却形式、消去証明
協力会社には、必要な現場だけを見せ、他社の作業員情報や契約情報は表示しない権限設計にします。あわせて、脆弱性への対応も確認します。
契約形態の選び方：要件の確実さと変更量
外注では、請負、準委任、SaaS利用契約を単独で使うか、組み合わせて使います。要件を固定できるか、現場検証で変更が出るか、成果物を納品物として受け取るかで選びます。
契約書の名称だけで判断せず、責任範囲と検収条件を具体化します。
請負契約：成果物と検収条件を固定できる範囲
請負契約では、受託者が合意した成果物を完成させ、発注者が検収します。そこで、納品物と検収で確認する内容を、次のように整理します。
- 納品物：画面、帳票、API、データ移行、操作マニュアル、テスト結果
- 検収基準：資格通知、現場別閲覧、指定帳票の出力など確認可能な条件
要件が固まる前に一括請負とすると、変更のたびに追加費用や納期調整が起きやすくなります。このほか、要件定義や小規模PoCを別契約にする方法もあります。
契約前には、瑕疵対応期間と再委託条件を確認します。知的財産権や第三者ライセンスの扱いも、あわせて見ておきます。
準委任契約：伴走しながら要件を磨く場合
準委任契約は、一定期間の業務遂行や専門支援に対して報酬を支払う契約です。検証と変更を繰り返す仕事に向くため、契約内容を具体化しておきます。準委任では、次の四つを決めておきます。
- 対象業務：現場ヒアリング、業務分析、画面設計、プロトタイプ、アジャイル開発、運用改善
- 契約で定める点：月ごとの作業範囲、稼働時間、会議体、判断者
- 成果管理：成果物の形式、進捗報告、品質確認の方法
- 発注者の役割：優先順位を決め、意思決定を遅らせない責任者を置く
職長や協力会社の意見を聞かないと入力項目が決まらない場合は、要件定義とパイロット運用を準委任で進める方法があります。準委任であっても、成果物に関する責任が不要になるわけではありません。
そのため、契約書や個別仕様書で認識をそろえておきます。発注者の意思決定が遅れると、期間だけが延びてしまいます。
SaaS契約の利用条件とデータの扱い
SaaSでは、次の四つをまとめて確認します。
- 契約条件：利用規約、サービスレベル、料金改定、最低期間、ユーザー追加、容量、API
- 費用と支援：ゲスト利用、サポート、障害時の補償、利用者・現場・オプション等の料金
- 返却データ：台帳、資格履歴、入退場、日報、写真、測定値、安全書類
- 終了時の条件：返却形式、画像・PDFのメタデータ、費用、消去証明
教育やデータ移行も含めて総額を試算します。また、現場の作業員全員を課金対象にするのか、事務所だけを有料にして協力会社をゲストにするのかを確認します。
特に、契約終了後にサービスを乗り換えられない状態は、月額料金以上の経営リスクになります。
設備工事業向け作業員管理システムの費用相場と期間
設備工事業向けの公開見積統計は確認できていません。そのため、以下は一般的な業務システムと、公開料金のある類似クラウドを基にした企画初期の概算です。
この数字は、要件の規模をつかむためのレンジで、設備工事会社への確定見積としては扱えません。金額は、工種、現場数、作業員数、協力会社数で大きく変わります。オフライン、帳票、API、データ移行、教育の有無でも、金額は変わります。
方式別の初期費用と月額のレンジ
方式別の概算は次のとおりです。いずれも、要件の範囲や利用条件によって変わります。
- SaaS：初期設定費に加え、一般的な業務SaaSは月額10万円〜100万円程度
- ローコード：基盤は1ユーザーあたり月額1,800円〜3,000円程度。初期開発は数十万円から数百万円の例
- スクラッチ試作：PoC・一工程は50万円〜300万円程度、パイロット本番は300万円〜1,500万円程度
- スクラッチ統合：全社は300万円〜2,000万円が下限目安。複数拠点・原価・保全を含むと1,500万円〜5,000万円程度の場合があります
ローコードでは、アプリ構築、プラグイン、連携、教育、保守の費用も発生します。複雑な連携や全社展開では、さらに費用が増えます。
公開料金のあるサービスも、ユーザー数やオプションで金額が変わります。そのため、最小プランだけで判断しないでください。
いずれの金額も、リサーチノートに基づく類似業務システムの概算です。対象システム専用の統計ではありません。
見積もりの範囲：開発費と三年総額
三年総額を把握するには、初期開発に加えて、継続利用や利用拡大で発生する費目も見積もる必要があります。費目は、次の三つに分けて見ます。
- 開発・導入：要件定義、設計、開発、テスト、移行、連携、インフラ、教育、導入支援
- 利用・運用：保守、端末、通信、電子帳票、SMSやメール通知、API、ストレージ
- 追加費用：ユーザー追加、協力会社アカウント、サポート時間
初年度だけでなく、利用者数や現場数が増えた場合の2年目と3年目も比べます。
たとえば、社内30人に協力会社100人が参加し、写真を無制限保管してAPIと月次支援を付けるケースがあります。こうした場合は、単純な1ユーザー単価では比べられません。
現場を1〜2か所に限って台帳と資格期限を先行する場合は、全社分を一括で見積もらず、検証費用と本番拡張費用を分けると判断しやすくなります。
要件定義から現場定着までの期間
標準SaaSの設定から全社統合まで、期間は方式や導入範囲で変わります。
- SaaS：標準設定・教育は1〜3か月、カスタマイズやAPI連携は2〜6か月
- 開発：PoCは3〜6か月、パイロット本番は4〜12か月程度
- 全社統合・複数拠点：全体で1〜2年、横展開まで13〜36か月かかる場合もある
これらは機能の開発期間です。協力会社への説明、マスタ整備、端末配布、現場教育、運用改善まで含めるかで、全体の長さが変わります。
見積依頼では、納品日だけでなく、要件定義完了、プロトタイプ確認、パイロット開始、検収、全社展開の節目も示します。そのうえで、繁忙期を避けて、現場で2〜3か月運用できる余裕を確保します。
委託先の選定と見積比較：現場への適合性
委託先は、導入社数や機能数だけでなく、設備工事と協力会社の運用を理解し、現場の入力を支援できるかで選びます。
完成品ベンダー、ローコード支援会社、受託開発会社は、それぞれ得意な領域が異なります。そのため、同じRFPで提案を比べます。
設備工事の事例：業種名と業務範囲
「建設業の導入実績」があるだけでは、十分な判断材料になりません。確認したいのは、どの工種で、どの業務まで使われたかです。工種は、電気、空調・衛生、消防が対象です。給排水、通信、プラントも含まれます。
業務は、台帳、配置、協力会社、検査、測定まで使われたかを見ます。さらに、写真や日報の使われ方も確かめます。可能なら、同規模の会社に、入力率、導入期間、追加費用、サポート、元請への帳票対応を聞きます。
完成品では標準機能とカスタマイズの範囲を、受託開発では要件定義後の保守担当を確認します。地下、屋上、機械室、手袋着用、電波切断を想定した操作デモを依頼します。特に、現場で3タップ程度で入力できるか、写真や測定値を後から探せるかは、定着の分かれ目です。
同じ前提にそろえた見積書の比較
複数社に提示する条件と、見積書の内訳を、そろえておきます。
- 提示条件：ユーザー、現場、協力会社、データ量、端末、連携先、導入時期、保守期間
- 費用内訳：要件定義、設計、開発、ライセンス、API、移行、テスト、教育、保守、交通費
- 変更条件：追加変更の単価と「一式」に含まれる作業
「一式」の項目については、含まれる作業と別料金の範囲を質問します。価格だけでなく、標準機能の適合度、カスタマイズ量、納期、サポート、現場教育、将来の変更費用も比べます。
協力会社アカウント、資格証画像、オフライン入力が別料金の場合、安く見える提案でも総額が高くなることがあります。逆に、帳票、移行、教育、運用レポートが含まれる提案は、初期費用だけで評価できません。
定着支援と契約後の運用体制
現場の作業員や協力会社が入力しなければ、システムは台帳の閲覧用にとどまります。選定時には、次の五つを見ます。
- 現場支援：説明会、操作マニュアル、問い合わせ窓口、利用状況確認、低入力率の現場支援、管理者の権限設定支援
- KPIの確認：導入直後だけでなく、1か月後、3か月後、6か月後に振り返る会議を設ける
- 発注者側の体制：作業員マスタ、資格・安全、現場の担当者と意思決定者を置く
- 役割分担：委託先と自社の担当範囲を明確にし、追加要望に優先順位を付ける
- AIの利用：日報要約や写真分類から始め、人員配置、安全、契約の判断は自動確定しない
発注後のパイロット導入から全社展開まで
発注後は、要件定義、プロトタイプ、パイロット、検証、改善、全社展開の順に進めます。
受入テストは、会議室だけで終えず、現場の通信、端末、協力会社、提出帳票まで実地で確認します。
1〜2現場のパイロットによる入力と効果の検証
パイロットでは、導入前の紙やExcelの作業と比べながら効果を確かめます。その際は、参加する人、運用する範囲、想定する条件、数える指標、直す箇所の五つを押さえます。
- 現場・参加者：代表的な業務と課題を含む現場を選び、職長、協力会社、事務、総務、安全担当に参加してもらう
- 運用範囲：台帳、資格期限、配置、日報、写真、安全書類の最小範囲を運用する
- 想定条件：電波の弱い場所、外国人・応援作業員、元請の書式なども含める
- 記録する指標：入力完了率、1件あたりの入力時間、日報提出時刻、資格通知、配置重複、転記時間、問い合わせ件数
- 見直す点：効果が出なければ、機能追加より入力項目、画面順、教育方法、権限を先に見直す
マスタと権限の整備から横展開まで
氏名、会社名、資格名、更新日、現場コードの表記が部署で異なると、検索や通知に影響します。そのため、全社展開の前に、次の五つを整えておきます。
- マスタ：全社展開前に作業員、会社、現場、工種、資格、教育、帳票を整える
- 協力会社アカウント：所属会社、担当現場、閲覧可能な作業員、提出可能な帳票、契約期間をひも付け、契約終了時に停止する
- データ移行：Excelをそのまま移さず、重複・期限切れ情報を整理する
- 移行条件：移行期間、欠損データ、原本保管、移行後の照合方法を決める
- 担当者教育：複数名が登録、資格更新、権限変更、バックアップ確認を行えるようにする
効果の確認後に広げる入退場・原価・保全
追加機能を決める際は、現場での運用と連携時の担当を整理します。そのうえで、どの機能をいつ加えるかを、五つの観点から判断します。
- 追加機能：台帳、資格、配置、日報の定着後に、入退場、勤怠、原価、請求、CCUS、測定試験、点検・保全を加える
- CCUS連携：出退場と就業履歴の定義を確認し、元請指定の入場デバイスや認定API連携と役割を分ける
- 連携の確認：登録担当者とエラー時の再送を試験する
- 拡張判断：現場数や要望数でなく、KPIと業務優先度で決める
- 段階発注：資格期限切れがなくなってから教育履歴を、日報転記が減ってから原価連携を加える。契約変更や予算調整がしやすく、現場負担も抑えられる
よくある質問
設備工事会社が発注前に検討する、料金、協力会社、CCUS、通信、既存システム連携について答えます。
小規模な設備工事会社でも作業員管理システムを外注する価値はありますか？
あります。小規模の会社では、社長や事務の担当者に資格、配置、日報、協力会社の情報が集中しやすいため、台帳、資格期限、配置、日報に絞って導入すると有効です。
大規模な開発から始めず、ローコードや標準SaaSを1〜2現場で試して、効果を確認してから広げます。
協力会社や応援作業員も同じシステムに入力できますか？
できますが、招待方法、権限、料金、入力範囲は、契約前に確認しておきます。協力会社には、担当現場と自社の作業員だけを見せ、他社の情報や社内原価は見せない設計にします。
ゲスト料金、契約終了時の停止、スマートフォン利用、元請の安全書類出力は、実際の関係会社を含むデモで確かめます。
作業員管理システムとCCUSは連携できますか？
連携できる場合もありますが、認定状況、API、元請の運用、入退場デバイスによって条件が異なります。国土交通省は、就業履歴の登録に「建レコ」のカードリーダーか、認定API連携システムを案内しています。
自社システムの出退場記録を就業履歴として扱えるかどうか、登録責任者やエラー時の再処理をRFPで確認します。
電波が弱い現場でも作業員管理システムを使えますか？
オフライン入力に対応したシステムや端末であれば使えますが、対応範囲は製品ごとに異なります。確認したいのは、地下、屋上、機械室で入力した日報、写真、測定値を一時保存し、通信が回復してから同期できるかです。
複数の人が同じデータを編集した場合に、競合が起きないかも確かめます。ただし、通信断を想定した実機テストをしないと、現場で紙に戻る可能性があります。
費用相場を比較するときに一番注意することは何ですか？
初期費用や月額単価だけでなく、3年総額と業務効果を同じ条件で比べます。ユーザー、現場、協力会社、容量、API、端末の条件もそろえます。そのうえで、移行、教育、保守、追加変更の扱いと、標準機能と別料金の区分を見積書で確認します。
公開料金や一般的な業務システムのレンジは、企画初期の目安です。自社の工種、現場数、要件に反映した確定金額ではありません。
まとめ
作業員台帳を起点に、資格、職長、協力会社、現場の情報を整理します。そのうえで、入退場、日報、安全書類、原価までのデータの流れを見ます。
SaaS、ローコード、スクラッチは、標準業務、独自帳票、独自ルール、基幹連携の必要性によって使い分けます。
発注前のRFPと比較条件
採用から竣工・保全まで業務を分解し、必須・希望・将来要件をRFPにまとめます。そのうえで、協力会社の権限、オフライン、CCUS、セキュリティ、データ返却、検収条件を明記します。
複数社の提案は、同じ前提で比べます。料金は、初期費用、月額、追加開発、教育、保守を含む3年総額のレンジで判断します。
最初は小さく導入し、KPIを見て拡張する進め方
委託先を決めたら、1〜2現場で入力率、日報作成時間、資格期限切れ、配置重複、協力会社の提出状況を測ります。効果を確認してから、入退場、原価、CCUS、測定試験、点検・保全へ広げます。
現場の利用者の声を要件と運用に戻しながら進めると、設備工事の実態に合ったシステムが定着しやすくなります。
▼全体ガイドの記事
・設備工事業向け作業員管理システム開発の完全ガイド
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。