会議室予約システムの保守・運用費用は、月額3,500円から数十万円以上まで変わります。金額を左右するのは、課金モデル、外部連携、運用方式の三つです。
3年・5年先を見据えると、課金モデル、外部連携、運用方式の三つを合わせて考える必要があります。全体の流れは、完全ガイドもご覧ください。
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会議室予約システムの保守・運用費用の全体像
会議室予約に特化したシステムの保守・運用費用は、大きく三つの区分で構成されています。
保守・運用費用が発生する範囲（会議室予約に特化した費用構造）
区分ごとに費用の出どころが違うため、見積もりを受け取ったら、どの区分の費用かを一つずつ照らし合わせて確認します。
- 本体の月額利用料：予約システム自体の利用にかかる費用
- 外部連携の維持費：カレンダーやサイネージの連携を保つ費用
- インフラの運用費：サーバーやタブレット端末を維持する費用
SaaS型は、本体の月額利用料にほとんどの機能が含まれます。ただし、カレンダー連携やAPI連携は、上位プラン限定となるケースがあります。
一方で、フルスクラッチ型ではサーバー保守費と外部サービスの仕様変更への対応費が定常的に発生します。
どの方式を選んでも、部屋数、利用人数、連携範囲が費用を左右します。
クラウド型SaaSの月額相場（部屋数・人数別）
クラウド型SaaSの月額は、3,500円から12万円程度が相場です。
料金は課金の単位によって決まり方が異なるため、単位ごとの違いを比べておくと、自社に合う料金体系を判断しやすくなります。
- 利用人数課金型：利用する従業員数を基準に費用が変わる
- 部屋数課金型：登録する会議室数を基準に費用が変わる
- 定額型：利用料が一定の月額で、人数や部屋数に応じた段階料金の製品もある
従業員数が多く会議室数が少ない企業は、部屋数課金型が割安になりやすいです。反対に、拠点が多く会議室数も多い企業は、人数課金型や定額型で費用を抑えやすい傾向があります。
契約前には、部屋数と利用人数の見通しを立て、複数の課金モデルで月額を試算しておきます。
代表的な製品の価格帯と課金モデル
代表的な製品は、課金の基準がそれぞれ異なります。そのため、自社の利用規模に当てはめて比べる必要があります。
人数課金型・定額型の製品例
人数課金と定額課金を選べるサービスは、利用人数に応じて段階的に費用が変わります。
- 100人まで：月額10,000円
- 500人まで：月額50,000円
- 901人以上：月額100,000円
- 部屋単位の併用：1部屋あたり月額5,000円のプランもある
座席管理まで含む統合型の定額サービスは、月額120,000円から240,000円程度です。
会議室予約とフリーアドレスの座席管理を一本化したい企業に向いています。また、複数のシステムを別々に契約するより、総コストを抑えられる場合があります。
部屋数課金型の製品例
部屋数課金型は、会議室の数で料金が決まるため、室数ごとの価格帯を見比べます。
- 1〜5室：Microsoft 365連携型は月額17,250円程度
- 100室以上：1室あたり月額1,100円程度まで下がる例がある
- NFCシート型：月額3,500円から1室単位で契約できる例がある
スマートフォンとNFCシートを組み合わせる製品は、小規模なオフィスに適しています。
一部の会議室だけでスモールスタートを試したい企業にも合います。
拠点統合や部屋数の拡大を予定する企業は、契約の早い段階でボリュームディスカウントの有無を確認しておきます。
外部連携による費用増加要因
月額利用料だけで予算を組むと、請求の段階で追加費用が発生することがあります。特に、Google CalendarやOutlookとの連携、サイネージ端末管理は、基本プラン外となるケースが多い項目です。
カレンダー連携が上位プラン限定になるケース
カレンダー連携については、どのプランに機能が含まれるかを料金表で確かめておく必要があります。
- 上位プラン限定：Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携を含む
- 追加課金：標準プランに月額1,000円から3,000円程度を上乗せする
基本プランの料金だけで安いと判断すると、運用が始まってからプラン変更を迫られることがあります。そのため、契約前に必要な連携機能と将来の追加機能を書き出し、それに合ったプランを選びます。
自社システムとのカスタム連携にかかる費用
標準連携の外にある独自連携では、接続先の仕様確認から動作検証までの作業が、そのまま費用になります。
- API仕様の調査：連携先システムの仕様を確認する
- 認証方式の調整：連携先と認証方法をすり合わせる
- データ形式の変換：システム間のデータを扱える形にする
- 動作検証：連携が正しく機能するかを確かめる
独自連携の対象になりやすいのは、入退館管理システム、社員名簿、既存の基幹システムなどです。
初期費用としては、20万円から100万円以上のカスタム開発費がかかることがあります。さらに、連携先の仕様が変わるたびに、追加の改修対応も必要になります。
だからこそ、自社にとって本当に必須の連携かを見極めてから、導入するかどうかを判断します。
オンプレ/フルスクラッチの保守費用相場
フルスクラッチ型は、SaaS型とは保守費用の構造が異なります。インフラの維持からソフトウェアの改修まで、自社か委託先が責任を持ちます。
サーバーインフラ・システム保守費
フルスクラッチ型では、インフラとシステム本体の保守を、継続的な費用として見積もっておく必要があります。
- サーバー監視：サーバーの死活を確認する
- 安全対策：セキュリティパッチを適用する
- 障害対応：障害発生時に一次対応する
- 端末監視：サイネージ端末を遠隔監視する
サーバーインフラとシステム本体の保守費は、月額数万円から数十万円以上になります。
年間保守費の目安は、初期開発費の10〜15%程度とされています。たとえば、初期開発費が1,000万円規模であれば、年間100万円から150万円程度を見込みます。
API仕様変更対応の改修費（見落とされがちな継続コスト）
外部サービスのAPI仕様変更は、フルスクラッチ型で見落とされやすい継続コストです。
- 認証方式の更新：外部サービス側の変更に合わせて対応する
- API仕様の更新：連携部分を継続的にメンテナンスする
Google WorkspaceやMicrosoft 365は、提供会社側の都合で仕様を随時更新します。対応しなければ、カレンダー連携が突然動かなくなるおそれがあります。
改修費は予算に組み込みにくいものの、仕様変更のたびに一回あたり数十万円規模が目安になります。一方、SaaS型はベンダーが対応するため、この点では運用の負担が小さいといえます。
無駄なコストを防ぐためのポイント
ランニングコストを抑えるには、課金モデルと連携範囲の二つから考えます。
部屋数・利用規模に応じた課金モデルの選び方
課金モデルは、今の規模だけで決めず、将来の利用量も含めて選ぶことが欠かせません。
- 会議室数が少ない場合：従業員数が多ければ部屋数課金型が割安
- 拠点や部屋数が多い場合：利用頻度が低ければ人数課金型や定額型が有利
- 規模を拡大する場合：1〜2年後の利用量も課金モデルに反映する
契約前に会議室数と利用人数を洗い出し、複数の製品・プランで月額費用を試算します。
連携範囲を必要最小限に絞るスコープ管理
連携機能に優先順位を付ける際は、利用の頻度と業務上の必須度を基準にします。
- カレンダー連携：予約情報の共有に必要な機能から検討する
- サイネージ連携：空室表示の運用に必要な範囲を見極める
- 独自連携：既存システムとの接続を必須度で判断する
「使うかもしれない」という理由ですべてを有効にすると、費用と保守の手間が積み上がっていきます。そのため、優先度の低い連携は後回しにし、必要な機能だけを段階的に追加します。
まとめ
会議室予約システムは、社内や貸会議室の予約に特化した仕組みとして捉えます。クラウド型SaaSの月額相場は、概ね3,500円から12万円程度です。人数課金型、部屋数課金型、定額型のどれを選ぶかで、自社に有利なプランが変わります。
代表的な製品では、人数課金型が月額1万円から10万円程度です。部屋数課金型は、1〜5室で月額17,250円程度、100室以上で1室あたり月額1,100円程度の例があります。
座席管理を含む統合型の定額サービスは、月額12万円から24万円程度が目安です。カレンダー連携は上位プラン限定、または月額1,000〜3,000円の追加費用となる場合があります。
自社システムとのカスタム連携では、初期費用20万〜100万円以上の例があります。フルスクラッチ型は、月額数万円から数十万円以上のサーバー保守費が継続して発生します。初期開発費の10〜15%程度を年間保守費とし、API変更の改修費も見込みます。
無駄なコストを防ぐには、規模に合う課金モデルを選び、連携範囲を絞ります。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。