訪問介護システムの発注は、業務課題の整理、方式の比較、現場での検証の順に進めると、費用と運用リスクを抑えやすくなります。
方式の選び方から手順、要件と契約、費用、委託先の選び方まで、発注の判断を順に見ていきます。
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訪問介護システムの発注方式の選び方
標準業務が多く、短期間で始めたい事業所にはSaaSが適しています。一方、既存業務に合わせた設定や連携が必要な法人には、パッケージ導入が適しています。独自の業務フローを競争力にしたい法人は、個別開発を検討します。
発注する側が、事業所の規模と独自要件を踏まえ、標準機能で満たせない要件だけを追加開発にすると、費用と運用リスクを抑えやすくなります。
SaaS・クラウドを導入するケース
SaaSは製品によって電子化できる業務の範囲が違うため、発注する側が、共通業務のどこまでを電子化できるかを候補会社に確かめておきます。
- 対象業務：台帳、訪問予定、シフト、記録、計画書、実績、請求の電子化。
- 導入・運用：サーバー構築や法改正の更新を自社で負担する分が少なく、1事業所から始められます。
たとえば、カイポケの公式料金では、訪問介護と障害福祉に対応する月額が25,000円（税別）と公開されています。さらに、初期費用、インターネット請求、法改正対応費用、更新料、サポート費用、解約金は0円と案内されています（出典: 株式会社エス・エム・エス「カイポケ訪問介護 利用料金」、2026年8月確認）。
ただし、これは一社の公開価格で、市場全体の相場ではありません。既製SaaSと個別開発を比べる際の基準として使えます。
パッケージ導入・個別設定を選ぶケース
標準業務の流れは残しつつ、自社の運用に合わせて調整したい法人には、パッケージ導入が適しています。
- 個別設定：帳票、権限、事業所構成、給与・会計連携を自社に合わせて調整できます。
- 標準機能：制度改定や障害への対応を、全面的な新規開発より任せられます。
- 独自ルール：標準化する運用と、個別に残す業務の線引き。
NDソフトの公式情報では、複数サービスの予定管理、重複確認、ヘルパーの自動割当、請求、個別援助計画、ヘルパーアプリなどを組み合わせられます。（出典: NDソフトウェア株式会社「訪問介護事業所様向けシステム」、2026年8月確認）ただし、標準仕様から外れるほど、追加費用と導入期間が増えます。
個別開発・スクラッチ開発を委託するケース
標準製品では満たせない事業要件が残る場合、個別開発が候補になります。
- 検討する要件：複数法人・複数サービスの本部管理、独自ルート、医療・給与・会計との複雑な連携。
- 委託先の強み：訪問介護を理解する開発会社なら、現場の例外処理も含めて依頼できます。
個別開発は、納品後も介護報酬改定、帳票変更、端末OS更新、外部連携先の仕様変更に対応し続ける必要があります。そのため、開発費に加えて、保守、障害復旧、データ返却、追加開発単価まで含めた5年以上の総保有コストで比べます。
発注・外注の手順
発注は、課題の整理から本番稼働まで段階を追って進めます。製品名や画面の要望を先に決めると、不要な機能まで買い込みやすいため、まずは業務上の困りごとから整理します。
- 業務の課題を洗い出し、方式を仮に決める。
- RFPを作成して、候補会社に説明する。
- 提案と見積を比べ、契約する。
- 要件定義を行い、開発・設定と受入テストを進める。
- データ移行と研修を経て、本番稼働に入る。
現状業務と発注目的の洗い出し
発注目的をはっきりさせるため、現在の業務の流れと、情報がどこで生まれるかを押さえます。
- 業務の流れ：利用者登録、訪問予定、指示、訪問開始・終了、記録。責任者確認、実績確定、請求、報告の順にたどる。
- 転記の実態：紙、Excel、電話、FAX、既存ソフトのどこで情報が生まれ、誰が何回転記しているかを記録する。
- 評価指標：訪問記録の入力時間、未入力率、実績修正件数、月末締め時間、請求エラー、ヘルパーからの問い合わせ件数。
システム化の目的は、スマホ対応だけでなく、転記と確認の削減として明確にしておきます。
Care-wingの公式導入事例では、伝票チェック時間が3分の2に短縮された例や、訪問記録の整理時間が従来の12時間からほぼ0になった例があります（出典: 株式会社ロジック「Care-wing」導入事例、2026年8月確認）。ただし、これらはベンダーが掲載した事例の数値で、同じ効果が出ると断定はできません。自社の導入前データと比べる指標として使います。
RFPによる提案条件の統一
会社ごとに見積の前提が違うと比べられないため、候補会社には同じRFPを渡します。
- 事業規模：事業所数、利用者数、職員数、月間訪問件数を書いておく。
- 業務と連携：サービス種別、直行直帰の割合、現在の請求ソフト、会計・給与の連携先を伝える。
- 導入条件：端末、通信環境、希望時期、予算上限、成果物、保守条件を明記する。
- 優先度：「必須」「できれば必要」「将来検討」に分け、必須要件には受入基準を添える。
- 検証条件：通信断後の再送や責任者による修正履歴の確認など、試験できる条件として書く。
小規模PoCと現場受入
全事業所へ一斉に入れる前に、実際の業務を一巡できる規模と期間で試します。
- 対象と参加者：1事業所または1サービスで締めを一度経験できる期間を設け、ヘルパー、責任者、事務担当、管理者が実機を使う。
- 現場で再現：訪問変更、キャンセル、代替ヘルパー、特記事項、通信断、実績修正を再現して試す。
- 効果と習熟：入力時間、漏れ、問い合わせ、確認時間、請求前修正を測り、研修後に一人で記録できるかを確かめる。
スマホ操作に不慣れな職員がいる場合は、研修の時間と方法も評価の対象になります。操作が難しかった場面は、要件やマニュアルに反映します。
RFP・要件整理と契約形態の決め方
RFPと要件定義では、機能一覧に加えて、誰がいつどの端末で入力し、誰が承認するかを決めておきます。さらに、帳票や連携データの出力方法も含めます。
訪問介護では、現場が事務所から離れて仕事をするため、入力できない場合の代替手順、端末紛失時の対応、通信障害時の記録方法も要件に含めます。
機能要件と非機能要件の分け方
要件は、機能の有無と運用上の品質条件に分けて一覧にします。
- 台帳と業務：利用者・契約・受給者情報、計画書、予定・シフト、割当、責任者の指示。
- 記録と請求：実施記録、写真・音声、実績。介護報酬・利用者請求、給与計算、帳票、ケアマネジャー連携。
- 加算運用：特定事業所加算などで重視する指示・報告・確認の記録方法。
- 稼働と復旧：稼働時間、応答速度、同時利用者数、バックアップ、復旧目標、操作ログ。
- 安全と保守：権限、暗号化、多要素認証、対応OS。保存期間、障害連絡、保守窓口、データ返却形式。
要配慮個人情報を扱うため、閲覧できる職員の範囲と、異動・退職時のアカウント停止方法を先に決めておきます。
請負契約と準委任契約の違い
契約形態は、成果物の完成を求めるのか、専門業務の遂行を任せるのかで決まります。
- 請負契約：合意した成果物の完成を重視する契約です。
- 準委任契約：専門家に一定の業務の遂行を求める契約です。
請負では、画面、帳票、API、テスト結果などの納品物と受入基準を明確にします。仕様変更が多いと追加費用や納期変更が生じやすいため、当初の範囲を要件定義書や仕様書に残しておきます。
準委任は、要件探索やアジャイル開発のように、現場検証をもとに優先順位を変えていく案件と相性があります。
準委任では、完成責任や品質基準が自動で確保されるわけではありません。そのため、作業範囲、担当者、稼働時間、成果確認、報告頻度を契約書と個別発注書に記しておきます。
個人情報と委託先管理の契約条項
訪問介護事業所は、個人情報保護委員会・厚生労働省の医療・介護関係事業者向けガイダンスの対象です。令和8年4月の改正後も、利用者情報を適切に取り扱うことが求められます（出典: 個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2026年4月改正）。
- 利用中の管理：利用目的、再委託の可否と範囲、海外を含む保管場所、アクセス権限、ログ、バックアップを定めておく。
- 事故への備え：漏えい報告期限と脆弱性対応を確認しておく。
- 契約終了時：返却・消去、監査協力、損害賠償の範囲。
クラウドを使い始めた後も、発注者の責任は残ります。そのため、質問票と契約書の両方で安全管理措置を確かめます。
費用相場の目安
既製SaaSは月額数万円からです。一方、個別カスタマイズは推定100万円から500万円程度、スクラッチ開発は推定300万円から2,000万円以上です。
費用は、利用者数に加え、事業所数、端末、移行データ、外部連携によって変わります。さらに、帳票、研修、保守、法改正対応も影響します。そのため、単価だけでなく総額で比べます。
既製SaaS・クラウド導入の費用
SaaSの予算は、初年度費用と継続費用に分けて考えます。公開例では、訪問介護単体が月額25,000円（税別）、同住所で複数サービスを組み合わせる場合が月額30,000円から45,000円（税別）です（出典: 株式会社エス・エム・エス「カイポケ訪問介護 利用料金」、2026年8月確認）。
公開例の金額は、特定サービスの料金で、他社製品や端末費を含む相場ではありません。
- 初年度：利用料、初期設定、データ移行、端末。通信回線、研修、連携オプションを合算する。
- 2年目以降：月額、保守、追加ユーザー、制度改定、データ出力を分けて見る。
- 追加費用：データ整形や個別帳票など、有料の「別途」項目を見積書で明確にしておく。
個別カスタマイズ・スクラッチ開発の費用
費用の幅は要件からの推定で、確定額ではありません。
- 個別カスタマイズ：推定100万円から500万円程度が、検討の起点になります。
- 価格を左右する範囲：複数事業所の権限、本部管理、会計・給与連携、スマホ入力、移行、帳票。
- スクラッチ開発：推定300万円から2,000万円以上で、規模、アプリ、外部API、監査ログ、請求、権限、テスト、保守によって差が出ます。
- 年間保守の試算：開発費の15％から25％程度を仮に置いて計算する方法もありますが、相場ではありません。
一般的な業務システムの開発レンジを、訪問介護の要件に当てはめた推定です。公的な市場価格統計ではないため、RFPに基づく相見積もりで確かめます。
見落としやすい追加費用と総額
ソフト本体以外の費用と社内工数も含めて、見積の対象をそろえます。
- 導入準備：データ抽出・整形、初期登録、端末とMDM、通信、ICタグの確認。
- 機能・支援：API利用料、帳票変更、研修、現場同行、問い合わせ窓口の有無。
- 継続・終了：バックアップ、脆弱性対応、制度改定、解約時のデータ出力を含める。
- 社内工数：紙との二重入力、研修参加、テスト端末、請求締めに合わせた移行も見積もる。
初期費用、月額、追加費用、社内工数を足した初年度総額と、2年目以降の年間運用費を同じ表で比べます。
委託先の選定と見積比較のポイント
委託先は、価格と業務理解を中心に見て選びます。加えて、モバイル設計、記録と請求の整合性、移行研修、保守体制も確かめます。とくに、例外（キャンセル、交代、実績修正、通信断、退職者の権限削除）の説明が不足していると、追加費用が発生する恐れがあります。
訪問介護の実績と現場理解
実績の数だけでなく、訪問介護の実務と導入後の支援力を見ます。
- 現場理解：訪問事例、直行直帰の記録、複数サービスの請求、責任者の指示・報告、職員研修について質問する。
- 実績の質：現在も利用している社数、同規模の事業所数、契約終了率、問い合わせの平均応答時間を確かめる。
株式会社ワイズマンは、基本情報のCSV移行、音声入力、賃金計算、本部管理、夜間対応型や定期巡回へのオプションを案内しています。（出典: 株式会社ワイズマン「訪問介護事業所向け介護ソフト」、2026年8月確認）そのうえで、公式情報から関係する機能を絞り込み、業務デモで試します。
見積書の前提条件と内訳のそろえ方
見積を比べる前に、各社の前提条件と評価軸をそろえておきます。
- 規模と範囲：事業所・利用者・職員・同時接続・端末数、対象機能、移行範囲、連携先を一覧にする。
- 導入条件：テスト回数、研修日数、保守期間、制度改定対応、納品物、支払条件の確認。
- 金額と評価：「含む」「含まない」「別途」を記録したうえで、価格、適合度、期間、操作性に重みを付ける。保守、セキュリティ、契約の柔軟性も評価軸に入れる。
請求が標準機能で足りていても、急な交代通知がなければ管理者の電話連絡は残ります。そこで、見積の機能名よりも、RFPの業務シナリオを何分で完了できるかで比べます。
連携標準・セキュリティ・撤退条件の確認
2026年時点では、ケアプランデータ連携標準仕様への対応も選定項目になります。
- セキュリティ：通信・保存時の暗号化、役割別権限、多要素認証、操作ログ、バックアップ、復旧テストを見ておく。
- 委託先管理：端末紛失時の遠隔停止、再委託先、データ保管場所の確認。
- 契約終了：利用者情報をCSVなど再利用可能な形式で返却できるか、ベンダー側が消去証明を出すかを確かめる。
令和8年度調査は補助要件を示しており、標準仕様に準じたCSVの出力・取込、ケアプラン連携の支援、Version 4.1対応などが挙がっています（出典: 厚生労働省「介護ソフト機能調査」、2026年）。
対象年度や自治体の条件は変わるため、補助金を使う場合は最新の公募要領を確かめます。乗り換えにくい契約は、月額が安くても長期の負担になります。
訪問介護システムの発注でよくある質問
発注では、費用、導入期間、職員の習熟、データ移行、請求、委託先の保守責任がよく問われます。発注前に判断の材料にできるよう、代表的な質問を取り上げます。
訪問介護システムはSaaSと開発委託のどちらがよいですか？
標準的な記録、請求、シフト管理が中心なら、まずSaaSまたはパッケージを比べます。一方で、独自の本部管理や複雑な連携が欠かせない場合は、個別開発を加えると、費用と保守負担を調整しやすくなります。
訪問介護システムの開発費用はどのくらいですか？
公開価格の一例では、訪問介護SaaSが月額25,000円（税別）です。一方、個別カスタマイズは推定100万円から500万円程度、スクラッチ開発は推定300万円から2,000万円以上です。いずれも市場全体の統計ではないため、比べる前に条件をそろえます。まずは事業所数、利用者数、端末の規模を同じにし、そのうえで移行、連携、研修、保守の範囲も各社で合わせます。
RFPには何を書けば委託先が正しく見積できますか？
RFPには、事業所・利用者・職員数、月間訪問件数、業務フローを書きます。そのうえで、必須機能、連携先、端末と通信環境、移行データを挙げます。さらに、納期、予算、受入基準、保守、返却条件も記載します。
RFPに、キャンセル、交代、通信断、実績修正、請求エラーなどの例外シナリオを添えておくと、会社ごとの見積前提をそろえるうえで役立ちます。
介護テクノロジーの補助金は訪問介護システムに使えますか？
対象や要件は年度と自治体の公募要領で変わるため、利用できるとは断定できません。厚生労働省は、導入・定着支援や介護ソフト機能調査を案内しています。
令和8年度は、標準仕様への対応やサポート体制が確認項目になります。そのため、発注前に、対象製品、申請時期、見積形式、導入期限、実績報告の条件を、自治体とベンダーに確かめておきます。
まとめ
紙、Excel、電話、FAXを含む現状業務を洗い出し、SaaS、パッケージ、個別開発をどこまで使うかを決めます。RFPには、機能に加えて、直行直帰、急な変更、通信断、権限の条件も書き込みます。さらに、監査ログ、移行、研修、保守も含めます。
公開価格と推定レンジの比べ方
公開されているSaaS料金と、要件に基づく開発費は分けて考えます。月額25,000円（税別）は公開例で、開発費の100万円から500万円、300万円から2,000万円以上は、見積前の推定です。
発注する側は、端末、通信、移行、研修、保守を含む初年度総額と、2年目以降の運用費を確かめます。
現場を含めた小規模検証
候補会社のデモで訪問変更、指示、記録、実績修正、請求前確認を再現し、ヘルパーと責任者が使えるか確かめます。
小規模PoCで入力時間や未入力率を測り、その結果をRFP、契約、研修、運用手順に反映します。これにより、現場の負担軽減と記録の正確性を両立しやすくなります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。