Web会議システムの発注は、業務要件を整理し、方式を選び、提案と見積もりを比べる順に進めると、会議の前後の業務改善につながります。
発注形態、RFPと契約、費用相場、委託先の選び方が、各段階での判断の中心です。
▼全体ガイドの記事
・Web会議システム開発の完全ガイド
Webサービス開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「Webサービス開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
Web会議システムを発注するときの全体像
Web会議は、映像・音声を届ける仕組みに加えて、認証、録画、予約、権限・監査ログなどを含む業務システムです。文字起こしやAI要約、カレンダー・CRM連携も、その一部になります。
発注前に、会議の前後にどんな業務があるかを先に整理しておきます。
会議前・会議中・会議後の一連の業務フロー
会議の前後に必要な作業を一覧にすると、システム化する範囲を見極めやすくなります。
- 会議前：予定調整、資料配布、本人確認、会議URL発行
- 会議中：映像・音声、資料共有、チャット、録画、字幕、発言権限
- 会議後：録画・文字起こしの保存、議事録検索、タスク登録、顧客情報との紐付け
予約とURLの二重入力や、録画を探せない問題は、周辺業務の設計不足から起こります。
自社開発の対象範囲
独自開発を検討する際に、WebRTCやSFUなどの通信技術だけを見ていると、費用と運用負担を見誤ります。
- 利用環境：ブラウザ、スマートフォン、低速回線、エコーへの対応
- データ管理：録画のトランスコード、オブジェクトストレージ、データ出力
- 運用機能：認証・権限、障害復旧、管理画面
差別化の中心が予約、顧客管理、議事録検索にあるなら、通信部分はSaaSやSDKを使い、開発費は固有業務に集中させる方法もあります。
発注形態の選択肢
一般的な会議であればSaaSを、固有業務との連携が中心ならAPIやSDKを検討します。独自の通信制御や特殊な保管が競争力に直結する場合は、フルスクラッチが候補になります。
SaaS導入支援の発注方式
既製のサービスを使ったうえで、初期設定、移行、連携、教育を委託する方式です。
- 対象サービス：Google Meet、Microsoft Teams、Zoom、Webex
- 委託作業：アカウント移行、SSO、カレンダー連携、利用ルール作成、管理者教育
通信基盤を自社で開発・更新せずに済むため、導入期間も短くしやすい方式です。
Microsoft 365とGoogle Workspaceは、既存機能、アドオン、移行支援、運用費の差額を比べて選びます。
Google Workspaceでは、Meetの参加人数、録画、AI機能がエディションによって異なります。Businessプランは300人までと案内されており、人数が増える場合はEnterpriseも確認します（出典：Google Workspace公式料金・FAQページ、2026年8月確認）。
API連携・RTC SDK組み込みの発注方式
予約画面や顧客ポータルへ会議機能を埋め込む場合、既存のAPIやRTC SDKが選択肢になります。
- 会議URL：案件や研修履歴へ自動登録
- 録画URL：顧客ページに表示
既存の映像基盤を使うぶん、通信サーバーを一から作るより、開発と運用の負担を抑えやすいです。
V-CUBEが紹介するAgora SDKは、WebRTC対応のAPI・SDKで、WebサービスやiOS・Androidアプリに映像・音声を組み込めます。開発中は無料で、利用時間に応じた料金体系です（出典：株式会社ブイキューブ「Agora」、2026年8月確認）。
発注時は参加分数と録画の条件を確認します。あわせて、帯域、サポート、障害時の責任範囲も確かめます。
フルスクラッチ開発の発注方式
独自の要件と、通信基盤を自社で持つ場合に担う運用責任を整理します。
- 選定条件：独自の同時接続制御や特殊認証
- 環境・保管要件：閉域環境、国内リージョン、独自録画保管、業界固有の監査
- 運用責任：ブラウザ・OS変更、脆弱性、負荷、障害監視、24時間運用
- 発注範囲：競争優位になる機能と既製技術で対応できる機能を分ける
RFPと要件整理の準備範囲
RFPは、開発会社に条件を伝え、提案と見積もりを依頼する書類です。完成した仕様である必要はありません。
RFPには、対象業務、利用者、端末の条件を書きます。さらに、同時接続数や録画・文字起こしの扱い、既存システム、セキュリティも加えます。
納期や予算の考え方も含めて、各社に同じ情報を渡しておくと、機能の抜けや見積条件の違いに気づけます。
利用シーンと成果指標の整理
利用シーンごとに、必要な機能と改善したい作業時間を整理します。
- 採用面接：社外ゲスト参加、録画制限、面接官メモ、候補者情報との紐付け
- 研修：出欠、録画視聴履歴、字幕、テスト、受講後アンケート
社内定例や顧客商談、ウェビナーでも、必要な機能は異なります。
利用シーンごとに、現在どれだけの時間がかかっているか、何を減らしたいかを整理しておくと、導入効果を評価できます。たとえば、会議URLの発行や議事録作成、録画検索の時間、確認の手戻りを測ります。
NECは、会議前の資料確認、会議中の個人メモ、会議後の資料・メモ閲覧を扱っています。また、タスク登録率を含めて前後の工程を評価しています（出典：日本電気株式会社「Web会議活性化ソリューション」、2026年8月確認）。
MUST・WANT・将来対応の区分
導入初日から必要な条件と、後から追加できる機能を分けておきます。
- MUST：ブラウザ参加、SSO、多要素認証、待機室、録画権限、保持期間、監査ログ、カレンダー連携
- WANT：AI要約、翻訳、ホワイトボード、投票、ブレイクアウトルーム、会議室端末
- 将来対応：海外拠点、多言語、顧客ポータル、接続数増加、データ分析
この区分にしておくと、初期の開発を抑えながら、将来の拡張にも備えられます。
非機能要件には、同時接続数や映像品質、許容遅延を書きます。さらに、稼働時間と障害時の復旧目標も記載します。
加えて、バックアップやデータ保存地域、ログ保存期間も定めます。対応するブラウザ、スマートフォン、低速回線も、要件に含めます。
録画・音声・文字起こしについては、利用目的と閲覧権限を決めます。削除方法や委託先・再委託先も、あわせて決めておきます。
Web会議システム開発を外注する進め方
外注は、相談から運用まで段階を踏んで進みます。発注側も、意思決定者と現場の代表を置いておきます。
- 相談と要件整理
- 提案・見積もりの比較
- 契約、設計、開発、テスト
- 移行と運用
要件定義を省くと、録画の保存先や外部ゲストの扱いが、開発の途中で問題になります。
提案とPoCによる実現性の確認
提案は、方式と構成図、接続方法を中心に比べます。加えて、開発と除外の範囲、日程、体制、運用も見ていきます。
通信品質や録画が重要なら、実際の端末と回線を使ったPoCを行います。
- 接続環境：外部ゲスト、低速回線、スマートフォン、Bluetoothヘッドセット
- 機能・障害：画面共有、録画、復旧、同時接続
PoCの成功条件は、検証を始める前に決めておきます。
設計・開発・テストの段階的な進め方
設計から検証までを順に進めて、会議の運用に必要な動作を確かめます。
- 設計では、画面、認証、権限、会議状態、録画、文字起こし、管理者設定、監査ログ、外部APIの項目を決めます。
- 最小機能を開発して予約と会議、会議と録画、録画と検索の連携を確かめ、開催と記録が安定してからAI要約や翻訳を追加できます。
- テストでは、複数拠点の同時接続、切断・再接続、マイク拒否、録画中の退出を試します。加えて、主催者交代、強制退出、期限後の削除も確かめます。
- 本番前に初期設定を見直し、待機室などのセキュリティ機能を有効にします。
セキュリティ機能の設定については、IPAも案内しています（出典：IPA「テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項」、2026年6月更新）。
契約前に決める移行と運用設計
移行対象は、ユーザーやグループ、会議予約です。録画、参加者履歴、監査ログも含め、何年分を移すかを決めます。
録画を単純には移せないサービスもあるため、APIと出力形式を確認します。さらに、保存容量と移行作業の責任も確かめます。
現場への告知、管理者教育、利用ルールは、納品物に含めます。加えて、窓口と障害連絡の経路も納品物に入れておきます。
請負と準委任の契約形態
成果物と仕様が固まっているか、要件を一緒に探るかで、契約形態を選びます。これは発注実務上の整理で、法的な判断は契約内容で変わるため、法務担当や専門家に確認します。
請負契約の完成条件と検収
請負では、画面の見た目だけでなく、会議の挙動まで受入条件に落とし込みます。
- 会議機能：開始・終了、外部ゲスト、異常時の挙動
- 録画：主催者が開始し、指定先に保存して権限者のみ再生
- データ：保持期限後の削除
検収の方法と期間、修正対応、仕様変更時の見積もりも、契約に明記します。
要件探索や専門作業に向く準委任契約
要件の確度に合わせて、作業条件、提出物、開発契約の組み方を決めます。
- 委託に向く作業：現場調査や技術検証を通じた要件整理
- 契約条件：作業時間、体制、報告方法、意思決定期限、会議体、未消化作業の扱い
- 提出物：設計書、検証結果、議事録、課題一覧などを工程ごとに合意
- 開発の進め方：要件定義を準委任、仕様確定後のMVP開発を請負にする二段階契約
契約を一つにまとめる場合でも、要件定義、MVP、追加機能、保守は見積書で分けておきます。見積書が分かれていれば、予算が合わない場合は、AI要約や会議室端末を見送っても、通信・認証・記録の中核は守れます。
ライセンス・開発・保守の責任分界
関係する会社は、開発会社だけとは限りません。SaaSやクラウド、通信会社、会議室機器会社が関わる場合もあります。そのため、障害の切り分け、API変更、録画復旧の責任を、契約書と運用設計書に記載します。
サービス終了や委託先の変更に備え、設定とソースコードの扱い、出力、移行支援の条件を確認します。
Web会議システムの費用相場と内訳
費用は、人数や接続数、月間会議時間によって変わります。加えて、録画容量や文字起こし量、保管地域も影響します。さらに、既存連携、会議室機器、サポート時間も費用に関わります。
SaaSの料金と初期開発費は別に考えます。後者は、公的な統計ではなく、類似案件をもとにした編集部の推定です。
人数に応じて増える既製SaaSの月額費用
Google Workspaceのエディション別の料金を比べると、利用人数ごとの基本費用を見積もれます。
- Business Starter：1ユーザーあたり月額950円
- Business Standard：1ユーザーあたり月額1,900円
- Business Plus：1ユーザーあたり月額3,000円
年契約では異なる金額が案内されており、契約条件やキャンペーンによっても変わります。10人の場合は、月額8,000〜30,000円程度です。
50人の場合、基本利用料の目安は月額40,000〜150,000円程度です（出典：Google Workspace公式料金ページ、リサーチノートによる2026年8月6日確認）。
録画やAIメモ、電話接続は別料金の場合があります。会議室端末、追加容量、管理機能も、別料金になることがあります。
Microsoft 365は、Teamsの有無やCopilot・セキュリティの追加によってプランが分かれます。そのため、既存ライセンスとの差額を確認します（出典：Microsoft 365 Business公式プラン・価格ページ、2026年8月確認）。
連携開発からフルスクラッチまでの初期費用
初期費用は、既製サービスの設定から通信基盤の独自構築まで、開発範囲によって幅があります。
- SaaS設定：選定、初期設定、SSO・カレンダー連携、管理者教育で30万〜150万円程度
- 既存SaaSのAPI連携：予約、顧客・案件連携、Webhook、会議履歴、録画URL連携で100万〜500万円程度
- RTC SDKのMVP：ログイン、1対1から小規模会議、画面共有、最低限の管理画面で300万〜800万円程度
- 中規模の独自システム：マルチテナント、録画、字幕、権限、監査ログ、連携、負荷試験で1,000万〜3,000万円程度
- フルスクラッチ：独自SFU、冗長化、国内保管、24時間運用、広域接続で3,000万〜1億円超の可能性
上記の金額は、API制限や移行量によって変動する目安です（出典：Web会議システムの類似案件をもとにした編集部推定、2026年8月）。
ランニングコストのTCOでの比較
月額ライセンス以外の費用も合算して、総所有コスト（TCO）で比べます。
- システム費：クラウド、録画容量、文字起こし・翻訳の従量課金
- 運用費：監視、保守、問い合わせ対応、データ移行、教育
- 設備費：端末、ネットワーク
長期録画では、参加者数よりも月間の録画時間と保存年数が費用を左右します。10人から50人になると、管理対象や権限、サポート件数も増えます。見積もりでは、初期費用と固定・従量費を分けたうえで、更新、追加開発、障害対応も別々に算出します。
3年から5年の総額を試算します。AI機能を全員に付けるか、必要な部門だけに付けるかによっても、総額は変わります。AI導入そのものより、検索、タスク化、ナレッジ再利用で削減できる時間を評価します。
委託先の選び方と見積比較のポイント
委託先は、単価だけでなく、Web会議の実績や通信の知識、業務設計で選びます。加えて、セキュリティ、保守、移行、契約終了後の支援も確認します。
販売会社やSDK組み込みの会社と、業務開発やSIerとでは、得意領域が異なります。
同じ規模と利用条件の実績
自社に近い条件での実績と、利用する通信基盤を確認します。
- 規模・環境：最大同時接続数、月間会議時間、録画容量、端末、海外拠点、ゲスト参加
- 連携・運用：SSO、カレンダー、CRM・LMS、障害復旧、導入後保守
- 基盤・委託：自社通信基盤、SaaS・SDK、第三者サービス依存
守秘義務で事例を公開できなくても、匿名化した規模と役割分担は聞けます。
外部録画やAI要約では、保管場所と学習利用、削除の扱いを確かめます。加えて、再委託先と代替策も聞いておきます。
IPAは、会議データの所在、暗号化、参加者の確認・認証を考慮するよう案内しています（出典：IPA「Web会議サービスを使用する際のセキュリティ上の注意事項」、2020年公開・2026年8月確認）。
見積項目の同じ単位での比較
見積もりは作業ごとに分け、各社の条件をそろえて比べます。
- 開発項目：要件定義、UI・UX、通信・認証、会議画面、録画、文字起こし、管理画面、API
- 導入・運用項目：インフラ、テスト、移行、教育、保守
- 比較条件：数量、工数、単価、期間、前提、除外条件
「開発一式」とだけ書かれていると範囲が分かりにくく、各社の項目名をそろえると差が見えてきます。
安い見積もりでは、録画容量や負荷試験、診断、教育、移行、改修が除外されている場合があります。高額な見積もりは、24時間監視や冗長化、SLA、国内保管、専任支援を含むことがあり、安い見積もりとは条件が異なります。
初期費用、月額、従量、追加費用に加え、契約終了時の移行費も合わせて比較します。
ベンダーロックインと撤退条件
将来の変更はRFPと契約に含めておき、データと設定の移行条件を確認します。
- 出力・移行：録画、音声、参加者、文字起こし、監査ログの標準形式出力
- サービス変更：API制限、会議URL・ユーザーIDの移行、価格改定、サービス終了時の代替
- データ削除：復元不可能な削除、バックアップ残存期間、削除証明、再委託先への指示
独自開発であっても、通信SDKやクラウドに依存するため、規約と価格を確認しておきます。発注者が管理者アカウントを持ち、設定情報と運用手順を受け取る契約にしておくと、担当者や委託先が変わっても事業を止めにくい状態を保てます。
発注時に確認したいセキュリティと運用
録画や文字起こしには、氏名や顔、声のほか、顧客、採用、医療・教育の情報が含まれることがあります。AI導入の前に、誰が使い、どこに保存し、何日後に削除し、何に使うかを決めておきます。
機能の数よりも、管理者が設定と利用履歴を制御できることを優先します。
認証・権限・録画保管の要件
認証や入室、録画、保存の制御を、要件として具体化します。
- 会議への参加：コード推測防止、待機室、入室許可、参加者認証、SSO、多要素認証
- 会議中の権限：主催者権限、画面共有制御、録画通知、管理者操作ログ
- 録画管理：閲覧・ダウンロード・共有権限、部門・案件別設定、終了後の自動失効
保存地域と暗号化（通信中と保存時）を確認します。さらに、バックアップ期間、復旧、脆弱性対応も確かめます。
サブプロセッサーの開示や録画の完全削除は、規約で確かめます。そのうえで、社内の個人情報管理・情報分類と契約条件を合わせます。
障害対応と利用定着の発注範囲
会議を止めないため、障害時の窓口と復旧手順を契約に含めます。
- 対応条件：窓口時間、一次回答目標、重大障害の連絡、復旧目標
- 継続手段：代替会議への切り替え、原因報告の範囲
- 担当窓口：SaaS、開発会社、社内IT部門のどこが一次窓口かを利用者向けに一つに決める
導入後は、利用率に加えて、発行時間、録画検索、議事録作成、接続失敗を確認します。また、問い合わせ件数や会議後タスクの登録率も、運用状況を見る指標になります。
管理者教育と利用者マニュアルを納品物に含め、1か月後や3か月後には設定を見直します。
よくある質問
発注方式や費用に加えて、既存サービスとの関係と、契約後のデータ管理も確認します。
Web会議システムはSaaSと自社開発のどちらがよいですか？
一般的な会議や録画、画面共有、字幕が中心なら、SaaSは短期間で始めやすく、運用の負担も抑えやすいです。
顧客や案件、研修履歴との連携、独自の権限や保管が必要なら、APIやSDKを検討します。通信基盤の独自開発は、差別化に必要な範囲に絞ります。
Web会議システムの開発費用はいくらですか？
SaaS設定から通信基盤の独自構築まで、開発範囲によって初期費用は大きく異なります。
- SaaS設定・SSO：30万〜150万円程度、既存SaaSのAPI連携は100万〜500万円程度
- RTC SDKのMVP：300万〜800万円程度、中規模独自システムは1,000万〜3,000万円程度
- 通信基盤を含むフルスクラッチ：3,000万〜1億円超となる可能性
いずれも、2026年時点の類似案件から見た推定です。正式な金額は、同時接続数、録画容量、保管、連携、保守を含むRFPで確認します。
開発会社へ相談する前にRFPは必要ですか？
完成仕様書までは不要ですが、利用者、用途、MUST・WANT、接続数を整理しておきます。録画・文字起こしや既存システム、セキュリティ、希望時期、予算も、あわせてまとめます。
情報が足りない場合は、要件定義やPoCを準委任で先に依頼し、その後に見積もりを取れます。
請負契約と準委任契約はどう使い分けますか？
作業内容と仕様の確度に応じて、契約形態を次のように使い分けます。
- 請負：成果物と完成条件が固まった機能開発
- 準委任：要件整理やPoCなど、検討しながら進める作業
- 二段階契約：要件定義を準委任、仕様確定後のMVP開発を請負
成果物、検収、変更管理、責任分界は契約書に明記します。
まとめ
最初からフルスクラッチにはせず、SaaS、API、SDK、独自開発の範囲を分けて考えます。
会議前・会議中・会議後の業務と、利用シーン、成果指標を整理します。
発注前に確認する項目
RFPと見積もりに含める条件をそろえると、導入後の負担まで比べられます。
- 要件：ユーザー、接続数、ブラウザ・スマートフォン、ゲスト、録画、字幕・文字起こし
- 管理：SSO、連携先、保管地域、保持期間、削除、監査ログ、SLA
- 費用：要件定義、開発、基盤、テスト、移行、教育、保守、月額・従量費
見積もりは、3年から5年の総所有コスト（TCO）で比べます。
小さな検証から始める発注
候補となる会社への相談から検証、契約までを、小さく始めます。
- 接続数、月間会議時間、録画容量、既存ID基盤、保存地域、連携先、希望時期を伝え、同じ条件で提案を受けます。
- PoCで通信品質と記録・検索の流れを検証します。
- 成果物、検収、責任分界、データ返却・削除、保守を契約で確認します。
会議後の情報を業務で再利用できる状態を目標にすると、発注時の判断がぶれにくくなります。
▼全体ガイドの記事
・Web会議システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・Webサービス開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。