清掃現場管理システムの発注・外注は、まず現場の課題を整理し、SaaS・パッケージ・部分開発・スクラッチから合う方式を選んで、小さく発注するのが基本です。
物件情報から請求までの流れを自社に合わせて整えるため、目的、RFP、契約、委託先、導入後の定着の順に決めていきます。
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清掃現場管理システムの発注・外注で最初に決める事項
発注前に決めるべきなのは、機能の一覧よりも「何を改善するために、どこまで外部へ任せるか」です。紙の報告書をなくしたい会社と、物件別損益までまとめたい会社では、同じ清掃現場管理システムでも適した導入方法が変わります。
業務上の課題で定める発注の目的
発注の目的は、業務上の課題で書いておくと発注先に伝わりやすくなります。「DXを進める」「最新のアプリを導入する」といった抽象的な言葉のままでは、何を解決すればよいかが曖昧になります。具体的には、報告書の作成に毎月何時間かかっているか、作業漏れや再作業がどの程度あるか、クレーム発生時に写真や担当者を追跡できるかを書きます。
たとえば、現場スタッフがスマートフォンで作業開始・完了、チェックリスト、写真を登録し、管理者が承認したデータを顧客向け報告書へ出力できれば、電話や紙からの転記を減らせます。
最初に設定するKPIの候補は、報告書作成時間、報告漏れ率、承認までの時間などです。そのほか、再作業率、クレーム対応時間、請求締め作業時間も挙げられます。そのうえで、発注先には、完成後の画面だけでなく、導入前後でどの指標を測り、誰が確認するかまで提案してもらいます。
業態と現場の違い
清掃管理の発注条件は、業態や施設の運営形態によって変わります。
- 清掃会社：案件、顧客、契約、見積、請求の管理
- ビルメンテナンス会社：物件、契約周期、定期点検、協力会社、月報の扱い
- ホテル・民泊：客室の状態、チェックアウト情報、部屋ごとの割当と完了時刻
- 病院・介護施設：衛生基準、立入制限、感染対策、作業品質の証跡を優先する点
業態の違いを整理しないまま「清掃管理システム一式」と発注すると、管理画面は整っていても、入力項目が多すぎる、客室の状態と連動しない、顧客指定の帳票を出せないといった問題が生じることがあります。
発注前に、物件数、フロア・部屋数、作業員数、協力会社数を、業態別にまとめておきます。また、月間作業件数、写真枚数、提出帳票、連携先も書き出しておきます。
SaaS・パッケージ・部分開発・スクラッチから選ぶ発注形態
発注形態は、安さだけでなく、業務を標準化できるか、独自の運用を残す必要があるか、社内に運用担当者がいるかで決めます。
目指すのは、既製サービスを使うことよりも、現場が使い続けられ、管理者が必要な記録を確認できる状態です。
既製SaaSと業界パッケージの早期導入
既製SaaSは、共通性の高い業務を短期間で始めたい場合に適しています。たとえば、作業予定や写真報告、顧客管理などが該当します。アップデートやバックアップ、障害対応はサービス提供会社に任せやすい一方で、複雑な出来高計算や独自帳票、基幹システムとの深い連携には制約が出ることがあります。
業界パッケージは、物件台帳や契約、請求など、ビルメンテナンス会社の標準業務に合わせやすい選択肢です。さらに、購買や勤怠、建物別損益も、標準的な業務として対象に入ります。
導入時に業務をパッケージへ寄せられるなら、スクラッチ開発より費用と期間を抑えられる可能性があります。顧客指定の帳票や協力会社との承認フローが標準機能で扱えるかを、デモで確認します。
部分開発とローコードで小さく始める方法
紙の報告書をスマートフォン入力へ置き換えたい場合は、1拠点・1業務を対象にしたPoCや、ローコードによる部分開発が選択肢になります。いきなり全物件の契約、請求、勤怠を移行せず、写真報告と承認を先に試します。
そうすると、現場の入力負荷や通信環境、管理者の確認時間を実データで確かめられます。部分導入では、後から全社展開できるデータ項目と権限設計にしておくことが大切です。PoC用に作った画面を捨てるのか、本番システムへ移行するのか、データのエクスポート形式、APIの有無、追加開発の単価も、契約前に確認します。
独自業務と連携を優先するスクラッチ開発
独自の清掃基準や複雑なシフト・出来高計算、協力会社向けポータルがある場合は、個別開発が向いています。会計・販売・勤怠との統合や、顧客ごとに異なる帳票を一つの流れで扱う場合にも、個別開発を検討します。
ただし、自由度が高い分、要件定義やテストから保守、将来の法令・端末変更への対応まで、発注者が判断しなければなりません。スクラッチを選ぶときは、画面を作れるかよりも、現場業務を理解しているか、障害時に誰が対応するか、ソースコードや設計書を受け取れるかを確認します。
SaaSやパッケージで代替できる範囲を先に切り分け、独自性が費用に見合う部分だけを外注するのが現実的です。
現場の一日を起点にしたRFPと要件整理
RFPは、開発会社やサービス提供会社へ「何を実現したいか」「どの条件で提案してほしいか」を伝える依頼書です。
機能を並べるより、現場の依頼受付から作業完了、承認、クレーム対応、請求までを業務フローとして示すほうが、提案内容と見積条件をそろえやすくなります。
RFPに入れる対象範囲・利用者・データ量
RFPの冒頭には、会社の業態、対象拠点、導入目的を書きます。希望時期、予算の考え方、発注方式のほか、提案期限と選定基準も記載します。機能要件は、すべてを必須にせず、「必須」「できれば必要」「将来対応」に分けて書きます。
次に、物件数や部屋・設備数、管理者数などの規模と、現場スタッフ数や協力会社数、月間作業件数を書きます。さらに、写真の保存量、帳票数、データ保存期間も加えます。これらが曖昧なままだと、各社が異なる前提で見積もることになり、金額だけでは比べられなくなります。
機能要件は、物件、顧客、契約台帳を中心に書きます。それ以外の機能は、次の4つの領域に分けて整理します。
- 物件の内訳：フロア、部屋、設備
- 作業の予定：日常清掃、定期清掃、臨時対応のスケジュールとスタッフ割当
- 作業の記録：開始・完了登録、チェックリスト、写真、品質点検、承認・差し戻し（作業の流れに沿って書きます）
- 管理と連携：不具合・クレーム履歴、協力会社管理、見積・原価・請求、帳票、CSV・API連携
現場特有の非機能要件
清掃現場には、屋内で電波が弱い、共用端末を使う、私物スマートフォンを使う、外国人スタッフがいる、複数の現場を掛け持ちするといった条件があります。そのため、RFPには次の非機能要件を入れます。
- モバイル画面：入力項目を少なくした画面
- 通信断への備え：オフライン時の一時保存
- データ容量：写真の自動圧縮
- 表示言語：やさしい日本語と多言語
- 通知：送る相手や内容の出し分け
実際にダイキン工業のDK-CONNECT BMでは、作業結果の登録、承認・差し戻し、写真やファイルの共有、委託先作業者との予定調整、報告書出力などが機能として案内されています。
点検開始時にオンラインであれば、その後に通信が届かない場所でも作業を続けられる機能も、同じ製品で紹介されています。
発注時は「オフライン対応あり」という言葉だけでなく、通信断の開始・復旧時にどのデータが保存されるかを確認します。出典はダイキン工業 DK-CONNECT BM機能紹介です。
発注から導入までの進め方と契約形態
発注先が決まったら、要件定義と設計から始め、開発・設定、データ移行、テストへ進みます。そのあと、教育とパイロットを経て、本番展開と運用改善に移ります。
特に、全社一括で切り替えるより、1拠点・1業務で成果を確かめ、現場の声を仕組みに反映してから対象を広げるほうが、清掃業務では導入リスクを抑えやすくなります。
準委任・請負・SaaS利用の使い分け
契約形態は、作業の進み具合と成果物の決まり方で使い分けます。実際の契約は、法務担当者や専門家に確認します。
- 準委任契約：要件が固まっていない調査・業務整理・要件定義で、作業時間や専門知識の提供を前提に使われることがあります。
- 請負契約：成果物と完成条件が明確な設計・開発・テストで検討できますが、仕様変更、受入条件、納期、瑕疵や不具合の対応範囲を明文化する必要があります。
- SaaS利用：サービス利用規約や個別契約に基づき、月額で利用する形が一般的です。
SaaSを選ぶ場合は、利用料金だけでなく、データの所有権やバックアップ、障害時の復旧目標を確認します。さらに、サービス停止時の通知や解約時のデータ返却、個人情報の委託先、再委託、サポート時間も確かめます。
個別開発を組み合わせる場合は、開発部分と月額サービス部分のそれぞれについて、どこまでを誰が受け持つかを契約書に残します。
受入テストとデータ移行の責任分担
受入テストは、開発会社が用意したサンプルデータだけで済ませず、実際の物件、清掃手順、写真、顧客指定の帳票を使って行います。差し戻し、再作業、クレームのケースも含め、現場スタッフと管理者が操作します。
開始登録から報告書出力までを一連で確認します。そのうえで、合格条件、修正期限、再テストの費用負担を決めておくと、納品後の認識違いを防げます。
Excelや紙台帳からの移行では、物件名の表記揺れ、契約期間の欠落、退職者アカウント、重複した顧客、古い写真が問題になります。移行については、次の項目をRFPと契約書に含めます。
- 移行対象：移すデータの範囲
- 除外対象：移さないデータ
- クレンジングの担当：移行前にデータを整える担当
- 移行回数：何回に分けて移すか
- 照合方法：移行後に内容を確かめる方法
特に、移行データを誰が作るか、誤りが見つかったら誰が直すかを、あらかじめ決めておきます。
清掃現場管理システムの費用相場と見積内訳
費用は、利用者数だけでなく、物件や契約、作業の量で変わります。
そのほか、写真や帳票、権限の量が関係し、外部連携、データ移行、教育の量も費用を左右します。
以下のレンジは、リサーチノートに整理した業務システムの一般的な目安を、清掃現場管理に当てはめ直したものです。
清掃専用システムだけを対象にした公的な相場統計ではありません。実際の金額は、要件と発注先の見積で確定します。
導入方法別の費用レンジ
既製SaaSには、公開価格のあるサービスなら月額数千円から数万円程度で始められるものがあり、大規模サービスでは月額数十万円から100万円程度になる場合もあります。たとえば清掃業務向けのCleanGoは、公式サイトでFreeが0円、Standardが980円/ユーザー/月、Proが1,980円/ユーザー/月と案内しています。
Standardは3ユーザーから、Proは5ユーザーからという条件もあるため、料金表では最低利用人数、データ保持期間、追加オプションまで確かめます。出典はCleanGo公式料金ページです。
SaaSの月額料金は上のとおりですが、導入の方法が変わると、導入にかかる金額の幅も大きく変わります。部分的な導入から全社統合まで、方法ごとの幅を並べて見比べると、予算の規模感がつかめます。
- パッケージ導入（設定・連携あり）：初期費用100万円から500万円程度が目安で、月額費用や保守費用は別にかかります。
- 1拠点・1業務のPoCや部分開発：50万円から300万円程度
- パイロット本番化（複数物件や権限、承認、帳票まで含む）：300万円から1,500万円程度が目安です。
- 独自業務と基幹連携を含むスクラッチ開発：300万円から2,000万円程度
- 全社・多拠点統合：1,500万円から5,000万円程度まで幅が出る可能性があります。
いずれも要件で大きく変わるため、断定的な予算ではなく、比較用のレンジとして扱います。
初期費用以外のコスト
見積書では、要件定義、画面設計、現場アプリ、管理者画面、権限を分けて記載してもらいます。オフライン対応、写真保存、帳票、外部連携、データ移行も、別の行に分けてもらいます。さらに、テスト、マニュアル、教育、プロジェクト管理も、一つずつ示してもらいます。
見積を項目ごとに分けてもらうと、削減できる機能と削減できない機能を見分けやすくなります。反対に、「システム開発一式」のようにひとまとめの見積では、その区別ができません。
運用開始後は、月額利用料、保守・監視、問い合わせ対応、追加ユーザーの費用がかかることがあります。
写真やファイルの保存容量、SMS・メール通知にも、費用がかかる場合があります。さらに、次の項目も費用の対象になることがあります。
- API利用：外部サービスとの連携
- 専用環境：専用の環境の利用
- データバックアップ：データの保全
端末購入、通信費、教育の更新費用も、必要になる場合があります。
発注側は、5年間使う想定で、初期費用と月額費用だけでなく、移行・教育・保守・解約時のデータ返却まで含めた総保有コストを比べます。
委託先の選び方と見積比較のポイント
委託先は、知名度や営業資料の印象よりも、自社の業態と現場条件に合うかで選びます。ただし、清掃現場を理解している会社でも、会計・請求・勤怠の統合は苦手かもしれません。
反対に、技術力の高い開発会社でも、現場作業員が使う画面を設計した経験がないかもしれません。
業務の近さで見る実績
実績を確認するときは、「清掃会社への導入実績があります」という説明を聞いて終わらせず、中身まで確かめます。自社と似た物件数やスタッフ構成がある事例を見せてもらいます。
協力会社の利用方法や写真報告、品質点検、顧客指定の帳票、契約・請求の流れも、同じ事例で見ておきます。
導入事例の担当者には、現場定着までの期間、使われなかった機能、追加費用、問い合わせ体制を質問すると、営業資料では見えない適合性が分かります。
デモでは、きれいなサンプル画面を眺めるだけでなく、実際の業務シナリオを入力してもらいます。現場の作業、管理者の操作、現場スタッフの操作は、それぞれ別の場面として見ておくと比べやすくなります。
- 現場の作業：朝の割当、通信が切れた状態での作業、写真の登録、異常報告を実演してもらいます。
- 管理者の操作：差し戻しや再作業、顧客向け月報の出力までを見せてもらいます。
- 現場スタッフの操作：1作業を完了するまでのタップ数、入力時間、誤入力時の戻し方
金額・範囲・前提条件をそろえた見積の比較
複数社の見積を比べるときは、最安値の会社をすぐに選ばず、条件をそろえて見ることが大切です。各社の見積に、要件定義、設計、開発、テストが含まれているかを、同じ項目で並べます。移行、教育、保守も、同じ表で確かめます。
たとえば、A社は初期費用が低くても写真保存や帳票がオプションで、B社は初期費用が高くても移行と教育を含む場合があります。金額の差は、機能の差というより前提条件の差かもしれません。
比較表には、次の項目を入れます。
- 規模：対象ユーザー数、物件数、月間作業件数、保存容量
- 契約条件：最低利用期間、追加ユーザー単価、APIやCSVの範囲、サポート時間
- 障害・返却・追加開発：障害時の対応、データ返却方法、追加開発の単価を比べられるようにします。
保守は、「対応します」という表現より、受付時間や一次回答の目安、復旧の考え方、対象外の作業を確かめます。
個人情報・写真・委託先管理の評価項目
清掃現場管理システムには、作業員の氏名や連絡先、顧客担当者が登録される可能性があります。そのほか、次の情報も扱う可能性があります。
- 入退館情報：建物への出入りの記録
- 鍵や警備の情報：鍵の管理や警備の状況
- 写真：写真に写り込む顔や名札
権限別の閲覧・編集・出力制御、多要素認証、通信と保存時の暗号化を、要件に含めます。加えて、操作ログやバックアップ、退職者アカウントの停止、端末紛失時の対応も入れます。
個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データの委託に、委託先の選定や委託契約の締結、取扱状況の把握など、必要かつ適切な監督が求められています。開発会社だけでなく、クラウド基盤や保守会社、再委託先まで誰がデータを扱うかを確認し、事故時の報告期限と連絡経路を契約に書きます。出典は個人情報保護委員会 ガイドライン（通則編）です。
2026年3月27日公開のIPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版では、ランサムウェアやサプライチェーン、人材不足を踏まえた対策が扱われています。発注では、セキュリティを納品後の担当者に任せず、バックアップの復元テストや脆弱性対応、権限レビュー、委託先変更時の手順を、提案書と契約書に反映します。出典はIPA 中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版です。
記録保存と導入後の定着という発注条件
納品して終わりと考えて発注すると、現場が紙や電話へ戻ることがあります。
導入後の運用責任者、現場の相談窓口、操作マニュアルの更新担当を決めておきます。さらに、アカウント発行・停止の担当や、月次で確認するKPIも定め、教育と伴走支援を見積に含めます。
法令と契約に合わせた記録の保存期間
特定建築物では、建築物環境衛生管理基準に従った維持管理が必要です。厚生労働省の施行規則では、清掃などの状況を記載した帳簿書類を備え、対象となる帳簿書類を5年間保存することが定められています。
自社のすべての清掃記録が一律に同じ保存期間になるという意味ではないため、物件の区分、契約、法令、顧客要件に照らして、保存対象、改ざん防止、検索、出力形式を決めます。出典は厚生労働省 建築物における衛生的環境の確保に関する法律施行規則です。
システムには、登録者、登録日時、承認者、差し戻し理由、変更履歴、写真の撮影日時などを残せるようにします。次に、データを削除できる人を限定し、保存期間を過ぎたデータの消去には承認手順も定めます。さらに、帳票をPDFやExcelで出力できるか、顧客が指定する形式に合わせられるか、契約終了後も必要な記録を取り出せるかを、発注前に確認します。
パイロット運用と教育による現場の定着確認
パイロット運用では、現場スタッフを数名選び、日常清掃、定期清掃、臨時対応など代表的な業務を実施します。操作時間、入力漏れ、写真の品質、承認時間、報告書の修正回数を測り、設定を調整します。経験者のほか、スマートフォン操作に不慣れな人、複数現場を担当する人、外国人スタッフも含めると、つまずきを見つけやすくなります。
教育は一度の説明会だけでなく、短い操作動画、現場用の一枚マニュアル、問い合わせ先、よくあるエラーの対処方法を用意します。管理者向けには、権限変更や帳票出力、承認、差し戻し、退職者の停止、データ検索を、別の研修として教えます。
導入後1か月、3か月、6か月の振り返りを契約に含めると、使われない機能を見直しながら運用を定着させられます。
よくある質問（FAQ）
清掃現場管理システムの発注では、費用だけでなく、導入範囲、現場の使いやすさ、既存業務とのつながり、記録保存、契約終了時のデータまで確認する必要があります。
発注前に特に質問されやすいのは、SaaSか個別開発か、予算、委託先、記録保存の4点です。
清掃現場管理システムはSaaSと個別開発のどちらがよいですか？
作業予定、写真報告、案件管理など標準的な業務を早く始めたい場合はSaaSが向いています。
独自の清掃基準、複雑な原価計算、会計・勤怠との連携、顧客ごとの帳票が重要な場合は、パッケージ連携や個別開発を検討します。なお、最初から一つに決めず、1拠点のPoCで現場適合性を確認する方法も有効です。
発注前に予算はいくら用意すればよいですか？
公開料金のあるSaaSなら、無料からユーザー単位の月額数千円程度で始められる場合があります。
パッケージ設定・連携は100万円から500万円程度、部分開発は50万円から300万円程度、複数物件を含む個別開発は300万円から2,000万円程度など、導入範囲によって大きく変わります。
相場は予算の上限を決める材料ではなく、見積の前提をそろえるための目安として使います。そのうえで、RFPに対象ユーザー数や帳票数を書いておきます。
委託先には何を質問すればよいですか？
清掃・ビルメンテナンス・ホテルなど、自社に近い導入実績や、現場スタッフを含む要件定義の進め方を質問します。通信が不安定な場所への対応、写真・帳票・承認の実演、データ移行の担当も確かめます。さらに、保守と障害対応、再委託先、解約時のデータ返却についても聞いておきます。
営業担当だけでなく、導入責任者、開発責任者、サポート担当にも同席してもらうと、契約後の体制を確認しやすくなります。
清掃記録はどのくらい保存すればよいですか？
保存期間は、物件の区分や記録の種類、法令、顧客との契約によって異なります。特定建築物に関係する帳簿書類のうち、施行規則で定められた対象は5年間の保存が必要です。
すべての記録を同じ扱いにせず、保存対象、閲覧権限、削除承認、出力方法を、法務・施設管理の担当者と確認してからシステム要件に落とし込みます。
まとめ
発注の成否は、機能の多さではなく、現場の課題と導入後の運用を同じ計画に組み込めるかで決まります。
小さく発注して現場適合性を確かめる進め方
発注・外注するときは、まず紙やExcel、電話、チャットに分かれている業務を、ひとつの流れに並べ直します。流れは、依頼受付と割当、作業、写真・チェックの順に進みます。そのあとに、承認、クレーム対応、請求が続きます。
発注側は、標準業務ならSaaS、業界業務とバックオフィスをまとめるならパッケージ、独自フローや基幹連携が必要なら部分開発・スクラッチというように、発注形態を選びます。
総額と運用条件をそろえた委託先の選定
RFPには、対象物件、利用者、作業件数、保存量を書きます。さらに、帳票や連携先、現場の通信・端末条件、セキュリティを加えます。記録保存、受入テスト、保守、データ返却も、RFPに入れます。
見積は、初期費用だけでなく、移行・教育・月額・オプション・保守を含む総額で比べ、現場スタッフを参加させたパイロット運用で使いやすさとKPIを検証します。
全社を一度に変えるより、1拠点の報告・承認から始めて効果を確かめ、請求・勤怠・会計へ段階的に広げるほうが、失敗を抑えやすい選択です。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。