利用者管理システムでは、利用者台帳だけでなく、介護記録・ケアプラン・請求・家族や関係機関との情報共有を一つのデータ基盤として設計できるパートナーが適しています。
比べる観点は、対応業務、情報連携、導入方法、料金の考え方、データ移行のしやすさです。株式会社riplaを最初に、実在する5社とあわせて6社を紹介します。
▼全体ガイドの記事
・利用者管理システム開発の完全ガイド
- 主要な管理対象と運用範囲
- 既存業務との連携と、導入後の定着条件
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利用者管理システムのパートナー選びが重要な理由
利用者管理システムは、利用開始から契約、日々の支援、請求、退所後の記録保存までをつなぐ共通マスタです。氏名や住所を登録するだけの名簿とは、役割が異なります。
成否を分けるのは、パートナーが画面の見た目だけでなく、現場の業務フロー、既存ソフトとの連携、権限管理、導入後の運用まで一緒に設計できるかです。
適切なパートナー選定が成否を分ける理由
現場では、利用者の基本情報を台帳に入力したあと、同じ内容をケア記録、計画書、請求ソフトへも転記することがあります。こうした転記が残ると、住所変更や保険情報の更新が一部の画面に反映されず、請求ミスや申し送り漏れにつながります。
利用者ID、重複判定、更新履歴、外部出力の設計まで一緒に確かめられるパートナーなら、導入の目的を「入力画面の置き換え」から「情報の再利用と正確な引き継ぎ」へ広げられます。
発注前に確認すべきポイント
まず、対象サービスを明確にしておく必要があります。入所、通所、訪問では、必要な項目や記録の単位が異なります。居宅介護支援、障害福祉、医療でも事情は同じです。
次に、利用者情報を誰が登録し、誰が承認し、どの職種が閲覧・出力できるのかを、現場の担当者と発注側で整理します。
さらに、既存の介護記録・請求ソフトや会計と連携できるかを確かめます。電子カルテやケアプランデータ連携標準仕様に対応できるかも、製品名ではなく、データ項目と連携方式で見ることが大切です。
株式会社ripla｜コンサルから開発まで一気通貫で支援
riplaは、コンサルティングから開発まで一気通貫で支援する会社です。IT事業会社として社内DXを進めてきた経験を活かし、ビジネスの成果とシステムの定着支援に強みを持っています。
営業・顧客・生産・販売管理など、幅広い基幹システムの構築や導入の実績があります。そのうえで、企業ごとの業務要件に合わせて柔軟に対応できる体制を整えています。
特徴と強み
利用者管理システムでは、現場ヒアリング、業務整理、データ設計と、画面開発、テスト、定着支援を切り離さず、一つの流れとして進めることが欠かせません。
riplaは、事業会社でDXを進めた経験をもとに、導入後に業務成果が出る状態まで見据えて相談できます。システムを作ること自体を目的にせず、成果まで一緒に考えたい法人にとって相談しやすい相手です。
riplaは、既製品で足りる部分と個別開発すべき部分を切り分け、段階的な導入計画やRFP作成を進めたい法人と相性が良い選択肢です。
得意領域・実績
複数部門をまたぐ基幹システムの構築や導入で培った経験を活かし、利用者情報を中心に業務をつなぐ設計を相談できます。
医療・介護・福祉向けの専用パッケージを導入する場合も、第三者の視点で進められます。たとえば、既存システムとの連携や不足機能の整理、現場が使い続けるための運用設計です。
業界固有の帳票や制度要件については、初期相談の段階で対象サービスと現行業務を共有し、対応範囲を個別に確かめることが必要です。
株式会社エス・エム・エス（カイポケ）｜小規模事業所でも始めやすい定額型
株式会社エス・エム・エスは、介護・看護・障害福祉向けのクラウド型業務支援サービス「カイポケ」を提供しています。
通所介護向けの公式料金ページでは、利用者台帳や計画書、タブレット記録を含む構成が案内されています。さらに、モニタリングやインターネット請求、利用者請求も含まれます。
完成済みのサービスを使い、利用者管理と記録・請求を早くつなげたい事業所に合う選択肢です。
特徴と強み
公開料金の分かりやすさが特徴です。カイポケ公式の通所介護向けページでは、月額25,000円（税別）、初期費用・サポート費用0円、職員・利用者・端末数の増加による追加料金なしと案内されています（出典: カイポケ公式「通所介護の利用料金」、2026年8月確認）。
さらに、同ページではデータ移行サービスも0円の項目として示されています。ただし、対象サービス、同一住所で複数サービスを利用する場合の料金、端末要件は契約前に確認することが大切です。
得意領域・実績
通所介護のほか、居宅介護支援や訪問系、サ高住・有料老人ホームなど、複数のサービスを組み合わせる場合の料金例も公開しています。
記録データを請求へ連動させ、職員がパソコンやタブレットから入力する運用を整えやすい点はメリットです。また、小規模事業所がまず1拠点で導入し、入力時間や請求エラーを測りながら広げる進め方にも適しています。
独自の利用者項目や法人固有の帳票を多く必要とする場合は、標準機能での代替方法と追加対応の可否を確かめてください。
株式会社ワイズマン｜施設運営と請求をまとめて管理
株式会社ワイズマンは、医療・介護・福祉分野に特化した業務システムを展開する企業です。
ケアハウス管理システムSPでは、利用者情報や入退管理、利用料請求などを扱い、特定施設の業務をまとめて管理できます。帳票や集計にも対応しています。
施設系のサービスで、利用者管理から入退所、請求、本部管理まで一体で検討したい法人の候補です。
特徴と強み
公式製品ページでは、特定入居と一般入居を同じ画面で管理できることが紹介されています。さらに、期間内の平均利用者数や月末・月初の在所者数、介護度別の実人数・延べ人数を集計できる点も示されています。
市町村提出や監査に使う集計を作りやすい構成です。そのため、施設事務の負担を減らしたい場合に検討しやすい製品です。法人内の複数サービスを見渡すなら、本部管理支援や利用料合算のオプションも含めて比べてください。
得意領域・実績
ケアハウスや特定施設のように、入居者の状態や居室、入退所、請求を継続的に管理する業務で強みを持つベンダーです。
公式ページでは、既存システムから基本情報をデータ移行でき、CSVファイルを準備して入れ替えを進められると案内されています。
移行では、氏名だけでなく生年月日や保険情報まで確かめる必要があります。契約状態や家族連絡先、履歴の扱いも、移行前に決めておきたい項目です。そのうえで、テスト移行と照合を行うことが必要です。
株式会社内田洋行｜ケア記録から施設業務まで広く対応
株式会社内田洋行は、介護・福祉施設向けのJシリーズを提供しています。
入所サービス向けのJCore施設支援システムは、利用者管理やケアプラン、ケア記録を対象にしています。総合記録やサービス管理、請求管理も含まれます。
利用者情報を登録するだけでなく、日々の状態変化を記録し、施設内の多職種で共有する運用まで考えたい法人に合う選択肢です。
特徴と強み
内田洋行の公式情報では、食事や入浴、バイタルなどのケア内容を、利用者別または複数利用者の一括で入力できると案内されています。加えて、タブレットや音声入力に対応し、写真・動画を保存したり、センサーやナースコールと連携したりできる点も示されています。
総合記録シートでは、1日24時間の記録を1週間単位で確認できます。そのため、単発のメモでは見えにくい状態変化を把握しやすくなります。業務データをケアの質や生産性向上にも使いたい場合は、比較する価値があります。
得意領域・実績
特別養護老人ホーム、介護老人保健施設、短期入所など、入所系サービスの運用に合わせて選びやすい製品です。
公式サイトには、社会福祉法人の導入事例が掲載されています。記録と請求を連動させて業務を効率化した事例もあります。
記録入力のしやすさに加えて、周辺業務も含めて要件を出すことが大切です。居室や入退所、外泊、入院まで含めて整理し、預り金や栄養ケアも対象になるかを、追加費用とあわせて確かめてください。
株式会社日立システムズ｜多拠点で利用者台帳を共有
株式会社日立システムズは、介護・福祉向けの「福祉の森」を提供し、その製品群の一つとして利用者台帳システムを案内しています。
氏名や住所などの基本情報に加えて、保険情報や身体情報、生活情報を管理できます。ADLや認定調査項目もまとめて管理でき、異なる事業所の間で利用者情報を共有できる構成です。
多拠点・多サービスの法人で、利用者情報の重複登録を減らしたい場合に検討しやすいベンダーです。
特徴と強み
公式ページで示されている強みは、利用者の基本情報だけでなく、支援計画や状態把握に関係するADLや認定調査の情報まで、台帳で管理できる点です。
事業所ごとに別々の台帳を持つ運用から、法人内で共通の利用者情報を参照する運用へ移行できます。
職種や拠点によって閲覧できる情報を分ける必要があるため、個人情報の項目単位の権限、更新者の記録、CSV出力の制限を提案時に確かめてください。
得意領域・実績
利用者台帳を中心に、介護保険情報や身体・生活情報を各業務で再利用する仕組みを作りたい法人に合います。
福祉の森を導入するほかにも、法人の既存システムやネットワーク、運用規程に合わせた検討が必要になります。そのため、製品単体の機能比較ではなく、全体構成で見積もることが重要です。
特に、過去データの保存期間や退所者データの閲覧を確かめてください。他社製の請求・記録ソフトとの連携方式や、障害時の復旧手順も確認しておくと、導入後の差が見えやすくなります。
株式会社ビーシステム｜既存ソフトからの移行と標準連携の重視
株式会社ビーシステムは、介護保険業務管理ソフト「ファーストケア」シリーズを提供しています。
公式情報では、ケアプランの作成や記録管理、利用者情報の一元管理を支援すると案内されています。現在使っているソフトから利用者情報を移行できる点も示されています。
既存ソフトを使いながら、移行の負担を抑えて記録・請求・情報共有を整理したい事業所に適した候補です。
特徴と強み
ファーストケアの特徴は、一つのシリーズで請求や記録を扱い、計画書や情報共有までつなげられる点です。
利用者情報を移行するときは、旧システムから出力できる項目と変換が必要な項目、移行対象外となる履歴を、事前に分けておくことが大切です。
さらに、名前の表記揺れや同一人物の重複を整理してから移行すれば、導入後の検索ミスや請求先の取り違えを抑えられます。
得意領域・実績
2025年に公開された国民健康保険中央会のケアプランデータ連携システムのベンダー試験結果では、株式会社ビーシステムのファーストケアが掲載されています。
標準仕様との接続を重視する法人は、対応バージョン、送受信できる帳票やデータ、利用開始に必要な契約・設定を確認しておく必要があります（出典: 国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」ベンダー試験結果、2025年）。
ただし、ベンダー試験に掲載されていても、自社の全業務が自動で連携されるとは限りません。実際の運用範囲は、デモと仕様書で確かめてください。
利用者管理システムのパートナー選びのポイント
6社には、完成済みの業務パッケージを導入するベンダーと、要件整理から個別開発まで支援する会社が含まれます。そのため、両者を同じ基準で比べず、目的別に評価してください。
費用だけで決めると、データ移行や研修、連携費用などが後から増えることがあります。提案の違いを具体的に確かめるため、RFPや比較表には、実績、技術力、プロジェクト管理体制の3点を入れます。
実績と経験の確認方法
「介護向けの導入実績がある」と聞くだけでなく、自社と同じサービス種別、規模（利用者数と拠点数）、職種構成の事例を確かめます。
可能であれば、導入前の課題と、導入後に入力時間や転記件数がどれだけ変わったかを聞きます。請求エラーや記録漏れの変化も確かめると、効果を具体的に比べられます。
施設系と訪問系では、画面や記録の単位が異なります。そのため、同じ製品でも、自社と近い事例を優先することが重要です。
技術力と専門性の評価
利用者台帳の項目一覧、APIやCSVの仕様を確かめ、重複判定と訂正履歴の扱いも見ておきます。さらに、権限や監査ログ、バックアップ、データ返却条件も確認します。
2026年4月以降、標準化対応が完了した市町村から、介護情報基盤によるデータ移行と情報共有が順次始まります。2028年4月までに全市町村で活用開始を目指すスケジュールです（出典: 厚生労働省「介護情報基盤について」、2026年）。
全てを今すぐ作り替える段階でなくても、将来の標準連携を妨げないデータ設計と、対応予定の確認は必要です。
プロジェクト管理体制の確認
責任者や現場ヒアリングの方法、意思決定の期限を契約前に確かめます。さらに、テスト環境や教育担当、障害時の連絡窓口も確認しておく必要があります。
大規模なスクラッチ開発では、要件定義を含めて500万〜2,000万円程度、期間6〜15か月程度が一つの推定目安になります。ただし、これは利用者管理専用の公的統計ではなく、複数サービス連携や監査ログ、移行を含む類似業務システムからの推定です。
パッケージやクラウドは、初期費用0〜30万円、月額5,000〜5万円程度の公開例や相場があります（出典: ITreview「介護ソフトの価格・料金相場」、2026年）。これらは目安なので、3年・5年の総額で比べることが大切です。
よくある質問（FAQ）
利用者管理システムの比較では、料金から既存データの移行、セキュリティ、導入後の支援まで、同時に確かめる必要があります。発注前によく寄せられる疑問に、順に答えます。
利用者管理システムの開発費用はいくらですか？
既製クラウドは初期費用0〜30万円程度、月額5,000〜5万円程度の例があり、スクラッチ開発は要件と連携数によって数百万円から数千万円まで変動します。
初期費用だけでなく、5年総額で比べてください。データ移行や研修、端末の費用も対象に入れます。APIや帳票の追加、保守、法改正対応まで含めて見積もることが必要です。
公開価格がある製品でも、サービス種別や拠点数によって金額は変わります。そのため、最終的には見積もりを取る必要があります。
Excelや紙の台帳から利用者情報を移行できますか？
移行できるケースは多いです。ただし、項目名や文字コード、日付形式を整理する必要があります。重複データや履歴の保存方法も、あらかじめ決めておきます。
まず旧台帳をコピーし、必須項目を決めます。必須になるのは、氏名や生年月日、住所です。保険情報や家族連絡先、契約状態も含めます。
その後、テスト環境へ取り込み、件数や代表的な利用者、請求金額を照合します。そのうえで権限別の表示も確かめ、本番移行を行うと安全です。
利用者情報をクラウドで管理しても安全ですか？
安全性を左右するのは、クラウドかオンプレミスかの違いだけではありません。職種や拠点ごとの最小権限と二要素認証、通信・保存時の暗号化を確かめてください。
さらに、操作ログやバックアップ、脆弱性対応を確かめます。退職者アカウントの停止や、事故時の連絡体制も見ておく必要があります。
特に、医療情報を扱う場合は、厚生労働省が2026年6月に改訂した「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第7.0版」や、委託先とどこまでを誰が受け持つかを踏まえて評価することが大切です。
まとめ
6社から目的に合う候補の絞り込み
比較では、会社の知名度や機能数よりも、対象サービスや拠点数を基準に候補を絞ります。さらに、既存データや現場の入力環境、必要な連携も判断材料にします。
まず、標準機能で早く導入するか、個別開発で独自の業務まで再現するかを決めておくと、見積もりの前提をそろえられます。
小さな導入による成果の測定
最初から全拠点を切り替えるより、1事業所や1サービスで検証し、現場の負担とデータ品質を確かめるほうが安全です。検証結果をもとに、権限や帳票を見直します。連携や教育内容も直してから本格展開すると、導入後の定着と投資効果を説明しやすくなります。
利用者管理システムは、利用者台帳を中心に業務全体をつなぐ基盤です。ケア記録から計画、請求、家族や関係機関との共有までを支えます。
優先する内容ごとに、次のとおり候補が分かれます。
- 定額で早く始めたい場合：カイポケ
- 施設運営をまとめたい場合：ワイズマンや内田洋行
- 多拠点の台帳共有を重視する場合：日立システムズ
- 既存ソフトからの移行と標準連携を重視する場合：ビーシステム
- 業務全体を個別開発や複数製品で整理したい場合：riplaのように、コンサルティングから開発・定着まで相談できる会社も比べてください。
6社へ相見積もりを依頼するときは、同じ資料を渡すことが大切です。資料には、対象サービス、拠点数、利用者数、現行データを入れます。さらに、必要な帳票や連携先、権限、監査ログ、導入希望時期も書き添えます。
費用は、初期費用と月額費用を分けて確かめ、移行費や研修費、保守費も別に見ます。そうすると、納得できる選定につながります。
導入前後の入力時間や転記件数を測り、あわせて請求エラーや記録漏れ、職員の利用率も比べます。2026年以降の介護情報基盤や標準連携を見据えて、今必要な機能と将来の拡張余地を切り分けると、過剰な投資と後戻りの両方を防げます。
▼全体ガイドの記事
・利用者管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。