電子帳簿保存システムの発注は、保存対象と業務の流れを整理して要件を決め、方式と委託先を選んだうえで、見積の比較とPoCを経て契約・導入に進みます。
この順で進めると、法対応と業務改善の両方につながります。全体像は電子帳簿保存システム開発の完全ガイドもご覧ください。
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電子帳簿保存システムの発注で決める項目
発注前に、保存対象と業務フロー、既存システムとの連携、導入後の運用責任を決めておきます。これらは見積の前提になるため、あいまいなまま発注すると比較がしにくくなります。法対応の区分と自社業務への適合は、個別に確認する必要があります。
法対応は、電子的に作成した帳簿・書類、紙書類のスキャン保存、電子取引データの三つに分けて確認します。ただし、「電帳法対応」と表示されていても、自社に必要な区分や業務まで満たすとは限りません。
保存対象の書類と受領経路の洗い出し
発注側では、請求書や領収書、注文書を、受領経路ごとに書き出します。契約書や見積書、納品書も同じ一覧に加えます。
- 受領経路：メール、Webサイト、EDI、販売管理の別。複合機、郵送、FAXの別も含めます。
- 書類の量：月間件数、紙と電子の比率、担当部署、保管年数を記録します。
- 検索要件：法定項目に加え、日付・金額・取引先の範囲検索と全文検索の要否。
受領経路を把握しておかないと、メールの書類を取り込めず別管理が残るほか、紙書類の確認が遅れる場合があります。そのうえで、税務調査で指定期間の書類を一覧出力できるか、担当者が迷わず操作できるかを、PoCで確かめます。
法対応と業務改善の優先順位
発注目的は、MUSTとWANTに分けておきます。法対応と業務改善の優先度を別々に扱うと、予算に合わせて段階導入を検討できます。
- MUST：検索、訂正・削除履歴、権限管理、監査ログ、バックアップ、一括出力（外せない機能）。
- WANT：AI-OCR、スマートフォン取込、全文検索、承認自動化、会計ソフトや請求書受領サービスとのAPI連携（あると望ましい機能）。
JIIMAの法的要件認証は、機能を比べるときの材料になります。認証の区分、製品とバージョン、有効期限を確かめ、業務テストも行います。
ただし、認証を取得した製品でも、受領経路や運用規程、確認責任者、会計連携、解約時の出力までは整いません（出典：JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証制度FAQ」・認証製品一覧、2026年確認）。
発注形態の選び方（SaaS・パッケージ・個別開発）
方式は、導入速度、独自業務への適合、法改正への追従を中心に比べて選びます。運用負荷も判断に入れます。そのうえで、要件の差分を確かめてから、発注形態を決めます。
短期導入と法改正への追従に向くSaaS
SaaSは、サーバーの調達や大規模な運用設計を抑えられるぶん、比較的短期間で使い始められます。法改正や機能更新は、サービス提供会社が行います。
SaaSが自社に合うかは、社内体制、利用段階、料金、終了条件から判断します。
- 社内体制：専任の保守担当者が少ない中小企業にも向いています。
- 段階導入：保存件数が少なく、取込と検索を先に使いたい場合の候補です。
- 料金要因：利用人数や保存件数、AI-OCR、オペレーター確認で変わります。API、容量、サポートも費用に影響します。
- 終了時：データ形式、出力費用、閲覧期間、障害時の復旧目標。
たとえば、メールや共有フォルダからの取込と検索を優先する場合は、まず導入し、会計連携や承認は後から加える進め方もあります。契約前には、実データで検索と一括出力を試し、社内規程と操作手順を用意しておきます。
既存基幹と統制を重視するパッケージ・オンプレミス
会計や販売、購買などの基幹業務を運用していて、マスタや権限を一体で管理したい企業では候補になります。
文書が大量で、複数拠点にまたがり、厳格なアクセス制御や独自の承認経路がある場合は、標準機能と追加開発の範囲を見極めます。
製品価格に加えて、サーバーや保守を含む総保有コストで比べます。バックアップ、更新、障害対応も、その中に含めて見ます。
独自業務が競争力に直結する場合の個別開発
既製品では扱えない独自業務が事業上重要な場合に、個別開発を検討します。
- 業務例：独自の商流と承認、文書分類、複数システム連携が候補です。
- EDI連携例：取引先ごとに異なるEDIデータを共通の取引IDへ変換し、請求・支払・仕訳・保存を監査証跡で結びます。
- 法令対応：検索、訂正削除履歴、権限、監査ログ、バックアップ、法改正対応の維持を自社が担います。
要件マスタは版で管理し、法改正時の影響範囲やテストを、契約と設計書に残します。リリースや再委託先、保守責任も、同じ書類に記します。
個別開発にするなら、連携基盤の設計から外注する価値があります。
SaaSやパッケージで標準業務を固め、差分だけを開発する方式もあります。初期費用と将来の保守負荷を抑えやすいのが特徴です。
電子帳簿保存システムの発注・外注の手順
発注は、現状調査と要件整理、方式選択から始めます。そのうえでRFPを配って提案を比べ、契約してからPoCを行います。その後に、設計・移行・教育へ進みます。
法対応に必要な範囲と将来の拡張を分けておくと、見積の前提をそろえて比べられます。
受領から保存までの業務の現状調査
受領から保存までの役割と工程を、担当者と業務フローに分けて記録します。
- 担当者：受領、確認、承認、会計入力、保存の役割を、人ごとに分けて書きます。
- 業務フロー：受領→データ化→確認→差戻し→承認の順に並べます。その後に、仕訳→保存→検索・出力を続けます。
入力データや期限、例外処理を整理しておくと、委託先に伝える課題が見えてきます。部署ごとに異なるファイル名や共有フォルダを確かめ、紙ファイルや個人メールの扱いも押さえます。
AI-OCRは、精度に加えて、低信頼度項目の確認者や修正履歴、再確認時の差戻し方法を確かめます。Human-in-the-loopで人の確認を組み込んでおくと、誤読時の責任が曖昧になりにくくなります。
RFPへの業務・データ・非機能要件の記載
RFPには、目的と対象部署・書類、月間件数を記します。受領経路や保管年数、利用者数もあわせて書きます。
承認段階と既存システムも記しておきます。希望時期と予算の考え方も、同じ文書に含めます。
- 機能要件：取込、OCR、検索、閲覧、訂正削除履歴を記します。タイムスタンプ、権限、監査ログ、帳簿との相互関連性も書きます。
- 連携要件：会計・販売・請求との接続方式を指定します。API、CSV、RPA、共通キーの指定も含めます。
- 非機能要件：可用性、バックアップ、復旧時間、暗号化、保管地域を記します。ログ保存期間、多要素認証、SSO、脆弱性対応、再委託、サポート時間も書きます。
一括ダウンロードと廃棄の手順も、要件に含めておきます。過去データは、全件を移行するか、法定保存期間の直近分にするかを決めておきます。
移行件数やファイル形式が曖昧だと、追加見積につながります。文字化けや重複の扱い、照合方法も、決めていなければ費用が増える原因になります。
実データのPoCによる検索・OCR・出力の検証
実データの請求書や領収書、注文書、EDIデータを使い、OCRの読み取り以外も確かめます。
- 検索と履歴：取引先名・日付・金額の修正履歴を追い、複数条件での検索と、削除・訂正を試します。
- 権限と出力：閲覧範囲を変えたときの見え方と、税務調査を想定した一覧出力。
- 運用負荷：形式の異なるサンプルで、差戻し率と1件あたりの確認時間を測ります。
書類を10枚だけで判断しないよう、形式の異なるサンプルを一定数用意します。
PoCの後は、1部署・1種類の書類から試行し、1か月程度で保管漏れや二重登録を確かめます。OCR修正と検索時間も見ておきます。問い合わせ件数と月額・従量料金を見たうえで、問題がなければ部署と書類を広げます。
本導入の前には、運用規程や教育資料を整えます。調査時の出力手順と、退職者アカウントの停止手順も用意します。
契約形態の使い分け（準委任・請負・SaaS利用契約）
契約は、完成物の明確さ、要件変更の可能性、運用支援の範囲で選びます。要件整理から教育までは工程ごとに性質が異なるため、一つずつ見極めます。
要件整理と業務設計は調査や助言が中心で、開発と設定は完成物を示しやすい工程です。データ移行と教育・運用支援は、それぞれ別の進め方になります。これらを一つの契約形態にまとめると、工程の性質に合わなくなります。
要件整理や伴走支援に向く準委任契約
準委任契約は、調査や助言、設計、進行管理といった業務遂行を目的とする契約です。現状調査やRFP作成、製品選定など、進行中に作業量が変わる工程に向いています。業務フロー設計やPoC支援も、この形に合います。
稼働時間や担当者、会議体を決め、報告内容と作業範囲も定めます。さらに、追加作業の条件を、あらかじめ合意しておきます。
設定・開発・移行の完成物を明確にする請負契約
請負契約は、合意した仕様どおりのシステムや設定、移行成果物の完成を目的とします。そのため、成果物と受入条件を契約の段階で明確にしておきます。
- 成果物：追加開発、画面、API、移行データ、テスト、マニュアルの一覧。
- 検収条件：受入条件、検収期限、瑕疵対応、納期変更、仕様変更の手続。
- SaaS利用契約：提供範囲、可用性、障害通知、データ所有権を確かめます。バックアップ、解約、出力、再委託も見ておきます。
仕様が固まらないまま一括で請負にすると、変更費用や納期延長をめぐる交渉が増えます。
提供会社と導入支援会社が別々なら、障害時の連絡先と切り分けを決めておきます。契約書や仕様書、SLAの優先順位も、あらかじめ定めます。提案書や料金表、セキュリティ確認書も、どれを優先するか確かめます。
電子帳簿保存システムの発注費用の相場
費用は、保存中心のSaaSにするか、会計・請求・ワークフローと連携するか、個別開発までするかで変わります。そのため、公開料金で分かる範囲と個別見積が必要な範囲を分けて考えます。ここに示すのは公定価格ではなく、公開料金と類似案件をもとにした目安です。
保存中心のSaaSの費用目安（初期費用0円、月額数千円〜5万円程度）
クラウド型の公開料金には、初期費用0円のものもあり、月額は900円程度から数万円まで幅があります。
invox電子帳簿保存では、月額プランの違いに加えて、データ化の従量料金も見積もりに影響します。
- ミニマム：税込月額2,178円です。
- ベーシック：税込月額10,780円です。
- プロフェッショナル：税込月額32,780円です。
- データ化：AI-OCRは1件税込22円、オペレーター入力は1件税込110円です。
- ClimberCloud：月額900円から。電子取引・スキャナ保存は月100ファイルまで基本料に含み、登録件数で従量課金です。
月額の基本料に、書類件数とデータ化の方法を加えて試算します（出典：株式会社invox「invox電子帳簿保存」料金表、2026年確認）。
少ない月、通常月、繁忙月の3パターンで年間費用を計算します。そのうえで、SaaSの初期設定は0円〜40万円程度、月額は0.1万円〜5万円程度が検討の幅です。導入支援や移行は、別に見積もられる場合があります。
連携・移行を含む導入費用（100万〜500万円程度の推定）
連携や移行を含むと、利用料とは別に導入費がかかります。その額は、書類量やシステム構成に合わせて個別に見積もります。
- 費用の目安：類似業務システム導入の推定総額は100万〜500万円程度です。
- 変動要因：書類数、データ品質、連携先、拠点数、承認段階、支援期間で変わります。
- 見積内訳：製品、サーバー、設定、保守を分けて示します。移行、連携開発、教育も、別項目にします。
この推定の幅は、電子帳簿保存専用システムの一律の相場を示すものではありません。
NECの公開資料には、特定製品の対応価格235万円や300万円、年間保守50万8,800円〜60万7,200円の例があります。これは企業全体の総額ではなく、オンプレミス型の参考値です（出典：NEC「EXPLANNER/FL II 電子帳簿保存対応」資料、2024年9月掲載）。
独自開発の費用（要件により数百万円から数千万円以上）
独自の連携や承認、文書分類を含む個別開発は、数百万円から数千万円以上まで幅があります。費用例は、範囲と方式、期間の三つの見方で整理します。
- 複数領域の刷新：類似案件では1,500万〜4,000万円程度です。
- スクラッチ開発：業務全体では1,500万円以上となる可能性があります。
- 3年間の総額：初期設定やライセンス、月額を含めます。OCR、入力、容量、APIも、同じ総額に加えます。
これらは公的な標準価格ではなく、類似する会計・文書管理・基幹連携案件からの推定です。移行や教育、保守の費用も加えます。
法改正対応、追加開発、解約時の出力費用も含めて考えます。「別途」「実費」「要相談」と書かれた項目は、総額を変える可能性があります。
RFPと見積書の比較ポイント
見積額を比べる前に、各社が同じ条件で算出したかを確かめます。2〜3社に同じRFPとサンプルを渡し、同じ項目で回答を求めます。なお、対象外の業務や将来費用が不明な提案は、発注判断の材料として不十分です。
見積項目の分解（初期費用・従量費用・保守費用）
費用区分ごとに、作業範囲と数量を照合します。初期費用には、要件定義や設定、連携、移行を含めます。テスト、マニュアル、教育も含めて確認します。
- 月額・年額：ライセンス、利用者数、保存容量を確かめます。支援、バックアップ、監視、更新も見ます。
- 従量費用：OCR、オペレーター入力、タイムスタンプ、API、メール取込、容量超過の単価と数量。
過去データ移行は見落としやすい工程です。ファイル名に取引先や日付がない場合は、旧台帳との照合や手動補正が必要になることがあります。
そのため、移行件数や対象期間、ファイル形式を見積条件にします。メタデータの有無、エラー時の再実行、移行後のサンプル照合も、条件に入れます。
条件が未確定なら、上限付きの実費にする方法や、段階契約にする方法もあります。
価格以外の比較軸（検索性・連携・セキュリティ・支援体制）
候補は、法令への適合、業務への適合、入力のしやすさを同じ軸で比べます。そのうえで、検索・出力、連携、権限、監査ログを見ていきます。サポートと解約条件も、同じ基準で確かめます。
認証と実績は、対象範囲や自社との近さを確かめます。
- JIIMA認証：対象外の機能や、自社開発の部分まで調べます。
- 導入実績：書類量や拠点、会計ソフト、承認段階が近い事例。
暗号化やアクセス権、管理者操作ログ、多要素認証、SSOを確かめます。バックアップや復旧テスト、保管地域、再委託先も見ておきます。
法改正の通知や問い合わせ時間、障害連絡を尋ねます。教育や運用変更費用も聞いておきます。マニュアルと運用規程を自社に残せるかも確かめます。
委託先への追加費用と責任分界の確認
委託先には、費用と責任の前提が分かる質問をします。
- 機能・初期費用：標準機能か追加開発か、費用の範囲。
- 従量料金：月1,000件、5,000件、1万件それぞれの年間費用を確かめます。
- 運用・解約：OCR誤読の確認者、出力形式、データ出力の期限。
回答はRFPの項目ごとに記録し、口頭の説明だけで決めないようにします。
データ所有権や情報の扱い、再委託の承認を、契約に反映します。障害責任や法改正対応も、契約に盛り込みます。
導入会社とSaaS提供会社が異なる場合は、設定不備とサービス障害の切り分けを決めておきます。また、予算と納期を守れる前提が明確かを重視します。
電子帳簿保存システムの委託先の選び方
製品を販売する会社と、業務設計や定着を支援する会社は、分けて評価します。機能だけでなく、自社業務への理解や導入後の支援も見ます。
受領経路や確認責任に合うか、連携・移行の経験や、法令要件への対応体制を見ます。そのうえで、自社に近い業務の理解と導入後の支援を、一つの提案として説明できる会社を選びます。
実績の確認（企業数より業務と成果の近さ）
どの書類を、どの経路から何件取り込み、どのシステムと連携したかを聞きます。
仕訳IDや取引先コードの共通キー、過去データ移行、複数段階の承認、調査時の出力支援の経験を確かめます。
可能であれば匿名の事例で、導入前の課題、確認時間や二重入力の変化、運用体制を説明してもらいます。
導入後の運用支援と法改正対応の確認
導入後の変更や支援内容は、契約前に確かめておきます。
- 運用変更：部署や書類の追加、権限変更、担当交代、会計ソフト変更への対応。
- 支援内容：更新通知、機能説明、規程改定支援、問い合わせ、研修、定例会と、その料金。
税務上の最終判断は、税理士や税務署へ確認します。システム側の変更点を整理して伝える体制があれば、社内の負担を減らせます。
2025年度税制改正では、電子取引データを自動保存し、帳簿へ自動連携する仕組みに関する制度が新設されています。
施行時期と適用条件は、最新の国税庁資料で確かめます。また、請求・決済データと仕訳を結べる構成かを、委託先に質問します（出典：国税庁「電子取引関係」「請求書等を帳簿に自動連携する仕組みに対応した制度が新設されました」、2025年）。
電子帳簿保存システムの発注でよくある質問
発注前には、法対応の範囲、費用、導入期間を確認しておく必要があります。よくある疑問に、順に答えます。
電子帳簿保存システムは自社開発よりSaaSのほうがよいですか？
保存・検索を早く始めたい企業や、保守担当者が少ない企業には、SaaSが有力です。一方で、独自の商流や複雑な承認、基幹連携が重要な場合は、追加開発や個別開発も検討します。そのうえで、標準機能と自社固有の差分を整理して選びます。
見積もりは何社から取ればよいですか？
2〜3社に同じRFPとサンプルを渡し、回答の形式をそろえます。標準機能や開発、連携、移行の内容は、項目ごとに示してもらいます。教育や保守、従量課金も、同じ項目で答えてもらいます。
製品会社、導入支援に強いSIer、個別開発会社など、役割の異なる候補を選びます。PoCの結果と、導入後の責任体制も判断材料になります。
導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
既存クラウドの契約と初期設定だけなら数日〜1か月程度、業務整理や教育まで含めると1〜3か月程度が目安です。
API連携や過去データ移行、複数拠点の承認を含む場合は3〜6か月程度です。さらに、オンプレミスやスクラッチ開発は、6か月〜1年以上になる可能性があります。
書類量と連携先を先に決め、1部署のPoCから始めると、全社展開のリスクを抑えられます。
JIIMA認証があれば電子帳簿保存法への対応は十分ですか？
JIIMA認証は、対象製品が一定の法的要件を満たすかを確かめる材料です。ただし、自社業務への適合まで保証するものではありません。
自社では、電子取引やスキャナ保存、電子帳簿の区分を確認します。運用規程や確認手順、会計連携、データ出力も見ておきます。税務判断は税理士や税務署へ相談してください。
まとめ
発注前の保存対象と費用の前提の整理
対象書類や受領経路、月間件数、保管年数をまとめておきます。そのうえで、利用者や連携先、移行範囲を書き加えます。法対応と将来機能を分け、設定や教育、従量課金もRFPに記します。
比較後の実データのPoCと運用定着の確認
比較のあとは、発注の判断から運用定着までの条件を整えます。
- 要件と方式：書類と受領経路を洗い出し、MUSTとWANTを分けて、発注形態を選びます。
- 見積とPoC：RFPに移行・連携・安全・支援・解約時の出力を記し、2〜3社を比べて実データを試します。
- 契約と定着：どこまでを誰が受け持つかを含め、法改正とデータ所有権を明確にして、教育と運用規程を計画します。
- 情報確認：施行条件、認証の有効期限、料金を公式情報で確かめ、税務判断は専門家に相談します。
自社業務に合う設計と運用定着を支援する委託先を選ぶと、法対応を業務基盤として活用できます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。