シフト管理システムの保守・運用費用は、導入形態、従業員数、追加機能によって、無料から月額100万円以上まで変わります。クラウド型は月額課金、オンプレミス型は初期ライセンスに加えて保守費と人件費がかかります。
全体像は、シフト管理システム開発の完全ガイドでも確認できます。
▼全体ガイドの記事
・シフト管理システム開発の完全ガイド
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
シフト管理システムの保守・運用費用の全体像
シフト管理システムは、勤務希望の収集からシフト作成、打刻、給与計算との連携までを支える仕組みです。費用の発生の仕方は導入形態によって異なるため、まず形態ごとの違いを押さえます。
クラウド型（SaaS型）は、サーバー保守や更新をベンダーが行い、その費用は月額料金に含まれます。利用人数に応じた月額課金が、そのままランニングコストになります。一方、オンプレミス型は、ライセンス費用のほかに保守費と自社エンジニアの人件費が必要です。
クラウド型は1ユーザーあたり月額300円〜500円が中心で、月額100円〜200円の格安サービスもあります。なお、オンプレミス型の初期ライセンス費用は30万円〜100万円以上で、大規模な場合は数百万円になることもあります。
従業員数に応じた課金では、人数に比例して月額費用が増えるため、従業員が多い場合は年額や全店舗分の総額で比べます。
数百名を超える規模では、ボリュームディスカウントやID数無制限の定額制が選択肢になります。また、従業員数によっては、オンプレミス型が割安になる分岐点もあります。特に、損益分岐を把握せず単価だけで選ぶと、年間の総コストを大きく見誤るおそれがあります。
クラウド型とオンプレミス型のコスト構造の違い
月々の負担と社内の運用体制を並べると、導入形態ごとの違いがつかめます。
- クラウド型：初期費用を抑えて、月額課金で利用を始められる
- オンプレミス型：自社サーバーで運用し、保守も自社で担う
クラウド型は、サーバーの調達や構築が要りません。さらに、法改正への更新、セキュリティパッチ、障害対応もベンダーが担います。
また、トラブル対応や最新機能もサービス料金に含まれます。専任のインフラエンジニアを置けない中小の店舗運営企業にとって、費用を見通しやすい形態です。
クラウド型は利用人数に応じて月額単価がかかるため、従業員数が多い企業では毎月の総額が高止まりしやすい点に注意が必要です。
オンプレミス型は初期費用に加えて、年間30万円〜100万円程度の保守費がかかり、月額に換算すると5万円〜20万円です。このほか、サーバー監視や更新を行う専任エンジニアの人件費も別途発生します。
そのため、オンプレミス型は初期費用に近い額が毎年必要になる構造です。一方で、自社独自の勤務ルールには柔軟に対応できます。
従業員規模別の月額・年額の目安
従業員規模と課金方式を合わせて見ると、月額費用の目安がつかめます。
- 30名規模：無料プランや月額課金の選択肢がある
- 100名規模：人数課金と定額制の総額を比べる
- 500名以上：割引や追加機能を含めた試算
クラウド型は、1ユーザーあたり月額300円〜500円を基準に、従業員数を掛けて試算します。たとえば、従業員30名以下で無料のプランもあり、有料プランは月額3,000円〜15,000円程度に収まるケースが多くあります。
100名規模では月額30,000円〜50,000円程度が目安です。また、人数やID数に制限のない完全定額制を、月額30,000円程度で提供するサービスもあります。
500名以上では、人数の増加に応じて単価が下がる製品があります。具体的には、100人以下は1人あたり400円、301人以上は300円、801人以上は250円という例です。
大企業は高度なセキュリティ対応や入退室システム連携を追加する傾向があります。その結果、月額100万円以上になるケースも少なくありません。
保守・運用費用の内訳
ランニングコストは、基本の月額利用料に保守契約やオプション費用が加わり、その合算が毎月・毎年の総コストになります。
保守費はサービスレベルや導入形態に左右されます。一方、オプション費は連携先の数や独自ルールの複雑さで変わります。
システム本体の保守契約・バージョンアップ費用
保守に含まれる作業と別途必要な人件費を確認すると、継続費用を把握できます。
- クラウド型：保守や更新の費用が月額料金に含まれる
- オンプレミス型：保守契約と社内の運用人件費が必要
クラウド型では、サーバー保守、更新、法改正、セキュリティ対応をベンダーが行うため、利用企業が追加の保守費を意識する場面はほとんどありません。製品によっては、月額利用料にデータバックアップや更新、サポート料も含まれます。そのため、ランニングコストを予測しやすくなります。
オンプレミス型は自社で保守を担います。初期ライセンス費用が30万円〜100万円以上の場合、年間30万円〜100万円程度の保守費が相場です。なお、保守契約には、不具合修正やバージョンアップ、技術サポートの利用権が含まれるのが一般的です。
専任エンジニアの人件費も自社で負担することになり、この人件費は見積書には現れないものの、無視できない規模になります。保守契約がないと法改正への対応が遅れ、労務リスクを抱えることになるため、保守費は予算に含めておきます。
サポート・オプション費用（給与連携、カスタマイズ）
基本料金とは別に、サポート・オプション費用もランニングコストを構成します。連携設定、独自機能、初期支援、教育に分けて整理できます。
- 給与連携：連携先が増えると設定費も積み上がる
- カスタマイズ：独自ルールへの対応で費用が発生する
- 初期支援・教育：構築代行や操作研修に費用がかかる場合がある
給与連携は、打刻データや残業時間、深夜割増を給与計算へ渡す機能です。給与計算ソフトや人事評価システムとのAPI連携は有償の場合があり、連携設定費用は10万円〜50万円が相場です。
独自のシフトルールや複雑な残業計算への対応では、20万円〜100万円超のカスタマイズ費が発生するケースがあります。
導入初期には一時費用も発生し、組織階層や権限の初期構築を代行してもらう場合は、数万円から数十万円程度かかることがあります。外部に教育・トレーニングを依頼する場合も、別途費用がかかります。
操作研修を省くと、一部の店舗だけの利用にとどまり、システムが形骸化するおそれがあります。そのため、教育費は定着に向けた予算として見込んでおきます。
オプション費は、一つひとつは小さく見えても、合計が基本料金に匹敵することがあります。このため、契約前にオプション費を含めた総額を把握しておきます。
具体的な料金比較（代表的な製品の月額単価）
製品ごとに月額単価は異なるため、価格帯を把握しておくと、製品選びと予算計画に役立ちます。価格は、1ユーザーあたりの月額（税抜）で示しています。
価格帯によって、同じ従業員数でも年間総額が数倍変わります。無料・低価格帯と定額制、中〜大規模向けの割引、オンプレミス型の順に比べます。
無料〜低価格帯の製品比較
コストを優先するなら、無料〜低価格帯も有力な選択肢です。その際は、無料枠の対象人数と有料プランの総額を比べます。
- 無料プラン：30名以下で利用できる製品
- 低価格帯：月額3,000円〜15,000円程度の製品
- 定額制：人数・ID無制限で月額30,000円程度の例
初めてシフト管理をシステム化する店舗では、無料プランが導入の入り口になります。有料の低価格帯も、初期投資を抑えながら効果を確かめられる選択肢です。
特に、パート・アルバイトの入れ替わりが激しい業態では、人数課金より定額制のほうが管理しやすいケースもあります。
中〜大規模向けボリュームディスカウントとオンプレ導入時の費用
従業員数と運用期間を基準に、割引料金とオンプレミス型の総額を比べます。
- 規模が大きいSaaS：人数に応じて単価が下がる製品がある
- オンプレミス型：初期費用に加え、保守費と運用人件費がかかる
ボリュームディスカウントの例では、1人あたり月額400円が、301人以上で300円、801人以上で250円に下がります。
大企業では高度なセキュリティ対応や複数の給与システムとの連携も求められ、オプションを含めると月額100万円以上になるケースもあります。
オンプレミス型は、初期ライセンス費用が30万円〜100万円以上で、大規模なチェーン全体では数百万円に達することもあります。年間保守費用は30万円〜100万円程度です。
一方、オンプレミス型は、クラウド型の大人数利用と比べると長期では割安になる可能性があります。ただし、サーバー運用の人件費やハードウェア更新費用は別途必要です。そのため、導入方式を比べるときは、人的コストも含めて判断します。
機能別のランニングコスト変動要因
基本機能だけであれば、月額単価に従業員数を掛けて費用を見通せます。一方、連携先や利用規模が増えると、シフト管理システムの総額は変動します。
給与計算・人事システムとの連携機能を追加したり高度化したりすると、コストが変わりやすくなります。さらに、従業員数の増加も月額費用を押し上げるため、規模拡大時の費用も具体的に試算します。
給与連携・カスタマイズ機能追加時のコスト増要因
標準機能で足りる範囲と、追加対応が必要な要件を切り分けることが、費用確認の要点です。
- 複雑な給与連携：上位プランや専用オプションが必要な場合がある
- 独自ルール：標準機能で表現できないとカスタマイズ費がかかる
単純な打刻データの受け渡しは、標準機能で対応できることが多くあります。一方、深夜割増や雇用形態別の計算、複数給与システムとの連携は、費用に影響する複雑な要件です。また、低価格帯で高度な連携に対応できない場合は、中価格帯以上の製品が必要になることもあります。
多店舗間の応援シフト、資格やスキルに応じた配置、繁忙期の特別ルールを標準機能で扱えない場合は、カスタマイズ費が20万円〜100万円超になります。外部連携やセキュリティ強化を組み合わせると、連携設定費10万円〜50万円も加わります。このため、使う機能を選んで契約すると、不要な費用を避けやすくなります。
利用規模拡大時のコストシミュレーション
店舗数の拡大で従業員が増えると、ユーザー課金型ではランニングコストも比例して増えます。そのため、月額と将来のプラン変更条件をあわせて試算します。
- 従業員数の増加：課金方式によって月額の伸び方が異なる
- 将来の移行：定額制やオンプレミス型との分岐を確認する
月額400円の製品では、100名から300名に増えると単価が300円になり、月額は40,000円から90,000円になります。一方、単価固定の製品では、100名から300名への増加で月額40,000円が120,000円になります。ユーザー課金型は導入しやすいものの、多店舗展開では費用の増加幅に差が出ます。
また、出店計画を踏まえて、数年先の費用まで試算します。規模が大きくなると、ユーザー課金型から定額制やオンプレミス型へ移す損益分岐を検討する必要があります。特に定額制は、一定人数を超えると課金型より割安になります。
数百名規模のチェーンを見据えるなら、成長段階に応じた移行に備えておきます。なお、製品選定の際は、データのエクスポート性も確認します。
保守・運用費用を抑えるポイント
導入方式や契約内容を見直すと、保守・運用費用を抑えやすくなります。費用を抑える方法は、段階的な拡張、総所有コスト（TCO）での判断、契約形態とサポート範囲の定期点検の3つです。
最小構成からの段階拡張とTCOでの判断
導入範囲は段階的に広げ、比較は月額単価ではなく総所有コストで行います。
- スモールスタート：1店舗で中核機能から使い始める
- TCO比較：月額利用料以外の費用も含めて判断する
全機能を有効にして一斉導入すると、上位プランや教育費が一度に必要になります。また、シフト管理システムは現場が毎日使うため、本社だけで選ぶと形骸化するリスクがあります。
まず1店舗で試し、打刻や基本的なシフト作成から始めます。運用後に必要性を確かめてから、給与連携やシフト自動作成を段階的に追加します。
TCOは、できれば5年単位で比べます。比較対象には、基本料金、オプション、初期設定、教育研修の一時費用を含めます。オンプレミス型では、サーバー運用の人件費もTCOに加えます。
クラウド型は初期費用が安くても、従業員数が増えると月額が積み上がります。一方、オンプレミス型は初期費用が高い反面、長期利用では割安になる傾向があります。そのため、月額の安さだけで総額を判断できるとは限りません。
契約形態・サポート範囲の見直し
利用状況、プラン、オプション、サポート範囲を定期的に点検すると、契約の過不足が把握できます。
- 利用ID：使われていないアカウントを整理する
- 契約内容：現在の運用に合うプランと支援範囲を選ぶ
- ツール構成：重複機能や個別契約を見直す
退職したパート・アルバイトや、ほぼ稼働していない店舗の有償IDに課金が続く場合があります。未使用のIDは無駄な費用になるため、洗い出して整理します。
従業員数が割引や定額制の損益分岐点を超えても単価が固定のままなら、有利なプランに変更することで、大幅な削減が見込めます。
給与連携やカスタマイズが現在の運用に対して過剰でないかを点検します。必要な範囲に絞ると、月額費用を調整できます。
オンプレミス型では、保守契約のサポート範囲を確認します。特に、法改正や障害への対応が別料金になっていないかを見ておきます。
勤怠やシフト管理のツールを個別に契約し、情報が分散している場合は、機能を一つにまとめて重複費用を削減できます。
契約は、事業や店舗展開の変化に応じて見直します。定期的な点検は、長期的な費用の抑制にもつながります。
まとめ
クラウド型は利用人数に応じた月額課金が続く一方、オンプレミス型は初期ライセンスに加えて、年間の保守費と人件費がかかります。
クラウド型は1ユーザーあたり月額300円〜500円が中心です。30名規模は無料〜月額15,000円程度、100名規模は月額30,000円〜50,000円程度が目安です。人数やID数に制限のない完全定額制を、月額30,000円程度で提供するサービスもあります。
500名以上は単価が下がる一方、月額100万円以上の例もあります。ボリュームディスカウントでは、1人あたり月額400円が301人以上で300円、801人以上で250円に下がります。
オンプレミス型は、初期ライセンスが30万円〜100万円以上で、年間保守費は30万円〜100万円程度です。保守契約には、不具合修正やバージョンアップ、技術サポートの利用権が含まれるのが一般的です。専任エンジニアの人件費も自社で負担することになり、見積書には現れないものの、無視できない規模になります。
給与連携の設定費は10万円〜50万円、独自ルールのカスタマイズ費は20万円〜100万円超です。複雑な給与連携では上位プランや専用オプションが必要になる場合があり、オプションの合計が基本料金に匹敵することもあります。
たとえば、単価が月額400円で固定の製品では、100名から300名に増えると月額が40,000円から120,000円になります。人数に応じて単価が下がる製品では、この増加幅が小さくなります。ユーザー課金型は導入しやすいものの、多店舗展開では費用の増加幅に差が出ます。
数百名規模では、割引や定額制、オンプレミス型が割安になる分岐点があります。そのため、単価だけでなくTCOで比較し、必要な機能と従業員数を整理して見積もりを依頼します。
費用を抑えるには、1店舗から始めて段階的に広げ、TCOで比べ、契約形態とサポート範囲を定期的に見直します。未使用の有償IDを整理し、給与連携やカスタマイズも必要な範囲に絞ると、月額を調整できます。オンプレミス型では、法改正や障害への対応が保守契約に含まれるかも確認します。
▼全体ガイドの記事
・シフト管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。