不動産仲介管理システムの発注は、業務範囲と連携先を整理し、発注方式を選んだうえで、要件と契約を固め、段階的に導入する流れで進みます。この順で進めると、現場で使える仕組みにつながります。
全体像は、不動産仲介管理システム開発の完全ガイドもあわせてご覧ください。
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発注前に知っておきたい不動産仲介管理システムの全体像
不動産仲介管理システムは、物件、顧客、反響を案件単位でつなぐ業務基盤です。営業活動や内見から申込、契約、入出金までを、同じ案件の流れで扱えるかが特に確認したい点です。問い合わせから成約後の引き継ぎまで一貫して扱えるかどうかが、物件台帳だけを置き換えるかどうかより重要な確認事項になります。
発注対象にする主な機能
発注対象を整理するときは、日々の仲介業務と、掲載媒体との連携を分けて洗い出します。
- 仲介業務：物件マスタ、顧客・反響管理、追客タスク、内見予約、申込・契約管理、帳票・権限管理。
- 物件掲載：一度の更新で掲載と停止を切り替えられるか、媒体API、画像、募集図面の扱い。
- 売買仲介：販売状況の報告、媒介契約の期限、物件価格の変更履歴。
ポータルサイトや自社ホームページへ掲載する場合は、媒体ごとのAPI仕様も確かめておく必要があります。
賃貸仲介と売買仲介で変わる範囲
賃貸と売買では案件の進み方が異なるため、業務ごとに管理範囲を決めておきます。
- 賃貸仲介：空室・募集条件の更新、反響への迅速な返信、内見調整、申込書類、審査、契約更新への引き継ぎ。
- 売買仲介：査定、媒介契約、売主への報告、購入提案、ローンや契約条件の進捗など、長期化しやすい案件の管理。
- 賃貸管理も行う場合：仲介と管理の顧客・物件データを、どこまで共通化するか。
不動産仲介管理システムの発注形態の選び方
標準業務が中心で、早く導入したい会社にはSaaSが候補になります。独自の帳票や承認を加えるならパッケージのカスタマイズを、独自の商流や複数システムとの統合が競争力に直結するなら個別開発を検討します。
店舗数は判断材料の一つとして扱い、独自業務、連携先、データ量、運用を変えられる範囲も合わせて見ます。
SaaS・クラウドを発注するケース
SaaSは導入のしやすさが特徴ですが、利用条件や費用も確かめておく必要があります。
- 向いている会社：サーバーや基本アップデートを自社で持たずに使いたい、単店舗から数店舗の会社。
- 効果検証：標準業務で成果を確かめたい会社にも適します。
- 費用・解約：月額のほか、初期設定、ユーザー追加、データ移行、ポータル連携、電子契約、終了時のデータ返却条件も確認対象です。
- デモ：自社の実際の物件・顧客データで、担当変更、キャンセル、重複登録などの例外処理を見ます。
パッケージのカスタマイズを発注するケース
パッケージは物件、顧客、契約などの基本機能が使いやすく、スクラッチに比べて要件を絞れます。そのため、独自の承認フロー、帳票、店舗別の権限を加えるだけの場合に適します。
カスタマイズが増えるほど、製品のアップデートへの追随や保守は難しくなります。そこで、設定、外部連携、追加開発を分けて、標準機能から外れる理由を見積書に残しておきます。
個別開発・スクラッチを発注するケース
個別開発では、業務に合うかどうかに加えて、発注後の進め方も確認しておきます。
- 適する業務：独自の仲介フロー、複数店舗をまたぐ顧客基盤、既存基幹・会計・電子契約との統合。
- 発注者の責任：経営管理まで一つの流れにできる一方、業務を決める役割も依頼側が担うことになります。
- 注意点：要件定義の品質、データモデル、開発体制、保守予算のどれかが不足すると、現場で使えなくなる恐れがあります。
- 導入方法：全社一括ではなく、まず物件・顧客・反響・追客から、段階を分けて進める方法も検討します。
RFPと要件整理の進め方
RFPは、課題、委託範囲、求める提案を発注先に伝える資料です。
機能一覧だけでなく、現状業務、困る場面、期待するKPIを示しておきます。さらに、既存データと連携先、納期、予算の考え方を伝えると、提案の前提がそろいます。納品後の運用体制まで示すと、見積条件をそろえやすくなります。
工程ごとの現状業務と課題の書き出し
現状業務は、受付から成約後の引き継ぎまで、担当者と情報の流れに沿って整理します。
- 反響受付、顧客登録、物件提案、来店、内見を順に並べます。
- 申込、審査、契約、入金、成約後の引き継ぎまでを続けて押さえます。
- 各工程で、誰が何をどのファイルやツールに入力するかを書き留めます。
- 情報を次に誰へ渡しているかも、合わせて記録します。
Excelやメール、LINEが混在していて、紙の申込書も使われている場合は、システムを入れるだけでなく、正本となるデータをどこに置くかまで決めることが大切です。
課題は、返信時間の短縮、履歴の共有、転記ミスの削減のように、業務の結果で書き表します。KPIの候補として、初回返信時間、追客実施率、内見化率が挙がります。申込率、成約率、物件更新時間も対象になります。さらに、契約書の転記エラー件数も含まれます。
RFPに入れるべき項目
RFPには、会社とプロジェクトの概要に加えて、発注範囲と運用条件をそろえて示します。
- 対象：店舗・ユーザー数、賃貸・売買の範囲。
- 機能：必須、希望、将来拡張の区分。
- データ・連携：移行量、ポータル、会計、電子契約、自社サイト。
- 運用・条件：スマートフォン、権限、監査ログ、セキュリティ、納期、支援範囲。
候補会社には、各要件への対応方法を回答してもらいます。標準機能、設定、連携、追加開発、運用変更のどれで対応するかを区別して答えてもらうと、比較の材料がそろいます。
デモと提案内容の実データによる検証
提案デモでは、整ったサンプル画面を見るだけでなく、例外を含む実際の業務の流れを確かめておきます。
- 物件：空室や価格が変わったときの動き。
- 顧客・担当：同じ相手からの複数の問い合わせや、社員の異動の扱い。
- 進捗：内見のキャンセルや、申込後の契約条件の変更。
営業担当、店長、本部、経理など、立場の異なる人が確認すると、入力の負担や権限の問題を早い段階で見つけられます。
請負と準委任の契約形態の選び方
契約は、成果物と要件が固まっているかどうかと、要件をどれほど一緒に詰める必要があるかで選びます。
作業範囲、成果物、検収は、契約書に明記しておきます。変更管理、納期、責任分界も、契約で決めておきます。さらに、知的財産、データの扱い、保守への引き継ぎも、契約書と個別仕様書に落とし込みます。
請負契約が向く開発
請負契約は、完成させる対象と条件を明確にできる開発で検討します。
- 完成条件：合意した仕様どおりのシステムや機能を完成させ、検収で確認します。
- 費用と納期：画面、帳票、API、移行対象、テスト項目を定めておけば、見通しを立てられます。
- 契約後の追加：業務を後から足す場合は、変更契約や別途の費用が発生します。
- 要件確定前の作業：調査や試作にまで完成の責任を含めると、双方の認識がずれる恐れがあります。
準委任契約が向く支援
準委任契約は、要件が変わりやすい工程で専門家の支援を受ける場合に検討します。
- 支援内容：要件整理、現状調査、助言、進行管理、アジャイル開発など。
- 期間と稼働：初期段階は月単位か工程単位で、支援の内容と作業量を決めておきます。
- 責任範囲：完成機能を納品する契約とは、引き受ける内容の考え方が異なります。
- 契約で定める項目：成果物、報告、作業時間、会議体、品質確認の方法。
契約書で確認する委託管理とデータの扱い
不動産仲介では、氏名、住所、連絡先、本人確認書類などを扱う可能性があります。さらに、収入情報、契約書、鍵の情報も扱うことがあります。
- 委託先の管理：再委託の範囲、保存場所、国外への移転、事故時の通知、権限、監査、バックアップを取り決めます。
- 返却と安全管理：契約終了時にデータを戻すか消すかを決め、個人情報保護委員会の個人情報保護法ガイドライン（通則編）を参照します。
- 権利と利用条件：著作権、ソースコード、OSSライセンス、第三者サービスの規約を確認します。
- 引き継ぎ資料：データ形式、API仕様、環境情報、運用手順、テスト結果、障害履歴を納品物に含めます。
委託先の安全管理を、自社でも確認できる契約にしておきます。こうした資料があれば、保守会社を変更する場合にも運用を続けやすくなります。
不動産仲介管理システムの発注費用と相場の目安
市場記事の目安では、SaaSは月額3万〜15万円程度、カスタム開発は300万〜1,000万円程度です（出典：GXO「不動産仲介業の業務管理システム開発の費用相場」、2026年）。
別の整理では、初期費用500万〜1,200万円、月額5万〜15万円とされています（出典：ITキャピタル「不動産システム開発会社おすすめ15選・費用相場」、2026年）。
金額は、対象機能、店舗数、ユーザー数に加えて、移行とAPI連携によっても変わります。そのため、相場は予算のたたき台として使います。
発注形態別の予算モデル
発注形態ごとの推定レンジを並べて比べ、要件に合う予算のたたき台を作ります。
- 標準SaaS：初期0万〜100万円程度、月額3万〜15万円程度。
- 設定・移行・連携を含むSaaS：初期100万〜500万円程度、月額5万〜30万円程度。
- パッケージのカスタマイズ：300万〜1,000万円程度。
- 仲介基幹の個別開発：500万〜1,500万円程度。
- 全社統合：基幹、CRM、会計、契約を含めた全体で、1,500万〜3,000万円超の可能性。
これらは、公開価格の統計ではなく、リサーチノートと2026年公開の市場記事をもとにした推定レンジです。個別開発は、未確定の要件を一括額で示さず、要件定義、MVP、追加開発、保守に分けて見積もります。
5年総額で比較する費用
初期費用と月額だけでなく、5年総額で計算して比べます。
- 初期・利用者：初期設定、アカウント発行、ユーザーや店舗の追加。
- 移行：データクレンジング、移行リハーサル。
- 連携：API利用料、電子契約の従量課金。
- 運用：サポート、研修、保守、障害対応。
- 変更・終了：機能改修、解約時のデータ出力。
店舗を増やしたり、ユーザー課金が加わったりすると、長期の総額が逆転することがあります。
費用対効果を見るときは、入力時間、反響の取りこぼし、追客漏れを考えます。さらに、掲載停止の遅れや契約書の修正、担当者不在による機会損失も考慮に入れます。KPIは導入前に測っておき、3か月後と6か月後に比べる計画を発注条件に入れます。
委託先の選定と見積比較で確認すべきポイント
委託先は、知名度や機能数だけでなく、自社の業態と発注方式に合うかどうかで選びます。賃貸仲介、売買営業・追客、業界パッケージ、既存基幹の統合では、それぞれ得意分野が異なります。
発注側は、3社程度へ同じRFPを渡し、提案内容と見積条件をそろえて比べると、価格差を確かめられます。
不動産仲介の実績の確認
導入実績は、社名や社数だけでなく、業態、規模、対応した課題まで確かめます。
- 業態：賃貸・売買、仲介専業・管理兼業。
- 規模：単店舗・多店舗、既存基幹との連携。
- 導入後：利用部署、入力率、データ移行、サポート、追加費用。
可能であれば、現場の責任者に、入力率やデータ移行、サポート、追加費用の発生条件を聞きます。
見積書の粒度と前提のそろえ方
見積書は総額だけでなく、工程と作業量に分けて比べます。
- 工程：要件定義、UI・データ設計、開発、連携、移行に分けて示されているかを見ます。テスト、教育、リリース、保守の分も、別に示されているか確かめます。
- 数量：画面、帳票、API、移行レコード、テスト回数の件数。
- 体制：プロジェクトの組み方と、発注者側で必要な作業。
「標準対応」と書かれた機能は、設定だけで使えるのか、別途オプション契約が必要なのかを質問します。
最安の見積では、連携や移行が別料金になっていて、後から総額が上がることがあります。反対に、高額な提案には不要な機能が含まれる可能性もあります。
必須機能の本体価格と追加候補を分けて見積もると、経営層への説明がしやすくなります。
導入後の保守・定着支援の確認
導入後に定着させるには、現場での使いやすさと支援の体制を確かめておく必要があります。
- 現場での使いやすさ：スマートフォンで入力できるか、入力項目を減らせるか、店舗ごとの運用差を吸収できるか。
- 支援体制：研修やマニュアルの有無と、問い合わせ窓口の時間や対応範囲。
- 現場参加：代表者には、要件定義と受入テストに加わってもらいます。
- 定着後の改善：入力率や追客実施率を確認しながら見直しを続ける体制を、契約前に決めます。現場で使われなければ、機能が成果に結びつきません。
個人情報・電子契約・AI活用の要件の決め方
顧客情報、本人確認書類、契約情報を扱うため、安全管理も発注要件に含めておきます。具体的には、アクセス権限を最小限にできるか、二要素認証を使えるかを確認します。さらに、通信と保存時の暗号化、閲覧・出力・変更のログを確認します。
バックアップと復旧テストのほか、退職や異動時のアカウント停止、障害時の連絡体制も定めておきます。
IPAは2026年3月27日に「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版」を公開しました。この資料は、委託先の評価やバックアップの確認に使えます（出典：IPA、2026年）。
IT重説・書面電子化の業務要件
国土交通省は、重要事項説明や書面電子化のマニュアル、ハンディガイド、承諾取得の例を公開しています。
電子化では、PDF送信にとどまらず、次の確認と記録を業務に組み込みます。
- 意向確認：相手方の意向を確かめ、承諾を得ます。
- 資格・本人確認：宅地建物取引士と相手方の確認。
- 証跡：改ざん防止、送付・閲覧履歴、検索、保存の仕組み。
国土交通省の案内は、設計の参考にもなります（出典：国土交通省「ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について」、2024年12月版案内）。法令に適合しているかは、社内の責任者や専門家にも確認します。
AI機能の精度と責任分界の確認
AIを使う提案には、問い合わせ返信文の作成、物件提案、価格変更の検知、営業メモの要約があります。
AIを使う場合は、顧客情報を学習に使うかどうか、誤った提案を誰が確認するかを決めます。あわせて、履歴を残すか、機能を停止できるかも確かめます。
契約の可否や重要事項の判断はAIに任せず、宅地建物取引士や担当者が確認し、承認する流れにしておきます。
発注後の開発・導入の進め方
発注後は、要件定義から効果測定まで順を追って進めます。
- 要件の定義。
- 設計と開発。
- データの移行とテスト。
- 利用者への教育と、段階的なリリース。
- KPIによる効果の確認。
発注者側には、意思決定者、現場代表、データ管理者、宅建業務の確認者を置いておきます。
課題を持ち帰り続けないように、会議体を作ります。優先順位と受入の判断は、発注者も担います。
フェーズ1の範囲：物件・顧客・反響・追客
会計、電子契約、分析、帳票を最初から作り込むと、要件の決定が長引きます。
まずは、物件と顧客を紐付け、反響を案件として受け、追客タスクを漏らさず管理するMVPを作ります。
入力状況、担当変更後の履歴、経営者が見るKPIを確かめます。そのうえで、契約、会計、高度な分析へ広げます。
移行・権限・障害時運用の本番前の検証
本番の前に、旧Excelや旧システムを整理して、移行する対象と除外する対象、重複した顧客の扱いを決めます。リハーサルでは、件数に加えて、物件と顧客の紐付け、担当者、履歴を確認します。
画像や契約情報の移行に加えて、店舗、部門、役職ごとの権限も確認します。さらに、バックアップ復元や、ポータルAPIが止まったときの手動運用も試しておきます。
小規模導入から全社展開への移行
まずは代表店舗や一つの営業チームで始め、入力率、反響から初回返信までの時間、追客漏れ、内見化率を測ります。
現場の声で入力項目や通知を調整し、二重管理を終える時期も決めます。
検証後は、次の店舗、契約管理、会計連携、経営分析へ広げます。段階的に進めると、現場の抵抗感と手戻りを抑えられます。
不動産仲介管理システムの発注・外注でよくある質問
料金だけでなく、業務範囲、データ、契約、現場の運用を合わせて確認すると、外注後の認識のずれを防げます。
不動産仲介管理システムは少額から発注できますか？
発注できます。たとえば、標準SaaSの一部を導入する方法や、物件・顧客・反響・追客に絞ったMVPなら、全社基幹を一括で開発する場合より小さく始められます。
費用は、機能数、データ移行、連携、ユーザー数によって変わります。そのため、初期費用だけでなく、5年総額と追加料金の条件も確認します。
RFPがなくても開発会社へ相談できますか？
相談できます。ただし、候補会社を公平に比べるには、簡単なRFPや現状業務のメモがあると有利です。
まず、対象の業態、店舗数、困っている業務を整理します。さらに、現在のExcel、基幹、ポータルの状況もまとめます。
発注側は、連携したいサービス、希望時期、予算の上限や考え方を用意しておくと、初回相談で提案を受けやすくなります。
SaaSと個別開発を組み合わせて発注できますか？
組み合わせられます。たとえば、仲介の中核業務をSaaSやパッケージで整え、独自の承認や社内申請をAPIや個別開発で補う形があります。また、経営レポートを独自開発で加える構成も考えられます。
組み合わせる場合は、顧客・物件・契約データの正本、障害時の担当、契約終了後の返却・移行方法を契約前に決めておきます。
電子契約やIT重説まで外注できますか？
機能設計・開発やサービス連携は外注できます。一方で、宅建業務上の確認、承諾、取引ごとの判断まで、システム会社へ任せるものではありません。
国土交通省のマニュアルをもとに、承諾、宅地建物取引士の確認、本人確認、証跡の保存を組み込みます。そのうえで、社内の責任者が受入テストを行います。
まとめ
発注前に決めること
まず、賃貸・売買・管理の対象と、物件・顧客・営業活動・契約・入出金の管理範囲を決めます。
その後、独自業務、店舗数、既存連携、運用変更の範囲で、SaaS、パッケージ、個別開発を比較します。
導入後の確認事項
発注条件、総額、導入後の展開をそろえて確認します。
- RFP：業務、課題、KPI、機能、移行、連携を記載します。権限、セキュリティ、電子化、納期、保守も書き添えます。
- 費用：市場相場を参考にしつつ、初期の支払いや設定、移行、連携、月額、保守、追加開発を含めた5年総額で比べます。
- 導入後：解約時のデータ返却を定め、小さく始めてKPIを測り、段階的に広げます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。