客室管理システムの費用は、施設の規模、管理する業務の範囲、連携する外部サービスの数によって変わります。公開料金のあるクラウドPMSなら、初期0〜150万円・月額0.8万〜5万円が入口です。個別開発に業務を合わせる場合は、300万〜5,000万円以上まで広がります。
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客室管理システムの費用相場の目安
費用相場は、客室数だけでなく、管理する業務の範囲と連携先の数で大きく変わります。予約台帳と部屋割りだけをクラウドで始める構成もある一方で、清掃やフロント会計、本人確認、鍵、決済まで含めると、必要な予算は変わってきます。さらに、複数施設の本部管理まで含めると、必要な予算はさらに大きくなります。
ここで示す金額は、市場全体の平均価格ではありません。リサーチノートと各社が公開する料金をもとにした、比較用の目安です。
クラウドPMSの入口は初期0〜150万円・月額0.8万〜5万円程度
初期費用と月額料金はサービスごとに異なります。公開料金から見た標準的な入口は、初期0〜150万円程度、月額0.8万〜5万円程度です。公開されている料金例を比べると、導入時の負担と月々の基本料が見えてきます。
- every+1：初期費用0円、月額9,900円から
- 女将さん：60室まで初期費用0円、基本料金は月額25,000円（税抜）
- 宿メモ：初期費用0円、基本料は月額7,700円（税込）
宿メモでは、顧客管理や多言語対応などがオプションになります。料金の内容は各社の公式料金案内で確認できます（出典: every+1「宿泊業務管理システム」、リブネット「女将さん 料金」、宿メモ「料金案内」、2026年確認）。
Room’s Cloudは、20室まで初期50万円・月額15,000円です。21〜100室は1室あたり初期25,000円・月額300円と案内しています。50室で計算すると、初期費用は125万円、月額利用料は24,000円になります。
Room’s Cloudの料金に含まれるのは宿泊・顧客システムのみで、オプションと導入作業費は別途です（出典: 株式会社ネオマウント「Room’s Cloud 料金のご案内」、2026年確認）。
個別開発の費用幅は300万〜5,000万円以上
予約・客室・清掃を基本にした小規模な構成から、複数施設の管理や独自機能を含む構成まで、開発範囲によって費用は大きく変わります。
- 10〜30室：予約台帳、部屋割り、清掃状況、簡易帳票で300万〜800万円程度
- 30〜150室：PMS、OTA連携、決済、会計、清掃アプリ、権限管理で800万〜2,000万円程度
- 複数施設：本部管理、POS・鍵・自動チェックイン・BI・レベニューマネジメントで2,000万〜5,000万円以上
- チェーン刷新：独自予約基盤やスマートルームを含むと5,000万円〜1億円超の場合もある
このレンジは、客室管理システムを対象にした公的な平均統計でも、各社共通の定価でもありません。予約、客室、清掃、会計、外部API、本人確認などの業務範囲から工数を積み上げた推定です。
相見積もりでは、金額だけを並べるのではなく、どの機能を標準、追加開発、運用作業のどこに計上したかをそろえて比べる必要があります。
初期費用と5年TCOの比較
クラウドPMSは初期費用が低くても、月額や室数課金、オプション、決済手数料などが積み重なっていきます。一方で、個別開発は初期費用が大きく見えます。ただし、業務に合わないSaaSを複数契約して二重入力を続けると、5年間の総額や現場工数が逆転する場合があります。
費用を初年度、2年目以降、5年累計の3段階で並べれば、初期費用の安さだけで判断するのを避けられます。
客室管理システムの費用内訳
見積書の総額には、ソフトウェアを作る費用に加えて、準備や運用の費用も含まれています。たとえば、業務を整理する要件定義や、画面とデータを設計する費用が入ります。
また、開発とテストに加えて、データ移行や導入教育、運用保守の費用もかかります。そのほか、クラウドや端末の費用も加わります。
どれかを無償として扱うと、後から追加請求や現場の負担として表れやすくなります。そのため、初期費用と継続費用を分けて確認することが大切です。
要件定義・業務設計の費用
要件定義では、予約受付からチェックアウト、日次締めまでの業務フローを整理して、設計の対象を明確にします。
- 画面と権限：必要な画面、権限、通知を決める
- 帳票とデータ：必要な帳票とデータ項目を定める
- 外部連携：接続先と連携範囲を決める
連泊中の部屋移動や団体予約、キャンセル料、食事・入湯税などは、この段階で確認します。故障による売止めや、清掃後の点検待ちも対象になります。こうした項目を省くと、稼働後に追加開発が必要になりやすいです。
施設が1軒でも、フロントと清掃、経理では見たい情報が違います。そのため、現場ヒアリングの工数も見積もりに含めておきます。
既製PMSを導入する場合でも、Fit & Gap整理、マスタ設計、運用ルールの策定は必要です。
そのうえで、客室、部屋タイプ、料金プランを先に定義しておくと、設定作業と追加開発の境界がはっきりします。販売チャネルや税区分、清掃ステータス、権限ロールも、あわせて定めておきます。
業務ルールで変わる設計・開発・テスト費用
開発費は、画面の枚数より業務ルールの複雑さで決まる部分が大きくなります。状態遷移が増えるほど、設計とテストの手間も膨らみます。
- 在庫・予約：客室在庫をOTAと双方向で更新し、予約変更を複数システムへ伝える
- 決済・清掃：決済失敗を再処理し、清掃完了後に販売可能へ戻す
- 本人確認・鍵：本人確認と連動して鍵を発行する
業務システムの推定では、要件定義を10％前後、設計を10〜20％程度に配分して説明できます。開発は40〜60％、テストは10〜20％程度です。ただし、この配分は機能の複雑さや契約形態によって変わります。
テストでは、通常の予約に加えて、例外ケースもシナリオにしておきます。
- 予約変更：重複予約、人数変更、キャンセル、連泊、部屋移動、当日キャンセル
- 連携・決済：通信断、OTA通知の再送、決済失敗
- 清掃：清掃の差し戻し
テストの範囲を削ると、繁忙日に営業が止まったり、販売在庫と実際の空室がずれたりするリスクが高まります。
データ移行・教育・保守の費用
データ移行では、どの情報をどこまで移すかを決めておく必要があります。
- 整理する情報：顧客名の重複、旧部屋番号、料金プラン、予約の保持期間、同意情報
- 移行対象：全過去データ、または現行予約と顧客マスタ
- 担当範囲：施設側か開発会社か、データクレンジングの担当を見積書に記載
現地説明やマニュアル作成、繁忙期の立ち会いも費用に関係します。継続費用では、問い合わせ窓口や障害対応、クラウド監視のほか、バックアップや法改正対応も費用に関わります。
専用開発では、保守・改善費を初期開発費の年10〜20％程度と置くことがあります。ただし、24時間対応や大幅な追加改修を含むかどうかで変わるため、率だけで判断するのは避けたいところです。そのため、見積もりでは対応時間と作業範囲をあわせて確認します。
客室管理システムの価格を左右する主な変動要因
同じ客室数でも、価格は業態や施設数で変わります。販売チャネルや業務の独自性、無人化の深さによっても、差が出ます。
相場から外れて高い、あるいは安いと見えたときは、まず価格を押し上げる要素に分けて考えます。そのうえで、自社に必要なものだけを残して比べます。
客室数・施設数・利用者数という料金の土台
クラウドサービスの料金は、課金単位と管理する施設の範囲で変わります。
- 課金単位：客室数、施設数、ユーザー数、利用端末数、予約件数
- 小規模施設：客室が少ない場合は定額型が有利なことがある
- 複数施設・繁忙期：施設数や増室に応じて課金が大きくなる場合がある
本部が全施設を見られる権限や、施設ごとの売上の分離、共通の顧客マスタが必要になる場合もあります。
ブランドをまたぐ予約まで扱う場合は、単一施設向けのプランから上位プランや個別開発へ移る形になります。
観光庁の2025年調査では、PMSの導入率は客室数10室未満で49.6％、300室以上で89.0％でした。出典は、観光庁「宿泊業におけるデジタルツールの導入・活用状況等の実態把握に係る調査」（2025年）です。
小規模施設にも導入が広がる一方で、大規模施設ほど本部管理や複雑な連携が増えます。導入率と費用は、別々に考える必要があります。
OTA・決済・鍵・会計との連携数による費用増
客室管理システムは、複数の業務をつなぐ役目を持ちます。連携先の範囲は費用に直結するため、見積もりに含める接続先を分類して整理します。
- 予約販売：じゃらん・楽天トラベルなどのOTA、サイトコントローラー、自社予約エンジン
- 会計処理：決済、会計、POS
- 館内運用：スマートロック、自動チェックイン機
- 連絡・分析：SMS・メール、BI
接続先ごとに、仕様確認や認証、テスト、障害時の再送設計が必要になります。既存システムにAPIがなく、CSVや手入力でつなぐ場合は、運用工数と改修費も見積もる必要があります。
HOTEL SMARTの高松パークホテル事例では、117室の施設でPMS・チェックインシステムとスマートロックを利用しています。事前登録によって、チェックイン処理を最短約10秒にしたと紹介されています（出典: HOTEL SMART「高松パークホテル導入事例」、2025年）。
こうした効果を狙う場合でも、構成費全体を見ておく必要があります。端末や鍵、本人確認を含め、通信や有人サポートの費用も確認します。システム単体の月額だけで判断するのは避けたいところです。
独自の料金計算・無人化・セキュリティによる工数増
追加開発が要るかどうかは、標準機能と差が出やすい業務を洗い出して決めます。
- 宿泊業務：食事指示、部屋ごとの設備条件、団体の部屋割り
- 料金・契約：複雑なキャンセル料、入湯税やサービス料、法人・旅行会社契約
- 本部管理：ブランド別集計
これらは、一般的なPMSの標準機能と差が出やすい業務です。業務ルールを専用画面や専用計算へ作り込むほど、要件定義や設計、テストの手間が増え、将来の法改正対応も必要になります。
業務を標準機能に合わせられる範囲を先に確認すると、必要な追加開発を絞り込めます。
自動チェックインや外国人宿泊者の旅券情報を扱う場合は、本人確認と録画、旅券写しの保存まで考えます。録画は、顔を判別できる角度で行う点まで考えます。さらに、鍵と宿泊者専用区域の管理や問い合わせ対応も必要です。
厚生労働省は、2025年4月施行の衛生等管理要領で、自動チェックイン機器を通じた本人情報の照合を示しています。同要領は、外国人宿泊者の旅券写しを電子的に保存する扱いも明確にしています。出典は、厚生労働省「地方自治体及び旅館業の営業者の皆様へ」（2025年）です。
安全・法令対応を後付けにすると、安く見えた初期見積もりが大きく変わります。自治体の条例や施設の運用条件も確認したうえで、端末やカメラ、鍵の費用を見積もります。本人確認や有人サポート、ログ保存の費用も見込んでおきます。
客室管理システムの開発・導入の進め方
費用を抑えながら失敗を避けるには、いきなり開発に入らず、まず現行業務と目指す範囲を整理することが大切です。
まず、予約から客室割当、清掃までの流れを確認します。チェックインや精算、売上集計も、同じ流れの中で見ていきます。担当者と時間帯ごとに流れを追うと、画面を作るかどうかより先に、二重入力や連絡漏れが見つかります。
現行フローとRFPの整理
RFPには、施設数と客室数、業態、営業時間を記載します。さらに、月間予約数や予約経路、現行システムも書いておきます。
管理したい客室ステータスや利用者の職種、必要な帳票に加えて、外部連携やデータ移行の範囲も整理します。そのうえで、セキュリティ要件と希望時期も書き添えます。
連泊や部屋移動、キャンセル、オーバーブッキング防止といった例外ケースは、サンプルデータで渡します。清掃の差し戻しや入湯税、団体予約も含めると、見積もりの精度が上がります。
見積もりは同じ要件で、次の3案を依頼すると、比べやすくなります。
- 標準PMS導入
- 標準PMS＋連携
- 専用開発
各案について、初期費用と月額、オプションを分けて示してもらいます。導入支援や移行、研修の費用も、別々に出してもらいます。保守や追加改修の単価、契約終了時のデータ返却も含めます。
Fit & Gapと現場PoCによる追加開発の絞り込み
候補のPMSには、予約登録から日報まで一連の操作をデモしてもらいます。
- 予約・客室：予約変更、部屋移動
- 現場業務：清掃指示、チェックイン、追加注文、チェックアウト
- 締め作業：日報
標準機能、設定、追加開発のどれで対応できるかを、Fit & Gap表に分けて整理します。独自業務の優先順位が明確になると、すべてをスクラッチで作る必要はなくなります。
PoCでは、繁忙時や通信が不安定な環境でも、現場業務が回るかを確かめます。
- 操作性：清掃担当者がスマートフォンで使え、フロントが繁忙時にも操作できるか
- 通信・連携：通信不安定時に再送でき、予約変更がOTAと一致するか
機能の完成度だけでなく、現場の操作時間とエラー件数を測ることが、費用対効果の判断につながります。
移行・受入テスト・段階切替の計画
導入時は、移行データと受入テスト、切替条件を順に整理します。
- データ移行：客室・部屋タイプ・料金・プラン・顧客・予約・税区分のマスタを整え、件数と変換ルールを確認する
- 受入テスト：通常予約、変更・キャンセル、連泊、団体、部屋故障、清掃未完了、決済失敗、旅券情報、権限外閲覧を試す
- 稼働判定：合格判断者と、どの不具合で稼働を延期するかを事前に決める
稼働日は、繁忙日の直前を避けて選びます。旧システムや紙台帳は、一時的な代替手段として残しておきます。
段階導入では、予約と客室管理を先に切り替え、次に清掃や決済、鍵、BIへ広げます。そうすると、問題が起きた範囲を限定できます。
開発期間は構成規模で異なります。小規模な専用構成は3〜6か月、中規模は6〜12か月、大規模な複数施設構成は12〜18か月以上が目安です。
客室管理システムのコストを抑えるポイント
コストを抑えるには、単価の安い製品を選ぶことに加えて、業務との合い方を見ることが欠かせません。
業務に合わない製品を入れて二重入力を残すと、スタッフの作業時間やミスの修正が増えます。さらに、追加開発や将来の移行費もかかります。
最初に成果を出したい業務を決め、標準機能と独自開発の境界を設計することが、初期費用と運用費の両方を抑える近道です。
標準PMSを先に使い、独自部分だけ追加開発する構成
多くの施設で共通する業務は、実績のあるパッケージやクラウドPMSを使うと、ゼロから作る工数を減らせます。
- 標準機能：予約、客室、清掃、フロント会計
- 独自領域：食事指示、会員・法人契約、本部分析、独自の販売ルール
競争力に直結する領域だけを、APIや追加画面で補います。一方で、すべてを一つの製品にまとめるより、データ連携を誰がどこまで担うかをはっきりさせたハイブリッド構成が合う場合もあります。
複数サービスを組み合わせると、契約数と連携数が増えます。どのシステムを予約・顧客・決済の正本にするかを、データごとに決めておきます。そのうえで、IDの対応表やエラー時の再送を設計し、バックアップと解約時のデータ返却も考えます。
連携を安く見せるために手作業を残すと、現場のコストが見えないまま膨らみます。そのため、月間の入力時間もTCOに含めて比べます。
予約・客室・清掃をMVPにして段階的に広げる進め方
最初からレベニューマネジメントや顧客分析まで作ると、要件定義とテストが長期化します。さらに、スマートルームや完全無人フロントまで一度に作ると、いっそう長くなります。そこで、まずは基本機能と宿泊対応をMVPにします。
- 基本機能：予約、客室割当、清掃ステータス
- 宿泊対応：チェックイン・アウト、最低限の帳票
導入後に利用状況を見ながら、決済や鍵、セルフチェックイン、BIを追加します。各段階で、削減したい作業時間と入力ミスの件数を決めておきます。
導入効果は、稼働率だけでなく複数の業務指標で測ります。
- 時間：チェックイン待ち、清掃完了から販売可能まで、日次締め
- 処理：予約更新の遅延、手作業の転記件数、問い合わせ件数
観光庁の2025年度事例では、115室のホテルが、従来の業務フローに合わせた客室清掃管理システムを導入しました。この事例では、リアルタイム管理を実現しています（出典: 観光庁「舌切雀のお宿 ホテル磯部ガーデン」、2025年度）。
自社でも、導入前の数値を測っておくと、追加投資を判断する材料になります。
マスタ整備と現場教育の自社分担
開発会社にすべてを任せると、登録や整理、教育の費用が積み上がります。施設側で担当しやすい作業は、データの準備と現場の準備に分けられます。
- データ準備：不要な過去予約の削除、客室マスタの重複確認
- 現場準備：現場用語の整理、一次問い合わせ担当の選任
客室や料金プランの登録、顧客データの整理にかかる費用も、見積もりに含めます。マニュアル作成と現場説明の費用も、見込んでおきます。
個人情報の移行や暗号化、権限設計には、専門知識が必要です。外部APIや障害時の復旧、旅券画像の保存、決済情報の扱いも、専門的な対応が求められます。
安易に内製すると、将来の修正費が増えるおそれがあります。そこで、分担表を作り、誰が品質を保証するかを決めておきます。
料金の安さだけでなく、自社に残る運用スキルと外部に頼る範囲のバランスも見ておきます。
見積書で確認すべき項目と注意点
見積書を受け取ったら、総額だけでなく、前提条件と除外項目を確認します。
安い見積もりでは、データ移行や連携、現地教育を別料金にしていることがあります。障害対応や追加ユーザー、税や決済、法改正も、別料金になっている場合があります。
比較する会社には同じRFPを渡し、同じ範囲で金額を出してもらうことが基本です。
初期費用と月額・保守費用の分け方
初期費用と継続費用は、項目ごとに「含む」「別途」「対象外」を明記してもらいます。
- 初期費用：ライセンス、設定、要件定義、追加開発、連携、移行、テスト、教育、端末や自動精算機などの機器
- 継続費用：月額、室数・ユーザー課金、クラウド、監視、バックアップ、サポート、サイトコントローラー、決済手数料、法改正対応、追加改修
Room’s Cloudのように、公開料金でもオプションシステムと導入作業費を別途としている例があります。
「月額0円」「初期0円」という表現だけで判断せず、導入月や年払い、最低契約期間を確認してください。さらに、解約金やデータ出力、サポート時間、障害時の連絡手段も確かめます。
価格は、初年度と2年目以降を分けた5年TCOで比べます。
見積もりの前提・成果物・追加変更の扱い
納品される成果物と契約条件を確認しておきます。
- 成果物：要件定義書、画面・データ項目一覧、連携仕様、テスト・移行計画、マニュアル、運用設計
- 契約条件：準委任型か請負型か、受入条件、変更手続き、追加開発単価、納期遅延時の扱い
第三者サービスの仕様変更にどう対応するかも、大事な確認点です。「別途協議」と書かれた項目は、どんなケースで起こり得るか、上限はいくらかを質問します。
OTAや決済、鍵など外部サービスの仕様変更や、施設側のデータ準備の遅れは、金額と期間を変える可能性があります。繁忙期による検証の延期や、自治体条例の追加要件も、費用や期間が動く場合があります。
RFPの前提は、双方で確かめておきます。そのうえで、変更時に影響額と影響期間を示してもらうルールを契約前に決めておくと、予算超過を把握しやすくなります。
サポート・セキュリティ・データ返却の契約条件
夜間や休日も稼働するため、サポートと障害時の運用を確かめておきます。
- サポート：受付時間、一次受付、復旧目標、代替運用、障害連絡
- セキュリティ：個人情報や旅券画像を扱う場合のアクセス権限、暗号化、操作ログ、委託先、保存・削除、漏えい時の連絡
- 継続運用：バックアップ復旧、ログ保存、端末停止時の有人対応
契約終了時は、予約や顧客、売上のデータについて、返却の形式と費用を確かめます。帳票や旅券画像、操作ログも対象に含めます。データを取り出せないままだと、将来のベンダー変更が難しくなります。
初期価格や月額、保守、解約時の費用は、一つのライフサイクルとして比べます。
客室管理システムのよくある質問
客室管理システムの費用は、施設の規模だけでなく、予約・清掃・会計・無人化のどこまでを対象にするかで変わります。見積もり前によく聞かれる内容を、費用判断と運用の両面から回答します。
客室管理システムは何室から導入すると費用対効果が合いますか？
費用対効果が合う室数は一律には決められず、施設ごとに異なります。10室未満でも、予約経路が多く紙やExcelへの転記が発生している施設なら、月額型のPMSで効果が出る可能性があります。
客室数が増えると、部屋割りや清掃、在庫更新、売上集計を共有する価値が高まります。そこで、客室数だけでなく、月間予約数と作業時間で判断します。
SaaSとスクラッチ開発はどちらが安いですか？
初期費用だけを見れば、初期0円から始められるSaaSが安くなりやすいです。
独自の部屋割りや旅館の食事指示が多い場合、あるいは複数施設の本部管理や既存会計・鍵との連携が多い場合は、追加オプションや手作業が増えます。
その結果、5年TCOで差が縮まることがあります。標準業務はSaaS、独自業務だけ追加開発する構成も含めて比較してください。
自動チェックインを導入するときに法令対応費は必要ですか？
場合によっては必要になります。2025年4月施行の厚生労働省の衛生等管理要領では、自動チェックイン機器を通じた本人情報の照合と、本人確認状況の録画が示されています。
鍵がなければ宿泊者専用区域へ入れない構造や、問い合わせに対応できる設備・体制も求められます。あわせて、自治体の条例や施設の運用条件も確かめます。
端末代に加えて、カメラや鍵の費用も確認します。本人確認や有人サポート、ログ保存の費用が見積もりに含まれているかも見ておきます。
見積もり前に何を準備すると正確な金額が出ますか？
施設数と客室数、予約経路、現行システムを、まず書き出します。そのうえで、業務フローや月間予約数、必要な機能を整理します。さらに、外部連携や移行データ、利用者、希望時期、セキュリティ要件も、まとめておきます。
代表的な予約や連泊、部屋移動、キャンセルのサンプルを用意します。清掃差し戻しやチェックイン、決済のサンプルも加えます。
要件が固まっていない場合は、要件定義だけを先行して発注し、その後に開発費を確定する方法もあります。
まとめ
客室管理システムの費用は、公開料金のあるクラウドPMSなら初期0〜150万円程度、月額0.8万〜5万円程度が入口です。
独自の業務や複数施設、本部管理があるとき、OTAや決済、会計、鍵、自動チェックインなどを個別に連携すると、300万〜5,000万円以上まで広がります。
個別開発の金額は定価ではなく、要件から工数を積み上げた推定レンジとして扱ってください。
機能・連携・運用に分けた5年TCOでの比較
比較の軸は、初期費用の安さに加えて、二重入力を減らせるかどうかです。予約から清掃、チェックイン、精算まで、現場が迷わず使えるかも確認します。
データ移行と教育が含まれるか、障害時に営業を続けられるか、法令・セキュリティ対応が明確かも見ておきます。
初年度、2年目以降、5年累計を並べ、同じ条件で複数社の提案を比較します。
現場の業務フローと必要な範囲の整理
最初に、施設数と客室数、予約経路、清掃やフロントの作業を整理してください。そのうえで、現在の転記時間や連携したいサービス、移行したいデータ、導入後に改善したいKPIも書き出します。
整理した内容をRFPにまとめ、標準PMS、連携を加えた構成、独自開発の3案で見積もりを取ると、自社に必要な費用が見えやすくなります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。