工具管理システム開発の完全ガイド

工具管理システムは、管理対象、読み取り方式、連携機能の3点を押さえると、紛失防止や品質管理に役立ちます。

導入の検討では、管理対象、読み取り方式、進め方、費用、開発会社の選び方を順に確かめます。各テーマの詳細は関連記事でも解説しています。

▼関連記事一覧
・工具管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
・工具管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
・工具管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
・工具管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
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工具管理システムの定義

工具管理システムは、工具の「現物」と「履歴」を結び付ける業務システムです。備品台帳として使うだけでなく、紛失防止、段取り時間の短縮、加工品質の安定に役立ちます。さらに、安全管理や監査に必要な証跡を支える現場の基盤にもなります。

管理対象と管理粒度の分け方

工具の種類によって必要な管理方法は異なるため、目的に応じた管理粒度を次のように分けます。

• 切削工具：1本ごとの寿命と使用履歴
• 治具・金型：個体ごとの所在
• 保守工具：貸出と返却の記録
• 計測器：校正期限の管理

ドライバーを1本ずつ貸す場合は、個体番号と利用者を紐付けます。

消耗の早いドリルは、品番と数量で管理すると入力負荷を抑えられます。

個体単位で追うものと、品目と数量を把握するものを分けます。

使用回数やショット数まで記録するかどうかも、何のために記録するかで選びます。

個体管理の範囲が広すぎると、初期登録と棚卸しが重くなります。反対に狭すぎると、品質や安全に必要な履歴が残らないため、どこまで追うかを目的に沿って決めます。

台帳管理からの変化

紙やExcelは一覧の作成には便利ですが、複数拠点での同時更新、利用者や作業単位の持出追跡、期限通知には限界があります。

• 履歴の記録：読取結果から保管場所や貸出状態を検索
• マスター整備：工具番号、品番、場所、状態、寿命、校正期限の登録
• 例外処理：返却されない場合や工具が破損した場合の手順

期限の自動通知にも対応できます。ただし、仕組みだけで在庫が正しくなるわけではありません。さらに、スマートフォンやハンディ端末の読取結果は、その場で更新されます。

台帳との差を縮めるには、仕組みと運用を一体で設計することが大切です。

工具管理システムの導入で解決できる課題

導入効果は、現場の時間、費用、品質、安全に関わる損失で評価します。たとえば、工具を探す時間、棚卸し時間、返却漏れなどは、導入前に測っておきます。

紛失と探索時間の削減

工具の保管場所が固定されていないと、複数の棚や前工程を探し回ることになります。工具番号から返却場所、貸出先、移動履歴を確認できれば、探索を勘に頼らずに済みます。

• 持出漏れの検知：RFIDのゲートや一括読取が役立ちます。
• 重複購入の抑制：在庫、修理中、貸出中、使用可能の数を分けて把握します。

このため、見つからない工具を在庫なしと判断して買うケースを減らせます。削減額は会社ごとに異なるため、過去12か月の緊急購入や重複購入額を基準に試算します。

RFIDを使う場合は、運用ルールと読取精度の検証も必要です。

品質とトレーサビリティの強化

切削工具の摩耗や治具の劣化は、寸法不良や加工条件のばらつきにつながります。品質確認には次の記録が役立ちます。

• 工具の使用履歴：使用回数、時間、ショット数、交換日、点検結果
• 製品との紐付け：工程・ロットと履歴を結び、不良時に使用工具を遡ります。
• 計測器の期限管理：校正期限を判定条件にし、期限切れ時に警告します。

期限切れの使用を解除した人もログに残すと、後から経緯をたどれます。

記録は、異常の早期発見や原因調査に使ってこそ意味があります。

棚卸しと監査の負担軽減

場所ごとに棚卸し対象を絞り、読取結果と帳簿の差異を表示すれば、確認対象を限定できます。

• 棚卸し頻度：重要工具は毎月、消耗品は四半期ごとなど、価値や紛失リスクに応じて分けます。
• 監査記録：所在や持出者、返却時刻などを確認できるよう、個人IDと変更履歴を残し、改変権限を制限します。

工具管理システムの主要機能と情報のつながり

主要機能は、現場寄りの操作と、情報のつながりを扱う機能に分けられます。現場の操作では登録、識別、状態更新を行い、履歴検索や他システム連携で情報をつなぎます。また、作業がどのデータを更新するかを先に定めておきます。

2025年版ものづくり白書は、製造業の競争力強化に向けたDXを扱い、データ活用の範囲を広げる視点を示しています（出典：2025年版ものづくり白書、2025年）。

工具管理も台帳だけで終わらせず、生産、品質、購買のデータとつなげると効果を発揮します。

マスター、状態、履歴の分け方

工具の情報は、マスター、時系列の履歴、現在の状態という3つに分けて管理します。

• マスター：管理番号、品番、種別、寸法、材質、購入日、場所、拠点、耐用回数、校正期限、状態、廃棄日を持たせます。
• 履歴：持出や返却など、時系列で増えていく記録を分けて残します。
• 状態：保管中、貸出中、使用中、点検中、修理中、廃棄済みなどを設定します。

属性と履歴を分けておくと、現在の状態と過去の経緯を検索しやすくなります。また、状態は業務の流れの分岐に合わせて設定します。状態が多すぎると入力に迷い、少なすぎると在庫の意味が曖昧になります。

持出、返却、移動、通知の現場処理

現場では、持出、返却、移動の記録と状態確認をまとめて行います。

• 持出：工具、利用者、作業、設備、製品、予定返却時刻を登録します。
• 返却・移動：状態と数量を確かめ、破損・紛失を申請し、置き場所の変更を記録します。
• 通知：期限超過、在庫下限、校正・寿命、未処理持出、長期未使用を扱います。

移動の処理では、最後に確認された場所を更新します。

通知が増えすぎないよう緊急度を分け、現場には警告、管理者には確認依頼、購買担当には発注候補を届けます。

生産、購買、品質の情報との連携

連携先に応じて、扱う工具情報や業務データを選びます。

• 単独運用：利用者、工具、場所、作業、状態を管理します。
• 生産管理・MES：製品番号、工程、設備、ロット、実績を履歴に結び付けます。
• 購買：在庫下限や寿命到達を発注候補にします。

連携方式には、API、ファイル、データベースがあります。

連携では、マスターの正本と失敗時の通知先を決め、リアルタイム連携は必要な範囲にとどめます。

帳票は、棚卸しや貸出中の一覧から作り始めます。期限切れ、工具履歴、差異の一覧も、帳票として用意します。

QR・バーコード・RFID・ビーコンの選び方

方式は、対象物や1回あたりの点数、環境で絞り込みます。必要な位置精度や予算も加えて判断します。たとえば、少量を1点ずつ読むなら、QRやバーコードが候補になります。

複数の工具をまとめて持ち出す場合はRFIDが、広い範囲の位置把握にはRFIDとビーコンなどの組み合わせが向いています。

QR・バーコード：小さく始める場合

QR・バーコードは小さく始めやすく、タグ単価や機器費を抑えたい現場に向いています。

• 使い方：ラベルと端末で1点ずつ持出、返却、棚卸しを読み取ります。
• 導入：既存台帳を移行し、棚ラベルも読めば工具と場所を更新できます。
• 現場確認：重ねた工具、汚れ、手袋、端末、距離、照明の条件

工具を重ねて置く現場では、1点ずつ取り出して読み取る必要があります。油や摩擦による汚れがある場所、手袋を外しにくい場所、端末を持ち込めない場所では、実際の動きを見て判断します。また、カメラのピント距離や照明条件も、実際の作業環境で試します。

RFID：一括読取と持出防止

RFIDはタグが見えなくても複数工具を読めるため、一括確認や持出検知に向いています。

• 用途：工具箱、持出ゲート、棚卸し、未処理持出の検知に使います。
• 設備：タグ、リーダー、アンテナ、ゲート、設置工事を検討します。
• 検証：材質や環境に応じ、実機で読取精度と作業負荷を測ります。

入力を減らせる一方で、電波環境の検討が必要です。精度を下げる要因は、金属や油、粉じんです。高温や屋外、密集保管も要因になるため、金属対応タグだけで解決するとは限りません。

取付位置や向きを変えて試し、工具の重なりや通過速度も含めて、誤読と読取漏れを測ります。

PoCでは100点中の読取数と余計な動作回数を記録します。

ビーコン：位置精度と費用のバランス

ビーコン、Wi-Fi、GPSなどを組み合わせると、工具や工具箱のエリアを推定できます。特に、広い工場や複数棟、屋外、移動の多い保守工具で有効です。

• 位置精度：数センチ単位の位置を保証するものではありません。
• 運用費・環境：電池交換、通信費、死角、位置誤差を考慮します。
• 方式の組み合わせ：重要工具はRFID、その他はQR、工具箱はビーコンも選べます。

方式を混ぜて使う場合も、同じ画面で検索できるよう、データの持ち方を統一します。

工具管理システムの開発・導入の進め方

導入は、現状調査、範囲決定、MVPまたはPoCの順に始め、マスター整備、開発、教育を経て、段階展開と効果測定に進みます。

全工場の全工具から始めると、要件と移行が膨らみます。そのため、1拠点、1作業、1方式から検証します。

▶ 詳細はこちら：工具管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

要件定義：工具と作業の観察

要件定義では現状と作業を調査し、必須機能と将来機能を分けて範囲を決めます。

• 現状調査：種類、点数、材質、棚、拠点、持出単位、利用者、読取場所、通信、台帳、紛失・不良
• 作業観察：工具を探し、取り出し、持ち出し、使用、返却、点検する動作
• 必須機能：登録、検索、持出、返却、棚卸し、状態変更、権限、ログ
• 将来機能：自動取得、設備連携、交換通知、複数拠点統合を段階的に進める

機能は会議室だけで決めず、現場を観察して定めます。

将来機能を段階的に増やせるよう、境界も設計します。

MVPとPoCによる現場適合性の検証

MVPでは対象工具を絞り、登録から棚卸しまでの基本操作を動かします。方式ごとに、現場適合性を検証します。

• RFID：金属工具、油、工具箱、手袋を使い、読取漏れと作業時間を測ります。
• QR：照明、端末の持ち方、汚れ、通信断時の操作を確認します。
• 期間と指標：通常時と繁忙期を含む1〜3か月で、導入前と比べます。

棚卸し時間の削減率、返却漏れ、探索時間、読取成功率を測り、目標値は現場と合わせておきます。

使いやすさのように測定できない点だけで判定しないことも大切です。

設計、開発、テスト、教育の準備

設計から教育まで、現場運用と管理機能をつなげて準備します。

• 設計：工具、利用者、場所、作業、貸出、返却、点検、修理、廃棄、通知、ログを定義します。
• 画面：現場入力を絞り、管理画面で差異、未返却、期限切れ、読取エラーを確認します。
• 受入テスト：読取漏れ、重複、通信断、権限、未返却、破損、差異、連携停止、夜間遅延の確認

迷ったときの例外処理も用意します。そのうえで、リリース前に、タグ貼付と初期登録の責任者、窓口、バックアップ、復旧目標、サポート時間を文書にまとめます。教育では、画面操作に加えて、処理しなかった場合に何が起きるかも具体的に伝えます。

工具管理システムの費用相場と開発期間

費用は、導入方式や工具点数、拠点数によって変わります。さらに、タグや端末、現地作業、移行、連携、個別開発の有無によっても差が出ます。

専用システムの公開価格は限られるため、ここでは2025〜2026年の公開価格表と、生産・製造業務システムの相場を組み合わせた概算を示します。

実際の見積とは異なるため、対象範囲を整理する目安として捉えます。

▶ 詳細はこちら：工具管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について

導入パターン別の費用目安

費用と期間は、導入方式や範囲で変わります。主な導入パターンの目安を、次のとおり比べます。

• 標準SaaS：QR・バーコードで初期0〜30万円、月額2〜10万円程度です。
• 台帳移行込み：初期30〜100万円、月額5〜20万円程度です。
• 1拠点RFID：初期100〜500万円、月額または保守5〜30万円程度です。
• 個別開発：連携開発は500〜2,000万円、多拠点スクラッチは1,000〜5,000万円以上の場合があります。

標準SaaSの期間は数営業日〜1か月、移行や教育込みは1〜2か月程度です。一方で、RFIDは2〜6か月程度です。

個別開発の期間と金額は範囲によって変わります。そのため、機器費や現地設置、連携、データ整備が含まれるかも確かめます。

2026年3月の公開価格表では、台帳型クラウドの基本料金は月額2万円、台帳アプリも月額2万円です。5ユーザーは月額1万5,000円、50ユーザーは月額5万5,000円です。導入プランは約90万円です。

1,000点のラベル貼付代行は25万円からです。別の製造資産向け価格表は100ユーザー・20GBで初期10万円です。同価格表の月額は9万5,000円または12万5,000円で、RFIDや装置連携は追加費用です。

工具管理への適用時は対象物、タグ、端末、連携の差分を加えて見積もります（出典：物品・金型管理サービスの公開価格表、2026年3月）。

初期費用と運用費の内訳

見積もりは、初期費用と運用費に分けて、どの作業が含まれているかを確かめます。

• 初期費用：要件定義、設計、開発・設定、機器、移行、設置、教育、テスト
• 運用費：利用料、追加ユーザーや容量、通信、補充、保守、電池、バックアップ、支援、更新、棚卸し代行

初期登録や現地作業が別料金だと、稼働直前に費用が増えることがあります。また、個別開発では、初期費用の15〜25％程度を年間保守の目安とする場合があります。ただし、対応時間と範囲は契約ごとに異なるため、確認が必要です。

工具管理システムの開発会社・ベンダーの選び方

機能数や知名度だけで決めず、工具や治具、金型、計測器などの経験を確かめます。そのうえで、QRとRFIDの現場検証に対応できるかも見ます。ほかに、次の点も確かめます。

• ビーコン：現場検証に対応できるか
• 機器の調達と設置：タグや端末を調達し、設置まで担えるか
• 既存システムとの接続：既存の仕組みとつなげられるか

現場適合性の実機確認

実際の工具と環境を再現したデモで、現場適合性を確認します。

• 再現条件：金属、油、粉じん、温度、重なり、手袋、照明、通信断を試します。
• 測定項目：読取成功率、処理時間、再読取回数、移動距離を測ります。
• PoC条件：費用、期間、評価基準、失敗時の代替策を決めます。

判断は、パンフレットに載る最大読取数より、実機で得た結果をもとに行います。さらに、RFIDからQRへの切り替えや、データ出力も確かめます。また、タグを別の方式に交換できるかも確認しておくと、方式選びで失敗するリスクを抑えられます。

導入支援、データ整備、保守の範囲

導入支援と保守の範囲は、初期整備と稼働後の体制に分けて確認します。

• 初期データ：台帳の重複や表記ゆれを整理し、採番、貼付、場所登録の担当を決めます。
• 現場支援：棚卸しやラベル貼付を委託できるか確認します。
• 稼働後：受付、復旧、機器交換、バックアップ、追加費用、データ返却

初期データ整備や現場への定着には、ソフトウェア開発より時間がかかる場合があります。

どこまでを誰が受け持つかを、現場、管理、IT、開発会社で決めておかないと、障害や在庫差異への対応が遅れます。

同じ前提での相見積もり

相見積もりは同じ前提で依頼し、作業範囲と支援内容を比べます。

• 見積条件：対象数、管理単位、拠点・利用者、方式、機器、移行、教育、保守
• RFP：課題、範囲、写真・導線、材質、読取場所、通信、連携先、KPI、予算、時期、セキュリティを記載します。
• 提案評価：現場検証、移行、例外処理、連携障害対応、稼働後支援を点数化します。

見積には、初期登録や貼付、連携などが含まれるかどうかを確かめます。

安さだけで順位を付けず、含まれる作業と含まれない作業を並べて比べます。

▶ 詳細はこちら：工具管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方

▶ 詳細はこちら：工具管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

工具管理システムで起こりやすい失敗例と対策

失敗は、機能不足よりも、範囲、現場の負荷、データ品質、例外処理の見落としで起こります。そのため、事前に判断の基準を用意します。

全社一括導入と入力負荷

全工場の全工具を一度に登録すると、移行や貼付、教育、問い合わせが一時に集中します。そのため、対象の選び方と入力負荷を先に整理します。

• 対象を絞る：紛失額、探索時間、品質、安全への影響を基準にします。
• 持出時の入力：工具、利用者、作業、返却予定などに絞ります。
• 詳細情報：点検や修理は返却時や管理画面で入力します。

対象範囲は、効果を確かめてから広げます。

入力項目が多いと、現場が処理を省略する可能性があります。

タグの不良と例外処理

タグの剥がれや読取不能、洗浄、工具箱の移動、緊急時の未処理は必ず起こります。例外を後回しにすると、現場が紙や口頭に戻り、在庫が実態とずれます。

• 例外時の手順：代替タグ、仮持出、後追い登録、管理者承認、差異訂正の履歴を用意します。
• 読取漏れへの対応：無条件に再読取せず、理由を分類します。
• 記録と改善：材質、向き、距離、重なり、電波干渉、電池、通信状態をログに残し、PoC後の見直しに使います。

連携の範囲と効果測定

連携の設計と効果測定では、データの整合性と、導入前後の比較を押さえます。生産管理や購買と連携する場合、双方でマスターを更新すると不整合が起きます。

• マスター連携：正本、更新頻度、再送、削除・廃棄の扱いを決めます。
• 連携範囲：価値を生む範囲に絞り、CSVで足りる段階では複雑なAPIを作りません。
• 効果測定：探索・棚卸し時間、返却漏れ、紛失、購入、不良、段取り、期限切れを月次で確認します。

導入後の数字は、基準値と比べます。

目標に届かない原因は、運用、機器、データ、教育に分けて、改善につなげます。

セキュリティ、法令、監査の確認事項

工具管理システムでは、利用者ID、工場内の場所、製品、工程、工具履歴といった情報を扱います。工場ネットワークとつなぐ場合は、情報の漏えいや製造停止、安全事故も考慮します。さらに、サプライチェーンへの影響も見ておきます。

経済産業省は2025年4月、中小規模の製造事業者向けに工場セキュリティの重要性と始め方を示す解説書を公開しています（出典：経済産業省「工場セキュリティの重要性と始め方」、2025年）。

最小権限、ログ、バックアップの要件

セキュリティ要件は、利用者の特定、アクセス制御、記録保護、復旧の観点で整理します。

• 利用者と権限：個人IDと役割ごとの最小権限を設定し、共有アカウントは原則避けます。
• 保護と記録：通信・保存データ、操作ログ、持出返却ログ、保存期間を定めます。
• 運用継続：バックアップ、復旧、端末、脆弱性、API認証、ネットワーク分離を含めます。

IPAは2026年3月、中小企業向けガイドライン第4.0版を公開しました。5か条にバックアップを加えた6か条と、サプライチェーンを意識した内容です（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版、2026年）。

工具履歴も、業務を続けるうえで必要な情報として扱います。

復元の可否と、復旧後の未同期持出の補正方法を、訓練で確かめておきます。

法令の適用範囲と監査証跡

工具管理システムには、一律に当てはまる専用の規制はありません。そのため、記録の扱いと監査証跡を確認します。

• 適用範囲：品質、安全、資産、個人情報、電子帳簿保存法に関わる記録
• 監査証跡：工具番号、利用者、日時、場所、作業、状態変更、承認者、訂正理由をつなげます。
• 検証可能性：ログ削除権限を絞り、帳票に出力日時と対象範囲を残します。

記録は、保存期間や真正性を確かめます。

法務や品質保証の観点を要件定義に加え、導入後の扱いを整理します。

監査時に変更者と時刻を確認できる状態にすると、後から検証しやすくなります。監査で説明するには、記録の存在に加えて、変更の経緯を示せることが必要です。

工具管理システムに関するよくある質問

導入前の疑問は、自社の工具点数や現場、品質要件、予算、既存システムに照らして確かめます。

Excelから工具管理システムへ移行できますか？

移行できます。その前に、重複や表記ゆれ、廃棄済み、場所不明、工具番号の重複を整理します。

Excelをそのまま取り込まず、工具マスターと履歴に分けます。

移行後は、現物確認と差異修正も計画します。

QRとRFIDはどちらを選べばよいですか？

少量を1点ずつ読み、低コストで始めたい場合や、通信や電波の環境を大きく変えたくない場合は、QRが候補です。

一方で、工具箱の一括確認や持出ゲート、棚卸しの読取数削減にはRFIDが候補です。金属、油、粉じん、重なりがある現場では、実機PoCで決めます。

小規模な工場でも導入できますか？

導入できます。探索負担の大きい工具に絞り、QRとスマートフォンで検索、持出、返却、棚卸しを試せます。

初期費用を抑えたい場合は、標準機能から使い始めます。

1〜3か月のPoCを経て、RFIDや寿命管理、連携を追加します。

導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

導入の方式ごとに、見込む期間は次の幅です。

• QR・バーコード：標準的な設定は数営業日〜1か月程度です。
• クラウド導入：データ移行と教育を含む場合は1〜2か月程度です。
• RFID：現地検証やゲート設置は2〜6か月程度です。
• 生産管理・MESとの連携：個別連携は6〜12か月程度を見込みます。

期間は、工具点数や拠点数、繁忙期、現地作業の調整によって変わります。そのため、要件定義の後に工程を確定します。

まとめ

導入判断の要点

管理対象とKPIを決め、QR、RFID、ビーコンのうち現場条件に合うものを選びます。工具点数や拠点を絞ったMVPまたはPoCで、読み取り精度、作業時間、在庫差異、返却漏れを測ります。

導入前の準備の順序

導入を始める前は、棚卸し、比較、試行の順に準備します。

1. 現状を棚卸しする：工具の種類、点数、場所、紛失・探索の実績、台帳、連携先を整理し、RFPを作成します。
2. 条件を比較する：ソフトウェアに加え、タグ、端末、初期登録、教育、保守を実機デモや相見積もりで比べます。
3. 対象とKPIを決める：管理対象・粒度を分け、製品や工程との紐付けも踏まえて現場KPIを定めます。
4. 方式を検証する：QR、RFID、ビーコンから選び、現場条件でPoCを行います。
5. 段階展開する：1拠点のMVPまたはPoCで効果を確かめ、その結果をもとに広げます。

管理対象は所在に加えて、工具の持出と返却を含みます。さらに、使用回数、寿命、校正、点検、修理、廃棄も管理項目に含めます。

金属、油、粉じん、温度、手袋、通信断を含む条件で、読取精度と作業負荷を測ります。

費用は標準QR導入の数十万円から、RFIDの現場導入の数百万円、連携や多拠点開発の数百万円〜数千万円まで幅があります。そのため、見積もりは項目ごとに分けて見ます。

特に、現地作業、移行、連携は、それぞれどこまで含まれるかを確かめます。そのほか、タグ、端末、ゲートも、見積もりに含まれるかを確かめます。

登録と教育も、見積もりに含まれるかを見ます。テストや保守の範囲も確かめます。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。