雇用契約管理システムの発注は、現行業務を整理し、要件と責任範囲を決めたうえで、同じ条件で提案を比べる順に進めると、契約業務の定着につながります。
発注形態や契約形態、費用、委託先の選び方は、この流れのなかで決めていきます。
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雇用契約管理システムを発注する前に知っておきたい全体像
雇用契約管理システムは、入力、承認、労働条件の通知、従業員との合意、書類保管、契約更新までを扱います。契約書を保存するだけの仕組みというより、雇用契約の業務全体を支えるものです。
発注時は、機能一覧より先に、誰がいつ何の情報を使い、どの証跡を残すかを明らかにします。
外注する範囲の決め方
外注する範囲を決めるときは、開発以外に必要な作業も洗い出します。そのうえで、次の業務を誰が担うかを決めておくと、受入の段階で仕様の漏れを防ぐうえで役立ちます。
- 導入前：業務ヒアリング、契約書テンプレート整理、従業員マスターの整備
- 移行と定着：旧PDFの移行、利用者教育、稼働後の問い合わせ対応
- 発注者の判断：法令解釈と社内規程の最終決定
発注者が画面だけを開発会社に頼み、契約書の分岐や承認ルールを社内に残すと、受入テストで仕様の抜けが見つかりやすくなります。
雇用契約書と労働条件通知書を分けて扱う理由
電子締結の機能があっても、労働条件の明示要件を満たすとは限りません。そのため、明示の方法と通知の内容を分けて確認します。
- 電子交付の条件：労働者が希望し、記録を出力して書面にできること
- 追加された明示項目：2024年4月から変更範囲や有期契約の更新上限など
- RFPに記載する機能：通知書出力、希望確認、雇用区分別の項目分岐、再通知、変更履歴
厚生労働省は、希望がある場合などにFAXや電子メールでの明示を認めています（出典：厚生労働省「採用時にはどのような労働条件が明示されるのでしょうか？」）。そのうえで、この点はRFPの要件に反映します。
人事・法務の確認画面と従業員向けの書類をデモで確かめておくと、導入後の認識違いを抑えられます。
雇用契約管理システムの発注形態の選び方
発注形態は、標準SaaS、既存製品への追加連携、個別開発の三つから比べます。人数や予算だけで決めず、契約書の種類や既存環境も確認します。
判断材料には、複数法人・多拠点の有無と人事基盤を含めます。独自の承認ルールや将来の法改正への対応も、同じように見ておきます。
標準SaaSが向いている企業
雇用区分やテンプレートが標準的で、従業員情報をクラウドで管理している企業は、SaaSを検討できます。方式と費用の両面から、自社との適合性を見ておきます。
- 導入の利点：初期開発が不要で、法改正や更新はベンダーが対応
- 基本料金：5名まで月額換算2,000円から5,500円
- 追加料金：6名以降は1人月額400円から1,100円、契約オプションは1人あたり月額300円
上の料金は年払いの場合です（出典：freee公式「料金」「freee人事労務の料金プラン」、2026年確認）。
SaaSは、社内の業務を標準仕様に合わせて使う方式です。一方で、特殊な承認経路や賃金テーブル、従業員マスター、契約更新の判定がある場合は、標準機能で運用できるかを検証します。
オプションを含めると、個別開発に近い費用になることもあります。そのため、月額だけで判断しないようにします。
SaaS＋API・CSV連携のコストと柔軟性のバランスを取りやすい方式
人事労務SaaSを契約と通知の基盤にして、不足する部分はAPI、CSV、ワークフローの拡張で補います。連携を設計する前に、どのデータを正本にするかを決めておきます。
- 従業員情報：人事システムを正本にする
- 契約書と合意：契約サービスで生成・管理する
- 勤怠と給与：既存システムを利用する
外注先には連携の設計を依頼し、その中に連携項目と更新頻度、エラー時の再送を含めてもらいます。退職者の扱い、API制限、データ返却方法も、同じ設計に入れます。
固有業務と複数システムを一体化したい場合のスクラッチ開発
固有業務や複数システムを一体にしたい場合は、個別開発やSIが候補になります。その場合は、自由度と継続的な保守負担の両方を合わせて検討します。
- 検討する状況：独自雇用区分、複数法人の承認、多店舗の更新処理
- 連携する環境：既存ERPやID基盤との深い連携
- 段階導入：契約書作成、電子合意、保管、更新通知のMVPから開始
段階的に入れる場合は、まずMVP（Minimum Viable Product）を1部署や数店舗で試します。そのうえで、現場の利用率と未締結者への督促状況を確認します。
給与・勤怠連携や高度な分析を第2段階に分けると、初期投資と仕様変更のリスクを抑えられます。
要件定義や法令変更への対応、脆弱性対応、保守体制は、自社と委託先が継続して担います。
RFPと要件整理の準備範囲
RFPは、作るものだけでなく、業務課題と改善後の状態をベンダーに伝える文書です。完璧な仕様書である必要はありませんが、各社が同じ前提で提案と見積をできる程度には整えます。
発注前の情報が少ないと、各社の見積条件がばらばらになり、価格だけで比べにくくなります。
RFPに記載する業務範囲、利用者、データ、連携、非機能要件
RFPでは、まず目的と対象範囲を示します。業務目的の例は、紙作業の削減、個人情報の持ち回り防止、未締結者と更新期限の把握などです。
対象人数と法人・拠点数、雇用区分の内訳を示します。書類の種類と既存PDFの件数も記載します。年間の新規契約数と更新数も、あわせて書いておきます。
機能要件は業務シナリオに沿って整理し、非機能要件は別にまとめて対応範囲をはっきりさせます。
- 機能：差し込み、承認・差し戻し、予約・一括送信、スマートフォン対応
- 通知・管理：電子合意、再通知、期限アラート、検索、権限、監査ログ、CSV出力
- 非機能：可用性、バックアップ、復旧目標、暗号化、多要素認証、SSO、脆弱性診断
- 運用：障害通知、サポート時間、データ返却
とくに復旧やサポートの条件は、具体的に書きます。
MUSTとWANTを分けて見積と開発順序を安定させる方法
MUSTには法令、締結、更新に欠かせない要件を置きます。導入後に追加できる機能は、WANTとして分けます。
- MUST：通知書の必要項目、本人への送付、締結状況、変更履歴、権限、期限通知
- WANT：AI条項検索、ダッシュボード、自然言語での問い合わせ、詳細分析
AIは条項や更新日の抽出を補助できますが、最終判断は人事・法務が行う設計にします。
優先順位は、業務への影響と法令・監査リスクで決めます。締結漏れの検知は初期から必須ですが、分析グラフは第2段階にできる場合があります。
候補会社には、MUSTのみ、WANT込み、SaaSで代替する三つの見積を依頼します。こうすると、予算と効果を比べやすくなります。
RFPを配る前に現行業務を一人ひとりの作業まで洗い出す工程
まず、現行業務を洗い出し、作業と効果を同じ前提で見比べられるようにします。次の流れで、工程と評価指標を整理します。
- 採用決定から、条件確定、承認、通知、合意、保管、更新、退職後の閲覧までの流れ
- 各工程の入力者、確認者、マスター、紙やExcelの受け渡し、例外処理、完了の証拠
- 賃金改定や年度更新の繁忙期、店長や拠点責任者が関わる工程、外国人や短時間労働者の契約
- KPIとする回収率、更新漏れ、1件あたりの作業時間、差し戻し件数、個人情報を扱う時間
効果を測るには、紙の枚数よりも、回収率や更新漏れといった作業の結果を見ることが役立ちます。そのうえで、現状値と目標値を候補会社と共有し、検収や運用改善の指標として使えるかを確認します。
システム開発の契約形態と請負・準委任の使い分け
契約形態は、成果物と作業責任がどこまで決まっているかで選びます。要件が固まった開発は請負、業務分析や試作検証は準委任が候補になります。
経済産業省の情報システム・モデル契約書も、上流工程は完成の状態を定めにくいとして、多段階契約で仕様変更の影響を抑える考え方を示しています。
請負契約の成果物と検収条件
請負契約では、受託者が成果物を完成させ、発注者が検査・検収します。そこで、納品物は契約の前に列挙しておきます。
- 設計と仕様：要件定義書、画面仕様書、帳票一覧、連携仕様
- 検証と引き継ぎ：テスト仕様、操作マニュアル、データ移行結果
画面の動作だけでなく、契約文言や差し込み条件、通知書出力も要件どおりかを検収します。承認ログと権限設定も、検収の対象に含めます。
検収期間と方法、契約不適合の修補、瑕疵対応期間は、契約書で決めておきます。仕様変更や遅延時の扱いも、あわせて確認します。
「発注者が満足すること」のような曖昧な基準は避けます。そのかわりに、実際の契約シナリオをテストにして、合格条件を数値や画面の状態で定めます。
要件定義や伴走型の改善に向いている準委任契約
準委任契約は、専門家に一定の業務を遂行してもらう契約です。成果の形を最初から固定しにくい工程で使いやすい方式です。
- 導入前：業務ヒアリング、RFP作成支援、SaaS選定、試作検証
- 導入中・後：PMO、データ移行支援、稼働後の改善
作業時間と体制、定例会、報告内容を契約書に明記します。あわせて、担当者の役割と完了条件も書き込みます。
準委任でも、工程ごとの成果は定めておきます。たとえば、要件整理や課題一覧、意思決定記録が挙げられます。設計レビューや移行リハーサルも対象になります。
発注者が受託会社の担当者に直接指揮命令を出すと、契約の実態が問題になる場合があります。そのため、指示はプロジェクト責任者を通すようにします。
契約書で決めるデータ、セキュリティ、法改正対応の責任分担
雇用契約には、氏名や賃金、口座情報など、個人に関わる情報が含まれます。そのため、契約書では情報管理と対応責任を具体的に書いておきます。
- 安全管理：アクセス制御、不正アクセス対策、委託先の監査・報告
- データ管理：所有権・利用目的、再委託先、保存場所、暗号化、権限、ログ、バックアップ
- 事故と終了：脆弱性診断、事故通知、退職者停止、契約終了時の返却・消去
- 法改正：仕様調査、更新費用、顧客案内の担当
個人情報保護委員会は、開発の段階からアクセス制御や不正アクセス対策を設計し、委託先の安全管理措置を契約で確かめるよう注意喚起しています（出典：個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境を利用して開発・提供する場合…」、2024年）。
法改正対応の役割は、SaaS契約と開発契約の両方で確認します。
雇用契約管理システムの発注費用相場と内訳
費用は、サービス料金だけでなく、初期設定と移行、保守まで合計して見ます。テンプレート設計や連携、教育も、この合計に含めます。
SaaSの公開料金と個別開発の見積は、意味が異なります。そのため、「公開料金」「導入支援費」「開発費」「運用費」を分けて比べます。
ここに示す範囲は、2026年時点のリサーチノートと公開情報をもとにした予算検討用の目安です。個別の発注額を保証するものではありません。
SaaS導入の月額と初期費用
小規模導入と追加支援では、費用の内訳が異なります。そのため、月額と初期作業を分け、人数や支援範囲をそろえて見積もります。
- 小規模導入：初期費用0円から数十万円、月額数千円から数万円程度で始められるケースがあります
- 導入支援：テンプレート、移行、説明、連携に50万円から300万円程度
- freee基本料金：5名まで月額換算2,000円から5,500円、6名以降はプランにより1人あたり月額400円から1,100円
- 契約オプション：1人あたり月額300円、100名なら単純計算で月額3万円
導入支援の範囲は、対象人数や作業量で変わります。ここに挙げた範囲は、公開料金と一般的な導入支援を整理したものです。
freeeの基本料金は年払いの場合です。基本プランや税のほか、初期支援や他サービスの料金は別になります。そのため、人数課金とオプション課金を分けて比べます。
個別開発の規模別の費用幅
契約書作成などに絞るMVPから基幹連携型まで、機能の範囲に応じて費用と開発期間が広がります。MVPの費用は、調査から移行までのどこまでを含むかで変わります。
- MVP：契約書作成・電子合意・保管で300万円から800万円程度、2か月から4か月程度
- 標準業務：人事マスター、承認、更新通知、給与・勤怠連携、権限を含み、800万円から2,000万円程度。4か月から8か月程度のケースがあります。
- 基幹連携型：2,000万円から5,000万円超、8か月から15か月程度になる可能性があります。
基幹連携型は、多拠点・多法人と複雑な雇用区分を扱う場合です。旧データ移行、SSO・API、監査要件まで含むこともあります。
この範囲は推定で、システム単独の公的統計ではありません。業務システムの一般的な費用構造、技術者の月額80万円から120万円程度の工数前提、公開SaaS料金を組み合わせています。
記事の数字は発注額とは考えず、画面・帳票・連携・移行・テストの件数と、PM・品質管理の範囲を示して見積もってもらいます。
ランニングコストに含まれる保守、送信、連携、法改正対応
運用費は、月額利用料以外の費目も含めて、作業範囲と期間をそろえて比べます。
- 利用・連携：クラウド、ユーザー、署名・送信、APIの各料金
- 運用支援：サポート、監視、バックアップ、脆弱性対応、軽微な改善
- 保守費：年額で初期開発費の15％から20％、または月額で初期費用の5％から15％の例
保守費は、予算を仮に置くための目安です。障害対応だけか、法改正や改善まで含むかで、金額は変わります。
「保守一式」「連携一式」は、対象と上限を確かめます。さらに、月の対応時間や受付時間を見ます。障害・改正対応の範囲やデータ抽出回数、追加帳票の単価も、確かめておきます。
送信課金や連携保守が増える構成では、初期費用だけでなく3年の総額で比べます。
委託先の選定と見積比較で確認すべきポイント
委託先は、雇用契約や労働条件通知、電子合意、人事データ連携を理解し、意思決定を支援できる会社から選びます。知名度や見積の総額は、その中の一つの材料です。
サービスベンダー、SI会社、受託開発会社、導入支援会社では、得意領域が異なります。そのため、候補の種類ごとに分けて比べます。
会社名より近い業務・規模・利用者で確認する委託先の実績
人事システムの導入実績だけでなく、雇用契約書や労働条件通知書の扱い方も質問します。その回答から、自社に近い業務かを確かめます。
- 規模と契約：従業員数、拠点数、更新頻度、雇用区分
- 導入と運用：給与・勤怠連携、移行件数、稼働後の支援体制
可能であれば、現行の業務の流れを見せ、同じ業務シナリオでデモをしてもらいます。
インフォマートの事例では、北東商事が約900名のアルバイト契約をデジタル化しました。また、全店舗分の送付は1日で完了し、本部作業は紙のときの10分の1になったと紹介されています（出典：インフォマート「北東商事 導入事例」、2025年公開）。
ただし、同じ効果が出るとは限りません。効果測定の方法や、店長の個人情報の取扱いをどこまで減らせるかは、候補会社に尋ねる材料になります。
見積の前提条件と作業量の比べ方
見積は、含まれる作業と前提をそろえて、横並びで比べます。候補会社には、含むものと含まないもの、追加単価を明記してもらいます。発注者側の作業も、あわせて書いてもらいます。
- 初期作業：要件定義、設計・開発・テスト、テンプレート作成
- 導入作業：連携、データ移行、教育、プロジェクト管理
- 運用作業：稼働後の保守と追加対応
評価表は、機能の適合度や法令・監査、連携の観点で整理します。セキュリティや導入体制、費用、将来性も、評価の観点に加えます。
配点は課題に合わせます。たとえば、更新漏れが最大の課題なら、更新管理と督促を重く評価します。
移行や法務確認が別料金になる事態を避けるため、見積条件を照合します。
セキュリティとデータ返却の確認項目
個人情報を扱うため、仕組みと運用の両方を確認します。候補会社には、次の対策を回答してもらいます。
- アクセス管理：テナント分離、最小権限、多要素認証、SSO
- 保護と監視：暗号化、操作ログ、バックアップ、脆弱性診断
- 事故対応：障害・漏えい時の通知、再委託先の管理
実際に運用を担当する人、ログの確認方法、退職者アカウントの停止手順も、候補会社に確かめます。
契約の終了時には、締結済みのPDFや原本データ、監査ログをどの形式で返却できるかを確かめます。従業員情報と更新履歴の返し方も、あわせて確かめます。
CSVやPDFだけでなく、検索性や関連付けを保ったまま返却できるかも確認します。返却費用や消去証明の有無も聞きます。乗り換えられない状態では、値上げや事業方針の変更に対応しにくくなります。
雇用契約管理システムの発注でよくある質問
発注前によく出る法令対応や費用、開発会社の選び方の質問に答えます。人事や法務、情報システム、現場の責任者で回答を共有し、RFPや契約条件に反映します。
雇用契約管理システムはSaaSと個別開発のどちらがよいですか？
契約書作成、電子合意、保管、更新通知が中心なら、まずSaaSを比較します。独自承認、複数法人の統合、基幹連携が業務継続に直結する場合は、連携開発や個別開発を検討します。
そのうえで、Fit to Standardを確認し、不足する部分だけを開発すると、過剰な作り込みを避けられます。
発注費用を抑えるために最初に削るべき機能は何ですか？
法令上の明示や契約合意に必要な機能は、削らないのが基本です。期限管理や権限、監査に関わる機能も、削らずに残します。
初期の高度な分析やAI自動分類、複雑なダッシュボードは、削減の候補になります。利用頻度の低い帳票も、候補に入ります。
削る前には、代替運用の担当者と作業量を確かめます。そのうえで、将来追加しやすいAPIやデータ構造は残しておきます。
RFPを作れない場合は開発会社に作成を依頼できますか？
依頼できます。準委任の要件定義支援として、業務ヒアリングや課題整理、業務フローまでを頼めます。要件一覧や優先順位、概算見積まで含めて頼むこともできます。
複数社を公平に比べるなら、先に対象人数や書類、拠点を整理します。既存システムと困っている作業だけでも、まとめておきます。
要件定義を一社に任せた後に、その会社の製品や開発へ前提が寄りすぎないよう、成果物の利用権と次工程の選択権も確認します。
電子契約にすれば労働条件通知の法令対応も完了しますか？
完了するとは限りません。電子締結と労働条件通知の明示は別の論点です。そのため、希望確認と必要項目、変更範囲を確認します。更新上限、出力、記録保存も確かめます。
法令の適用や社内規程との整合性は、人事・法務または専門家に確認してから本番運用します。
まとめ
発注では、採用から退職までの業務を段階ごとに整理します。最初から大規模なスクラッチ開発を前提とせず、業務の流れに沿って決めていきます。
標準SaaS、SaaS＋API・CSV連携、個別開発を比べます。そのうえで、MUSTとWANT、対象人数、帳票、連携、移行範囲をRFPにまとめます。
見積は、初期費用に加えて、保守や法改正、終了時のデータ返却まで含めた総額で比べます。テンプレート、移行、教育、送信課金も、この総額に含めます。
請負と準委任は、工程の不確実さに応じて使い分けます。そのうえで、検収条件やセキュリティ、どこまでを誰が受け持つかを契約書に書き込みます。
候補会社には、同じシナリオで提案、デモ、見積を依頼します。選ぶときは、費用だけでなく、現場への定着や更新漏れ、個人情報の扱いも基準にします。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。