訪問介護管理システムの発注や外注は、業務の整理、要件とRFPの作成、提案と見積の比較、試行導入の順に進めると、現場記録から請求までの転記を減らせます。
発注形態と要件の整理、契約と費用、委託先の選定の3点に分けて説明します。全体像は、下の関連記事にまとめています。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け訪問介護管理システム開発の完全ガイド
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・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
訪問介護管理システムの発注で最初に決めること
訪問介護管理システムは、利用者台帳だけでなく、契約、受給者情報、ケアプラン、訪問介護計画書も扱います。さらに、シフト、訪問記録、申し送り、実績確定、請求、帳票までをつなぐ業務基盤です。
発注では、製品名や機能一覧を先に決めず、なくしたい転記や確認作業を明確にします。そうしておくと、各製品の機能を、その削減に役立つかどうかで見られます。製品を選ぶときは、月額料金だけでなく、訪問予定から介護報酬請求まで一連の業務がつながるかも判断材料にします。
SaaS・パッケージ・個別開発の選び方
導入速度、費用、制度対応、独自業務への適合性は、選択肢ごとに異なります。そのため、次の特徴を自社の優先条件と照らし合わせます。
- SaaS・パッケージ：短期導入や介護報酬、標準帳票の更新を重視する場合に適します。
- 追加開発・API連携：独自のシフトや帳票、会計・勤怠・CRMとの連携を補えます。
- フルスクラッチ：自由度は高い一方、制度改定や保守などを長期に負担します。
公開情報によると、訪問介護向けクラウドソフトの月額は約5,000円から5万円です。また、初期費用は0円から50万円程度とされています。
ただし、総額は事業所数、利用者数、請求伝送、端末、教育、データ移行で変わります。請求と制度対応は実績ある製品に任せ、独自の運用は追加画面や連携で補うという組み方もあります。
一つにつなげる業務の範囲
情報が分断されていると、現場の記録を事務所が請求用に転記することになり、入力や修正の漏れが起きやすくなります。そこで、連携させる業務と、現場・管理者それぞれの確認項目を洗い出します。
- 利用者と計画：台帳、契約・受給者情報、ケアプラン、訪問介護計画書を扱う業務です。
- 予定と記録：訪問予定、シフト、指示、開始・終了時刻、サービス内容、特記事項を記録する領域です。
- 実績と請求：実績確定、国保連請求、利用者請求書、運営指導用の帳票と履歴を確認できるようにします。
現場で使うなら、片手でのタップ入力、直行直帰時のログイン、通信が不安定なときの一時保存を確かめておく必要があります。さらに、写真添付、音声入力、ICタグやQRによる訪問先確認も候補になります。
管理者にとっては、訪問漏れ、未入力、遅延、キャンセル、直行直帰を一覧で見られると、月末より前に問題に気づけます。また、稼働率や利用者別の実績も、確認の対象に含めます。
発注前の要件整理とRFPの作り方
RFPは、開発会社やベンダーに提案と見積を依頼するための資料です。現状の困りごとや対象範囲、必須条件、希望時期などをそろえておくと、各社を同じ条件で比べられます。
予算の考え方や選定基準も、同じ資料に含めます。なお、分厚い仕様書を最初から作る必要はありません。
発注担当だけで作らず、現場のヘルパーとサービス提供責任者に加え、請求担当者と法人本部の4者から意見を集めます。そうすることで、現場の手順と法人側の条件を同じ資料に反映できます。
業務フローの書き出し範囲
訪問1件を単位に、受付から請求までの順序を書き出します。そのうえで、各工程で誰が何を入力し、誰が承認し、次にどのデータを使うかを書き添えます。
- 受付と利用者情報の確認
- 訪問予定の作成とヘルパーへの指示
- 訪問先での本人確認とサービス提供
- 開始・終了記録と申し送り
- サービス提供責任者の確認と実績確定
- 請求
紙の様式をそのまま画面に置き換えると、入力項目が増えて、現場で使われなくなるおそれがあります。そのため、必須入力は絞り込み、訪問後の記録時間や修正の承認者、通信が切れたときの動作を要件に含めます。
要件定義の時点で、現在の記録時間と請求差戻し件数を測っておくと、導入後の効果を検証できます。また、修正が必要なときの承認手順も定めておきます。
必須機能と将来機能の分け方
機能は、本稼働に必須のもの、導入後に追加するもの、将来構想の3段階に分けます。そのうえで、次の機能を現行業務と連携方式に照らして優先順位を決めます。
- 本稼働に必須：利用者台帳、訪問予定・シフト、スマホ記録、指示・報告、実績確定です。加えて、請求、修正履歴、権限、バックアップも必須です。
- 導入後に追加：ケアプランデータ連携、LIFE、会計・給与・勤怠との連携です。
- 将来構想：電子契約や家族向けポータルなどを、優先順位に応じて検討します。
AIによる記録要約やケアプラン作成の支援は、職員の確認と承認を前提にした補助機能として扱います。一方で、要介護度やケア判断をAIが自動で確定する要件は避けます。
2025年6月には、カナミックネットワークがAI搭載クラウド介護ソフトの提供開始を発表しました。AIを採用する場合は、まず入力データと出力根拠を、次に編集履歴、誤りの訂正、学習利用の有無を、RFPで確認します（出典: 株式会社カナミックネットワーク、2025年）。
RFPに記載する項目
各社の提案と見積を同じ条件で比べるには、RFPに次の情報を書いておく必要があります。
- 事業と環境：事業所・拠点・利用者・職員の数、訪問件数、対応サービス、介護保険と障害福祉の区分、既存システム、移行対象、端末、希望時期。
- 機能と非機能：機能を必須・提案希望・対象外に分け、可用性、通信断時の動作、権限、二要素認証、暗号化、監査ログ、バックアップを示します。
- 運用と契約条件：障害時の連絡、個人情報の保管場所、解約時のデータ返却を明記します。
- 提案・見積の内訳：標準機能、追加開発、代替案、前提条件、納期、体制、保守費、制度改定対応費を分けて回答してもらいます。
見積に「一式」とある場合は、画面数、連携本数、移行件数の3つに分けて、再提出を依頼します。テスト範囲と研修回数も、内訳として示してもらいます。内訳をそろえると、契約後の追加費用を抑えやすくなります。
発注から導入までの進め方と契約形態
発注は、問い合わせと現状ヒアリングから始まり、RFPの配布、提案と見積の比較、デモを経て契約へ進みます。その後は、要件定義と設定・開発に進み、移行とテスト、研修を行います。最後に、試行運用を経て本稼働に入ります。
最初から全拠点を対象にせず、1事業所と1サービスに絞って、代表的な職員と利用者で試します。そうすると、現場の入力負荷や制度上の抜けを早く見つけられます。
準委任契約と請負契約の選び方
要件の明確さや支援内容に応じて契約形態を選び、そのうえで成果物と責任範囲を決めます。
- 請負契約：完成条件が明確な機能の納品に向きます。成果物と受入条件、検収日を定め、瑕疵対応や納品物、遅延時の扱いも取り決めます。
- 準委任契約：要件を詰める段階や継続改善、運用支援に適する場合があります。担当者と成果物を明確にし、会議体と報告方法も決めます。
SaaSでは、開発契約のほか、利用規約やサービスレベル合意も見ておきます。そのうえで、稼働率や障害通知、復旧目標を確かめます。さらに、バックアップ、データ保存場所、再委託先についても確認します。
契約終了時のエクスポート方法、料金改定、制度変更への対応範囲も確認しておきます。とくに、完成後の保守を曖昧にすると、制度変更時の予算と責任の所在が不明確になります。
テストと本稼働での確認事項
テストでは画面の表示だけでなく、利用者登録から請求までの業務シナリオで確かめます。各段階でデータが正しく引き継がれるかを、通しで試します。
- 登録・計画：利用者登録、計画書の作成、予定変更を試します。
- 訪問・承認：指示や開始・終了の記録、記録修正、責任者の承認を確かめます。
- 請求：実績確定から、請求データの作成、利用者請求書の発行までを試します。
スマートフォンでは、片手操作と入力項目数を確認します。さらに、電波が弱い場所での一時保存と端末紛失時の遠隔ロックを確かめ、写真の扱いやログアウトも見ておきます。
管理者は、権限別に閲覧と修正の範囲を試し、変更履歴と承認者が残るかを確かめます。また、本稼働後の窓口と旧システムの停止時期も、テスト計画に含めます。
データ移行と研修の発注範囲
移行と研修は本稼働の成否を左右するため、対象と実施方法を発注範囲に含めます。
- 移行対象：利用者台帳、契約情報、計画書、過去の提供実績、請求情報から選び、受け渡し形式と、重複・欠損の確認者を定めます。
- 研修対象：管理者の設定、責任者の指示・承認、ヘルパーの訪問後記録、請求担当者の月次処理ごとに、代表ケースで操作します。
個人情報を扱うため、サンプルデータや暗号化について確認します。削除証明や移行担当者の権限も見ておきます。
マニュアルを配るだけでは定着しにくいため、代表ケースを使って実際に操作します。
導入後1か月と3か月の時点で、利用率や記録時間を測ります。請求差戻しと問い合わせ件数も把握し、結果に応じて改善します。
費用相場と見積に含めるべきコスト
費用は、方式と拠点・職員・利用者数の規模で大きく変わります。さらに、端末台数や請求連携、移行も費用に影響します。
そのため、初期費用と月額・保守費だけでなく、5年総額で比べます。個別帳票や保守体制によっても差が出るため、見積の内訳まで確認します。
端末・通信や教育、移行、制度改定対応は、別項目として分けておきます。公開相場を自社の見積とみなさず、条件ごとの内訳を見て判断します。
SaaS・標準パッケージの費用相場
公開価格や料金条件には幅があるため、方式別の目安と自社の条件を分けて見ます。
- 公開されている相場：クラウド型は月額5,000円から5万円程度、インストール型は10万円から500万円程度です。
- カイポケ訪問介護：公式案内の月額は25,000円（税別）です。
公式案内では、初期費用とインターネット請求、法改正対応が0円とされています。更新料、サポート費用、解約金も0円です（出典: カイポケ公式「訪問介護ソフトの利用料金」、2026年確認）。
単一事業所で月額25,000円のソフトを5年間使う場合、ソフト利用料だけなら単純計算で150万円（税別）です。ただし、複数サービスや複数拠点では条件が異なるため、個別に確認します。
PCやスマートフォン、タブレット、通信、端末管理は、別費用になる可能性があります。初期設定や既存データ移行、研修、追加帳票も、費用の内訳に入るかを確かめます。従量課金や最低契約期間、オプション、解約時の出力費は、総額に影響します。
カスタマイズと個別開発の費用相場の見方
方式ごとの費用と導入期間の推定幅を並べ、見積の条件と照らして検討します。
- 設定・連携：100万円から500万円程度で、導入期間は2か月から6か月が目安です。
- 個別カスタマイズ：300万円から1,000万円程度で、期間は3か月から9か月ほどを見込みます。
- フルスクラッチ：1,000万円から3,000万円超となる可能性があり、期間は9か月から18か月以上が目安です。
- SaaS標準導入：導入期間は2週間から2か月ほどです。
訪問介護専用の開発見積を公開する企業は限られており、上の数値は契約価格を約束するものではありません。実際の金額は、利用者・拠点数、アプリ、請求連携の範囲で上下します。さらに、移行、監査、サポートの内容でも変わります。
標準機能を採用し、連携方式と移行範囲を早めに確定すると、費用と期間を抑えやすくなります。費用を抑える方法は、画面数を減らすほかにもあります。
5年総額の比較項目
費用の抜けを避けるため、初期費用から契約終了時までを同じ比較表に含めます。
- 初期・継続費：初期開発・設定、月額利用、保守、法改正対応、API・請求伝送、サーバー・クラウド費。
- 設備・導入費：端末、通信、MDM、移行、研修を含みます。追加帳票とセキュリティ診断も、この項目に含めます。
- 終了時の費用：契約終了時のデータ返却。
必須費用と任意オプションを分け、税別と税込の表記もそろえます。たとえば、標準SaaSの利用料が年間30万円でも、端末10台、回線、移行、研修、導入支援を加えると、初年度の支払額は変わります。
個別開発は初年度の支払いが大きくても、転記や二重入力を減らせる場合があります。そこで、記録時間、請求差戻し、管理者の集計時間も金額に換算して、投資の判断に使います。
委託先の選定と見積比較で確認するポイント
委託先は、訪問介護の業務を理解したうえで、記録から請求までを見て提案できるかで決めます。知名度や機能数だけで選ぶと、現場の業務に合うかを確かめないまま進めかねません。
移行や研修の対応力、制度改定への継続的な対応、障害時の連絡体制も確認します。専門ベンダーとSIerでは比較の項目が異なるため、同じRFPへの回答を並べて比べます。
介護業界での導入経験の確かめ方
導入経験は、サービスの種類だけでなく、導入後の運用状況まで確かめます。提案の場では、次の観点で尋ねます。
- 導入分野：訪問介護、訪問看護、障害福祉、定期巡回のどの経験があるかを尋ねます。
- 運用実績：事業所規模、スマホ記録の利用率、請求連携、旧システムからの移行方法、導入後の問い合わせ件数と改善内容を確認します。
- 導入事例：Care-wing公式にはICタグを使った訪問記録事例があります（出典: 株式会社ロジック Care-wing公式導入事例、2026年確認）。
可能であれば、同規模・同サービスの利用法人に話を聞きます。導入前の課題や現場への定着、請求月のサポート、制度変更時の対応を尋ねます。
紹介が難しい場合は、デモで利用者登録から請求までを実際に操作して確かめます。ICタグが自社の訪問確認や不正防止に適合するかも質問します。そのうえで、現場職員が戸惑う場面と、ベンダーの回答の具体性を評価します。
見積書の比較項目
見積を比較するときは、作業と費用の単位をそろえておきます。そのため、各項目の数量と単価、工数を記載してもらい、成果物や前提条件、対象外も明らかにします。
- 導入・構築：初期設定、要件定義、画面・機能開発、外部連携。
- 移行・稼働：データ移行、テスト、教育、本稼働支援。
- 継続・設備：保守、クラウド、端末、通信、制度改定対応。
見積が「連携一式」「移行一式」「サポート一式」のままでは、各社を比べられません。API本数や移行対象件数、研修回数、問い合わせ対応時間などに分けてもらいます。
低価格な見積でも、必須機能が対象外だったり、通信断対応が有料だったりすると、総額は膨らみます。制度改定が別料金だったり、データ出力が有料だったりする場合も、費用は積み上がります。
一方で、高額な見積でも、移行や研修、改善支援を含み、担当者の負担を抑える場合があります。金額の差を、機能や体制、責任範囲の違いとして説明できるようにしておきます。
セキュリティと制度改定対応の契約項目
個人情報の保護と制度変更への備えを分けて、契約・設計・運用のそれぞれに必要な事項を整理します。
- アクセスと記録：役割別のアクセス制御、多要素認証、通信時と保存時の暗号化、操作・修正履歴、バックアップを確認します。
- 事故・障害対応：脆弱性対応、端末紛失時の停止、委託先・再委託先の責任、退職者アカウント削除、事故報告期限を定めます。
- データと継続運用：データ保管場所と障害時の紙運用を、契約・設計・運用手順のどこに定めるかを明確にします。
ベンダーには、介護報酬改定や介護情報基盤、ケアプランデータ連携標準仕様、LIFEへの対応方針を聞きます。なお、厚生労働省は、2026年4月1日以降、準備ができた市町村から標準化対応を進めます。
同省は、2028年4月1日までに全市町村でデータ移行を含む活用開始を目指しています（出典: 厚生労働省「介護情報基盤について」、2026年）。そのため、発注条件には、API、標準仕様への追随、データ可搬性を含めます。
よくある質問
発注や外注を検討する際に、経営者や管理者から寄せられやすい質問を取り上げます。
自社の事業所数や利用者数、現場の通信環境、請求業務の流れに置き換えて、確認してください。
訪問介護管理システムは個別開発と既製品のどちらが向いていますか？
請求や制度対応を早く安定させたい場合は、SaaSやパッケージを基本に比べます。独自のシフトや帳票、複数事業の連携が重要なら、カスタマイズや個別開発を検討します。
まず標準製品に合わせて業務を再設計できるかを確かめ、対応できない部分だけを追加開発する、と考えると整理しやすくなります。
発注費用を抑えるために削ってよい範囲はどこですか？
初期段階で削る候補になるのは、利用者ポータル、複雑な分析画面、特殊帳票、将来構想のAI機能などです。必須機能を残して1事業所で試し、利用状況を見ながら広げていきます。
利用者情報、訪問予定、現場記録、実績確定、請求は、削ると業務改善や監査対応が難しくなる可能性があります。権限、修正履歴、バックアップも、この中に含めて考えます。
委託先を選ぶときに必ず聞く質問は何ですか？
訪問介護の現場を見た提案か、スマホ記録から請求まで連動するか、通信断時にどう動くかを尋ねます。データ移行の範囲と、その責任者も確認します。
制度改定や標準仕様変更への対応、5年総額と追加料金も質問します。障害時の復旧目標や連絡窓口についても聞きます。契約終了時のデータ返却形式も決めます。
回答が口頭の説明にとどまらず、仕様書やSLA、契約書、運用手順に反映されるかを確認します。
2026年時点で発注時に確認すべき最新動向は何ですか？
発注時には、介護情報基盤との連携、ケアプランデータ連携標準仕様、制度改定、AI活用を確かめます。厚生労働省資料では、2026年4月1日以降、準備が完了した自治体から順次利用が始まります。
2028年4月1日までに全市町村で活用開始が目指されています。そのため、全機能を先に作り込まず、標準仕様やAPI、データの持ち出し形式、ベンダーの更新体制を契約前に確かめます。
まとめ
訪問介護管理システムの発注では、まず訪問1件の業務フローを整理し、現場記録から請求までの転記をなくす範囲を決めます。そのうえで方式を比べ、RFPに対象範囲と必須機能を記載します。
非機能要件、移行、研修、保守、制度改定対応も含めます。加えて、契約と見積では、導入後の責任範囲まで確認します。
発注前に実行する3つのこと
各社の提案を同じ条件で比べるために、発注前に次の順で準備します。
- 関係者で業務を観察し、記録時間と転記回数を測ります。
- 必須機能と将来機能を分け、1事業所で試す範囲を決めます。
- 同じRFPを複数社へ渡し、5年総額、移行、教育、制度対応、障害時の責任を比べます。
現場に定着する委託先の選び方
現場職員が訪問後に迷わず入力でき、管理者が未入力や遅延を把握できるかを、まず見ます。そのうえで、請求担当者が同じデータで月次処理できるかも確認します。
研修や問い合わせ対応、制度改定、移行、セキュリティまで支援できる委託先を選びます。導入後は、効果を毎月確かめながら改善を進めます。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け訪問介護管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。