総務システムの構築方法は、SaaS、パッケージのカスタマイズ、フルスクラッチの3つで、業務への適合度、費用、導入スピードを比べて選びます。なお、社内の他のシステムとは役割が異なり、人事管理システムは人のマスタ、資産管理システムは会計上の固定資産を扱い、情報共有システムはファイル基盤、社内ポータルはエンゲージメント向上を担います。
フルスクラッチは、自社専用のシステムをゼロから設計・開発する方式です。既製品で対応しきれない独自要件や統合ニーズがあるときに候補になります。
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フルスクラッチ・パッケージ・SaaSの違い
総務システムの構築方法は、SaaS、パッケージのカスタマイズ、フルスクラッチの3つに分かれます。3つは、自由度、費用、導入スピードのバランスが異なるため、方式ごとの特徴を比べて選択肢を絞ります。
3つの構築方法の特徴
主な違いは、既製機能を使うか、自社業務に合わせて作り込むかです。
- SaaS：標準機能をインターネット経由で使う
- パッケージ：グループウェアなどを自社向けにカスタマイズする
- フルスクラッチ：自社専用のシステムをゼロから設計・開発する
SaaSは、会議室予約、備品管理、ワークフローなどの既製サービスを使う方式です。導入が速く、初期費用を抑えやすいうえ、保守もベンダーに任せられます。
一方で、使える機能は標準の範囲に限られます。よくある総務業務を素早くデジタル化する用途に向いています。
パッケージは、承認ワークフローや設備予約、掲示板などを備えた製品を土台にする方式です。ゼロから作るより開発量を減らせるうえ、自社の要件もある程度取り込めます。
フルスクラッチは既製品の制約を受けないため、独自のワークフローや連携を実現できます。ただし、その分、初期費用、開発期間、保守の負担が大きくなります。
自由度は、SaaS、パッケージ、フルスクラッチの順に高まります。一方で、導入スピードと費用の手軽さは逆の順になります。どこまで自社要件に合わせたいかを見極めて、方式を選びます。
“何でも屋”の総務をフルスクラッチする意味
総務業務を個別のSaaSで管理すると、業務ごとに使うツールが分かれます。
- 会議室予約：A社のサービス
- 備品発注：B社のサービス
- 押印・問い合わせ：電子契約やチャットツール
手軽に始められる反面、データが分散するため、全体を横断して管理したり分析したりするのが難しくなります。社員も、業務ごとに使うツールを覚えなければなりません。
フルスクラッチなら、多岐にわたる業務を一つのシステムに統合できます。共通のUI、権限管理、データ基盤のもとで、総務業務をまとめて扱えます。
総務担当者は一つの管理画面で全体を把握でき、社員は一つの入口から手続きに進めます。業務を自社のプロセスに合わせ、一貫した体験として設計できる点が、この方式ならではの価値です。
フルスクラッチの価値がコストに見合うかは、企業規模や要件の独自性によって変わります。
総務システムをフルスクラッチする代表的なケース
フルスクラッチの意義が大きいのは、既製品で対応しきれない独自要件や統合ニーズがある場合です。代表的なパターンは2つあり、どちらも既製品では対応しきれない要件を抱える企業に当てはまります。2つのパターンに照らして、自社に当てはまるかを見極めます。
どちらにも当てはまらない場合は、SaaSやパッケージで十分に対応できる可能性があります。
独自の複雑な押印・回付ワークフロー
大企業や歴史のある企業では、押印、稟議、契約書回付に独自ルールが根付いている場合があります。たとえば、承認ルートが金額や契約の種類によって細かく分かれることがあります。
- 押印の種類：代表印・銀行印・部門印で保管者と回付先が異なる
- 並行回付：複数部門の承認がそろってから押印する
既製品に合わせると、業務を製品に寄せて変えるか、一部を手作業で残すことになります。一方、フルスクラッチなら、独自の押印・回付手順を忠実にシステム化できます。監査証跡や押印台帳も、自社のガバナンス基準に合わせて作り込めます。
承認を自社ルールどおりに厳格に運用したい企業にとっては、この自由度そのものが価値になります。
複数拠点・多数のファシリティを統合するハブ
複数拠点のファシリティ、サプライヤ、契約をまとめて管理するハブが必要な企業も、候補になります。
- 一元管理：稼働状況、契約更新期日、備品在庫を全拠点で把握する
- システム連携：会計・購買、入退室、IoT、電子契約とつなぐ
- 拠点別設定：共通基盤上で発注ルールや承認権限を調整する
全国や海外に拠点を持つ企業では、会議室や座席、契約などの管理対象が膨大になります。防災備蓄や備品・什器も、拠点ごとに抱えることになります。拠点ごとに管理が分かれていると、全社で状況を見渡したり、運用を最適化したりするのが難しくなります。
データが一つにまとまれば、拠点を横断した分析や意思決定を進められます。連携先は、会計・購買の基幹システム、入退室管理、座席利用を検知するIoTセンサーまで広げられます。こうした連携を通じて、総務業務を貫くデータ基盤を構築できます。
たとえば、座席の利用率を把握し、そのデータからオフィス面積や賃貸契約を最適化する例があります。こうした取り組みは、データを一気通貫でつないで実現します。
SaaSを個別につなぐだけでは、データの粒度や連携のタイミングがそろわないことがあります。その結果、拠点をまたぐ横断分析が難しくなります。
全社共通の基盤で業務を統一しながら、拠点ごとの事情も吸収できます。
大企業がフルスクラッチを選ぶ主な理由は、SaaSの寄せ集めでは難しい全社統合と密連携です。ファシリティはコストと働き方に直結するため、統合基盤が投資に見合う場合があります。
フルスクラッチのメリット・デメリットとコストの目安
フルスクラッチには、メリットとデメリットの両面があり、費用も相応にかかります。そのため、自社要件と照らし合わせて、コストを含めて判断します。
メリット：自社要件への完全適合・統合・ガバナンス
最大の利点は、自社の総務業務に完全に合ったシステムを作れることです。
- 業務への適合：独自のワークフローや帳票、承認ルールを再現する
- 業務の統合：分散した総務業務を一つのシステムで扱う
- ガバナンス：権限管理や監査証跡を自社基準で設計する
業務のあるべき姿にシステムを合わせられるので、既製品に業務を寄せる場面が減ります。その結果、担当者は複数のツールを行き来せずに済み、社員も一つの入口から手続きにアクセスできます。
内部統制やコンプライアンスが厳しい企業でも、自社の基準に沿って運用できます。既存システムと密に連携させ、総務データを全社のデータ基盤で活用できる点も強みです。
総務データは、ファシリティコストを見直す分析や業務改善にもつながります。
SaaSの機能に妥協せず、自社が実現したい内容を形にできる点が魅力です。
デメリット：初期費用・保守負担・法改正への追随
フルスクラッチは、初期費用と開発期間がかかる方式です。
- 開発期間：要件定義から本番稼働まで半年から1年以上かかることもある
- 初期費用：複数業務の統合規模では数百万円から数千万円規模
- 年間保守：初期開発費の10〜20%程度が一般的な目安
ゼロから設計・開発するため、SaaSのように即日使い始めることはできません。初期費用は、対象モジュールの数と要件の複雑さに大きく左右されます。
稼働後の保守も自社で担うことになります。さらに、法改正やオフィス移転、組織改編への対応も、自力で進めなければなりません。
たとえば、押印・契約書管理は電子帳簿保存法や電子契約に関する制度改正の影響を受けます。また、株主総会の運営は会社法と結びついています。
SaaSではベンダーが制度変更に自動で対応しますが、独自開発では自社が改修費用を負担します。こうした保守や制度変更への対応が、フルスクラッチのTCO（総保有コスト）を押し上げます。
初期費用とランニングコスト・SaaSとのTCO比較
方式を選ぶ際は、SaaSとのTCO（総保有コスト）を比較します。
- SaaS：初期費用が小さく、月額料金がかかる
- フルスクラッチ：初期費用は大きいが、月額のユーザー課金がない
全社員が使う総務システムでは、SaaSの月額料金がユーザー数に比例して積み上がります。長期間にわたって大人数で使うと、累計コストが膨らみます。フルスクラッチは長期利用により、一人あたりのコストが相対的に下がります。
利用人数が多く長く使う大企業では、TCOで有利になる可能性があります。一方で、利用人数が限られ、要件も標準的で、短中期の利用であれば、SaaSが有利です。
実務では5年程度を区切りにして、SaaSの累計月額と独自開発費を比べます。独自開発費は、初期費用に年間保守費用を年数分加えて試算します。さらに、独自要件や複数業務の統合による価値も含めて、コストだけでなく総合的に判断します。
フルスクラッチとSaaS・パッケージの使い分け
方式の選択を誤ると、過剰な投資になったり、必要な要件を満たせなかったりします。そこで、フルスクラッチかSaaS・パッケージかを、自社の業務・体制・規模から見極めます。
SaaS・パッケージが向いているケース
総務業務が標準的な範囲に収まる企業は、SaaSやパッケージに適しています。
- 標準業務：会議室予約、備品管理、一般的な承認などが中心
- 導入条件：導入を急ぐ、初期費用を抑えたい、保守体制がない
- 利用規模：中小企業や、利用人数がそれほど多くない
多くの企業に共通する庶務業務であれば、既製サービスの標準機能で対応できます。利用人数が少ない場合は、初期投資を回収しにくいため、SaaSのほうが費用効率が高いのが一般的です。
特殊な要件がなく、手軽なデジタル化を優先する企業は、独自開発を急ぐ必要はありません。まずは既製サービスを使い、本当に不足する機能が見えた段階で、追加開発や連携を検討できます。
フルスクラッチが向いているケース
既製品で実現できない独自要件や統合ニーズがある企業は、フルスクラッチが候補になります。
- 独自業務：押印・稟議・回付の複雑な手順を再現する
- 拠点管理：多数の設備、サプライヤ、契約を一元管理する
- システム統合：基幹、入退室、IoT、複数SaaSやExcelと連携する
独自要件や統合ニーズは、拠点数や従業員数が多く、ガバナンスが厳しい大企業に多い傾向です。大人数で長期利用すればTCOで有利になり、独自要件の価値が投資を正当化します。
判断に迷う場合は、PoC（概念実証）やプロトタイプで実現可能性と効果を検証できます。検証してから本開発へ進めば、リスクを抑えられます。
対象業務が広い総務システムでは、要件の独自性と規模を見極めることが選定の鍵です。
まとめ
フルスクラッチ・オーダーメイド開発は、既製品で対応しきれない独自要件や統合ニーズに応える方式です。総務システムは、備品発注、会議室予約、押印申請、総務ヘルプデスクなどを効率化する仕組みです。構築方法には、SaaS、パッケージのカスタマイズ、フルスクラッチがあります。
フルスクラッチは、複雑な押印・回付を忠実に再現したい企業や、多数拠点のファシリティを統合したい企業に向きます。基幹システムや入退室・IoT機器との密連携、分断されたSaaSやExcelの統合も、フルスクラッチが向く場面です。既製品で対応しきれない要件がある企業に適しています。
利点は、自社要件への完全適合、業務の統合、ガバナンスの作り込みです。一方、負担は初期費用、開発期間、保守に加え、法改正や組織改編への自力対応です。
利用人数が多く長く使う企業では、TCOで有利になる場合があります。一方、標準業務が中心で、利用人数が限られる場合は、SaaSやパッケージが適しています。
要件の独自性と規模を見極め、必要であればPoCで検証してから方式を決めます。構築を検討するときは、要件が標準的か独自かを洗い出し、複数の開発会社に相談します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。