保育園・幼稚園向けシステムの発注は、現場業務の整理、要件と契約の明確化、試行導入の順に進めると、運用に合う仕組みを選びやすくなります。
発注形態は業務との合い方で選び、費用は5年間の総額で比べます。委託先は実績と安全管理で確かめます。
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保育園・幼稚園向けシステムの発注前に知っておく全体像
保育園・幼稚園向けシステムは、園児台帳を中心に、登降園、保育記録、請求、職員管理、安全確認、自治体との情報連携をつなぐ業務基盤です。連絡アプリだけを指すものではありません。
発注では機能の数だけで会社を選ぶと、現場の転記や確認作業が残ったままになることがあります。そこで、なくしたい転記や確認作業を先に明確にします。さらに、誰がどの情報を入力するかも整理しておきます。
対象業務の一連の流れの整理
現場を観察する際は、朝の登園受付から夕方の降園までを時系列で追います。転記や例外処理は職種ごとに確認し、誰がどこで手を動かしているかを押さえます。
- 日々の記録：登園時刻、欠席連絡、検温、午睡、食事、投薬がどこに記録されているか
- 連絡と申し送り：連絡帳、職員間の申し送り、延長保育の流れ
- 事務処理：請求処理や帳票作成で、紙や個人端末へ転記している箇所
園長や法人本部だけで決めると、例外処理や現場で使われていない機能を見落としやすくなります。そのため、担任、事務、栄養士、バス担当、保護者代表にも話を聞きます。
標準SaaSと個別開発の比べ方
一般的な業務を標準化できる園では、クラウドSaaSや保育業務支援パッケージが候補になります。一方で、独自の業務が多い場合は、追加開発も検討の対象になります。
- 標準機能：登降園や保護者連絡を短期間で導入でき、業務の進め方を標準に合わせられます。
- 追加開発：独自帳票、法人本部管理、会計・人事・自治体連携への対応
- スクラッチ開発：業務を変えられない理由が明確で、長く使う独自基盤が必要な場合の選択肢です。
初期・月額費用、自由度、導入期間は選択肢ごとに異なり、保守の責任の範囲も違います。そのため、会社の種類ではなく、解決したい業務との合い方で判断します。
保育園・幼稚園向けシステムの発注形態の選び方
標準化できる業務が中心なら、SaaSが向いています。既存業務との接続や独自帳票が多い場合は、追加開発が合います。複雑な要件を長く運用する自治体や法人では、個別開発も候補になります。
標準機能で満たせる範囲と、変えられない業務を分けて考えます。そうすると、過剰な開発費を抑えられ、現場の納得感も得られます。
クラウドSaaS・既製パッケージを選ぶケース
共通業務を早く始めたい園には、クラウドSaaSが有力です。小規模園でも、サーバーの保守や更新を自前で抱えずに使えます。
- 共通業務：登降園、欠席連絡、連絡帳、園児台帳、帳票などの日常業務
- 段階導入：試行園で操作性を確かめてから、全園へ広げる進め方
- 契約確認：料金改定、通信障害、データ出力、終了時の返却条件
標準機能に業務を合わせられるかは、現場の職員と試用して判断します。
追加開発・スクラッチ開発を選ぶケース
独自の要件が標準機能で満たせない場合は、追加開発やスクラッチ開発を検討します。ただし、要望をそのまま機能にすると、保守の対象が増えていきます。
- 独自ルール：認定区分や園ごとに異なる請求ルールへの対応
- 連携・帳票：自治体指定の帳票や、会計・給与・人事との連携
- 法人管理：複数の園をまたぐ権限の設計
年度更新のたびに改修が必要になる場合もあります。そのため、標準機能で運用を変えられない理由や例外処理の件数、法令・自治体要件を、発注側がRFPに記載します。
保育園・幼稚園向けシステムの発注・外注を進める手順
発注は、現状を把握して優先順位を付け、RFPを作って提案を比べ、契約してから試行導入を経て全園へ広げる順に進みます。
年に1回や月に1回しか発生しない処理も、要件に含めます。年度切替、クラス替え、転園、退園、職員交代は、通常日と異なる業務を伴います。
そのうえで、候補会社へ見積を頼む前に、ここまでの内容を整理しておきます。
現状整理とRFP・要件の準備
機能の一覧だけでは、会社ごとに前提がそろいません。RFPには、施設の規模、業務の流れ、データ準備の担当も記載します。
- 基本条件：施設・園児・職員数、利用者の役割、導入時期、対象業務
- システム範囲：既存システム、連携、移行対象、成果物、保守範囲
- 業務シナリオ：欠席連絡を受けた職員が見る画面や記録内容を添えて、会社ごとの前提差を抑える
- マスタ準備：園児、保護者、職員、クラス、年度、施設、請求項目ごとの担当と表記揺れの直し方
マスタの準備担当と表記揺れの直し方は、発注者側で決めておきます。
現場で検証できる形の提案・要件定義
デモ画面だけでは、実際の業務で何が起きるかは分かりません。そこで、匿名化した園児情報を使って登降園や年度更新を操作します。スマートフォンでの見え方や権限の違いも、あわせて確かめます。
- 業務操作：登降園、連絡帳、午睡記録、請求、帳票出力、年度更新の操作
- 画面と障害：入力回数、保護者の操作、通信断時の代替手順
- 効果測定：試行導入で、入力時間、転記回数、電話件数、帳票時間、利用率を測る
導入前後を比べられるよう、測定方法は試行を始める前に決めておきます。
データ移行・テスト・研修・リリースの個別管理
本番運用へ進むには、開発や設定が終わったあとに、移行、受入テスト、研修、運用準備を確かめる必要があります。
- 移行・リリース準備：権限、帳票印刷、保護者アカウント、年度切替の確認
- 受入テスト：兄弟児、アレルギー変更、途中入園などの場面を試す。退園後の閲覧、緊急連絡、二重登録、入力ミスも含みます。
- 研修：園長、担任、事務、法人本部ごとに分けて行う
- 運用準備：問い合わせ窓口と障害時の紙運用を決めたうえで、段階的に展開する
保育園向けシステムの契約形態の選び方
作るものが決まっているか、要件を一緒に詰めるか、運用後も支援が必要かによって、契約を選びます。そのうえで、契約名だけでなく実務条件を確認します。
- 成果物：何を納品するか
- 検収：合格基準と期間
- 変更と障害：変更の手続きや障害時の対応
- データ：取扱い、返却、削除の条件
請負契約の完成物と検収基準
請負契約は、合意したシステムや機能を完成させて、検収を受ける契約です。
- 成果物：画面一覧、機能・連携仕様、テスト仕様書、操作マニュアルを契約で決めておく
- 検収と修正：検収期間と、瑕疵・不具合の修正範囲を明記する
- 受入条件：「使える状態」を業務シナリオ単位で定め、帳票の細部や年度更新も含める
「使える状態」の定義が曖昧なままだと、あとから追加費用が発生しがちです。
要件定義や継続支援に向く準委任契約
準委任契約は、専門家の作業や支援を一定期間受ける形の契約です。要件定義、現場ヒアリング、進行管理、運用改善、保守などの場面に向いています。
- 月次の作業：要件が変わる段階では完成物を固定せず、作業と担当者、稼働時間、成果報告、意思決定の方法を決めておく
- 発注者の対応：園長や法人本部の確認・承認、何営業日以内に回答するかの合意
SaaS利用契約・保守契約の終了時の条件
SaaS利用契約では、月額料金に含まれる内容と、別料金になる項目を分けて確かめます。
- 料金範囲：サーバー運用、更新、サポートは含まれる場合があります。端末、通信、口座振替手数料、写真販売、初期設定、移行は別料金のことがあります。
- 終了・障害時の条件：停止通知、復旧目標、バックアップ、出力形式、解約時の返却期限と費用
- 委託先・保守範囲：再委託先や国外での取扱いを確かめたうえで、受付時間、一次回答、復旧、軽微改修と追加開発の境界を決める
保育園・幼稚園向けシステムの費用相場と内訳
費用は、初期導入と月額利用料、追加開発に分けて考えます。さらに、移行、研修、保守の費用に加え、端末・ネットワークの費用も別に見ておきます。
SaaSと個別開発では、価格の意味が違います。次に挙げる金額は、公開情報と業務システム一般の費用構造による目安です。金額は園児数や施設数、連携範囲で変わり、セキュリティ要件でも変わります。
SaaSの月額費用の公開料金とオプションの切り分け
SaaSの料金は、公開例を比べる際に基本料とオプションを分けて見ます。あわせて、施設規模と課金単位もそろえて確認します。
- CoDMON基本料：定員30名以下は月額3,300円、31〜60名は5,500円、61〜100名は8,800円（税込）からです。
- CoDMONの追加料金：登降園、帳票、シフト、請求は別料金です。定員31〜100名向けのほぼすべてのオプションを使えるパックは月額33,000円です。
- HoiCa：初期費用なし（ハードウェアを除く）。定員19名まで月額500円、20名以上は月額1,500円。LINE配信は月額500円です。
- 小規模園：基本料金が月額500円から1万円前後で始められる例があります。複数機能では月額数千円から数万円が起点です。
- 複数園の法人：請求、端末、連携、導入支援を加えると月額数万円から数十万円になる場合があります。
CoDMONの料金は株式会社コドモン公式料金ページ（2026年8月確認）、HoiCaの料金は公式料金ページ（2026年確認）に掲載されています。
比べるときは、課金の単位をそろえることが欠かせません。定員、施設、職員数、機能のどれで課金されるかを確かめます。
スクラッチ開発の機能範囲別の推定レンジ
保育園専用の公的な開発費統計は、確認できません。そのため、次の金額は、業務システム一般の費用構造、公開SaaSの機能範囲、想定連携数をもとに、編集部が推定したものです。
- 単園：園児台帳、出欠、保護者連絡を中心に300万〜800万円です。
- 法人：帳票、請求、職員シフト、移行、外部連携を含み800万〜2,000万円です。
- 公共案件：複数自治体や多数園との連携を含み2,000万〜5,000万円超です。
この金額は相場を保証するものではありません。RFPの粒度や品質要件によって変わる、検討のための目安です。
初期費用だけでなく5年間のTCOでの比較
端末やWi-Fi整備は別途5万〜50万円程度からです。ICカードリーダーや午睡センサーを複数園へ展開する場合は、数十万〜数百万円を見込みます。
データ整理・移行、研修、マニュアル、年度切替支援、問い合わせ窓口も、見積に含めて考えます。また、SaaSでは月額に運用費が含まれる場合があります。
個別開発の年間保守は、初期開発費の15〜20％程度を確認目安とします。保守に含まれる内容も、あわせて確かめます。
5年間の利用料、保守、端末更新、通信、追加改修、解約時の出力を足したTCOで比べると、初期費用だけに左右されにくくなります。
補助制度を使える場合もあります。令和7年度保育関係補正予算資料では、業務ICT化のシステム導入に補助基準額が示されています。
- 1〜4機能：1施設あたり20万円、40万円、60万円、80万円です。
- 端末購入等を併用：各機能数に応じて70万円、90万円、110万円、130万円です。
上の基準額は、こども家庭庁「令和7年度保育関係補正予算の概要」（2025年公表）に示されたものです。
実施主体、時期、対象機能、自治体負担、1施設1回限りなどは、自治体によって異なります。そのため、予算化の前に最新の公募要領を確認します。
委託先の選定と見積比較のポイント
委託先は、保育領域の経験に加え、単園、複数園、自治体のどこに強いかで選びます。移行、研修、障害時の代替運用を誰が担うかも、あわせて確認します。
見積は、同じRFPを渡して前提条件と除外項目をそろえてから、合計額を比べます。
導入数だけでなく、似た運用の事例で見る実績
導入施設数だけでなく、自園と似た定員規模、園の区分、公立か私立か、運用の経験を確かめます。事例は、課題の発端から問い合わせまでの流れを聞きます。
- 施設の条件：定員、保育園・幼稚園・認定こども園の区分、公立・私立
- 技術経験：自治体連携や既存データ移行の経験の有無
- 導入後：導入期間、研修、未利用機能、問い合わせ件数
「導入数No.1」などの表示は、対象年度、施設、調査主体も確かめます。調査条件が異なることがあるため、表示の数字をそのまま比べるのは避けます。
見積を作業項目や数量、単価、前提に分けて比べる方法
見積は工程ごとに分けて、作業量や前提をそろえておきます。「一式」とだけ書かれた項目は、内容の説明を求めます。
- 作業項目：要件定義、設計、開発・設定、連携、テストの区分
- 導入作業：移行、研修、リリース、保守の項目
- 数量と条件：時間、施設、移行件数、環境、会議、サポートの量と前提
見積が安い理由が標準機能の活用によるものなら、合理的といえます。一方で、移行、研修、セキュリティ、障害対応を除外しているなら、あとから追加費用につながることがあります。
提案額に加えて、納期、発注者側の作業、未確定事項、変更時の単価を一覧にします。
契約に記載するセキュリティと再委託の責任
システムは、氏名や住所、健康診断、アレルギーといった情報を扱います。発達や家庭状況、緊急連絡先も含まれます。そのため、権限と安全対策を要件に含めます。
- 権限：園長、担任、事務、法人本部、自治体、保護者ごとの分け方
- 保護措置：多要素認証、通信・保存時の暗号化、操作ログ、バックアップ
- 運用：復元テスト、脆弱性対応、退職者アカウントの停止の取り決め
個人情報保護委員会の通則ガイドラインでは、委託先の安全管理措置を事前に確認し、契約で取扱状況を把握して、監査などで評価することが示されています。
出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（2026年確認）。
同ガイドラインでは、再委託先や業務内容、個人データの取扱方法について、事前の報告や承認も望ましいとされています。
データに触れる範囲は、クラウドや保守、サポート会社まで広がることがあります。そのため、委託先の社名だけでなく、その先の範囲まで確認します。
令和7年度補正予算資料では、保育業務施設管理プラットフォームと保育ICTの登降園情報をAPI連携する改修が示されています（出典：こども家庭庁「令和7年度保育関係補正予算の概要」、2025年公表）。
将来の連携に備えて、RFPではCSV出力に加えてAPIの仕様を確かめます。データ項目、認証方式、エラー時の再送、仕様変更費用も含めます。
保育園・幼稚園向けシステムの発注でよくある質問
発注前には、費用、現場の使いやすさ、安全性、導入後の支援、将来の連携を確かめておきます。検討の際によく挙がる質問を、順に取り上げます。
保育園・幼稚園向けシステムはいつ発注すればよいですか？
本番稼働から逆算して、現状整理と候補選定には数週間から数か月を見込みます。既存パッケージの設定や移行は、2〜4か月程度です。
単園の個別開発は3〜6か月、法人規模の独自開発は6〜12か月程度と推定します。年度始めに切り替える場合は、前年度中に試行、研修、マスタ登録、保護者説明を終えておきます。
保育ICTシステムの発注に補助金は使えますか？
補助金を使える可能性はあります。補助基準額が示されていても、対象施設や機能、期限、補助率、端末の扱いは、自治体の公募要領で確認します。
園が直接申請するか自治体を通すか、交付決定の前に契約できるかは、制度ごとに異なります。そのため、見積の段階で対象経費と対象外経費を分けてもらいます。
既存の園児データは委託先へ安全に移行できますか？
移行は可能ですが、先に、項目や形式、重複、表記揺れ、退園者の扱い、保管期間を整理します。
まず匿名化したサンプルで変換し、全件を一度に移す前に確かめます。件数や氏名、クラス、アレルギーを照合します。緊急連絡先、年度、添付ファイルも照合の対象です。
委託先に移行したデータは、契約が終わったあとも扱いが問題になるため、担当者や保存場所、権限を決めるほか、契約終了時の取り決めも欠かせません。
- 返却と削除の条件
- 削除証明
- 再委託の条件
移行後は、発注者がバックアップを保管できるようにしておきます。
小規模園は大がかりな開発を依頼する必要がありますか？
必要とは限りません。登降園、健康記録、保護者連絡などに絞ったSaaSを試し、職員が無理なく使えるかを確かめる方法が向いています。
HoiCaの公式料金ページでは、定員19名まで月額500円で、最短4日で導入できる例が公開されています。ただし、機能や支援の範囲はサービスごとに異なります。
機能数ではなく、紙の転記や電話対応が何件減ったかで効果を評価します。
まとめ
発注前に、現場の1日の業務、年度更新、例外処理を整理します。そのうえで、標準SaaS、パッケージへの追加開発、スクラッチ開発を分けて考えます。
RFPには、機能だけでなく、対象施設、利用者権限、データ移行、保護者操作を記載します。さらに、自治体や会計との連携、障害時の代替運用、研修、サービス終了時のデータ返却も盛り込みます。
費用は、公開料金と個別開発の推定レンジを区別して見ます。初期費用だけでなく、月額、保守、端末、通信、追加改修を含むTCOで比べます。
委託先の実績、現場定着の支援、安全管理、再委託、障害対応も確認します。発注の目的は、最も多機能なシステムを選ぶことではなく、職員が毎日使い続け、子どもと向き合う時間を増やせる仕組みを選ぶことです。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。