警備員シフト管理システムの発注は、管制業務の整理、RFPの作成、契約と委託先の比較、試験運用の順に進めます。この順に進めると、現場に定着しやすいシステムを選べます。
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警備員シフト管理システムを発注する前に知るべき全体像
シフト表だけを電子化すると、配置から給与・請求までのどこかに手作業が残りやすくなります。そのため、対象業務と、既存の給与・会計ソフトに任せる業務を先に決めておきます。
発注対象となる管制業務の流れ
配置業務では、現場の人数と時間帯に合わせて、勤務可能日、希望休、資格を照合します。加えて、教育履歴、移動条件、夜勤明けの可否も照合の対象になります。
交通誘導、施設警備、イベント警備では、現場の開始時刻、応援配置、急な増員、雨天中止などのルールが異なります。そのため、「シフトを作成できる」と聞いても、管制担当者が使えるかは分かりにくいです。
- 受注登録と現場登録、必要人数の設定、候補者の抽出。
- 配置の確定と、隊員への通知、承諾、上番下番の記録。
- 実績の確認と、給与・請求データの出力。
欠勤が出たときは、誰が代替候補を選び、誰が承認し、どの履歴を残すかも、あらかじめ決めておきます。
発注形態の4つの選択肢と業務の成熟度
発注形態は、初期費用、導入期間、独自業務への対応範囲を比べて、業務の成熟度に合う方式を選びます。
- 標準SaaS：初期費用と導入期間を抑えたい会社に合います。
- パッケージ：標準機能を使えますが、独自の勤務区分や請求締めを合わせる判断が要ります。
- 部分導入：既存のExcelを残したままクラウドと連携でき、現場の抵抗を抑えやすいのが特徴です。
- 受託開発：複数拠点の配置、独自手当、給与・会計連携を作り込めます。
フルスクラッチは自由度が高い反面、法改正やOSの更新、スマートフォン、セキュリティへの継続した対応が必要です。そのため、開発費と保守体制は合わせて検討します。
発注前のRFPと要件整理の範囲
RFPには、現在の業務や例外、移行データ、連携先を記載します。加えて、運用体制と、予算と納期の優先順位も書いておきます。未確定事項も明記しておくと、提案会社ごとの前提の違いを比べられます。
RFPに載せる会社規模と現場の代表ケース
会社の規模と現状を伝える情報を先にそろえておけば、提案会社も前提を合わせやすくなります。
- 会社と現場：隊員数、雇用区分、拠点数、現場数、1か月の配置件数、警備区分を記載します。
- 利用環境：スマートフォンの保有率、現在の給与ソフトと会計ソフトの種類です。
- 作業負荷：毎朝の上番確認の電話件数と、月末集計の人日です。
- 欠員対応：代替候補を何分で探せるか、資格不足・夜勤明け・日付をまたぐ勤務の扱いを伝えます。
- 再現ケース：資格不足者の除外や夜勤明けの配置、急な欠勤を複数人へ通知する場面、日付をまたぐ勤務の締め方。
現場中止時の再配置、応援隊員の扱い、電話での上番報告も確認します。そのうえで、デモや提案の場で実際の例外を再現してもらいます。
MUSTとWANTの切り分けと段階導入の範囲
初回に作る機能を絞るには、必須要件と後回しにできる要件を分けて、KPIとの関係を確かめます。
- MUST：配置の重複防止と人数不足の警告、資格・教育履歴、希望休、上番下番と未上番通知。
- 記録・管理：給与・請求の出力、権限、操作ログ、データエクスポートを要件に入れます。
- WANT：AI配置候補、顔認証、GPS詳細分析、高度な通知、経営ダッシュボードは後段に回せる場合があります。
名簿や教育記録は、氏名に加えて、資格、教育の実施日、内容を検索・出力できるか確かめます。同様に、教育の方法や時間数、場所、実施者も検索・出力できるかを見ます。
警察庁のプランは、労務管理や配置シフト、上番下番のシステム化を挙げています。加えて、給与計算と債権債務も対象です。労働生産性は2029年度までに2024年度比25％向上が目標とされています（出典：警察庁「省力化投資促進プラン―警備業―」、2025年）。
移行データと連携仕様の要件
移行対象と連携条件を早めに決めておくと、追加費用や切替後のデータ不足を防げます。
- 移行データ：隊員や資格・教育、顧客・案件・現場、勤務実績に加え、単価、手当、給与締め設定が対象です。
- データ整備：氏名や現場コードの名寄せ、重複確認、移行年数、退職者情報の保持期間を決めます。
- 連携仕様：給与・会計・請求、勤怠端末、SMS、音声通話について、それぞれの方式と頻度。
連携では、APIかCSVか、エラー時の再送、どこまでを誰が受け持つかを決めます。移行に向けては、サンプルCSVと項目定義を共有し、移行後の検証担当者も決めておきます。さらに、データを自社へ戻す形式と頻度も確かめ、連携費が後から加わらないよう、要件は見積の前に共有します。
請負と準委任の契約形態の選び方
契約形態は、完成物と受入基準を決められるか、要件変更の頻度、発注側の管理体制を見て選びます。そのうえで、契約書では、成果物や検収、変更手続きを分けて確認します。責任範囲、知的財産、保守も、それぞれ別に決めておきます。
請負契約の完成条件と変更時の扱い
仕様と検収条件を合意できるなら、請負契約は固定価格で予算を管理しやすい形になります。
- 変更管理：追加機能や運用変更が、変更見積、納期延長、追加テストにつながります。
- 受入基準：資格不足や夜勤明け、上番報告がない場合の表示まで、具体的に定めます。
- 検収シナリオ：欠勤、配置変更、日付またぎ、通信障害、給与締め、権限、データ出力の場面。
重大な不具合の定義や修正期限を決めます。さらに、再検収、検収中の利用料、軽微な未解決不具合の扱いも定めます。
要件定義や段階開発に向く準委任契約
要件を現場と確かめながら進めるなら、一定期間の業務を依頼する準委任契約が候補になります。
- 対象業務：要件定義、設計、開発支援、運用改善などを、期間を定めて依頼します。
- 段階導入：管制と上番下番から始め、給与・請求連携を後から追加できます。
- 契約記載：稼働時間、担当者、会議体、報告物、品質管理の方法。
準委任でも、成果への責任を確かめる必要があります。そのため、月次目標と未解決課題、次月の作業を管理します。意思決定の期限も、あわせて押さえておきます。
相場の推定では、仕様変更リスクを含む請負が準委任より1.3〜1.5倍程度高い傾向です。ただし、契約範囲で値が変わるため、倍率だけで決めず内訳を比べます。
保守・再委託・データ返却の契約条件
契約が終わった後にも困らないよう、保守の範囲とデータ管理の条件を契約に残します。
- 保守内容：受付時間と復旧目標、法改正・税率、OS更新、脆弱性、バックアップの扱い。
- 費用条件：追加開発の単価と、問い合わせ対応・機能改善の範囲を分けて定めます。
- データ管理：保管場所、権限、ログ、暗号化に加え、再委託、事故報告、終了時の削除・返却。
保守費は初期費用の5〜15％程度が目安とされています。ただし、月額か年額か、対応範囲によって意味が変わるため、「保守一式」のまま比べないようにします。
個人情報保護委員会は、人事労務クラウドの安全管理措置と委託先監督を確認するよう注意を呼びかけています（出典：個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境を利用して開発・提供する場合…」、2024年）。再委託の承認や監査方法も、契約書と仕様書に残します。
警備業向けシフト管理システムの費用相場
公開例では、標準SaaSの初期費用は0〜10万円程度で、月額は登録人数に応じて数千円から2万円台です。一方、部分連携や追加開発は、数百万円〜1,500万円程度が目安です。
資格判定や多拠点管制、給与・請求、基幹連携を含む受託開発は、1,500万〜4,000万円程度と推定されます。ただし、これは警備業の公的統計ではなく、類似する人事労務システムからの概算です。
公開価格のSaaSを同じ条件で比べる方法
料金プランと追加費用を分けたうえで、同じ人数と機能の条件で、初年度と3年間の総額を比べます。
- KB-Kintai：20名まで月額3,600円、50名まで9,000円、120名まで18,000円です。
- プロキャス警備：初期費用10万円、隊員50名以下で月額2万円からの公開例です。
- 条件確認：登録人数に応じた料金か、人数の数え方、最低利用期間、初期設定、データ移行の範囲。
KB-Kintaiは税別料金で、初期費用0円と2か月の無料トライアルを案内しています。料金は改定される可能性があるため、問い合わせの時点で条件を確かめます。
給与・請求連携は、別料金の場合があるため、見積の前に条件を確かめておきます。ほかの項目も、次のとおり別料金になることがあります。
- 現場、顧客、案件数
- 管理者
- GPS、SMS、音声通話
- 帳票、初期教育
総保有コストには、電話確認や転記、残業のほか、請求漏れと管制担当者の増員も含めて見ます。
受託開発の要件定義から移行・教育までの工程別見積もり
見積の抜けと費用の上振れを防ぐため、工程と運用の準備を分けて確認します。
- 工程：要件定義、設計、実装、外部連携、テストの各工程。
- 導入準備：データ移行、教育、並行稼働、保守準備。
- 見積条件：初期登録、マニュアル、通信費、法改正対応、受入テストの担当を決めます。
類似する人事労務システムの推定では、SE単価は月80万〜120万円程度です。比率は、開発が40〜60％、要件定義が約10％、設計とテストが各10〜20％が目安です。
夜勤や給与計算、現場別請求、過去データの名寄せが増えると、工数は上振れします。費用を下げる際は、品質保証を削らず、WANT機能や対象拠点を後段に回します。
委託先選定と見積比較で確認すべきポイント
委託先は、機能数や知名度よりも、警備業務を理解して要件にできるかで選びます。警備業特化SaaS、受託開発、既存システムの連携会社を同じ条件で比べ、必要に応じて標準導入案と個別開発案を求めます。
警備業の導入経験の確認方法
実績を自社の運用と照らし合わせるため、導入条件と改善内容を具体的に確認します。
- 導入条件：隊員数、現場数、警備区分、複数拠点の配置を聞きます。
- 運用方法：電話・携帯サイトの併用や、給与・請求連携の有無。
- 改善の測定：配置時間、未上番確認、電話件数、打刻漏れ、月末締め、請求漏れを比べます。
ShiftMAXには、年配の警備員が多い会社が複雑な操作を避けて、携帯サイトで出退勤を報告する導入事例があります（出典：KYODOU株式会社「エスシーエスピー株式会社様」導入事例、確認日2026年）。
ただし、「工数が半分」などの数字は、対象業務、導入前の人数、測定期間が同じかを確かめます。候補会社には、導入前後の測定方法も提案してもらいます。
見積比較の前提・成果物・リスクのそろえ方
価格差の理由を見つけるため、各社に同じ前提と評価項目を渡します。
- 比較条件：RFP、隊員数、現場数、連携先、移行年数、導入希望日を各社で同じにします。
- 費用内訳：初期、月額、追加開発、移行、研修、保守、通信、端末ごとに比べます。
- 評価項目：使いやすさ、資格・教育、権限、移行、連携、セキュリティ、保守、データ返却。
安い見積が要件定義やテストを除外していないかを確かめます。また、機能の評価が高くても、高齢の隊員が操作できなければ定着しません。
営業担当に加えて、サポート担当、開発責任者、セキュリティ責任者にも参加してもらうと、実行体制を確かめられます。
無料デモで確認する欠員・夜勤明け・通信障害
デモでは自社の例外を再現し、管制担当者と隊員の両方が操作できるかを確かめます。
- 配置操作：匿名化した現場、勤務区分、資格、希望休、夜勤、応援隊員を使います。
- 警告と変更：候補の表示理由、警告を無視した理由の記録、配置の復元。
- 隊員の報告：スマートフォン、携帯電話、音声ガイダンス、一括報告を試します。
2026年公開の調査では、警備員の81.4％がDXを必要と回答しています（出典：株式会社PROCAN「警備会社の業務のデジタル化に関する調査」、2026年）。
ただし、この数字は導入を押し付ける材料にせず、年齢や端末の保有状況に応じて入力方法を選べる設計に生かします。
発注後の導入と運用定着の管理
まずは代表拠点や一つの警備区分で試験運用してから、全社に広げます。導入に向けては、データ移行、管理者研修、管制担当者の操作を計画します。
加えて、隊員への案内と問い合わせ窓口を用意します。旧運用との並行期間と切替判定も決めておきます。
パイロット運用での業務ルールと画面の調整
現場の役割分担を確かめたうえで、導入前後の数値から試験運用の効果を測ります。
- 参加者：管制、現場責任者、隊員、給与担当、請求担当に操作してもらいます。
- 権限と例外：現場確定、承諾確認、電話報告の補正それぞれの担当者。
- 効果測定：配置・欠員・未上番の対応時間、電話件数、打刻漏れ、締め時間、請求修正を比べます。
紙や電話を残す場合は、例外期間とシステムへ記録する担当者を明確にします。
警察庁によると、法定教育のeラーニング導入事業者は2025年11月末時点で約313事業者です。2029年度までに約1,000事業者を目指しています（出典：警察庁「省力化投資促進プラン―警備業―」、2025年）。あわせて、教育や定着も計測対象にします。
法定記録と削除ルールの運用
法定の保存対象と通常の個人情報を分けたうえで、保存から匿名化までの手順を要件に入れます。
- 保存期間：警備員名簿は退職後1年間、一定の教育記録は実施日または年度終了後2年間です。
- 運用管理：退職処理、閲覧権限、期間満了後の削除・匿名化、監査出力。
- 位置・生体情報：目的、範囲、期間、説明、閲覧者、委託先の扱いを定めます。
警備業法施行規則に保存期間が定められています（出典：e-Gov法令検索「警備業法施行規則」、確認日2026年）。
GPSを常時取得するか、上番下番のときだけ取得するかで、現場の受け止めも費用も変わります。さらに、機能を追加するときは、目的外の利用にならないかを管理部門と確かめます。
よくある質問
費用、導入方法、隊員の使いやすさに関する質問をまとめました。自社の規模や現行業務に応じて、このFAQをRFPの確認項目として使えます。
警備員が少ない会社でもシステム開発を外注できますか？
外注できます。まず公開価格のSaaSを比べ、そのうえで標準機能で足りない範囲を追加する方法があります。
- SaaSの公開例：初期0〜10万円程度、月額は数千円から2万円台です。
- 標準機能：配置、上番下番、給与出力を確かめ、不足分を特定します。
- 独自開発：一拠点か一つの警備区分から始め、効果を見て拡張します。
スマートフォンが苦手な警備員がいても導入できますか？
導入できます。スマートフォン以外の報告方法も用意したうえで、本人確認と入力の訂正を試し、そのあとに運用を決めます。
- 報告方法：電話・音声ガイダンス、携帯サイト、責任者の一括報告を候補にします。
- 暫定運用：紙を残す場合は、記録を補う担当者を決めます。
- デモ確認：隊員が上番下番を報告し、誤入力を訂正するところまで試します。
請負契約と準委任契約を組み合わせて発注できますか？
組み合わせは可能です。たとえば、要件定義と現状分析を準委任で行い、合意したMVPの実装とテストを請負で発注する方法があります。
ただし、契約の境界、成果物、変更管理を分けて記載しないと、要件定義で決めた内容が実装契約に反映されないリスクがあります。責任者、検収、保守開始日も、あわせて分けて書きます。
契約方式よりも、どこまでを誰が受け持つかを明らかにすることが大切です。
まとめ
発注前には、必要人数や資格、教育履歴、希望休、夜勤明けなど、配置に関わる条件を整理します。欠員対応から上番下番、給与・請求までの流れも、あわせて押さえておきます。発注方式は、隊員数、現場数、拠点数、既存のソフト、端末の利用状況に合わせて選びます。
RFPには、通常業務に加えて、欠勤や日付またぎ、資格不足、現場中止を記載します。さらに、電話報告、通信障害、移行データも書いておきます。見積は、初期費用や月額、連携、移行に加えて、研修、通信、保守、データ返却も同じ条件で比べます。
契約では、成果物や検収、変更、再委託の責任を明確にします。セキュリティと法改正対応の責任も、契約で定めておきます。代表拠点で効果を測りながら広げると、現場に定着するシステムを発注しやすくなります。
▼全体ガイドの記事
・警備業向け警備員シフト管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。