手続管理システムの開発会社は、申請フォームを作れるかより、自社固有の承認ルート、例外処理、文書管理、既存システム連携まで設計できるかで比べると選びやすくなります。
riplaと実在の5社、計6社を、ローコード、ワークフロー製品、大企業向けクラウド、自治体・外部申請への対応といった特徴から比べます。
▼全体ガイドの記事
・手続管理システム開発の完全ガイド
- 主要な管理対象と運用範囲
- 既存業務との連携と、導入後の定着条件
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手続管理システムのパートナー選びが重要な理由
手続管理は、申請画面を作れば終わる業務ではありません。受付番号、現在の担当者、承認履歴、差し戻し理由を一つにつなげて管理する必要があります。さらに、添付書類、保存年限、更新期限も同じ流れで扱う必要があり、設計の甘さがそのまま運用負担や監査対応の難しさにつながります。
標準機能と独自要件の切り分け
手続には、全社共通の住所変更申請のように標準化しやすいものと、契約審査、補助金審査、許認可のように案件ごとの判断が必要なものがあります。前者はSaaSやパッケージの標準機能で運用し、後者だけをカスタマイズする設計にすると、初期費用と保守負担を抑えられます。
避けたいのは、紙の帳票をすべてそのまま再現し、例外を無制限に追加する進め方です。導入後に誰も設定を変更できない状態になりやすいです。
発注前にそろえる手続の種類と役割分担
発注側は、最初に対象を社内申請、契約・法務手続、行政・対外手続のどれに置くかを明確にしておきます。社内申請なら部署や役職による承認が、契約・法務なら機密文書と更新期限が重要になります。行政・対外手続なら、本人確認に加えて、住民向けと職員向けの画面、補正依頼、台帳連携を押さえる必要があります。
これらを区別せずに「申請をWeb化したい」とだけ伝えると、見積もりの前提が会社ごとにばらばらになります。そのため、RFPには手続数や月間申請件数、利用者数、承認分岐の数を盛り込みます。添付ファイルの種類と容量、保存年限、既存データ件数、連携先、必要なSLAも書き添えます。
申請者と承認者の権限設計や最終承認者、データの返却方法、法改正対応の範囲を先に決めておくと、6社への相見積もりを同じ条件で比べられます。
株式会社ripla｜コンサルティングから開発まで一気通貫で支援
株式会社riplaは、コンサルティングから開発まで一気通貫で支援できる企業です。IT事業会社として社内DXを推進してきた経験を活かし、ビジネスへの成果創出とシステムの定着支援に強みがあります。
営業や顧客、生産、販売管理など、幅広い基幹システムの構築・導入実績があり、企業の業務要件に合わせて柔軟に対応できる体制を整えています。
業務整理から要件定義まで並走できる強み
手続管理システムでは、現在の業務をそのまま画面に置き換えると、不要な承認や二重入力まで残ってしまいます。
riplaは、業務の目的、現場の使い方、管理者が確認したい指標を整理し、システム化する範囲を一緒に検討する進め方に向いています。
複数部署をまたぐ申請や、既存の販売・顧客・生産管理などとつなぐ構想では、開発だけでなく業務側の合意形成も欠かせません。
独自の手続と定着支援を重視する企業に合う理由
パッケージに業務を合わせるのか、独自の審査や権限を開発に反映するのか迷う企業は、初期相談で現状のフローを共有すると判断しやすくなります。
導入後も現場が使い続けるには、画面の使いやすさに加えて、管理者が手続マスタや承認者を変更できること、問い合わせ先が明確なこと、旧データを検索できることが必要です。
riplaは、要件整理から定着までをまとめて相談したい場合の候補になります。
株式会社KIS｜複雑な承認ルートを再現しやすいBeMat
株式会社KISは、BeMatワークフローを提供する実在企業です。同社の公式サイトでは、日本企業特有の複雑な承認ルールをデジタル上で再現し、プログラミング知識がなくても紙の申請書に近い感覚でフォームを作成できるサービスとして紹介されています。
手続管理のうち、社内の申請・決裁を中心に検討する企業にとって比較しやすいベンダーです。
条件分岐・代理承認・引き上げ承認への対応
BeMatは、役職別だけでなく、個人別や任意グループによる承認を設定できる点が特徴です。条件分岐や引き継ぎ、代理に加えて、一括承認にも対応します。
たとえば、契約金額が一定額を超えた場合だけ法務部門を追加する、特定の申請区分だけ事業部長へ回す、といったルートを手続ごとに設けたい場合に検討しやすいです。さらに、承認者への督促や通知も、滞留防止の運用に役立ちます。
紙の申請書を残したまま電子化したい場合の使いどころ
公式情報では、旅費精算や購買申請、仮払申請などの適用業務が示されています。人事労務申請や口座申請、クレーム報告書も挙げられています。また、決裁結果をCSVで出力できるため、経理システムなどへの受け渡しを想定できます。
導入前には、法務相談や契約審査のように添付文書とコメントが増える手続で、検索や版管理、保存年限をどう扱うかを確かめる必要があります。料金や個別開発範囲は問い合わせとなるため、移行費、フォーム作成費、連携費を分けた見積もりを依頼することが大切です。
住友電工情報システム株式会社｜クラウドとオンプレミスを選べる楽々WorkflowII
住友電工情報システム株式会社は、社内申請・承認を管理する楽々WorkflowIIを提供しています。オンプレミス版とクラウド版があり、組織規模、社内の運用方針、既存基盤との接続条件に応じて方式を選びやすい点が特徴です。
長期運用を前提に、認証や全文検索、電子契約の連携まで確認したい企業に向いています。電子帳簿保存法関連の連携も含めて検討できます。
導入規模に応じたクラウドとオンプレミスの使い分け
公式料金では、楽々WorkflowII Cloudのユーザー契約は初期費用5万円、基本料金月額1万円、1ユーザー月額500円です。たとえば50ユーザーなら、ライセンス部分は初年度47万円となります。ただし、導入支援やフォーム作成のほか、容量追加や連携オプションは別途確認が必要です。
オンプレミス版の基本ライセンスは300万円からと案内されています（出典: 住友電工情報システム株式会社「楽々WorkflowII 価格・ライセンス体系」、2026年8月確認）。
基幹連携・検索・電子契約まで広げたい場合の選択肢
楽々WorkflowIIには、API利用やActive DirectoryとのSSO、全文検索があります。さらに、電子契約サービス連携やタイムスタンプ連携などのオプションも用意されています。
契約申請から締結、保管、更新期限の確認までを一つの業務基盤にまとめたい場合は、ワークフローだけでなく、文書の保管場所と検索方式も同時に設計しておく必要があります。
選定の段階では、既存の人事マスタや組織変更の同期頻度、クラウドと社内システム間の接続方式を確かめておきます。
株式会社kickflow｜中堅・大企業の複雑な承認に対応するクラウド
株式会社kickflowは、kickflowを企画し、開発や運営、販売まで手がける企業です。公式サイトでは、数百名から数千名向けの稟議・クラウドワークフローとして位置づけられています。
組織改編や条件分岐、API連携、監査ログなどを比較の観点にできます。会社全体の承認基盤をクラウドへ移行したい場合の候補です。
SSO・MFA・監査ログと外部連携の比べ方
kickflowの公式料金ページでは、初期費用は0円と案内されています。スタンダードとエンタープライズの月額は問い合わせ制で、50ライセンス以上を基本としながら、50未満も相談可能とされています。
エンタープライズでは、高度な承認経路やSSO、MFAを比べられます。IPアドレス制限や長い監査ログ保存期間も、確認項目になります。さらに、REST API、Webhook、クラウドサイン連携との接続も見ておきます。
料金が公開されていないため、同じ利用者数、同じ導入支援範囲、同じ保存期間で見積もりをそろえる必要があります。
人事異動や組織変更が多い企業の使いどころ
手続管理では、組織図が変わった瞬間に承認経路が壊れると、申請が止まったり誤った部署へ機密情報が流れたりします。
kickflowは、現在の組織図とは別に将来の組織図を作成し、過去の組織図へ戻す機能を公式に案内しています。
複数法人や事業部をまたいで利用し、承認経路を人事データや外部サービスと連動させたい企業は、組織管理とデータ連携のデモを依頼して確かめると、判断の材料がそろいます。
株式会社エイトレッド｜紙の申請書を移行しやすいX-point Cloud
株式会社エイトレッドは、クラウド型ワークフローシステムX-point Cloudを提供しています。紙やExcelの申請書に近い見た目で電子化でき、申請から承認、決裁を経て、検索や集計までを一つの流れにまとめやすい製品です。
既存の帳票を大きく変えると現場が使わないのではないかと心配する企業は、最初に比較する価値があります。
紙の帳票を残した運用からの段階的な移行
X-point Cloudでは、紙イメージの書類を再現したフォームをノーコードで作成し、承認ルートを設定できます。公式サイトには、学校法人が7年で500種類を電子化した事例、紙の申請書を電子化して10万枚以上の用紙を削減した事例などが掲載されています（出典: 株式会社エイトレッド「X-point Cloud」、2026年8月確認）。
導入時は、まず利用件数の多い稟議や経費申請から始め、契約申請や法務相談へ広げる段階設計が現実的です。
検索・電子帳簿保存法・API連携の確認ポイント
申請書を電子化するだけでなく、承認済みの証憑を検索し、監査や問い合わせにすぐ示せる状態まで作る必要があります。X-point Cloudは、申請・承認に加えて、検索・集計、外部システム連携、セキュリティ機能を案内しています。
電子帳簿保存法の対象文書を扱うなら、製品の対応範囲やオプション、保存要件、ダウンロード要件を自社の規程と照らし合わせてください。
基幹システムへ書類情報を送る場合は、APIの対象とエラー時の再送方法も確認しておきます。
株式会社JAPANDX｜自治体・住民向けの電子申請を検討できる候補
株式会社JAPANDXは、自治体や地域向けのデジタルサービスを提供する実在企業です。
住民や事業者が申請し、本人確認を行い、行政側が審査・通知する手続管理を検討する場合は、候補になります。企業内の稟議や契約申請向けの製品とは、比べる前提が異なります。
外部申請者を含むシステムでは、画面の使いやすさと職員側の処理を一体で設計することが重要です。
住民向けポータルと電子申請の組み合わせ
JAPANDXが紹介する宮崎県延岡市の「のべおかポータル」では、行政情報や電子申請を一つの入口にまとめています。マイナンバーカード連携やオンライン面談も、同じ入口にまとめられています。
自治体の手続では、申請フォームの入力だけでなく、本人確認や補正依頼も含めた一連の業務です。さらに、審査状況の通知や既存台帳への登録まで、流れとして扱う必要があります。
住民のスマートフォン利用を前提にするなら、ログイン方法や代理申請を要件に含めます。添付書類の扱いや問い合わせ対応も、同じく要件に入れておきます。
本人確認・台帳連携と行政の最新動向
デジタル庁は2026年6月更新の情報で、スマートフォン等で行政手続が完結することを目指し、次期オンライン申請サービスの実証を進めています。
住所や氏名などの入力負担を減らし、補正連絡や通知書のオンライン送付まで行う方向が示されています。そのため、自治体案件では将来の国のサービスやマイナポータルとの接続方針も確認が必要です（出典: デジタル庁「行政手続のオンライン化」、2026年6月）。
企業内の手続を対象とする場合は、JAPANDXの強みが自社の利用者接点に必要かを見極め、過剰な投資にならないよう比較してください。
手続管理システムのパートナーを選ぶポイント
6社は、同じ「手続管理」という検索語に対して異なる解決策を提供しています。製品名の知名度だけに頼らず、対象手続と利用規模、既存システムをそろえて評価します。さらに、社内で変更できる範囲も、同じ条件で確かめます。
SaaSの月額料金と受託開発の初期費用は比較対象が異なるため、5年間の総保有コストで見ることが大切です。
対象手続と利用規模による候補の絞り込み
10〜50名程度の管理部門が低コストで試すなら、kintoneのようなローコードや、利用者数に応じて始められるクラウド製品が候補になります。kintoneは2026年8月確認時点でライト月額1,000円、スタンダード月額1,800円、ワイド月額3,000円の3コースで、初期費用は無料です（税抜、最小ユーザー数はコースにより異なります）。
50名がスタンダードを使う場合、ライセンスだけなら月9万円、年108万円ですが、アプリ設計やプラグインは別に見積もります。さらに、データ移行や教育も見積もりの対象になります（出典: サイボウズ株式会社「kintone 料金」、2026年8月確認）。
複雑な承認を中心にするならKISが、クラウドとオンプレミスを使い分けるなら住友電工情報システムが比較しやすいです。数百〜数千名の全社承認基盤ならkickflowが、紙帳票から移行するならエイトレッドが候補になります。住民や事業者が申請者になる自治体案件は、JAPANDXのような外部接点に強い企業を含め、本人確認と台帳連携まで確認します。
機能名だけでは分からないセキュリティと連携の中身
契約書や本人確認書類、個人情報を扱うなら、役割・部署・案件単位の権限とMFA、SSOの有無を見ておく必要があります。IP制限や暗号化、バックアップは、まとめて確かめます。さらに、監査ログと退職・異動時の権限剥奪も、同じ確認に含めます。
電子帳簿保存法の対象文書では、検索条件や改ざん防止、保存期間まで運用に落とし込む必要があり、データのダウンロードやシステム関係書類の整備も含まれます。機能一覧に「対応」と書かれていても、自社の保存規程でどの画面とログが使えるかは、デモで確かめてください。
連携では、APIの有無だけでなく、申請IDを外部システムの番号とどう対応付けるかを見ておきます。マスタの同期方向や通信失敗時の再送、重複登録の防止も確かめ、契約終了時のデータ返却まで決めておく必要があります。さらに、クラウドサービスを選ぶなら、データの保管場所や委託先、障害時の復旧目標を契約書で確かめるとともに、ログ保存期間や解約後の削除時期も押さえておきます。
5年間の運用と支援を含めた費用の比較
受託開発の費用目安は、特定業務に絞った小規模な刷新で300万〜1,500万円です。契約申請、承認、締結、保管、期限管理、法務相談を統合する標準規模では、1,500万〜4,000万円が目安になります。これは、業務システム刷新の目安を手続管理に当てはめた推定値です。
手続管理システム単独の公的統計ではありません。行政向けの本人確認や複数台帳との連携、可用性と災害対策まで含める場合は、4,000万円を超える前提でRFPを作ることがあります。
受託開発では、要件定義から保守までの工程を分けて確認します。一方、SaaSでは、月額に初期設定やフォーム作成、連携、容量、サポート、法改正対応を加えて合算します。見積もりでは、手続マスタの変更者や軽微改修の範囲、障害対応時間、データ返却費用まで含めてもらい、価格の安さだけでなく導入後に自社で改善を続けられるかも評価します。
よくある質問
導入前に特に確認されやすいのは、SaaSで足りるか、どこまで作り込むか、費用はどのくらいかという点です。
手続管理システムはSaaSとスクラッチ開発のどちらがよいですか？
標準的な申請・承認・通知が中心なら、SaaSやパッケージから始める方が導入期間と初期費用を抑えやすいです。
独自の審査ロジック、複数台帳との連携、特殊な権限やデータ構造が業務上の競争力になる場合は、ローコードの拡張やスクラッチ開発を検討します。
代表的な1〜3種類の手続でPoCを行い、標準機能で足りない部分を数値で確認することをおすすめします。
手続管理システムの開発費用はいくらかかりますか？
小規模な業務刷新は300万〜1,500万円、複数の契約・法務手続を統合する標準規模は1,500万〜4,000万円が一つの目安です。
ただし、利用者数や手続数、承認分岐、文書量によって大きく変わります。さらに、移行や連携、セキュリティ要件によっても差が出ます。
SaaSは、ライセンス料だけでなく、初期設定や導入支援、データ移行、教育、保守を加えた初年度総額と、5年間の総額で比べてください。
手続管理システムにAIを組み込んでも問題ありませんか？
AIは、担当者を補助する用途から始めると安全です。たとえば、申請内容の不備チェックや書類からの項目抽出、契約更新日の抽出があります。類似案件検索や問い合わせ回答案の作成なども、補助の用途に含まれます。
法的判断や最終承認をAIだけに任せず、どの文書を根拠にしたか、誰が確認したか、AIの出力をどう修正したかを記録します。
機密情報を外部AIへ送る場合は、学習利用の有無、データ保管場所、ログの扱い、委託先管理を契約と社内規程で確認してください。
紙やExcelの過去データは移行できますか？
移行できますが、すべての文書を一度に取り込むとは限りません。過去文書を検索するには、文書IDや手続種別、申請日、契約相手などのメタデータを先に整えます。担当部署や保存期限も含め、重複や欠損がないかを確認します。
また、直近の文書だけを新システムへ移し、古い文書は参照専用で保管する方法もあります。移行作業やOCR、データクレンジング、旧新並行運用の期間を見積もりへ含めてください。
まとめ
手続管理システムの選定では、申請フォームの見た目より、受付から審査、承認、通知、文書保管、期限管理までの業務全体を一つの証跡として扱えるかを確かめることが大切です。
社内申請なら承認ルート、契約・法務なら機密文書と検索、行政・対外手続なら本人確認と台帳連携が中心になります。
6社を自社の課題に合わせて比較する
株式会社riplaは、業務整理から開発、定着まで一気通貫で相談したい企業に向いています。
複雑な承認なら株式会社KIS、クラウドとオンプレミスの選択なら住友電工情報システム株式会社、中堅・大企業の承認基盤なら株式会社kickflowが比較の候補です。紙帳票の電子化なら株式会社エイトレッド、自治体・住民向けの電子申請なら株式会社JAPANDXが候補になります。
6社すべてに同じRFPを渡し、機能、費用、移行、保守、データ返却を同じ条件で比べてください。
代表的な1〜3種類の手続による検証
全社の手続をいきなり移行するより、まずは代表的な1〜3種類の手続で検証します。申請や承認、差し戻し、期限通知の流れを確かめます。検索や権限、監査ログも、同じ手続で見ておきます。
処理時間、差し戻し率、期限超過件数、問い合わせ件数を導入前後で比較できれば、社内の合意形成と次の投資判断がしやすくなります。要件が固まっていない段階でも、現行フローと困っている事実を整理して相談することから始められます。
▼全体ガイドの記事
・手続管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。