受発注管理システムの外注は、要件の整理、開発会社の選定と契約、発注後の管理を段階的に進める流れです。
外注前の準備、発注の手順、契約とリスク管理の順に見ていきます。全体像は受発注管理システム開発の完全ガイドもあわせてご覧ください。
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受発注管理システム開発を外注する前に知っておくべきこと
外注を検討するときは、メリットとデメリットを把握したうえで、発注者側の役割も決めておくことが大切です。
社内で判断する人が定まっていないと、開発の途中で決めるべきことが止まってしまいます。
外注のメリットとデメリット
外注の利点と課題を分けて見ておくと、どこまでを依頼するかの判断材料になります。
- 専門技術力：社内で育てるより効率よく、高品質な構築を目指せます。
- リソース調達：必要な期間だけ人員を確保でき、固定コストを抑えられます。
- 知見の活用：開発会社の経験や最新技術を取り入れられます。
- 伝達と調整：業務の理解を共有し、外部と認識を合わせるのに手間がかかります。
- 内製化の停滞：外注に頼り続けると社内に技術が残りにくいため、長く改善を続けるなら自社開発の道も視野に入れます。
自社業務を理解してもらうには、時間と労力が必要です。そのため、社内で説明役を担える担当者がいるかを、外注を決める前に確かめておきます。
社内に技術を蓄積したい場合は、開発会社への依存を避ける計画も検討します。
発注者として果たすべき役割
開発会社に委託しても、発注者側に残る仕事があります。そのため、社内の体制は発注前に決めておくことが大切です。
- 要件と意思決定：業務要件を伝え、仕様の確定や変更を判断します。
- 責任者と窓口：意思決定権を持つオーナーと、窓口となる担当者。
- 現場の参加：業務担当者に要件定義やテストへ加わってもらいます。
- 情報提供：既存システムの仕様、業務データ、マニュアルを開発会社と共有します。
現場担当者が要件定義とテストに加わると、実務に沿った使いやすさを確かめられます。
情報共有は円滑な開発の前提になります。
内製と外注の判断基準
内製できる体制があるか、外注が必要な事情は何かを確認しておくと、開発の方法を選びやすくなります。
- 技術者の有無：開発経験者や必要なエンジニアが社内にいるかどうか。
- 技術への対応：必要な技術スタックを社内で扱えるかを見ます。
- 外注の必要性：社内に専門家がいない、工数や期間を短縮したい、保守の支援が必要といった事情に当てはまるか。
- 専門技術：ERP連携や高可用性設計が必要かを検討します。
外注する場合も、ソースコードの受け渡しやドキュメント整備を計画に入れておくと、将来の内製化に備えられます。
社内の担当者が技術を学んでおけば、将来の内製化にも備えられます。
発注の手順と流れ
要件整理から契約まで段階を踏んで進めると、発注後に起こるトラブルを抑えやすくなります。
STEP1：要件整理とRFP作成
まず、現状の業務フロー、課題、システム化の目的を整理します。あわせて、必要な機能や予算、スケジュール感も押さえておきます。
- 業務の流れ：受発注業務を図や文書で示します。
- 課題の具体例：現場で困っている状況を伝えます。
- 機能の優先度：「絶対に必要」と「あれば良い」を分けておく。
これらをまとめて、RFP（提案依頼書）を作ります。
完璧さよりも、開発会社が提案を作れる情報をそろえることが大切です。
STEP2：開発会社の選定と提案依頼
提案を比べられるよう、候補を1社に絞らず、3〜5社の開発会社に依頼します。
- 実績から探す：Webサイトや紹介サービスで、関連する実績を確認します。
- 紹介を受ける：知人や取引先から候補を紹介してもらいます。
- マッチングを使う：発注ナビや比較biz等を利用します。
提案期間は通常1〜2週間程度です。
提案書が出そろったら、内容や見積もり、開発アプローチを比べて2〜3社に絞ります。
絞り込んだ会社と商談し、業務理解の深さやチーム体制を確認します。提案書では分からない連絡や調整の進め方も、そこで確かめます。
STEP3：開発会社の決定と契約締結
会社を決めたら、契約内容を交渉します。後々の認識違いを避けるため、どこまでを作るかと費用の条件を契約書に書き込みます。
- 成果と計画：仕様書のレベル、検収基準、開発スケジュールとマイルストーン。
- 費用と権利：着手金・中間金・検収後の支払い条件と、ソースコードの知的財産権を決めます。
- 変更と秘密：NDAによる秘密保持と、仕様変更の手順や費用の取り決め。
- 保守の範囲：リリース後のサポート内容と、その費用。
契約書は、弁護士や法務担当者にレビューしてもらうことをおすすめします。特に、知的財産権の帰属と瑕疵担保責任は、慎重な確認が必要です。
契約形態の選び方（請負/準委任）
外注では主に、請負契約と準委任契約を使います。
それぞれの特徴を踏まえて、プロジェクトの性質に合う形を選びます。
請負契約の特徴と適したケース
請負契約では、開発会社が一定の成果物を完成させ、発注者が報酬を支払います。決めた仕様と価格で納品する約束です。
- 要件が明確：仕様変更が少ないと見込める開発に合います。
- 予算を固定：費用とスケジュールを決めて進めたい場合に適します。
- 品質を確保：完成物の品質保証を契約で定めたい場合に使えます。
発注者は予算を確定しやすいのが利点です。ただし、完成物の不具合への対応は、契約で定めておく必要があります。
要件を変えると、費用や日程への影響が大きくなります。そのため、要件定義を十分に行ってから契約する必要があります。
準委任契約の特徴と適したケース
準委任契約では、開発会社が一定の作業を行い、発注者は工数や期間に応じて報酬を支払います。費用は、月額固定、または時間単価と工数をもとに計算します。
- 要件が流動的：アジャイル的に進めたい開発に当てはまります。
- 継続的な改善：保守や機能改善を継続して頼む場合の形です。
- 要件定義のみ：要件定義の工程だけを委託したい場合に使えます。
準委任契約は、完成の定義が難しいシステムにも適しています。一方で、工数に応じて費用が変わるため、予算超過には注意が必要です。
週次の進捗報告や工数レポート、定期的な優先度の見直しを契約時に合意しておくと、発注者は作業状況を把握しやすくなります。
フェーズ別に契約形態を組み合わせる方法
要件の確かさが工程によって異なる場合は、フェーズごとに契約形態を使い分けられます。
- 要件定義：流動的な初期段階は、準委任契約で進めます。
- 設計からテスト：要件が確定したら、請負契約に切り替えます。
- 保守と運用：リリース後は、月額固定の準委任型が一般的です。
この組み合わせは、初期の柔軟性を保ちながら、本格開発の費用と日程を確かめる手段になります。ただし、各段階の終了条件と移行条件を明確にしておくことが前提です。
発注時の注意点とリスク管理
主なリスクと対策を把握しておくと、外注時のトラブルを予防しやすくなります。
よくあるトラブルと原因
トラブルの原因を知っておくと、発注前に必要な管理を決められます。
- 認識の相違：要件が足りないことなどで、期待と違うシステムになってしまう。
- 費用超過：見積もりにない追加作業が重なり、費用が増える。
- 納期遅延：開発中のリスクの発見や対応が遅れる。
- 品質問題：テストが不足してバグが多発したり、性能要件を満たさないままリリースしたりする。
たとえば、同じ言葉でも、発注者と開発会社で意味が違って伝わる場合があります。そのため、要件定義書や画面設計書、テストシナリオを文書にして確認しておくことが有効です。
追加作業が重なると、最終的な費用が大幅に増える場合があります。このため、変更の手順と追加費用が発生する条件を事前に定めておきます。
遅延を防ぐには、定期的な進捗確認と課題管理が有効です。
リスク低減のための具体的な対策
予防策は開発前に決めておき、認識違い、遅延、品質問題のそれぞれに備えます。
- 仕様書の充実：動作、表示内容、データ仕様を具体化します。
- 進捗確認：週次または隔週で状況を確認します。
- 節目のレビュー：成果物を見て、問題を早期に発見します。
- テスト計画：開始前に、テスト内容と方法を合意しておきます。
- 開発資産の確保：エスクローやコードの定期納品を契約に盛り込みます。
曖昧な表現を避け、発注者と開発会社の認識を合わせることが欠かせません。
途中で契約が終わる場合に備えて、どこまでを発注者が受け取れるかも決めておきます。
発注後のプロジェクト管理
発注後も、発注者が管理に関わることが成功の鍵になります。開発会社に任せきりにすると、品質、日程、費用が悪化するおそれがあります。
進捗管理とコミュニケーション方法
定例会議と共有ツールを使うと、状況を見える形にでき、確認の遅れを減らせます。
- 定例会議：進捗、今週の計画、課題と対応策を話し合う場です。
- 確認と承認：発注者側が判断すべき事項を洗い出しておきます。
- 管理ツール：Jira、Backlog、Redmineなどで、タスクや資料を共有します。
- チャット：SlackやTeamsで、疑問や確認を早く解消します。
会議は週次または隔週で行います。計画から遅れが出た場合は、原因を早めに把握して、対策を打ちます。
ユーザー受入テストと検収
ユーザー受入テスト（UAT）は、発注者が主体となり、現場担当者が実務に沿って品質を確かめるテストです。
- 業務シナリオ：通常の流れに加え、例外時の操作も試します。
- 検収基準：事前に合意した機能・性能・セキュリティ要件を満たすかを見ます。
- 不具合対応：重大な不具合と軽微な不具合に分けます。
欠品時の対応、キャンセル処理、返品などの例外フローも、テストシナリオに含めます。
基準を満たしたことを確かめてから受け入れ、代金を支払います。
不具合への対応方針は、開発会社と事前に合意しておきます。
まとめ
外注を成功させるには、発注前の準備、開発会社の選定、契約、発注後の管理を、段階ごとに進めていくことが大切です。
発注成功のための重要ポイント
発注時に押さえたい要点を並べておくと、準備からリリース後までの判断がつながります。
- 要件を整理：業務フロー、課題、機能をまとめて、RFPを作ります。
- 業務理解を重視：受発注業務への理解と、要件定義を支える力を見ます。
- 契約を確認：権利、検収、瑕疵担保、変更費用を明確にします。
- 発注者も関与：進捗確認、レビュー、UATに加わります。
- 段階的に開発：コア機能から先に出して、リスクを分散します。
一度に全機能を作るより、段階的に進める方法も選択肢になります。各要点を押さえると、外注開発を成功に導きやすくなります。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。