訪問介護システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

訪問介護システムの発注は、既製SaaSを導入するか、パッケージを個別設定するか、業務に合わせて開発を委託するかを、事業所の規模と独自要件で決めることが重要です。

本記事では、訪問介護システムの発注形態、RFPと要件整理、契約形態、費用相場、委託先の選び方、見積書の比較方法までを、発注担当者が実務で使える順番に解説します。直行直帰、急な訪問変更、スマートフォン入力、記録と請求の連動、要配慮個人情報の管理を踏まえ、導入後に現場へ定着させるための確認ポイントも整理します。

▼全体ガイドの記事
・訪問介護システム開発の完全ガイド

訪問介護システムの発注はどの方法が適していますか？

訪問介護システムの発注方法は、標準業務が多く短期間で始めたい事業所はSaaS、既存業務に合わせた設定や連携が必要な法人はパッケージ導入、独自の業務フローを競争力にしたい法人は個別開発が適しています。最初からスクラッチ開発に決めるのではなく、標準機能で満たせない要件だけを追加開発に切り出す考え方が、費用と運用リスクを抑えやすい方法です。

SaaSは、利用者台帳、訪問予定、ヘルパーのシフト、訪問記録、計画書、実績、請求など、訪問介護で共通する業務を短期間で電子化したい場合に向いています。サーバーの構築や法改正に伴うアップデートを自社で担う必要が少なく、1事業所から始められる点もメリットです。

たとえばカイポケ公式の訪問介護向け料金ページでは、訪問介護と障害福祉に対応する月額25,000円（税別）を公開し、初期費用、インターネット請求、法改正対応費用、更新料、サポート費用、解約金を0円と案内しています（出典: 株式会社エス・エム・エス「カイポケ訪問介護 利用料金」、2026年8月確認）。これは一社の公開価格であり、市場全体の相場ではありませんが、既製SaaSと個別開発を比較する際の基準になります。

パッケージ導入は、標準的な訪問介護業務を使いながら、帳票、権限、事業所構成、給与・会計との連携などを自社向けに調整したい場合に適しています。NDソフトの公式情報では、複数サービスのスケジュールを同一画面で管理し、重複確認、ヘルパーの自動割当、訪問介護請求、個別援助計画、ヘルパーアプリなどを構成できると説明されています（出典: NDソフトウェア株式会社「訪問介護事業所様向けシステム」、2026年8月確認）。

既製機能を活用できるため、全面的な新規開発よりも制度改定への追随や障害対応を任せやすい一方、標準仕様から外れるほど追加費用と導入期間が増えます。独自の勤務ルールをすべて画面へ埋め込む前に、運用を標準化できる部分と、業務上どうしても残す部分を分けておくことが重要です。

個別開発は、複数法人・複数サービスを横断した本部管理、独自の訪問ルート、既存の医療・給与・会計システムとの複雑な連携など、標準製品だけでは事業上の要件を満たせない場合に検討します。訪問介護の業務をよく理解する開発会社へ、現場の例外処理まで含めて委託できる点が強みです。

ただし、個別開発では介護報酬改定、帳票変更、端末OSの更新、外部連携先の仕様変更にも継続的な対応が必要です。開発費だけで判断せず、保守契約、障害時の復旧、データ返却、追加開発の単価まで含めて、5年以上の総保有コストで比較することが大切です。

訪問介護システムの発注・外注はどの順番で進めますか？

発注は、課題の棚卸し、方式の仮決定、RFPの作成、候補会社への説明、提案と見積の比較、契約、要件定義、開発・設定、受入テスト、移行、研修、本番稼働の順に進めます。先に製品名や画面の要望を決めると、不要な機能を買い込みやすくなるため、最初は業務上の困りごとを事実で整理します。

最初に、利用者登録から訪問予定の作成、ヘルパーへの指示、訪問開始・終了、実施記録、サービス提供責任者の確認、実績確定、請求、ケアマネジャーへの報告までを時系列で書き出します。紙、Excel、電話、FAX、既存ソフトのどこで情報が発生し、誰が何回転記しているかを記録すると、システム化の目的が「スマホ対応」ではなく「転記と確認の削減」として明確になります。

評価指標は、訪問記録の入力時間、未入力率、実績修正件数、月末の締め作業時間、請求エラー、ヘルパーからの問い合わせ件数などを設定します。Care-wingの公式導入事例では、伝票チェック時間が3分の2に短縮された事例や、訪問記録の整理時間が従来の12時間からほぼ0になった事例が紹介されています（出典: 株式会社ロジック「Care-wing」導入事例、2026年8月確認）。これらはベンダー掲載事例の数値であり、自社で同じ効果が出ると断定せず、導入前の自社データと比較する指標として利用します。

候補会社へ相談する段階では、会社ごとに説明内容を変えず、同じRFPを渡します。RFPには、事業所数、利用者数、職員数、月間訪問件数、サービス種別、直行直帰の割合、現在の請求ソフト、連携したい会計・給与システム、端末の保有状況、通信環境、希望時期、予算の上限、成果物、保守条件を記載します。

また、「必須」「できれば必要」「将来検討」の3段階に優先度を付け、必須要件には受入基準を添えます。たとえば「訪問先で記録できる」だけでは曖昧ですので、「通信が一時的に切れても入力内容を保持し、復旧後に再送できる」「サービス提供責任者が修正履歴を確認できる」のように、確認できる条件へ置き換えます。

提案を受けた後は、すべての事業所へ一斉導入せず、1事業所または1サービスを対象に小規模な検証を行います。期間は業務の締めを一度経験できる長さにし、ヘルパー、サービス提供責任者、事務担当、管理者が実際の端末で入力します。デモ画面の見栄えではなく、訪問変更、キャンセル、代替ヘルパー、特記事項、通信断、実績修正まで再現することが重要です。

検証では、入力にかかる時間、入力漏れ、問い合わせ、管理者の確認時間、請求前の修正数を測定します。職員がスマートフォン操作に不慣れな場合は、研修の時間と方法も評価対象に含めます。操作説明を受けた後に一人で訪問記録を完了できるかを確認し、できなかった場面を要件やマニュアルへ反映します。

RFP・要件整理と契約形態は何を決めればよいですか？

RFPと要件定義では、機能一覧だけでなく、誰が、いつ、どの端末で、どの情報を入力し、誰が承認し、どの帳票や連携データを出力するかを決めます。訪問介護は現場が事務所から離れているため、画面仕様だけでなく、入力できない場合の代替手順、端末紛失時の対応、通信障害時の記録方法まで要件に含めます。

機能要件には、利用者台帳、契約・受給者情報、訪問介護計画書、予定とシフト、ヘルパーの割当、サービス提供責任者の指示、実施記録、写真や音声入力、実績管理、介護報酬請求、利用者請求、給与計算、帳票、ケアマネジャーとの連携などを記載します。特定事業所加算など自社で重視する運用がある場合は、指示・報告・確認の記録がどのように残るかを確認します。

非機能要件には、稼働時間、応答速度、同時利用者数、バックアップ、復旧目標、操作ログ、権限、暗号化、多要素認証、端末の対応OS、データ保存期間、障害時の連絡時間、保守窓口、データ返却形式を記載します。要配慮個人情報を扱うため、便利な機能より先に、閲覧できる職員の範囲と退職・異動時のアカウント停止方法を決めることが安全です。

請負契約は、合意した成果物を完成させることを重視する契約です。画面、帳票、API、テスト結果などの納品物と受入基準を明確にしやすい一方、発注後に仕様変更が多いと追加費用や納期変更が生じやすくなります。どこまでを当初の成果物とするかを、要件定義書や仕様書に残します。

準委任契約は、専門家が一定の業務を遂行することを重視する契約です。要件探索やアジャイル開発のように、現場検証をしながら優先順位を変えるプロジェクトと相性がありますが、完成責任や品質基準が自動的に確保されるわけではありません。作業範囲、担当者、稼働時間、成果の確認方法、報告頻度を契約書と個別発注書で明確にします。

訪問介護事業所は、個人情報保護委員会・厚生労働省の医療・介護関係事業者向けガイダンスの対象です。令和8年4月の改正後も、訪問介護事業所などの介護関係事業者が、利用者の情報を適切に扱うことが求められています（出典: 個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2026年4月改正）。

契約では、個人情報の利用目的、再委託の可否と範囲、海外を含むデータ保管場所、アクセス権限、ログの保存、バックアップ、漏えい時の報告期限、脆弱性対応、契約終了時の返却・消去、監査への協力、損害賠償の範囲を確認します。クラウドサービスを使う場合でも、データを預けた責任が発注者からなくなるわけではありません。委託先の安全管理措置を質問票と契約書の両方で確認します。

訪問介護システムの費用相場はいくらですか？

訪問介護システムの費用は、既製SaaSなら月額数万円から始められる公開価格がある一方、個別カスタマイズやスクラッチ開発では数百万円から数千万円以上まで広がります。利用者数だけでなく、事業所数、端末台数、移行データ、外部連携、帳票、研修、保守、法改正対応の範囲で大きく変わるため、単価だけを比較してはいけません。

既製SaaSの予算は、公開価格を起点に、初期設定、データ移行、端末、通信回線、研修、オプション連携を加えて考えます。リサーチノートで確認した公開例では、訪問介護単体の料金として月額25,000円（税別）、同じ住所で複数サービスを組み合わせる料金例として月額30,000円から45,000円（税別）が案内されています（出典: 株式会社エス・エム・エス「カイポケ訪問介護 利用料金」、2026年8月確認）。この金額は特定サービスの料金であり、他社製品や端末費まで含む相場ではありません。

小規模事業所では、初年度にソフト利用料、初期設定、研修、端末と通信を合算した総額を確認し、2年目以降は月額、保守、追加ユーザー、制度改定、データ出力の費用を分けて見ます。無料に見える初期費用でも、データ整形や個別帳票が有料になる場合がありますので、見積書の「別途」項目を残さないことが大切です。

個別カスタマイズの予算は、一般的な業務システムの開発レンジを訪問介護の要件へ当てはめた推定として、100万円から500万円程度を検討の起点にできます。複数事業所の権限、本部管理、会計・給与連携、スマートフォン入力、移行、帳票を含めるほど上振れしやすくなります。訪問介護システム全体を横断した公的な価格統計ではありませんので、必ずRFPに基づく相見積もりで確認します。

スクラッチ開発は、同じく推定レンジとして300万円から2,000万円以上を置く場合があります。利用者・職員・拠点の規模、モバイルアプリの有無、外部API、監査ログ、請求、権限、テスト、保守まで含むかで差が出ます。開発費の15％から25％程度を年間保守費の仮置きとして試算する方法もありますが、これは契約条件を決めるための試算であり、相場として断定できる数字ではありません。

見積の比較では、ソフト本体以外の費用を別行で出してもらいます。対象は、現行データの抽出とクレンジング、初期登録、端末とMDM、通信回線、ICタグ、外部システムのAPI利用料、帳票変更、研修、現場同行、問い合わせ窓口、バックアップ、脆弱性対応、制度改定、解約時のデータ出力です。

さらに、導入期間中に紙とシステムを並行して使う場合の二重入力、職員が研修へ参加する時間、テスト用端末の準備、請求締めに合わせた移行作業も費用または社内工数になります。初期費用、月額、追加費用、社内工数を足した初年度総額と、2年目以降の年間運用費を同じ表で比較すると、安価に見える提案の見落としを防げます。

委託先の選定と見積比較で確認すべきポイントは何ですか？

委託先は、価格の安さではなく、訪問介護の業務理解、現場で使えるモバイル設計、請求と記録の整合性、移行・研修・保守の体制をまとめて評価します。提案書の機能一覧が充実していても、キャンセル、交代、実績修正、通信断、退職者の権限削除などの例外処理が説明されていなければ、実運用で追加費用が発生する可能性があります。

実績確認では、「介護業界での導入実績」だけでなく、「訪問介護での導入事例」「直行直帰の記録」「複数サービスの請求」「サービス提供責任者の指示・報告」「スマートフォンに不慣れな職員への研修」を質問します。導入社数を聞くときは、現在も利用している社数、同規模の事業所数、契約終了率、問い合わせの平均応答時間まで確認すると、実績の質を判断しやすくなります。

ワイズマンは、訪問介護向けシステムで基本情報のCSV移行、音声入力、賃金計算、本部管理、夜間対応型や定期巡回へのオプションを案内しています（出典: 株式会社ワイズマン「訪問介護事業所向け介護ソフト」、2026年8月確認）。このように、候補会社の公式情報から自社に関係する機能を抜き出し、デモで実際の業務シナリオを再現することが大切です。

見積を比較するときは、会社ごとに異なる前提条件をそろえます。事業所数、利用者数、職員数、同時接続数、端末数、対象機能、データ移行範囲、連携先、テスト回数、研修日数、保守期間、制度改定対応、納品物、支払条件を一覧にし、金額の横に「含む」「含まない」「別途」を記録します。

評価では、価格だけでなく、要件適合度、導入期間、現場の操作性、保守体制、セキュリティ、契約柔軟性を重み付けします。たとえば、請求は標準機能で満たせても、急なヘルパー交代の通知ができないなら、管理者の電話連絡が残ります。見積書の機能名ではなく、RFPの業務シナリオを何分で完了できるかで比べると、導入後の差を予測しやすくなります。

2026年時点では、ケアプランデータ連携標準仕様への対応が、製品選定の確認項目になっています。厚生労働省の令和8年度の介護ソフト機能調査では、補助事業の要件として標準仕様に準じたCSVの出力・取込、ケアプランデータ連携システムの活用を支えるサポート体制、Version 4.1への対応などが示されています（出典: 厚生労働省「介護ソフト機能調査」、2026年）。対象年度や自治体の公募条件は変わるため、補助金を使う場合は最新の公募要領を確認します。

セキュリティでは、通信・保存時の暗号化、役割別権限、多要素認証、操作ログ、バックアップ、復旧テスト、端末紛失時の遠隔停止、再委託先、データ保管場所を確認します。契約終了時に、利用者情報をCSVなど再利用可能な形式で返却できるか、返却後にベンダー側のデータを消去した証明を出せるかも重要です。乗り換えが難しい契約は、月額が安くても長期的な負担になります。

訪問介護システムの発注でよくある質問

訪問介護システムの発注では、費用だけでなく、導入期間、職員の習熟、データ移行、請求業務、委託先の保守責任について同じ質問を受けます。ここでは、発注前に判断しやすいように、代表的な質問へ直接回答します。

標準的な訪問記録、請求、シフト管理が中心なら、まずSaaSまたはパッケージ導入を比較する方法が適しています。独自の本部管理や複雑な外部連携が事業上不可欠な場合だけ、個別開発を追加することが、費用と保守負担のバランスを取りやすい選択です。

公開価格の一例では月額25,000円（税別）の訪問介護SaaSがありますが、個別カスタマイズは推定で100万円から500万円程度、スクラッチ開発は推定で300万円から2,000万円以上まで広がります。いずれも一律の市場統計ではありませんので、事業所数、利用者数、端末、移行、連携、研修、保守の範囲をそろえた見積で判断します。

事業所数、利用者数、職員数、月間訪問件数、現在の業務フロー、必須機能、連携先、端末と通信環境、移行データ、希望納期、予算、受入基準、保守とデータ返却条件を記載します。特にキャンセル、交代、通信断、実績修正、請求エラーなどの例外シナリオを添えると、会社ごとの見積前提がそろいやすくなります。

補助の対象や要件は年度と自治体の公募要領によって変わるため、利用できると断定できません。厚生労働省は介護テクノロジーの導入・定着支援や介護ソフトの機能調査を案内しており、令和8年度はケアプランデータ連携標準仕様への対応やサポート体制が確認項目に含まれています。発注前に、対象製品、申請時期、見積書の形式、導入期限、実績報告の条件を自治体とベンダーへ確認します。

まとめ

訪問介護システムの発注では、まず紙・Excel・電話・FAXを含む現状業務を可視化し、SaaS、パッケージ、個別開発のどこまでが必要かを決めます。RFPでは、訪問記録や請求のような機能だけでなく、直行直帰、急な変更、通信断、権限、監査ログ、データ移行、研修、保守まで要件に含めます。

費用は、公開されているSaaS料金と、要件から算出するカスタマイズ・開発費を分けて考えます。月額25,000円（税別）は公開価格の一例であり、100万円から500万円、300万円から2,000万円以上という開発費は見積前の推定レンジです。端末、通信、移行、研修、保守を加えた初年度総額と、2年目以降の運用費を確認します。

委託先を決める前に、候補会社のデモで実際の訪問変更、指示、記録、実績修正、請求前確認を再現し、ヘルパーとサービス提供責任者が使えるかを確認します。小規模PoCで入力時間や未入力率を測定し、RFP、契約、研修、運用手順へ反映できれば、訪問介護システムは現場の負担軽減と記録の正確性を両立しやすくなります。

▼全体ガイドの記事
・訪問介護システム開発の完全ガイド

会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社riplaの会社HPはこちら

・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>

執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。