情報共有システムの外注・発注は、発注前の要件整理、開発会社の選定、契約内容の確認、発注後のプロジェクト管理の順に進めるのが基本です。情報共有システムは全社員が使う重要なインフラであるため、開発の失敗は業務全体に大きな影響を与えます。
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情報共有システム開発を外注する前に知っておくべきこと
外注を始める前に、自社で整理しておきたいことがいくつかあります。ここを飛ばすと、開発会社に要件が伝わりにくくなり、思い描いていたものと違うシステムができてしまうおそれが高まります。
自社要件の整理：現状課題と「あるべき姿」の明確化
外注を始める前に、まず「なぜ情報共有システムを開発したいのか」「現状のどんな課題を解決したいのか」を明確にしてください。「情報が散在していて探せない」「部署間の情報共有がなく業務が重複している」「テレワーク対応で紙の文書を電子化したい」など、具体的な課題を言葉にすることが最初の作業です。
そのうえで、システムが完成した状態でどのような業務フローが実現しているか（あるべき姿）を描きます。この「現状（As-Is）」と「あるべき姿（To-Be）」のギャップが、システムで解決すべき課題の本質です。
このギャップが明確でないまま外注を始めると、開発会社も的確な提案をしにくく、要件定義フェーズで大きな手戻りが起きます。課題を整理するには、各部署へのヒアリングと、現状の情報の流れを描いた業務フロー図の作成が役立ちます。
社内体制の整備：プロジェクトオーナーとPMの任命
情報共有システムの開発を成功させるには、社内に明確な推進体制を整えることが欠かせません。具体的には、プロジェクトオーナー（経営層・部門長）とプロジェクトマネージャー（PM）を任命し、意思決定の権限と責任をはっきりさせておきます。
プロジェクトオーナーは、プロジェクトの目的・予算・優先度について最終的な意思決定を行う役割で、経営層や事業部長クラスが適切です。PMは、開発会社との日常的なやり取り、スケジュール管理、社内調整、要件変更の管理を担います。
情報システム部門の担当者がPMを兼任することも多いものの、プロジェクトの規模が大きい場合は専任のPMを置くことを推奨します。また、各部署の代表者による「ユーザー代表チーム」を組み、要件定義・テスト・受け入れ確認に加わってもらう体制を作ると、利用者視点の品質確保につながります。
RFP（提案依頼書）の作成
複数の開発会社に比較見積もりを依頼するなら、RFP（Request for Proposal：提案依頼書）の作成が重要です。RFPには、プロジェクトの背景・目的、対象業務の概要、想定する機能一覧、利用者数を書きます。さらに、既存システムとの連携要件、セキュリティ要件、希望スケジュール、予算感、選定基準も盛り込みます。
RFPが整っていると、各開発会社の提案を比べやすくなり、見積もりの精度も高まります。
RFPの作成が難しい場合は、まず1社の開発会社に相談しながら要件を整理する方法も有効です。コンサルティング型の開発会社であれば、RFP作成を支援してもらえるケースもあります。
外注の方法と開発会社の探し方
情報共有システムの開発会社を探す方法はいくつかあります。それぞれのメリットとデメリットを理解したうえで、自社の状況に合う方法を選びましょう。
Web検索・専門メディアでの探し方
「情報共有システム開発 外注」「社内ポータル開発 会社」などのキーワードでWeb検索し、専門メディアやカオスマップを参考に候補会社を絞り込む方法です。
この方法は費用がかからない一方で、自社に合う会社を見極めるためのリサーチに時間がかかります。そこで、各社のWebサイトで実績・事例・技術ブログを確認し、情報共有システム開発の経験が豊富かどうかを事前に見ておくとよいでしょう。
発注マッチングサービスの活用
IT発注マッチングサービス（発注ナビ・システム幹事・ミツモア等）を使えば、要件を入力するだけで適切な開発会社から提案を受けられます。複数社の見積もりを効率よく集められるため、比較検討の手間を大きく減らせます。
ただし、マッチングサービス経由では各社と個別に交渉する場合に比べて定型的な提案になりやすいため、自社に特殊な要件がある場合は、直接のやり取りで補うことをお勧めします。
紹介・コミュニティの活用
同業他社や取引先から「情報共有システムを手がけた開発会社」を紹介してもらう方法は、実績や信頼性を事前に確かめられるため、発注後のリスクが低くなります。
業界のIT系勉強会・カンファレンス・展示会（Japan IT Week等）で、開発会社と直接話す機会を作るのも有効です。知り合いからの紹介であれば、契約交渉の場でも信頼関係を築きやすいという利点があります。
契約形態の選び方（請負契約vs準委任契約）
システム開発の外注では、主に「請負契約」と「準委任契約」の2つの契約形態が使われます。どちらを選ぶかによって、責任の範囲、費用の精算方法、発注側の関与の度合いが大きく変わります。
請負契約：成果物に対する報酬
請負契約は、約束した成果物（システム）を完成させることに対して報酬を支払う契約形態です。開発会社が成果物の完成責任を負うため、仕様どおりに完成しない場合は瑕疵担保責任（契約不適合責任）が発生します。発注側にとっては「何を作ってもらうか」が明確で、費用も固定される点が利点です。
ただし、請負契約は要件が事前に確定していることが前提です。そのため、開発中に仕様を変えると追加費用が計上される場合が多く、アジャイル開発とは相性が悪い点に注意が必要です。
また、要件書の曖昧さは後のトラブルの種になるため、契約前に仕様書を詳細に確認することが重要です。情報共有システムのように要件が比較的明確な場合や、規模が小さく変更リスクが低い場合に適しています。
準委任契約：工数に対する報酬
準委任契約は、開発作業（工数）に対して報酬を支払う契約形態です。エンジニアの稼働時間に対して報酬が発生するため（月額固定、または時間単価×稼働時間）、仕様変更や追加要件に柔軟に対応できます。アジャイル開発と相性がよく、要件の不確実性が高いプロジェクトや、継続的な機能追加が必要なプロジェクトに適しています。
一方で、準委任契約は成果物の完成責任を開発会社が負わないため、「作業は進んでいるが思ったものができていない」というリスクがあります。そこで、発注側が積極的にプロジェクトへ関わり、定期的に進捗と方向性を確認する必要があります。
中規模以上の情報共有システム開発では、要件定義・基本設計は準委任契約で進め、機能が確定した後の開発は請負契約に切り替えるハイブリッドアプローチが有効です。
発注後のプロジェクト管理のポイント
外注したあとも、発注側である自社が積極的にプロジェクト管理へ関わることが成功の鍵です。定期的なやり取りと進捗管理を続けることで、手戻りや品質の問題を早い段階で防げます。
定期的な進捗確認とフェーズゲートレビュー
週次または隔週の定例ミーティングで、進捗・課題・リスクを継続して共有します。また、要件定義・基本設計・開発・テストの完了など、各フェーズの節目にフェーズゲートレビュー（承認判定会議）を設けることを推奨します。フェーズゲートで成果物を確認し、「次のフェーズに進んでよいか」を明示的に承認しておくと、後工程での大きな手戻りを防げます。
成果物の確認には、設計書・画面モック・プロトタイプ・テスト仕様書など、各フェーズで作られるドキュメントを活用します。そのうえで、「口頭の説明だけ」で次のフェーズに進まないよう、成果物の文書化を徹底するよう開発会社に依頼してください。
要件変更の管理（変更管理プロセス）
開発中に「やっぱりこの機能も欲しい」「仕様を変えたい」という要求は、必ず発生します。これを口頭で依頼すると、スコープが際限なく広がり（スコープクリープ）、スケジュールやコストが当初の計画から大きく外れる原因になります。
そこで、変更管理プロセスを最初から合意しておきます。「変更要求は文書で提出し、開発会社が影響範囲（工数・費用・スケジュール）を見積もり、発注側が承認してから実施する」という流れです。これにより、変更に伴うコスト増とスケジュール遅延を抑えられます。
変更管理の手続きを面倒に感じる担当者も多いものの、このプロセスは、最終的なコスト・品質・信頼関係を守る最も重要な仕組みです。
納品物の検収基準の事前合意
「完成とはどの状態か」を事前に明確にしておかないと、「開発会社は完成と言っているが、こちらとしては不満がある」というトラブルが発生します。
検収基準は、「テスト仕様書に記載した全テストケースをパスしていること」「要件定義書に記載した全機能が実装されていること」「性能要件（同時接続数・レスポンスタイム）を満たしていること」などです。これらは、契約書または別紙の検収条件として明記しておきます。
また、リリース後の瑕疵担保期間（通常3〜6ヶ月）における無償対応の範囲も、あらかじめ合意しておくことが重要です。リリース直後に発覚したバグの修正費用が問題になるケースが多いため、「リリース後〇ヶ月以内に発覚した要件定義・設計起因のバグは無償で対応する」という条件を明示しておくとよいでしょう。
まとめ
情報共有システム開発の外注・発注について、ここまでの要点を振り返ります。
- 外注前の現状課題とあるべき姿の整理——RFPを作成し、同じ条件で複数社に見積もりを依頼することによる、精度の高い比較
- 社内推進体制（プロジェクトオーナー・PM・ユーザー代表）の整備——意思決定のスピードと品質確保に欠かせない、明確な役割分担
- 契約形態を請負・準委任の特性から選ぶ——要件の確定度や変更リスク、プロジェクトの性格に応じた、ハイブリッドを含む検討
- 定期進捗確認・フェーズゲートレビュー・変更管理プロセスの実施——発注側も積極的に管理へ関わり続けることが成功の鍵
- 検収基準・瑕疵担保条件の明文化——リリース後のトラブルを防ぐための事前合意
情報共有システムの外注は、適切な準備と発注後の管理によって、大きな成果を生む投資になります。
開発会社の選定、契約、プロジェクト管理の各段階で丁寧に対応し、自社の情報共有基盤の強化につなげてください。
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