保守・運用費用（ランニングコスト）は、利用方式と利用人数で大きく変わります。管理するリソースや連携範囲によっては、月額数百円から年間数百万円規模になります。
ランニングコストは、情シスや経営企画がTCO（総所有コスト）で導入や刷新を判断する際の材料です。全体像は完全ガイドにもまとめています。
▼全体ガイドの記事
・スケジュール管理システム開発の完全ガイド
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
スケジュール管理システムの保守・運用費用の全体像
専用システムは、社員のシフトや会議室・設備・車両の予約、プロジェクトの進捗を横断して管理するシステムです。排他制御や、拠点別に稼働率を確認できる機能も備えるため、簡易な予定表とは費用の構造が異なります。
費用の構造は、クラウド型（SaaS）か、オンプレミス・フルスクラッチ型かで大きく異なります。クラウド型は初期投資がほぼなく、月額料にサーバー保守や更新対応が含まれるため、担当者が意識する費用はシンプルです。
一方で、自社構築では初期ライセンス費や開発費に加えて、次年度以降も購入費や開発費の一定割合が年間保守費として続きます。専任エンジニアの人件費も、別途見込んでおく必要があります。
利用人数が数百名・数千名規模になると、クラウド型でも月額料が積み上がります。そのため、3年・5年といった中長期では、総額が割高になるケースがあります。たとえば、1,000名規模を3年間運用した試算では、ランニングコスト総額が約4,500万円です。
初期費用だけでなく、利用規模と運用期間を含めたTCO（総所有コスト）で比べます。また、管理するリソースの範囲や拠点数、外部連携数も、見積もりに反映します。
クラウド型（SaaS）の月額利用料相場
クラウド型の従量課金では、機能の水準によって月額費用が変わります。
- 一般的な機能：月額500円〜1,500円
- 高度な自動化・レポート機能：月額1,000円〜3,000円
- 調査上の平均：1ユーザーあたり月額1,239円〜1,271円
平均単価をもとにした規模別の目安は、10名で月額約1.2万〜1.5万円、年間15万〜18万円です。50名では月額約6万〜7.5万円、年間75万〜90万円になります。
さらに、100名では月額約12.7万円、年間152.5万円が目安です。500名では月額約63.5万円、年間762.6万円になります。
ユーザー数無制限の月額固定制は、月額1万円〜5万円程度のサービスがあります。100名や500名で使う場合は、従量制より割安になることがあります。
また、年間契約では30〜40%の割引が適用されるケースもあります。そのため、契約条件を確認して、1人あたりの単価で比べるとよいでしょう。
オンプレミス・フルスクラッチ型の年間保守費用相場
オンプレミス型では、保守の対象ごとに年間費用を見込んでおく必要があります。
- パッケージ本体：ライセンス費用の約20%
- カスタマイズ・スクラッチ部分：開発費の年間約10%
たとえば、開発費2,000万円のスクラッチシステムなら、年間保守費は約200万円です。また、自社専用のクラウド（IaaS）やオンプレミス環境では、サーバー維持費もかかります。
サーバー維持費は3年間で約100万円、年間約33万円が目安の一つです。人数やアクセス量が増えると、インフラ拡張費も増えていきます。
フルスクラッチ型は初期費用が高額になりやすい一方、業務に合わせて作り込めるため、手作業で補う隠れコストが発生しにくいという特徴もあります。
費用構造の内訳（インフラ・保守・ライセンス）
ランニングコストは、サーバー・インフラ費、保守・サポート費、ライセンス・オプション費の3つに分けると、見積もりや予算計画の精度が高まります。費用ごとに、発生する条件と規模を確認していきます。
サーバー・インフラ費用
インフラ費用は、方式によって負担先や事前に備える内容が変わります。
- クラウド型：サーバー・インフラ費は月額料に含まれることがほとんどで、別途意識する必要はありません
- 自社専用IaaS：サーバー維持費は3年間で約100万円、年間約33万円が目安です。データ増加でストレージ拡張費もかかります
- データ量：複数拠点の情報や長期間の予約履歴を保持する場合、容量に応じた余裕が必要です
- アクセス負荷：月初や週初の集中に備えて、オートスケーリングと予算アラートを設定すると、急な費用増を防げます
保守・サポート費用
障害の修正や更新対応のほかに、導入時の支援や教育も運用予算に含めておきます。
- 定期保守：バグ修正、セキュリティ更新、外部カレンダーAPIの仕様変更対応
- 保守料：パッケージ本体は年間ライセンス費の約20%、個別開発部分は年間開発費の約10%
- 初期支援・教育：設定、構築支援、現場向けトレーニングに数万円〜数十万円単位
クラウド型では定期保守が月額料金に含まれるため、追加費用がかからない場合が多くあります。一方、フルスクラッチ型では、自社で保守体制を維持する必要があります。
連携先が増えると、API変更への対応工数も増えていきます。保守担当者の稼働を厚めに確保する場合は、月額数十万円規模を見込んでおくと安心です。
機能・規模による費用増加要因
予約リソースの点数や拠点数、外部連携の数が増えるほど、ランニングコストも上がります。代表的な増加要因を、順に見ていきます。
リソース予約点数・拠点数増加による費用増
SaaSでは、登録できる会議室・設備・車両の数や拠点数に制限がある場合があります。見積もるときは、次の項目を確認します。
- 予約リソース・拠点：上限を超えると、追加料金や上位プランが必要になる場合がある
- データ容量：予約履歴や稼働率ログを長期保存する場合は、10GBあたり月額約1,000円が目安です
- 拠点展開：自社構築では、サーバーやネットワークの拡張と、個別ルールの追加開発が必要になることがあります
フルスクラッチ型では、拠点ごとの運用ルールに反映する工数もかかります。全社展開が進むにつれて、拡張費と保守工数が段階的に積み上がっていきます。
外部連携・モバイル対応による費用増
連携機能とモバイル対応では、方式ごとに追加費用が異なります。SaaSならプランの差を、自社開発なら開発後の保守費を見ておきます。
- API・ワークフロー連携：SaaSでは、Enterprise版など上位プラン限定か、別途オプションになる場合が多いです
- モバイルアプリ：SaaSはiOS・Androidアプリを標準提供することが多いです
- セキュリティ・アクセス制御：IP制限や電子証明書に、月額200〜250円/ユーザー程度かかる場合があります
独自アプリを開発する場合は、OS更新に合わせた保守・改修に年間数十万円規模がかかります。自社構築では、外部カレンダーAPIの変更に対する改修保守が続きます。外部連携が多いほど、保守担当エンジニアの稼働枠も厚めに確保する必要があります。
代表的な製品の価格帯比較
価格帯を把握しておくと、自社に合う選択肢を絞り込みやすくなります。プロジェクト・タスク系ツールと、混同されやすいグループウェア型機能の違いも押さえておきましょう。
プロジェクト・タスク・リソース管理系SaaSの価格帯
製品を比べると、ユーザー単価型のほかに人数上限のある定額制もあり、プランごとに価格が分かれます。
- Asana：スターター月額1,475円/ユーザー、アドバンスト月額3,300円/ユーザー
- monday.com：ベーシック月額1,530円/ユーザー、プロ月額3,890円/ユーザー
- Backlog：スターター月額2,970円（30ユーザーまで定額）、プラチナ月額82,500円（ユーザー数無制限）
- Microsoft Project・NI Collabo 360：月額1,250円〜/ユーザー、月額360円/ユーザー
- freee工数管理：月額600円〜/ユーザー
Microsoft ProjectとNI Collabo 360は、スケジュールやプロジェクト管理、経費精算などを扱う多機能ツールです。一方、freee工数管理は、工数と原価計算に特化しています。
管理対象がタスク、設備・会議室、勤務シフトのどれかによって、適した製品は変わります。価格だけでなく、必要なリソース管理機能と照らし合わせて選ぶことが大切です。
グループウェア型スケジュール機能との違いと使い分け
グループウェアは、予定共有や簡易な会議室予約に適しています。専用システムとの機能差を踏まえて、用途ごとに分けて検討します。
- グループウェア：Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズOffice、Garoonなど
- 専用システムが扱う機能：複数拠点の設備稼働率、シフト自動割当、詳細な権限制御など
- 併用：日常の予定共有とリソース最適化を、別々のツールに任せる選択肢
グループウェアは月額700円〜1,500円程度で、予定共有や簡易な会議室予約が含まれます。全社の情報共有には十分ですが、高度な最適化機能は備えないことが一般的です。
両者を無理に一本化すると、開発・保守費が膨らむことがあります。このため、管理ニーズの複雑さに合わせて使い分けるほうが、費用対効果の面で現実的です。
コストを抑えるためのポイント
ランニングコストを長期的に抑えるには、初期費用だけでなく、運用中の隠れコストを見据えた設計と調達が欠かせません。構成と業務範囲の決め方が、長期の負担を左右します。
費用を抑える代表的なアプローチは、次の2つです。
ハイブリッド構成によるTCO最適化
すべてをSaaSに任せる方法や、すべてを自社開発する方法のほかに、役割を分ける構成もあります。まず、費用を集中させる範囲を見定めることが大切です。
- フルスクラッチ：競争力の源泉となる予約・シフト最適化ルールを開発
- SaaS：一般的な情報共有やカレンダー表示を担当
複雑な最適化ロジックに開発と保守を集中させ、標準機能の保守はベンダーに任せられます。自社で維持する範囲を絞れるため、中長期のTCOを最適化できます。また、API連携を前提に設計しておくと、SaaSの機能拡張や乗り換えにも対応しやすくなります。
隠れコストを防ぐ運用設計
パッケージの業務適合度が一般に70%程度の場合、残る業務を手作業で補う負担が生じることがあります。手作業で補った分は契約見積もりに載りにくく、運用の中で少しずつ積み上がります。
- 手作業の補完：Excelでの二重管理やCSV出力後の手動修正
- 二重の教育：システムとExcelの両方の処理方法を新入社員に教える負担
- 隠れコスト：契約見積もりに表れにくく、3年間で200万〜500万円に達することがあります
手作業の運用負荷が月20〜40時間規模になると、3年間で人件費144万〜288万円に積み上がるケースがあります。そのため、手作業にかかる人件費だけでなく、教育費も含めて見積もる必要があります。
導入前に例外業務を洗い出し、システムと運用で扱う範囲を線引きしておくことが大切です。これが、隠れコストを最小化し、実質的なランニングコストを抑えるうえで最も効果的な対策です。
まとめ
スケジュール管理システムは、会議室・設備・車両の予約や勤務シフト、プロジェクトタスクを横断して管理します。専用の機能を備えているため、簡易な予定共有機能とは費用の構造が異なります。
方式別の費用構造、費目の内訳、規模による増加要因、製品価格帯とコスト抑制策を、順に確認してきました。
クラウド型は、1ユーザーあたり月額500円〜1,500円程度が相場です。100名規模なら年間150万円前後、500名規模なら年間750万円前後が目安になります。
フルスクラッチ型では、保守費としてパッケージ本体の年間ライセンス費の約20%、個別開発部分の年間開発費の約10%がかかります。これに加えて、サーバー維持費も必要です。
初期費用だけでなく、リソース点数や拠点、外部連携による費用増と、パッケージの業務適合度に起因する隠れコストも含めて、TCOで比べることが大切です。
最適化ロジックは自社で開発し、一般的な情報共有はSaaSに任せる構成も選択肢の一つです。
▼全体ガイドの記事
・スケジュール管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。