清掃管理システムの発注は、現場業務と課題の整理、RFPによる条件統一、実データでの検証、段階導入の順に進めると、現場に定着しやすくなります。
発注形態や契約・費用、委託先の選び方も、この流れに沿って考えると、それぞれの判断の位置が分かります。全体像は、下の完全ガイドでも確認できます。
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清掃管理システムの発注・外注の始め方
製品名や開発言語を決める前に、誰がどの現場で何の確認に困っているかを言葉にしておきます。これを後回しにすると、機能数の多さで製品を比べてしまい、現場の困りごとに合うかが見えにくくなります。
発注の成否は、機能数よりも、依頼から請求までの流れがつながるかで決まります。たとえば、清掃依頼や割り当て、写真確認などの場面で、流れが途切れないかを見ます。
ホテル型・ビルメン型・清掃代行型別の要件の分け方
業態によって、中心となる管理対象が異なります。そのため、必要な機能も現場の業務に合わせて決めていきます。
- ホテル・旅館：チェックアウト済みの客室を抽出し、部屋タイプ・優先度・シフトで割り当てます。
- ビル・学校・病院：物件、契約、周期、仕様書、協力会社、点検表、報告書、売上原価が管理の対象です。
- 清掃会社：複数顧客の依頼を受け、スタッフや協力会社へ発注し、作業完了から請求まで現場別に管理します。
ホテルでは、PMSや予約情報との連携に加え、清掃済み・確認済みの状態、フロントへの即時通知も見ておきます。一方で、ビルや清掃会社では、原価の管理も確かめておく必要があります。
標準機能で始めるか個別開発するかの判断
電話や紙、Excelをそのままシステム化すると、不要な承認や入力まで残ってしまいます。まず不要な承認や入力を見直し、改善指標を二つから三つに絞ります。
- 運用の指標：電話確認件数、日報作成時間、未報告率、再清掃率が候補です。
- 現場の指標：1室あたりの工数と、請求締めの作業時間を候補に挙げます。
標準業務が多く、早く使い始めたい場合は、SaaSやパッケージが向いています。一方で、業務の差別化やPMS・勤怠・会計との一体連携を重視するなら、ローコード開発や個別開発と比べます。
清掃管理システムの発注形態の選び方
発注形態は、SaaSの利用契約、パッケージやローコードの導入、個別開発に分かれます。
選ぶ際は、現場の標準化、既存システムとの連携、拠点数を基準にします。また、社内で運用を担当する人がいるかも確認しておきます。企業規模だけでなく、将来の拠点数も判断材料になります。
最初から大規模開発を前提にせず、まずは標準機能で検証できる範囲を確かめます。そのうえで、追加開発の要否を判断します。
SaaSの特徴と課金単位・連携範囲の確認
SaaSは、サーバー構築や大規模な保守体制を自社で用意しなくても、契約後に設定して使い始められます。必要な業務が製品の想定範囲に収まる場合は、有力な候補になります。
- 管理機能：清掃状態、作業予定、写真報告、簡易請求まで扱えるかを見ます。
- 課金条件：ユーザー、施設、客室、完了件数のどれに連動するかの違い。
拠点や繁忙期が増えた場合の費用も、あわせて確かめます。また、APIがなくCSVやiCalのみの製品では、PMSや勤怠とのデータの向き、更新頻度、エラー時の再送方法を確認します。
パッケージ・ローコードの業務適合度と拡張性
パッケージやローコードは、標準機能を使って画面や帳票、ワークフローを調整できます。変更のたびに開発会社へ頼らず、管理者がマスタや帳票を変えられる製品なら、運用コストを抑えやすくなります。
ただし、標準機能への追加が増えると、更新時の検証や、サポート対象外の範囲も広がります。そのため、見積では標準設定、ローコード設定、個別プログラムの境界を分けて確認します。
個別開発で予算を使う差別化業務とデータ連携
個別開発では、必要な業務と、初期に対応する範囲を整理しておきます。
- 業務要件：複数法人の権限や、独自単価・原価配賦が既存製品に合わない場合は候補になります。
- 連携要件：顧客向けポータルや、複雑なPMS・勤怠・会計連携も検討の材料になります。
- 業務変更：既存製品に業務を合わせすぎる場合も、候補に入ります。
- 開発範囲：依頼から完了報告までに絞り、品質・請求・分析を段階的に加えていきます。
- 要望管理：要望を無制限に盛ると納期や費用が膨らむため、範囲を絞る必要があります。
契約では、画面だけでなく、データモデルやAPI仕様まで対象に含めます。さらに、ソースコードの扱い、障害対応、保守の引き継ぎも、契約で取り決めておきます。
清掃管理システムの発注・外注の進め方
発注は、まず現状を把握し、RFPを作って候補会社に説明するところから始まります。そのうえで、提案と見積を比べて契約し、要件定義や開発・設定、テストへ進みます。最後に、パイロットを経て本番展開へ移ります。
現場では、欠勤や延泊、部屋変更といった例外が日常的に起きます。そのため、再清掃や忘れ物、緊急清掃も含めて、あらかじめ整理しておきます。通常時の流れだけでなく、例外時の判断者と履歴の残し方も、早めに決めておきます。
依頼から請求までの現状業務の分解
「システムが欲しい」という話からは、業務の中身が見えにくいものです。そのため、依頼の受付、割り当て、現場作業、品質確認、請求締めの担当を場面ごとに分けて聞き取ります。また、現場に同行すると、帳票や連絡手段、写真の保管先も含めて、業務が実際にどう回っているかをその場で確かめられます。
- 現場資料：紙のチェックリスト、電話やLINEでの変更、Excelの請求表、写真の保管先が対象です。
- 利用条件：片手操作、一時保存、外国語表示、端末共用の必要性。
RFPに記載する業務範囲・データ・非機能要件
RFPには、導入目的や現行業務、必要機能を書きます。さらに、施設・物件数や客室数、清掃件数などの数量も記載します。利用者や連携対象も、同じRFPに書き込みます。また、希望時期や予算の考え方、提案依頼事項も含めます。
- 機能要件：利用者と完了条件まで具体化します。
- 非機能要件：対応OS、表示速度、同時利用者数、障害時の連絡先、バックアップ頻度、保存地域を記します。
- データ管理：権限、操作ログ、退職者の停止、返却形式、再委託先を定めます。
たとえば、チェックアウト済みの部屋を一覧にし、担当者が完了ボタンと写真を登録する、といった形が考えられます。また、管理者が差し戻せるところまで書いておくと、提案を比べる際の基準がそろいます。
写真や位置情報、氏名、客室情報などを扱うなら、利用目的と閲覧範囲を先に決めておきます。
実データのPoCと受け入れテストによる定着可能性の確認
現場で使えるかどうかは、実際のデータで試して初めて分かります。たとえば、1ホテルの客室清掃や1物件の日常清掃で、予定とシフト、写真などを使い、例外処理も含めてPoCを行います。
- 入力・確認：報告入力にかかる時間と、管理者の電話確認の回数。
- 品質・請求：未報告率、再清掃件数、請求データの転記時間を測定の対象にします。
導入前の数値があれば、導入後の効果を社内で説明できます。そのうえで、受け入れテストでは、正常な清掃完了に加え、欠勤や部屋変更といった例外も試します。通信切断や写真未登録も、同じ流れで確かめます。
さらに、再清掃の差し戻しや、権限外の閲覧、請求締め後の修正も確認します。なお、合格の条件は、画面に表示されるかよりも、未報告の案件を見つけて再依頼し、履歴を残せるかで定めます。
契約形態と清掃管理システムの費用相場
費用は、システムの種類や施設数、利用者数によって変わります。清掃件数や端末、連携数も関わります。さらに、移行や導入支援、保守も費用に影響します。
公的な統一の価格表はありません。そのため、以下の金額は、公開料金や施設・現場サービス向けの計画用推定で、予算の目安として使います。最終的には、同じRFPで個別見積を取ります。
準委任・請負・SaaS利用契約の使い分け
企画やアジャイル改善のように要件が変わりやすい場面では、準委任が使われることがあります。契約の種類によって対価の考え方が変わるため、業務内容に合わせて使い分けます。
- 準委任：作業時間や役割に対して対価を支払います。
- 請負：完成物と検収条件を明確にできる開発が候補です。
- SaaS利用：月額・従量の利用契約で、所有権を買う契約とは異なります。
- 契約の組み合わせ：要件定義は準委任、開発は請負、運用は保守に分けることもあります。
まず、成果物と検収、変更管理、納期遅延の扱いを確かめます。次に、瑕疵対応や障害時の水準、データ返却の条件を決めます。そのうえで、知的財産や秘密保持を確かめ、再委託や個人データの扱いも確認します。
契約名のほかに、誰が何をいつまでに判断するかも文書に残しておきます。
SaaSの課金単位ごとの価格帯
公開価格は課金単位ごとに異なるため、繁閑差や施設・客室の増加を踏まえて比べます。
- 小規模・ユーザー課金：客室管理は月額数千円から。1ユーザー月額数百円から数千円程度です。
- 従量課金：清掃完了1件50円の例があります。Staybleは月100件で月5,000円です（出典: Stayble公式料金ページ、2026年確認）。
- 施設数課金：WorCleanは1〜15施設で月額9,800円、31〜60施設で49,800円です。
- 施設数課金：101〜150施設で129,800円、151〜200施設で179,800円です（出典: WorClean公式料金ページ、2026年確認）。
- 客室数課金：轟はライト月額165円、スタンダード月額220円です。
たとえば、轟は100室の場合、月額16,500円または22,000円相当です。初期費用や端末費用は別です（出典: 株式会社轟・客室清掃管理システム料金ページ、2026年確認）。
いずれも各社が公開している例で、清掃管理システム全体の平均を表すものではありません。
個別開発の範囲別の費用レンジ
開発費は、機能の範囲によって変わります。次の金額は、計画用のレンジです。
- 簡易MVP：300万〜800万円程度です。
- 中規模：800万〜1,500万円程度です。PMS・勤怠・会計連携や品質・請求を含みます。
- 複雑な要件：1,500万〜3,000万円超を想定する場合があります。
複数法人や多言語、複雑な原価配賦を含むと、上位のレンジになります。また、AIやIoTを含む場合も、上位レンジに入ります。
清掃管理の公定価格はなく、施設・現場サービス向けの一般的な開発目安を当てはめた推定です。なお、リサーチノートには、個別システムで300万〜2,000万円、データ基盤で200万〜1,500万円程度という一般論もあります。
クラウド利用料や保守、監視は、開発費とは別枠で見込みます。端末やNFCタグ、周辺機器も、別に考えます。
さらに、移行や教育、マニュアルも別枠になります。連携先の利用料や追加改修は、開発費の外で扱います。
期間は、SaaSの設定・登録で2〜8週間、MVPの個別開発で3〜6か月となることがあります。既存システムとの連携を含む本番版は、6〜12か月程度です。連携数や現場拠点数は期間を延ばしやすいため、見積の前提を確かめておきます。
清掃管理システムの委託先選定と見積比較のポイント
委託先は、清掃業務への理解や現場の使いやすさ、連携実績を、同じ条件で比べます。導入支援や見積の透明性も合わせて見ます。なお、製品を提供する会社と追加開発を担う会社が、異なる場合もあります。
候補会社ごとに、ホテルPMSやビルメンテナンスの作業報告、スマートフォンでの現場報告など、得意な領域を確かめます。また、技術の導入そのものを目的にせず、現場面積や通信環境、導入・維持費を踏まえて、品質や人員配置にデータを生かせる提案力を見ます。
厚生労働省が2026年2月に公開した研修資料は、委託先選びの視点として参考になります。資料では、清掃状況管理や屋内GPS、勤怠・作業報告を取り上げ、さらに客室清掃の効率化や清掃ロボットも紹介しています。出典は、厚生労働省「令和7年度生活衛生関係技術担当者研修会」資料です（2026年）。
清掃業務の実績と現場定着の支援体制
提案会社の導入実績は、対象領域や施設・利用者数、期間から聞いていきます。画面や改善事例も確かめます。
- 実績の確認：課題、変更業務、教育方法、現在の利用機能まで尋ねます。
- デモの確認：作業開始、チェックリスト、写真付き完了報告の流れを見ます。
- 現場条件：一時保存、端末共用、外国語、通知、退職者停止への対応。
たとえば、DK-CONNECT BMは、計画とタスク、作業結果をクラウドで扱います。さらに、査収や報告書作成まで含みます。
出典: ダイキン工業公式製品ページ、2026年確認。評価は、製品機能の名前ではなく、業務の流れに沿って行います。
見積の機能・工数・前提条件の比較方法
総額だけでなく、作業項目ごとの数量や単価を照合します。さらに、工数と担当範囲も比べます。
- 見積項目：要件定義、画面設計、管理画面、現場モバイル、API・CSV連携、テストを分けます。
- 不明項目：「連携一式」などは、含まれる作業と追加請求の条件を確かめる必要があります。
- 提案比較：3社程度に同じRFPを渡し、同じ評価軸で採点します。
評価軸は、業務適合、操作性、連携です。さらに、セキュリティや支援、拡張性を見て、費用と納期も比べます。
費用だけで順位を決めないよう、重要度の高い項目に重みを付けます。業態によって重視する点も変わります。ホテルではPMSや客室状態、ビルでは協力会社や報告書、清掃代行では顧客別の発注や請求を重視します。
個人情報・再委託・データ返却の契約前の確認
システムには、氏名や連絡先、位置情報が保存されることがあります。また、客室や写真、顧客や契約先の情報が入ることもあります。
- 事前報告・承認：再委託先、委託内容、個人データの扱いについて行うことが望ましいとされています。
- 監査：委託先は必要に応じて監査することが望ましいとされています。
出典は、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」です（2026年確認）。
保存地域や暗号化、権限を確認します。さらに、ログやバックアップ、復旧の方法を確かめます。そのうえで、退職者の管理や、再委託先と承認方法も、契約前に決めておきます。
契約が終わるときは、返却形式や写真・ログの削除時期、削除証明も定めます。
AIを使う場合は、入力データが学習に使われるかや、外部へ送信されるかを確認します。さらに、承認やクレーム判断を人に残す方法も、あわせて明確にします。
よくある質問
外注では、費用や現場への定着、既存業務との連携、契約終了後のデータ利用が疑問になりやすいものです。発注前によくある質問に答えます。
清掃管理システムの発注費用はいくらですか？
発注費用は、導入方式や対象範囲によって異なります。そのため、代表的な価格幅を整理します。
- SaaS：標準機能の公開例は月額数千円から数十万円、初期費用は無料から数十万円程度です。
- 個別開発：機能範囲や連携数で変わり、300万〜3,000万円超の計画用推定です。金額は断定できません。
- 総額比較：端末、移行、教育、保守、連携先利用料で変わるため、同じRFPで範囲を揃えます。
清掃管理システムはSaaSと個別開発のどちらがよいですか？
依頼や予定、状態の確認、写真報告を早く始めたいなら、SaaSが向いています。複雑な連携や独自の原価計算、複数法人の権限は、競争力に直結する場合に個別開発を検討する対象になります。顧客向けポータルも、同じ考え方で見ます。
先にSaaSや小規模なPoCで検証し、標準機能で解消できない差分だけを開発すれば、失敗を抑えやすくなります。
外注先に必ず確認すべき質問は何ですか？
似た現場での改善内容やオフライン利用、PMS・勤怠・会計との連携方法を尋ねます。写真や位置情報の保護、再委託先についても確認します。データ返却や保守・改修料金も、あわせて聞きます。
デモでは、欠勤や再清掃、差し戻しを試します。通信切断や権限外閲覧も含めます。また、通常の完了報告だけでなく、例外時の提案力も確かめます。
清掃管理システムの導入は全社一斉に行うべきですか？
まずは1施設や1物件、1工程から段階的に導入します。PoCでは、入力時間や未報告率のほか、再清掃率と確認時間も導入前後で比べ、その結果をもとに展開を判断します。
利用率や問い合わせを見ながら改善を重ねられるため、業務に合わない仕様を全社に広げるリスクを抑えられます。
まとめ
ホテル客室清掃、ビルメンテナンス、清掃代行のどの業務を対象にするかを、まず決めます。依頼から割り当て、作業、写真報告までを分解し、承認、再清掃、請求も同じように分けます。そのうえで、改善KPIを決め、現場への合い方と既存データとの連携を基準に、発注形態を比べます。
RFPと見積比較による発注条件の統一
RFPには、対象の施設と利用者、通常業務と例外を書きます。連携や非機能要件、セキュリティに加え、データ返却と導入支援も記載します。
見積では各作業を分けて、標準機能と追加開発の境界を明らかにします。
SaaSでも、課金単位や最低料金、初期設定を確かめます。端末や解約時のデータの扱いも、契約前に見ておきます。要件定義や開発、移行は、教育や保守と分けて比べます。
1現場のPoCから全社展開までの流れ
まず1現場でPoCを行い、効果を測ったうえで必要な連携を加え、全社展開へ進みます。この順に進めると、反発や予算超過を抑えやすくなります。
個人情報や再委託、監査ログは、契約前に決めておきます。バックアップとAIの利用範囲も、同じ時期に確認します。
承認やクレーム対応の最終判断は、人が担います。日報を置き換えるだけで終わらせず、品質や人員、資材をつなぎ、顧客や請求まで扱う運用基盤を目指します。
▼全体ガイドの記事
・清掃管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。