面談管理システムの発注は、日程調整だけでなく面談記録から成約までを一つの業務として設計し、発注形態、RFP、契約、費用、委託先、見積の順に決めます。
標準SaaSなら短期間で導入できますが、独自の評価基準や複数システム連携を作り込むと、数百万円から数千万円規模になる可能性があります。
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・面談管理システム開発の完全ガイド
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面談管理システム発注の定義と目的
面談管理システムは、候補者や求職者の情報と面談の予約をまとめて管理する業務システムです。その中心にあるのは、面談の進行を支える4つの要素です。
- 担当者：面談に当たる人の割り当て
- 質問：面談で使う質問テンプレート
- 評価：面談直後に登録する点数
- 次回対応：次回面談や内定フォロー、定期面談といった後続の動き
発注の目的は、「誰に、いつ、誰が、何を確認し、どの判断をして、次に何をするか」をチームで追える状態にすることです。
面談前・面談中・面談後の対象範囲
面談前には、候補者・求職者の登録や応募経路・求人の紐付け、担当者の割り当てが発生します。予約枠の公開や日程変更、リマインド、Web面談URLの発行も、この段階の作業です。
面談中と面談直後には、質問テンプレートと自由記述、評価スコア、申し送りを登録します。面談後には、合否や求人紹介、推薦などのタスクを管理します。次回面談や内定フォロー、定期面談といった後続の動きも、対象に含まれます。
採用企業の面接管理では、求人と選考段階、面接官、合否評価との紐付けが中心です。一方、人材紹介会社では、希望条件や保有スキル、紹介先企業を押さえたうえで、推薦状況から成約、入社後フォローまで必要です。派遣会社は就業先や契約、稼働状況も扱い、同じ「面談」でもデータモデルが異なるため、発注前に用途を分けて定義することが欠かせません。
日程調整から成果指標までの管理範囲
面談件数を増やしても、採用や成約につながるとは限りません。導入効果は、面談の進み方と成果の両方から、次の4つの指標で測ります。
- 予約：日程の確定までにかかる時間
- 実施・記録：面談実施率、面談後の記録完了率
- 成果への転換：応募・推薦・採用・成約に至る転換率
- 処理量：担当者1人あたりの処理件数
導入前の現状値を記録しておくと、稼働後にシステムの効果を検証できます。
日程調整ツールでは、面談内容の評価や次回対応の抜け漏れ、担当者間の引き継ぎが追いにくくなります。さらに、成約までの歩留まりも見えにくくなります。一方で、入力項目を増やしすぎると、現場が記録しなくなります。
最初の発注では、予約と面談記録、検索を必須にし、権限や次回タスク、基本集計も最初から含めるのが現実的です。録音・AI要約・高度なレコメンドは、検証後に追加する進め方が合っています。
発注形態の選び方
発注形態は、標準SaaSを導入する方法、既存のATS・CRM・パッケージを設定して連携する方法、個別開発やスクラッチ開発を外注する方法に分けて考えます。
短期間で標準業務を始めたいのか、既存システムとの二重入力をなくしたいのか、独自の面談評価を強みにしたいのかによって、適した選択肢が変わります。
標準SaaSの導入
標準SaaSは、応募者管理や面談官のアサインなどを扱えるため、早く使い始めたい企業に適しています。評価フォームや通知、基本的な集計も含まれます。初期費用を抑えやすいことに加え、セキュリティ更新や機能改善をサービス提供会社に任せやすいのも利点です。
導入前には、候補者がスマートフォンから予約できるか、担当者別に権限を設定できるか、CSVやAPIでデータを取り出せるかを確認します。基本機能には、予約受付の自動化や評価フォーム、HRサービス・Web会議・カレンダーツールとの連携などが含まれます。オプションでは、採用AIやLINE連携などが案内されています（出典：sonar ATS公式料金ページ、2026年8月確認）。
公開料金の例では、Thinkings株式会社のsonar ATSが初期費用なしで、基本プラン月額2.2万円からと案内しています。ただし、料金は採用規模やユーザー数に加えて、オプションと導入支援の範囲でも変わるため、公開価格だけで初年度総額を判断しないことが大切です。
既存のATS・CRMとの連携
すでに候補者情報や求人情報、顧客情報を既存システムで管理している場合は、すべてを作り直さず、面談管理に不足する部分だけを補う方法が適しています。メールやカレンダー、Web会議、会計や請求のシステムとつながっている場合も、同じ考え方です。
候補者データは既存ATSを正本にし、予約・面談記録・次回タスクを新しいシステムで管理します。役割を分けたうえで、API、CSV、Webhookで連携します。
RFPには、同期する項目と頻度、向き、権限を書きます。「連携可能」という表記のままでは、工数を見積れません。カレンダーから面談日時を取り込むだけか、日程変更やキャンセル、担当者変更を双方向で予定に反映するかによって、工数は変わります。認証方式やエラー時の再送、重複登録に加えて、API仕様変更時の保守費も比較します。
個別開発・スクラッチ開発
個別開発は、面談テンプレートや独自の評価基準、複数拠点・複数法人の権限を自社の業務に合わせたい場合に適しています。求職者と求人のマッチングや既存基幹との深い連携が必要な場合も、個別開発が候補になります。
自社独自の面談品質や業務フローを資産として残せます。一方で、要件定義やテスト、データ移行を発注者側も担う必要があり、運用保守も継続して関わります。ただし、独自性のない予約画面や通知機能まで作ると、SaaSで済む部分に開発費を使うことになります。
まずは面談予約と記録、次回タスク、基本KPIをMVPとして稼働させます。そのうえで、現場で使われることを確認しながら、音声・動画、AI要約、求人レコメンドを段階的に追加すると安全です。要件の変動が大きい場合は、準委任で検証し、仕様が固まった機能を請負で開発する方法も選べます。
AI面談サービスとの組み合わせ
大量の一次面談や定型質問の標準化が目的なら、AI面接・AI面談サービスを既存の面談管理システムに組み合わせる方法もあります。株式会社タレントアンドアセスメントのSHaiNは、標準プランの評価レポート料金を5,000円／件、アルバイトプランを1,000円／件と公開しています。
後払いでは、受検者管理システム利用料として年額60万円がかかる条件もあるため、件数と支払条件を含めて比較します（出典：SHaiN公式料金ページ、2026年8月確認）。AIには合否を決めさせず、質問や文字起こし、要約、申し送りの補助に絞ると、設計の範囲がはっきりします。
録音・録画をする場合は、本人への説明と同意に加えて、保存期間と削除方法、アクセス権を先に決めます。AIの出力は誤りを含む可能性があるため、最終評価は人が確認する手順を業務フローに残します。
RFPと要件整理の進め方
RFPは、委託先に同じ条件で提案と見積を出してもらうための依頼書です。機能一覧だけでなく、導入背景や現行業務、対象部門を記載します。そのうえで、利用者数やデータ量、連携先を示し、希望時期や予算の考え方、成果指標も書き込みます。
発注者は業務の目的と優先順位を示し、委託先には、製品や技術、移行・運用・体制の実現方法を提案してもらいます。
現行業務と例外処理の洗い出し
最初に、問い合わせから入社後フォローまでの流れを図にします。途中では、登録や面談予約、面談実施、記録、評価を経て、求人紹介や推薦、選考、内定へ進みます。Excelや個人のカレンダー、メール、LINE、Web会議、紙のメモに情報が分かれている場合は、どこで生まれ、誰が更新し、いつ共有されるかを一覧にします。
通常の手順に加えて、日程変更やキャンセル、無断欠席、担当者変更などの例外も確認します。さらに、重複登録や再応募、複数求人への同時推薦も確認します。例外処理をRFPから抜かすと、本番稼働後に個別対応や手作業が残ります。
役割ごとに困っている作業を聞き取ります。対象は、現場担当者や管理者、面談官、候補者・求職者などです。
MUST・WANTと成果指標の切り分け
必須要件には、候補者・求職者の登録と検索、面談予約と変更、担当者のアサインを含めます。質問テンプレートや評価フォーム、次回タスク、役割別権限も必須に入れます。操作ログやCSV出力、バックアップ、既存データ移行も含めます。
希望要件には、録音・文字起こし・AI要約やLINE連携を分けて書きます。加えて、高度なダッシュボードや求人レコメンドも、区別して示します。MUSTとWANTが混ざると、見積の前提が会社ごとに変わり、価格比較が難しくなります。
「面談記録を登録する」より、「面談終了後5分以内に必須項目と次回タスクを登録できる」のように、利用者と成果が分かる書き方が望ましいです。たとえば、「管理者が担当者別、職種別、流入チャネル別に面談実施率と次工程への転換率を月次で確認できる」と書けば、必要なデータと帳票の範囲も明確になります。また、導入前後で測る指標をRFPに入れると、稼働後の評価につながります。
個人情報・セキュリティ・データ返却の明記
面談記録には、職歴や希望条件、評価、健康や配慮に関する情報が含まれることがあり、取り扱いに注意が必要です。そのため、委託先のセキュリティ認証だけでなく、自社の運用ルールと合うかも確認します。
RFPには、次の内容を書いておきます。
- 利用と権限：利用目的、閲覧・編集・出力・削除の権限、退職者アカウントの停止
- 保存と保管：保存期間、バックアップ、データ保管地域
- 委託と記録：再委託先、アクセスログ
- 同意と説明：録音・録画・文字起こし・AI要約を使う場合の、本人への説明内容、同意の取得方法、録音しない選択肢
- AIの取り扱い：AIサービスへの入力範囲、モデル学習への利用有無、出力の確認者
個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人情報を含むプロンプトを入力する場合の注意喚起を公表しています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」、2023年）。AI事業者ガイドラインは2026年3月31日に第1.2版へ更新されています（出典：経済産業省・IPA・AISI「AI事業者ガイドライン」、2026年）。
特に重要なのがデータの可搬性で、解約時に候補者・求職者、面談記録、評価、添付ファイル、操作ログをどの形式で返却できるか、返却費用はいくらか、返却後にいつ消去されるかを確認します。CSVだけでなく、画像・音声・動画とそれらの紐付け情報まで対象にするかを契約書とRFPにそろえて書くと、将来の乗り換えリスクを下げられます。
契約形態の使い分け
面談管理システムでは、SaaS利用契約、導入支援契約、準委任契約、請負契約、保守運用契約を、工程ごとに組み合わせることがあります。
選ぶ基準は、要件が固まっているか、完成条件を定義できるか、仕様変更がどの程度見込まれるかです。
契約書だけでなく、見積書や仕様書、検収条件、運用サービスの約款まで一体で確認します。
要件整理や反復開発に向く準委任契約
準委任契約は、専門家の役務や稼働を受ける工程に向いています。要件が固まりきらない段階では、作業の進みに合わせて頼める点が生きてきます。
- 事前の整理：現状分析やRFP作成支援
- 設計と検証：業務設計や技術検証
- 開発：アジャイル開発支援
要件が変わる段階では柔軟に進めやすい一方、ベンダーが完成責任を負う契約とは限りません。
発注者は、契約書か個別発注書に、次の内容を記載します。
- 作業の条件：作業範囲、稼働時間、定例報告の条件
- 成果と進行：成果物、意思決定者、課題管理の方法
IPAの「情報システム・モデル取引・契約書（第二版）」は、請負と準委任、プロジェクトマネジメント、ユーザーとベンダーの協力、変更管理などを論点として整理しています。同書は2025年4月8日更新版として、受託開発やSaaS・ASP活用、保守運用に関するモデル契約書を公開しています（出典：IPA「情報システム・モデル取引・契約書（第二版）」、2025年）。
自社の契約書を作る際の論点整理に活用できますが、個別の法的判断は専門家に確認します。
請負契約の完成条件と検収
請負契約は、合意した仕様のシステムや機能を完成させ、発注者が検査・検収する工程に当たります。完成条件は、画面やAPI、権限の仕様を、具体化できる範囲で定めます。ほかに、次の項目も完成条件に含めます。
- 帳票：出力する帳票の内容
- 通知：送信する通知の内容
- 移行データ：移行するデータの範囲
- テスト項目：検収時に確認する内容
要件が曖昧なまま請負にすると、追加要望が仕様変更になり、追加費用や納期延長、責任範囲の争いにつながりやすいです。
要件定義と基本設計を準委任で進め、仕様が固まったMVPや機能単位を請負で開発する段階的な契約も選択肢です。検収基準には、正常系に加えて、日程変更やキャンセル、権限不足、重複登録などの異常系を含めます。
外部API停止や通知失敗の扱いも、検収基準に含めます。契約不適合責任の範囲、修正期間、第三者サービスの障害時の扱いも、事前に確認します。
変更・知的財産・保守の境界
契約前には、成果物と検収日、変更管理、遅延時の扱いを確認します。知的財産権や第三者ライブラリ、再委託を確かめ、秘密保持や個人情報、ログの保存、データの所有権も整理します。さらに、契約終了時のエクスポートと消去も取り決めておきます。
面談管理システムは候補者・求職者の個人情報を長く預かるため、サービス終了後のデータ返却と消去証明を後回しにせず決めておく必要があります。保守契約には、問い合わせ窓口や対応時間、障害の優先度、復旧目標を記載します。バックアップや脆弱性対応、OSやブラウザの更新、API仕様変更への対応、追加開発の単価も含めます。
初期開発費が安くても、保守やクラウドの費用、従量費が高くなる場合があります。動画保存や文字起こし、AI処理、SMS送信、外部連携の従量費も、総額に響きます。そのため、初年度だけでなく3年間の総保有コストで契約条件を比べます。
面談管理システムの費用相場
面談管理システムの費用は、標準SaaSの利用料と、個別開発・導入支援の費用を分けて考えます。
公開価格の例は比較の起点になりますが、総額は面談件数や利用者数、拠点数で変わります。さらに、外部連携やデータ移行、録音保存、AI処理、サポート範囲でも変わります。
以下の開発費は、リサーチノートで整理した機能規模に基づく、予算検討用の推定レンジです。公的な面談管理システム専用の統計ではありません。
標準SaaSの初期費用と月額・従量費
標準SaaSの公開価格は、初期費用0円から数十万円、月額2万円台から10万円程度までが一つの確認レンジです。ユーザー単位、環境単位、面談件数単位の課金があり、最低利用数や契約期間も異なります。
初期設定やデータ移行、権限設計、操作研修、追加連携が別料金の場合もあります。そのため、月額だけを比べると実際の負担を見誤ります。AI面談のような従量型では、1件あたり1,000〜5,000円程度の公開例があります。
SHaiNは標準プラン5,000円／件、アルバイトプラン1,000円／件を案内していますが、年間利用件数や管理システム利用料などの条件があります（出典：SHaiN公式料金ページ、2026年8月確認）。月100件なら単純計算で月10万〜50万円程度ですが、請求額そのものではなく、プラン条件を含めた見積が必要です。
カスタム開発の費用幅（300万〜5,000万円以上）
候補者・求職者台帳と予約を中心にした面談管理MVPは、300万〜800万円程度が予算検討の一つの目安です。この金額の前提は、台帳と予約の土台に、機能を絞って加えた範囲です。
- 連絡と評価：通知、評価
- タスクと権限：次回タスク、基本権限
ATS・CRM連携、複数拠点、複数ロール、データ移行、分析まで含む中規模開発は、800万〜2,500万円程度が目安になります。
人材紹介・派遣の案件、求職者、成約、就業後まで統合し、録音・AI・高度な権限や多社向けSaaS化を含む大規模開発は、2,500万〜5,000万円以上になる可能性があります（出典：リサーチノート「面談管理システム」、2026年8月）。これらは、要件や利用者数、拠点数、連携本数、セキュリティ要件、移行データの状態から組み立てた推定レンジで、特定企業の確定価格ではありません。
録音・動画保存、文字起こしAPI、AI要約、求人媒体の個別API、SSO、多要素認証、監査ログを追加すると、上限を超えることがあります。そのため、RFPを作り、同じ前提で複数社から見積を取って初めて、自社の予算が具体化します。
見積の内訳とランニングコストの切り分け
見積書では、要件定義や業務設計、開発を工程ごとに分けて記載してもらいます。そのうえで、工程の枠に入らない項目を、別の行として切り分けてもらいます。
- 設計とテスト：UI・UX設計、テスト
- 進行と移行：プロジェクト管理、データ移行
- 研修と保守：研修、保守運用
- クラウドと外部連携：クラウド、外部API
機能開発費だけでなく、移行前のデータクレンジングやテスト用環境、本番切り替え、問い合わせ対応、マニュアル作成が含まれるかを確認します。作業一式とだけ書かれた項目は、内容と数量を質問します。監視、バックアップ、脆弱性対応、問い合わせ、軽微な修正を含むのか、追加開発として別請求されるのかも確認します。
保守費について、リサーチノートでは初期開発費の年15〜25％程度を予算化する考え方が示されています。ただし、これは契約相場を保証する統計ではなく、保守範囲を検討する際の予算目安です。そのうえで、クラウド・保存容量・SMS・文字起こし・AIの従量費と合わせて、3年間の総額を見ます。
委託先の選び方と見積比較のポイント
委託先は、見積総額や知名度だけでなく、面談業務と個人情報を扱うシステムの両方を理解しているかで評価します。
標準SaaSの導入支援やATS・CRM連携に強い会社と、採用・人材紹介・派遣の業務知識がある会社、独自の業務を設計できる受託開発会社では、得意な領域が違います。
発注形態を決めてから候補会社を選ぶと、比較の軸がぶれにくくなります。
業務実績と担当者の理解度
実績を見るときは、「人事システムを何社導入したか」だけでなく、面談前後のどこまでを管理したかを聞きます。採用企業向けなら選考フロー、面接官評価、応募者画面、求人媒体連携の経験を、人材紹介・派遣向けなら求職者、求人、案件、推薦、成約、就業後フォローの経験を確認します。
可能であれば、似た規模・似た面談件数の事例について、導入期間、移行方法、現場定着、保守体制を質問します。提案担当者だけでなく、要件定義、設計、開発、テスト、移行、保守の責任者が誰かも確認します。発注後に担当者が変わる場合は、引き継ぎ方法と会議体を提案書に書いてもらいます。
候補者・求職者のデータを扱うため、権限設計、ログ監査、脆弱性対応、再委託先、障害時の連絡体制を具体的に説明できる会社が望ましいです。
同じ業務シナリオでのデモと提案の比較
候補会社を2〜3社に絞ったら、同じサンプルデータと業務シナリオでデモを依頼します。例えば、候補者がスマートフォンから予約し、担当者が面談を実施して評価と次回タスクを登録し、管理者が面談実施率を確認する流れを再現してもらいます。
画面の見栄えより、登録や修正、検索、権限変更、CSV出力、エラー時の対応に何分かかるかを確認します。録音・AI要約を候補にする場合は、匿名化したサンプルを使い、同意画面や保存先、要約の修正、削除、アクセスログまで実演してもらいます。
AIの精度だけでなく、誤った要約を誰が確認し、評価や合否に直接利用しないための手順があるかも確認します。AI事業者ガイドライン（第1.2版）は2026年時点で公開されており（出典：経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」、2026年）、提案会社のAIガバナンスや説明資料も選定材料になります。
総額・前提・除外項目の横並び比較
見積比較では、まず各社の金額をそのまま比べず、要件定義からテストまでの工程を同じ表に並べます。移行や研修、保守も、表に入れます。クラウドや外部サービスも、表の項目に加えます。消費税と追加開発も、同じ表で比べます。
次に、利用者数や面談件数、拠点数を見積の前提としてそろえます。そのうえで、データ件数や連携本数、納期を比べ、検収条件と支払条件も確認します。
安い見積に必須機能や移行作業が含まれていない場合、契約後の追加費用で総額が逆転することがあります。
特に確認したいのは、見積の除外項目です。録音・動画の保存容量や、文字起こし・AIの従量費が除外されていないかを質問します。そのほか、次の項目が除外されていないかも質問します。
- 外部サービス費：求人媒体やカレンダーのAPI利用料
- データ準備：データクレンジング
- マニュアルと研修：マニュアル作成、操作研修
- 保守対応：休日の障害対応、ブラウザやOSの変更対応
追加要望が発生した場合の変更管理手続きと、作業単価や見積の有効期限も確認しておくと、予算超過を防ぐうえで役立ちます。
よくある質問
面談管理システムの発注では、開発費だけでなく、導入方法や契約責任、個人情報、将来の乗り換えまで確認が必要です。
面談管理システムはSaaSとスクラッチ開発のどちらがよいですか？
標準的な予約・記録・評価・通知を早く始めたい場合はSaaSが適しており、独自の評価基準や複雑な連携を業務の強みにしたい場合はカスタム開発が候補です。
SaaSで不足する部分だけをAPI連携や追加開発で補う中間案もあります。面談業務のMUSTとWANTを分け、3年間の総額と現場の入力負担で判断します。
面談管理システムの開発は請負契約にすべきですか？
工程ごとに契約を使い分けられます。要件が変わりやすい現状分析や要件定義、技術検証は準委任、完成条件を定義できる機能開発や検収は請負という形が考えられます。
成果物、検収条件、変更管理、責任範囲を明記し、自社の法務担当や専門家にも確認してから契約します。
面談管理システムの開発予算は最低いくら必要ですか？
標準SaaSは初期費用0円から数十万円、月額2万円台から10万円程度の公開例があります。
個別開発は、予約・記録・評価・基本権限に絞ったMVPで300万〜800万円程度、連携や分析を含む中規模開発で800万〜2,500万円程度が予算検討の目安です。
これは確定価格ではないため、利用者数、面談件数、連携、移行、セキュリティをRFPに書いて複数社へ見積を依頼します。
面談の録音やAI要約を外注しても問題ありませんか？
外注の可否は、利用目的や本人への説明と同意、委託先の安全管理を確認して判断します。さらに、保存期間やアクセス権、AIサービスの学習利用、契約終了後の削除も確かめます。
AIの要約や評価をそのまま合否判断に使わず、人が内容を確認して修正できる手順を設けます。候補者・求職者へAI利用を説明できる資料と、録音しない選択肢も準備します。
まとめ
面談管理システムの発注では、最初に面談の種類と対象業務を分け、面談前・面談中・面談後の流れとKPIを整理します。
発注者は、標準SaaS、既存システムとの連携、個別開発、AI面談の組み合わせから、現場の負担と独自性のバランスが合う方法を選びます。
RFPと契約条件の前提の統一
RFPには、MUST・WANTと現行業務、例外処理を記載します。加えて、利用者数やデータ量、連携先、セキュリティ、データ返却、導入時期も書き込みます。
見積は、要件定義や設計、開発、テストに分けて見ます。移行や研修、保守、従量費も項目ごとに確認します。準委任・請負の責任範囲や検収条件、変更管理、契約終了時の扱いも確認します。
小さく始めたときの成果確認
まずは1拠点や1チームで予約・記録・次回タスクを試します。そのうえで、入力時間、面談実施率、記録完了率、次工程への転換率を確認します。
現場で使われる要件を見極めてから連携やAI支援を広げれば、予算と定着リスクを抑えつつ、面談情報を組織の共有資産として活かせます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。