採用管理システムを外注するときは、人事が決める選考ルールと、開発会社が作る機能を分けて依頼します。応募者の情報、面接官の権限、連絡の責任を決めると、契約と検収の判断がしやすくなります。
依頼資料の作成から協議、契約、移行、運用の引き継ぎまでを順に進めます。採用代行の委託とは分けて整理します。
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外注前に人事が決める事項
選考ルールの確定事項と相談事項
開発会社は画面や処理を提案できますが、どの評価で合否を判断するかは採用側が決める必要があります。そのため、職種ごとの選考の流れを並べ、変えられない条件を先に示しておきます。
依頼の窓口を一人置くだけでは、合否や面接の判断がどこで止まるのかが見えません。そこで、依頼の窓口だけでなく、役割ごとに決定者を割り当てます。
- 人事責任者：選考状態の管理、合否の承認、候補者への連絡方針。
- 部門責任者：面接官の役割、評価票の項目、確認期限。
- 情報管理担当：権限、保存先、連携サービス、保守条件の確認。
複数部門の要望をすべて同時に実装すると、初期の範囲が広がります。そのため、まず一つの採用区分で必要な操作を定め、共通化する部分と後から追加する部分を分けておきます。
応募情報の利用範囲
採用選考、面接連絡、将来の求人案内では、利用目的の説明がそれぞれ異なります。そのため、応募時に示している案内と、保存する情報や共有先を突き合わせておきます。
厚生労働省の求職者情報の取扱いに関する資料は、利用目的を明示することと、必要な範囲で取り扱うことを説明しています。さらに、グループ企業への共有も、実際の運用を明らかにして検討します。
開発会社へ渡す資料
応募から選考終了までの業務図と資料
機能名だけを渡しても、見積もりの範囲は伝わりません。そこで、応募受付から担当割当、書類選考までと、面接調整から評価、内定・辞退までを、一つの業務図にして渡します。
業務図だけでは現場の細かな扱いが伝わりにくいため、実務を説明する資料も提案依頼に付けます。
- 選考資料：職種別フロー、評価票、承認と連絡のタイミング。
- データ資料：架空の応募一覧、添付書類の形式、重複の具体例。
- 環境資料：媒体、カレンダー、メール、既存人事システムの情報。
たとえば、同じ候補者が二つの職種へ応募する例を示せば、候補者と応募履歴の作り方を相談できます。同じ氏名でも別人である例も用意して、自動で一つにまとめてよいかを確かめます。
移行と運用を含めた見積もりの比較
見積もりは工程ごとに分けて出してもらいます。要件整理や開発、試験に加えて、データ移行、操作説明、保守も含めます。特に、既存の履歴書や評価を移す作業が対象に入っているかは、必ず確認しておきます。
連携先の仕様がまだ分からないものは、先に調査してから実装費を確定する方法も比べます。また、媒体への接続条件やカレンダーの権限が未確認のまま、連携できると約束していないかも見ておく必要があります。
契約時に合意する条件
開発範囲と受入条件の対応
契約では、どの状態を完成とみなすかを具体的に決めておきます。「面接調整」の場合も、候補提示、確定、取消、再調整のどこまで含むかを明記します。
納品物と変更の手続きも、運用を続ける前提で確認しておきます。
- 納品物：コード、設計書、試験結果、構築・操作手順の指定。
- 変更管理：追加要望の見積もり方法、承認者、納期への反映。
- 管理権限：クラウドやメールの名義、設定変更と移管の方法。
自社で設定変更できる選考フローと、開発会社の改修が必要な部分を分けておきます。そうすると、採用方針が変わるたびに費用がかかる範囲を把握でき、運用予算も組みやすくなります。
本番データの扱いと委託終了
障害時に、開発担当者が履歴書を閲覧できるかを決めておきます。閲覧が必要な場合は、誰が承認するかも決めます。さらに、再委託先の関与と、作業用コピーの削除方法を確認しておきます。
個人情報保護委員会の通則編を参照しながら、委託先の監督や安全管理のあり方を検討します。また、契約が終わるときには、データの返却と不要な複製の処理を確認できるようにしておきます。
検収と切替の進め方
応募者への連絡を含むシナリオ試験
人事担当と面接官が、架空データを使って選考を一巡させます。評価が保存できるかに加えて、次の担当者が必要な情報を受け取れるかも確認します。
採用管理では、次のような例外も検収の対象に入れておきます。
- 重複応募：別経路の応募を、元の履歴を失わず整理できるか。
- 日程変更：面接の取消後に、旧予定の通知が送られないこと。
- 権限変更：担当を外れた面接官が、書類を引き続き開けないこと。
試験で見つかった不具合と新しい要望は、依頼書と受入条件に照らして分けます。そのうえで、自動送信を伴う機能は、実在の候補者に連絡が届かない環境で試験します。
選考中の応募を切らさない移行
切替の前に、新旧データの件数と担当者を照合します。あわせて、次回面接の予定と未送信の連絡も確かめておきます。切替期間中に届く応募をどこで受けるか、重複した返信をどう防ぐかも決めておきます。
運用手順には、担当変更と退職者の権限停止への対応を含めます。連携不良やデータ削除の窓口も、あらかじめ決めておきます。さらに、保守を移す必要が出ても使い続けられるよう、設定と資料は発注側へ引き継いでおきます。
外注を具体的な依頼にまとめる要点
選考フローと担当者の条件を一つの資料にまとめ、データの利用と連携先も同じ資料に入れて、開発会社へ渡します。同じ条件を契約と検収に使い、人事の業務が止まらない切替まで依頼の範囲に含めてください。
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