保育料管理システムの費用は、導入形態、施設規模、料金計算や連携の範囲によって、初期0円から5,000万円超まで変わります。金額を比べるときは、導入形態ごとの相場を分けて見るのが出発点になります。
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保育料管理システムの費用相場
費用は、クラウド、パッケージ設定・連携、独自開発のどれを選ぶかで大きく異なります。
特定の価格は決めず、対象施設数と業務範囲をそろえて比べます。
クラウド型・SaaSの費用の目安
公開されている価格の例は次のとおりです。ただし、基本料金だけでは総額が分からないため、追加費用と分けて比べます。
- WEL-KIDS：初期費用0円、月額5,500円（税込）から利用できます（出典: 株式会社ウェルキッズ公式料金案内、2026年確認）。
- コドモン：定員30名までは3,300円、31〜60名は5,500円、61〜100名は8,800円（税込）です。
- ルクミー請求管理：月額5,000円（税抜）からという公開情報があります。
コドモンの請求管理や登降園などのオプション、端末、決済手数料は、別途確認が必要です（出典: 株式会社コドモン公式料金ページ、2026年確認）。
クラウド型は初期費用を抑えて始めやすい選択肢です。ただし、基本料金は、園児情報の初期登録や移行、端末、研修を含む年間総額とは異なります。口座振替や保護者アプリも含めた額で、総額を比べます。
1園で請求と登降園から始める場合は、システム月額5,000〜3万円程度を比較の入り口にします。そのうえで、初年度だけの費用と毎月発生する費用を分けて確認します。
パッケージ設定・連携開発の費用の目安
既存サービスの設定や連携を中心にする場合は、費用と期間だけでなく、追加する内容と作業範囲をそろえて比べます。
- 費用と期間：初期50万〜300万円程度、1〜3か月程度です。
- 追加する内容：料金マスタ、請求書様式、CSV連携、口座振替データなどです。
- 作業範囲：標準機能の設定、帳票追加、マスタ登録、データ整形、会計・決済とのファイル連携です。
これは保育料管理に限った公開統計ではなく、一般的な業務システムの工程比率と公開サービスの機能範囲から整理した目安です。
料金マスタで変更できる範囲を広げておくと、制度改正や年度更新のたびに開発会社へ依頼する費用を抑えやすくなります。
スクラッチ開発の費用は300万〜5,000万円超までの幅
1園の基本機能から自治体連携まで、開発範囲が広がるほど費用と期間も変わります。
- 1園向け：園児台帳、登降園、保育料・延長料金計算、請求、入金管理で300万〜800万円程度、3〜6か月です。
- 複数園の法人本部向け：会計、給付費、自治体提出、権限、監査ログまで含めると800万〜2,000万円程度で、期間は6〜12か月です。
- 自治体・大規模法人向け：複数制度、外部API、データ移行、冗長化、長期運用まで含むと2,000万〜5,000万円超、12〜18か月程度となる場合があります。
上記の金額は、公的な平均額ではなく、業務システムの一般的な工数と推定条件に基づくレンジです。
見積もりでは、画面数だけでなく料金計算ルールや連携先を見ます。
移行データ、テストケース、保守範囲も並べて確認します。
GovTech東京の2024年度契約では、保活情報連携基盤との改修がコドモン2,420万円、ルクミー2,997万5,000円でした（出典: 一般社団法人GovTech東京「統合年次報告2025」、2025年公表）。
この契約額は単一園SaaSではなく、自治体基盤の連携改修の参考値です。
保育料管理システムの費用内訳
見積書は、総額だけでなく、工程と機能ごとの費用配分を確認して読みます。費用を左右することがあるのは、現行業務の整理と例外ルールの合意です。そのほか、移行、受入テスト、導入後の制度対応も、費用に関わることがあります。
要件定義・料金ルール整理の費用
請求ルールと承認の前提をそろえるため、要件定義では次の3点を決めます。
- 情報と承認：園児台帳・保護者情報との紐づけ、請求根拠にする登降園データ、締め処理の承認者。
- 料金区分：月極、延長、一時預かりなどを、固定料金と実績連動に分類。預かり保育や給食費、教材費、行事費、用品販売も対象です。
- 例外条件：減免、兄弟割引、日割り、欠席の扱いです。退園、長期休暇、返金、繰越も対象です。
Excelや紙帳票を集めずに始めると、家庭別・自治体別の例外要望が増え、追加の工数や再テストの費用につながります。そのため、初期費用を抑えたいなら、料金ルールと例外を先に一覧にしておきます。
画面・計算・帳票・テストの開発費
見積もりでは、機能名を自園の業務に置き換えて対象範囲を確かめます。
- 管理と計算：園児・保護者・兄弟姉妹・認定区分、料金マスタ、登降園実績の取込、保育料計算。
- 請求と入金：請求書、領収書、入金消込、未収一覧。
- 通知と決済：保護者通知、口座振替、カード・コンビニの外部仕様確認、エラー処理、再請求、返金設計。
たとえば「請求機能」という項目では、兄弟まとめ請求、締め後の修正、領収書の再発行、自動消込まで含むかが分かりません。
各機能を「入力」「計算」「承認」「出力」「修正履歴」の観点で確かめると、抜けを見つけやすくなります。
データ移行・端末・決済の初期費用
初期費用は、移行作業、機器、決済条件に分けて見積もります。
- データ整備：名寄せ、重複削除、住所・保護者情報の形式統一、在籍・退園履歴の確認。
- 既存データ取込：項目名、コード体系、締め日の差を調整します。
- 機器：タブレット、ICカードリーダー、QR端末、プリンター、ネットワーク、バックアップ環境。
- 決済：口座振替の登録・変更、不能時の再請求、手数料負担者、入金結果の取込方法。
移行対象を直近年度にするか過去の請求履歴まで含めるかで工数が変わります。そのため、移行の期間と件数は、見積書に明記してもらいます。
機器や通信・バックアップ環境には、システム料金と別に費用がかかる場合があります。
コドモンは口座振替代行を1件96円（税込）と案内しています。
手数料はサービスや契約条件で異なるため、件数を掛けた年間額で比べます。
運用保守・制度改正対応の費用
保育料管理システムは、公開したら終わりではありません。
保守費用は契約範囲で変わるため、目安と対応内容を確かめます。
- 変更対応：料金改定、認定区分、無償化・預かり保育、自治体帳票、決済仕様。
- 保守の目安：一般的な業務システムでは年間で初期費用の15〜20％程度です。
- 契約範囲：障害対応、問い合わせ、バックアップと監視、セキュリティ更新、軽微な変更、制度改正の調査・設定変更。
制度改正や帳票変更が都度見積もりになる場合は、年度末に費用が集中する可能性があります。
リサーチノートの目安は、保育料管理に限った統計ではなく、契約範囲で変わる参考値です。そのうえで、定額保守と個別開発の境界を契約書に残しておくと、予算を組み立てる材料になります。
料金体系と総額の比較方法
料金体系には、定員・園児数に応じる従量課金、機能ごとの月額課金、法人単位の一括課金があります。
開発費と保守費を分けて契約する請負型もあります。比べるときは、同じ業務範囲を3年間使う場合のTCO（総保有コスト）で並べます。
月額料金は機能・定員・決済件数で分けた内訳
月額料金は、含まれる機能、課金単位、決済費用の3つに分けて比べます。
- 対象機能：園児台帳、登降園、計算、請求書。入金消込、保護者通知、口座振替も含まれるかを見ます。
- 課金単位：施設数、園児数、職員数、端末数、複数園の別テナント料金。
- 決済費用：口座振替、カード・コンビニの支払い・返金・振込手数料、入金サイクル、負担者。
口座振替を毎月200件使う場合は、1件あたりの差が年間額に響きます。そのため、費用を園と保護者のどちらが負担するかを、運用ルールに定めておきます。
初期費用の範囲（登録・移行・研修）
初期費用は、内訳と見積もり条件を合わせて示してもらいます。
- 導入作業：アカウント、料金マスタ、園児登録、過去データ移行。帳票、決済申込、端末設置、研修も含まれます。
- 施設情報：園児数、保護者数、兄弟世帯数、過去データの年度数。
- 作業量：帳票の種類、端末台数、職員研修の回数。
初期設定が無料でも、園側がデータ整形と登録を担うなら職員の作業時間が実質的な導入コストです。
開園前は既存データが少ない一方、複数園を同時開設するとマスタと権限設計が増えます。
乗り換えでは、移行できる項目とできない項目を一覧にします。
3年TCOによる比較
方式ごとの費用項目をそろえたうえで、次の式を使って3年分を比べます。
- クラウド：初期・月額費用、端末、通信、決済を見ます。追加機能、移行、研修、保守も含みます。
- 独自開発：開発費、サーバー、監視、保守、制度改正を見ます。追加開発、障害対応、担当者の運用時間も対象になります。
- 3年TCO：初期費用＋月額費用×36か月＋決済・端末・移行・研修・保守費用。
月額が安くても、追加帳票、決済連携、毎年のデータ出力が有料なら、3年後の総額は高くなる可能性があります。一方で、独自開発により複数園の共通業務や紙・Excelの二重入力を減らせる場合もあります。
判断の指標には、削減したい作業時間とミスの発生件数も加えます。
保育料管理システムの費用が変動する要因
認可保育所、企業主導型、認定こども園では、計算対象と帳票が異なります。幼稚園や認可外施設でも、計算対象と帳票が異なります。
費用を抑えるには、必要なルールを先に固めておき、将来拡張する部分を別に分けて見積もります。
施設種別と制度対応
施設種別によって必要な計算ルールが異なり、費用にも影響します。
- 保育園：標準・短時間、延長保育、欠席・退園の日割りで論点が出やすいです。
- 幼稚園：教育時間、預かり保育、私学助成、園独自の教材費で論点が出やすくなります。
- 認定こども園：教育・保育区分と預かり保育を組み合わせる場合があり、単一の料金画面では対応しにくいことがあります。
無償化の資料では、3〜5歳の利用料、0〜2歳の非課税世帯、預かり保育の上限が示されています。食材料費などの対象外費用も、資料に整理されています（出典: こども家庭庁「幼児教育・保育の無償化について」、2026年確認）。
利用料がゼロでも、給食費や教材費などの実費請求が残ることがあります。制度対象と対象外を明細で分けると、設計・テスト費用は増えますが、誤請求の防止につながります。
兄弟・減免・延長・スポットの例外
定額請求なら料金マスタと請求書で対応できますが、例外が増えるほど計算が複雑になります。
- 兄弟条件：在籍園が異なる場合や、上の子の割引率が変わる場合。
- 利用実績：利用時間超過の延長料や、月末合算のスポット利用。
- 欠席と返金：欠席日数に応じた払い戻しがある場合。
例外を個別に開発すると、制度変更のたびに開発が必要になります。一方で、料金マスタで適用期間、対象施設・区分、優先順位、上限額、確認者を設定できれば、運用費を抑えやすくなります。
自由度の高いマスタ画面には、権限管理とテストが必要になるため、初期費用とのバランスを取ります。
登降園・会計・自治体との連携
連携先ごとに、必要な設計と運用を確かめます。
- 登降園：打刻取込、未打刻、修正申請、承認済みデータの固定、締め後の訂正。
- 会計：勘定科目、補助科目、税区分、入金日、未収金の扱い。
- 自治体：データ項目、提出頻度、認証、検証ルール、仕様変更への追従。
CSVを月1回で連携するか、APIで随時連携するかによっても、費用と障害対応の設計が変わります。
保活情報連携基盤への改修では、2,000万円を超える契約もあります。GovTech東京の2024年度契約では、コドモンが2,420万円、ルクミーが2,997万5,000円でした（出典: 一般社団法人GovTech東京「統合年次報告2025」、2025年公表）。単一園の料金管理と、自治体を含む基盤連携は、同じ相場では考えられません。
個人情報保護と可用性の要件
園児や保護者、家族に関する情報を扱うため、必要な管理策も見積もりに含めます。扱う情報には、住所や健康、決済情報も含まれます。
- アクセス管理：職員、園長、本部、自治体、保護者ごとの権限。二要素認証と操作ログも含みます。
- データ保護：通信・保存データの暗号化、退職者アカウント停止、バックアップ、復元テスト。
- 障害対応：連絡体制と、請求締め日に停止した場合の業務影響。
個人情報保護委員会のガイドラインを参考に、収集する情報を絞ります。そのうえで、保管期間と削除手順、委託先と再委託先、事故時の報告と連絡を契約に定めます（出典: 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、2026年確認）。
高い可用性や24時間監視は費用を増やすため、締め日に停止した場合の影響も含めて判断します。
保育料管理システムの開発期間と見積もりの進め方
期間の目安は、パッケージ設定が1〜3か月、1園向けの新規構築が3〜6か月、複数園や自治体連携が6〜12か月以上です。
期間を短くすることを優先してテストが不足すると、現場が混乱する可能性があります。そのため、料金計算を止めずに移行できるリリース計画が必要です。
料金ルールと業務フローの棚卸し
最初の1〜2週間で現行資料を集め、請求ルールと処理方針を順に固めます。
- 請求書、Excel、登降園記録、口座振替データ、自治体様式、保護者向け案内の収集。
- 固定・実績連動料金、減免・無償化、兄弟・世帯、日割り・返金、締め後の修正の分類。
- 園長、事務、現場職員、本部、会計担当による同じ事例の確認と、請求額・根拠への合意。
- 通常の自動化と、月数件の例外を承認付き手動調整にするか全件自動化するかの決定。業務量で決め、初期費用を抑えます。
RFPの範囲・前提・成果物
各社が同じ前提で見積もれるように、RFPには条件、実例、成果物を記しておきます。
- 基本条件：園数、定員、園児・職員数、施設種別を記します。請求対象、料金マスタ数、連携先、帳票数も含めます。
- 移行と時期：決済方法、過去データの移行範囲、希望時期。
- 請求ケース：延長2時間、兄弟割引、給食費、欠席返金など。
- 成果物：要件定義書、料金ルール、画面・帳票仕様、移行計画を含みます。テスト仕様、操作マニュアル、障害時手順、データ出力方法も求めます。
「登降園と請求が連動」「無償化に対応」といった表現では、各社の前提が異なったままになります。ソースコードや設定情報の所有権、解約時の返却形式、再委託も確認しておくと、将来の乗り換え費用を抑えやすくなります。
実際の請求ケースによる受入テスト
受入テストは、架空の簡単なデータだけでなく、実運用に近いケースで行います。
- 通常と利用追加：月極、延長、一時預かりの確認。
- 世帯・制度変更：兄弟割引、認定区分変更、無償化と実費の混在の確認。
- 在籍変更と返金：入退園、欠席返金、締め後の修正の確認。
- 決済：口座振替失敗後の処理の確認。
計算額だけでなく、請求明細や領収書も検証します。会計データ、通知、入金消込、操作ログも対象です。
園側がケースを作り、開発会社が実装結果を返すと、現場感覚と技術検証を両立できます。請求締め日をまたいで、訂正と再請求ができることも確かめます。
保育料管理システムのコスト最適化のポイント
コスト最適化では、制度改正や園数の増加に備えた標準化と、現場の操作性を両立させることが欠かせません。機能を削るだけでなく、現場が使い続けられる形を残す点も大切です。手作業に戻ると、費用削減の効果が失われます。
SaaS・パッケージで代替できる範囲
独自開発の前に、SaaSやパッケージの標準機能で業務の何割を置き換えられるか、自園のケースで確かめます。
- 標準機能：園児台帳、登降園、計算、請求、口座振替、保護者通知を確認し、独自開発を帳票や連携に絞れるか見ます。
- デモ：自園のテストケースを、実際に操作して見せてもらいます。
- 追加作業：標準機能に合わせた毎月の手修正の増減。
請求作業時間、修正請求数、問い合わせ数を測って、削減効果と追加作業を比べます。SaaSの場合も、データ出力、解約時の返却、制度改正の対応責任を確かめます。
請求の中核からの段階導入
登降園、請求、決済、会計を一度に作ると、費用と期間が膨らみます。さらに、保護者アプリや分析、自治体連携まで同時に加えると、その膨らみは大きくなります。
- 第1段階：園児・保護者情報、料金マスタ、請求計算、明細確認、入金管理。
- 第2段階：キャッシュレス決済や会計連携。
- 第3段階：法人分析や自治体API。
後から連携できるよう、データ項目と権限設計は初期に決めます。
仮運用では、正確性と修正のしやすさを測ります。職員の入力負担や、保護者の確認しやすさも見ます。効果を確かめた機能だけを足していく段階導入は、先送りではなく、費用対効果を検証する投資です。
移行対象と運用担当の絞り込み
移行範囲と導入後の担当を決め、初期作業と運用負担を調整します。
- 移行範囲：過去10年分を全て移すと整形・検証費が増えます。在籍情報と当年度履歴に絞る方法もあります。
- 保存条件：過去資料を参照用に保管する場合、法令、監査、法人の保存規程を確認します。
- 運用担当：料金マスタ変更、年度更新、退園・返金処理、問い合わせの受け持ちを決めます。
園ごとの自由設定は本部統制を弱め、本部だけの変更は現場依頼を集中させる場合があります。そこで、権限を閲覧・入力・承認・マスタ変更に分け、変更履歴を残しておくと、運用費を抑えやすくなります。
補助金の対象経費と募集時期
保育ICTでは国や自治体の補助制度を使える場合があります。対象機能数と端末購入の有無で、令和7年度の基準額が異なります。
- 端末購入なし：1機能が1施設20万円、2機能40万円、3機能60万円、4機能80万円。
- 端末購入あり：1機能から順に70万・90万・110万・130万円です（出典: こども家庭庁「令和7年度保育関係補正予算の概要」、2025年公表）。
制度は、年度や施設種別、補助率、対象機能によって変わります。申請者、募集期間、自治体予算も条件に関わります。
令和8年度の資料もあるため、最新の公募要領と自治体の案内を確認します（出典: こども家庭庁「保育対策関係予算の概要」、2026年確認）。採択を前提に発注せず、対象外になった場合の自己負担も見積もっておきます。
保育料管理システムの見積書で確認する点
複数社の見積もりは、最安値かどうかより、同じ条件で比べられるかを先に確かめます。安さの理由は、機能不足や園側の移行作業にあることがあります。ほかにも、限定的なテスト、保守対象外、変更のたびの見積もりが理由になる場合もあります。
見積もりの対象範囲と対象外
見積もりでは工程・機能ごとに範囲を確かめ、含まれる区分を明記してもらいます。
- 工程：要件定義、画面設計、開発、テスト、移行を含みます。研修、リリース、保守も対象です。
- 基本機能：園児台帳、料金マスタ、登降園、月極・延長・一時利用、無償化・減免、雑費。
- 請求・管理：請求書、領収書、入金消込、未収、返金を扱います。決済、会計連携、権限、操作ログも含みます。
- 対応区分：標準機能、設定対応、追加開発、別サービス、対象外。
口座振替に対応していても、自動消込や失敗時の再請求が対象外になることもあります。
帳票についても、PDF出力だけか、自治体指定様式やCSV提出まで含むかを確かめます。
契約期間・データ返却・追加費用
契約期間やデータの扱いは、解約や乗り換えの時点で費用に響きます。そのため、契約形態ごとに、解約・割引条件と追加費用をそろえて確かめます。
- SaaS：最低利用期間、解約予告、データ出力費・返却形式、保護者アカウント。
- 割引：月額が一定期間無料の場合、終了後の料金、途中解約の違約金、初期・端末費も無料対象か。
- 独自開発：追加要望単価、仕様変更承認、瑕疵対応、保守受付、制度改正の負担、クラウド・ライセンスの名義。
ルクミーは月額と初期費用・デバイス・ネットワーク契約手数料を分けて案内しています（出典: ユニファ株式会社「ルクミー料金プラン」、2026年確認）。
会社を変える際に、設計書と設定情報、ソースコード、データベース定義を受け取れるかも、将来のコストに影響します。
自園のテストケースによる比較
公開事例の件数だけでなく、自園の施設種別と請求ケースで比べます。
- 対応範囲：保育園、幼稚園、認定こども園の対応実績。
- 運用機能：園側のマスタ変更、制度改正の担当、複数園の本部管理、保護者通知と職員承認の分離。
- デモケース：月極、延長2時間、給食費、兄弟割引、欠席返金、口座振替失敗。
計算明細や締め後の修正履歴、未収一覧、再請求まで操作できると、導入後の姿をイメージしやすくなります。説明できない機能や、担当者によって回答が異なる点は、見積もりの前提として記録しておきます。
保育料管理システムの費用に関するよくある質問
費用は、月額だけでなく、施設種別、料金ルール、連携、移行、保守を同じ条件にそろえて比べます。導入前によくある質問を、見出しごとに取り上げます。
保育料管理システムの開発費用は最低いくらからですか？
標準機能のSaaSには、初期費用0円、月額5,000円台から始められる公開サービスがあります。請求や登降園、決済を追加したり、端末や移行、研修を加えたりすると、総額は変わります。
最も安い価格で、自園の業務を完了できるとは限りません。
保育園1園ならスクラッチ開発よりSaaSが安いですか？
標準的な請求と登降園を行う1園なら、SaaSやパッケージは初期費用と導入期間を抑えやすいです。
自治体独自の帳票や深い会計連携、特殊な計算が中心なら、標準機能に合わせる手作業が増える可能性があります。複数法人の統合が必要な場合も、同じく手作業が増える可能性があります。
保育ICTの補助金で開発費を全額まかなえますか？
全額をまかなえるとは限りません。補助には、対象機能、施設種別、補助率などの条件があり、上限や申請時期、自治体の要件も関わります。
申請前の契約や、対象外の端末・決済費用は補助されない場合があります。そのため、補助前の見積もりと、対象外の場合の自己負担額を並べて確認します。
導入後の保守費用は初期費用の何割が目安ですか？
一般的な業務システムの年間保守は、初期費用の15〜20％程度という目安があります。
この数字は、保育料管理に限った統計ではなく、一般的な業務システムの参考値として扱います。保守費用は、問い合わせや監視、バックアップの範囲で変わります。制度改正や帳票変更、障害対応を含めるかどうかで、さらに差が出ます。
定額に含まれる範囲と個別見積もりの範囲を、契約前に確かめます。
まとめ
費用を決める要点と、見積もりの前に準備する内容を並べます。
導入形態と業務範囲による費用相場
導入方式と連携規模によって、保育料管理システムの費用幅は大きく異なります。
- クラウド：初期0円〜数十万円、月額5,000〜3万円程度。
- パッケージ設定・連携：50万〜300万円程度。
- 独自開発：300万〜2,000万円程度。自治体連携や大規模な複数園基盤では、2,000万〜5,000万円超の案件もあります。
自治体連携や大規模案件は、単一園向けの料金と同じ相場では考えられません。
見積もり前の料金ルールとTCOの整理
見積もりの前に、料金ルール、総額、実業務での効果を順に確かめます。
- 施設種別、無償化・減免・兄弟・延長・スポット・返金のルールを棚卸しします。
- 登降園、会計、決済を見積条件に含めます。自治体連携、移行、セキュリティ、保守も含めます。
- 公開価格と個別見積もりを分け、月額、手数料、端末、移行、研修、保守を含む3年TCOで比べます。
- 実際の請求ケースでデモと受入テストを行い、請求作業時間、修正請求・未収件数、現金・紙の処理量を記録します。
- 記録した数値をもとにSaaS、パッケージ連携、スクラッチを比べ、追加費用や手戻りを抑えます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。