Web会議システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

Web会議システム開発は、要件整理、方式選定、設計・開発の順に進めます。そのうえで、テスト、稼働、定着まで進めると、会議前後の業務改善につながります。

各フェーズで決めることや費用の見方、発注先の選び方を、順に見ていきます。全体の仕組みは、完全ガイドにまとめています。

▼全体ガイドの記事
・Web会議システム開発の完全ガイド

Webサービス開発の工程ごとの進め方と注意点については、無料ホワイトペーパー「Webサービス開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。

Web会議システム開発の全体像

Web会議システムは、インターネットを経由して複数拠点の映像と音声をリアルタイムでつなぐ業務システムです。会議や商談、面接、研修、ウェビナーを、オンラインで実施できます。

会議中の機能は、会議URLの発行や参加者認証、画面共有などを含みます。録画や字幕に加えて、会議の前後の処理も設計に含まれます。文字起こしや要約、会議後の検索まで含めると、導入効果を測りやすくなります。

機能より先に決める会議の目的と範囲

社内定例から商談、面接、研修、株主総会に近い大規模会議まで、利用シーンによって必要な要件は大きく変わります。そのため、シーンごとに会議前・会議中・会議後の業務を分けて整理します。

• 採用面接：ゲスト参加と録画への同意の確認。
• 研修：出欠、資料、アンケートの扱い。
• 顧客商談：顧客情報と会議の紐付け。
• 社内会議：SSOと監査ログの検討。

「録画が必要」という要件のままでは、運用を決めきれません。開始できる人、閲覧できる人、削除までの日数も、あわせて決めておく必要があります。

要件は、必須のMUSTと、あると便利なWANTに分けて整理します。MUSTにはブラウザ参加や外部ゲストの安全な招待、録画保持期間、組織単位の権限設定などを置きます。一方で、WANTにはAI要約、翻訳、ホワイトボード、会議室端末との高度な連携などを置きます。

特に、初回リリースで機能を絞ると、不要な機能による納期と費用の増加を抑えられます。

SaaS、API連携、SDK、フルスクラッチの比較

方式によって、導入の速さや既存業務との連携、運用をどこまで自社で持つかが変わります。契約済みの業務スイートで使える機能も、比較の対象に入れます。

• 既製SaaS：導入が早く、通信基盤や更新を自社で抱えずに済みます。
• API・SDK：業務データと会議をつなげられる方式です。
• フルスクラッチ：通信品質やデータ所在を細かく制御できます。

Google MeetはWorkspace、Calendar、Driveとの一体運用を評価できます。TeamsはMicrosoft 365やEntra IDとの連携、Webexは会議API・SDKや会議室・ネットワークとの組み合わせが候補になります。

比較では、Web会議単体の単価に加えて、既存ライセンスの機能と追加アドオンとの差額を見ます。

自社ポータルに会議を組み込み、顧客や案件、予約、研修履歴と結び付けたい場合は、API連携やRTC SDKが現実的です。

V-CUBEが案内するAgora SDKは、WebRTC対応のAPI・SDKです。利用分数に応じた課金で、開発用環境も使えます。この方式は、通信サーバーをゼロから構築・運用する負担を抑えます（出典：V-CUBE「Agora」、2026年8月確認）。

フルスクラッチでは、独自SFUや広域冗長化を含めて設計します。その代わり、開発に加えて24時間運用と障害対応も必要になります。

Web会議システム開発の進め方

会議画面から作り始めると、後から認証や録画、保管、監査、運用ルールを足すことになりがちです。そのため、要件整理から定着までを6フェーズに分けて、フェーズごとに完了条件を関係者と合意しながら進めます。

同時接続数や1回あたりの会議時間、月間録画時間、ゲスト比率は、早い段階で仮置きします。対応ブラウザとスマートフォンも決めて、PoCで実測します。

フェーズ1：要件整理（利用シーンと成功指標）

まず、利用者と改善したい業務を整理します。社内ユーザー、管理者、外部ゲスト、会議運営者に分けます。会議ごとに、人数や頻度、録画の扱いを表にまとめます。加えて、資料共有、字幕・翻訳、会議後の処理も同じ表に書き出します。

たとえば、営業商談なら録画と要点を顧客・案件へ自動で紐付け、研修なら出席とアンケートを受講履歴に反映します。業務で何を残すかまで決めておくと、必要な連携が見えてきます。

完了条件は、優先順位を付けた要件定義書と業務フロー図の承認です。最低限の検討項目は、4つの分類で整理します。

• 規模・利用：同時接続数、最大会議時間、利用端末
• ゲスト・録画：参加方法、容量、保持期間
• 管理・安全：SSO、多要素認証、監査ログ
• 運用：データ保存地域と、障害時の連絡経路

個人情報保護委員会の「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」（2026年確認）によると、映像や音声も個人に関する情報に含まれます。特定の個人を識別できる音声録音情報は、個人情報に該当し得ます。そのため、録画を使う業務では、法務や情報システム、現場の責任者を早い段階から話し合いに加えます。

フェーズ2：選定（既製サービスと開発方式の絞り込み）

比べる軸は、要件への適合と総保有コストです。知名度や機能数の多さだけでは選ばず、候補ごとに同じ質問票を使うと、比較の前提がそろいます。

• 機能・料金：MUSTへの適合、課金単位、録画・AI・電話接続の追加費用
• 上限・保存：ユーザー数、同時接続数、データの保存場所
• 連携・支援：API・SDKの範囲、サポート時間、障害時のSLA
• 契約終了：終了時のデータ返却方法

Google WorkspaceやMicrosoft 365をすでに使っている場合は、保有するID、カレンダー、ストレージを活かせるかも判断材料になります。

選定では、資料の説明だけでなく、代表シナリオを実際に試します。ゲスト参加と待機室の承認、資料共有、録画保存、会議後の検索まで確認します。

低速回線やスマートフォン、Bluetoothヘッドセット、複数人の同時発話も試します。画面共有や字幕、録画停止、途中退出も、試験の対象に入れます。

将来ベンダーを変える場合に備えて、録画や文字起こし、参加者ログをどの形式で出力できるかも確認しておきます。

フェーズ3：設計・開発（会議前後の業務との連携）

画面の見た目だけでなく、通信や認証、権限、録画、ストレージ、外部連携までを、構成図に描きます。リアルタイム通信には、WebRTCやSFUなどの方式が使われます。そのうえで、通信方式と会議前後の業務連携、AI機能の扱いを決めます。

• 業務フロー：予約情報を顧客・案件に結び付け、URL発行から要約後のタスク作成までをつなぎます。
• 通信設計：規模に応じて品質を決め、SDKの利用分数、録画、帯域、サポートの課金条件を前提に反映します。
• AI要約：対象データ、管理者による無効化、人の確認、誤りの訂正・削除の方法。

会議の規模が増えるほど、帯域や遅延、録画のトランスコード、リージョン障害への対応が欠かせなくなります。

2026年時点では、Google MeetなどにもAIメモや翻訳、録画が統合されています（出典：Google Workspace公式料金・Meet機能ページ、2026年8月確認）。そのため、独自開発の前に、標準機能で満たせる範囲を再確認します。

フェーズ4：テスト（通信品質と運用リスクの検証）

テストでは、画面の表示に加えて、通信品質と運用の面も見る必要があります。機能と非機能の両面から、4つの分類で検証項目を立てます。

• 機能：会議の作成・招待から参加まで、ミュート、カメラ切替、画面共有、チャット
• 記録・権限：録画、削除、権限変更の確認
• 性能・復旧：同時接続、遅延、パケットロス、CPU・メモリ、復旧
• 品質・安全：録画生成時間、ログ欠落、脆弱性、個人情報のアクセス制御

想定ピーク時の同時接続数に安全率を加えて負荷試験を行い、その結果を残します。

受入テストでは、利用部門が実際の会議を再現します。営業は顧客をゲストとして招き、面接では候補者がアプリなしで参加し、研修では録画、出欠、資料を続けて確認します。

テスト項目には、成功条件と担当者を付けます。たとえば「音声が聞こえる」ではなく、低速回線で5分間途切れず、切断後に再接続できる、と記述します。

障害時に備えて、電話参加や別サービスへの切り替え手順も、稼働前に決めておきます。

フェーズ5：稼働（段階導入と移行計画）

まず一部門または一種類の会議でパイロット運用を行い、そのうえで広げていきます。パイロットと移行では、利用の指標から移行対象、切替ルールまでを確認します。

• パイロット指標：利用率、接続失敗率、問い合わせ件数、録画の再生・検索率、タスク登録率
• 移行対象：アカウント、会議室端末、予約情報、録画、文字起こし、管理者設定
• 録画データ：全件は移さず、法定・社内規程上の保持対象、現在も参照されるナレッジ、不要データに分けて扱う。
• 移行確認：出力形式、ファイルサイズ上限、メタデータ欠落、アクセス権の再現方法
• 切替ルール：旧・新サービスの利用方法をそろえ、会議URLの二重発行を防ぎます。

迷った画面や管理者の手作業、削除できなかった録画を記録し、その記録をもとに一般展開の前に改善します。

フェーズ6：定着（使い方とデータ管理の改善）

稼働後はシステムを提供するだけでなく、会議のやり方も更新します。たとえば、会議後に要約とタスクが残る運用を作ります。

月次では、導入目的に近い指標を確認します。ログイン人数は、そのうちの一つとして見る形です。

• 会議運営：目的、議題、参加者、事前資料、意思決定、次の行動を入れたテンプレート
• 管理者向け：権限付与、録画の保持と削除、ゲスト対応、問い合わせの一次切り分けの決め方
• 利用者向け：短い操作ガイドと、トラブル時の代替手段
• 効果測定：開始遅延、接続失敗、録画閲覧、議事録検索、タスク完了、紙資料や二重入力の削減
• AI運用：要約の確認率、誤り報告、会議後のタスク化率を見ます。

利用率が低いときは、機能を増やす前に、権限、導線、運用ルールのどこで止まっているかを調べます。

Web会議システム開発の費用相場と内訳

費用は、利用人数だけでなく、同時接続数、月間会議時間、録画容量、AI処理量でも変わります。対応端末や外部連携、保存地域、SLA、運用支援も、費用に影響します。

ここで示す開発費は、専用の全国統計ではありません。リアルタイム通信、業務SaaS、認証・録画・管理画面を組み合わせた類似案件から、編集部が推定した数字です。

正式な予算に使う場合は、同時接続数と録画時間を明記したRFPを示し、複数社に見積もりを依頼します。

既製SaaSの料金の比べ方

既製サービスは初期開発費を抑えやすい一方、追加費用もあります。料金と契約条件で比べる項目を、整理しておきます。

• Google料金：プランごとの月額料金
• 利用人数別：10人で月額8,000〜30,000円、50人で月額40,000〜150,000円程度です。
• Microsoft 365：Business Basicはユーザー1人あたり月額1,049円相当の年払い表示です。
• Teams機能：Business Basicにはチャット、通話、会議が含まれます。
• 追加費用：ユーザー課金、端末、電話接続、録画容量、AI機能、導入支援です。

Business Starterの月額は950円、Business Standardは1,900円、Business Plusは3,000円です。年契約表示では、Business Starterは月額800円、Business Standardは1,600円、Business Plusは2,500円です。

Googleの公式価格は2026年8月確認時点です（出典：Google Workspace公式料金ページ、2026年8月確認）。Microsoft 365を使う企業は、新しいサービスを追加する前に、既存プランとの差額を見ます（出典：Microsoft「Microsoft 365 Businessのプランと価格」、2026年確認）。

税や契約期間、キャンペーン、Enterprise機能、電話・端末費は、別途確認が必要です。価格やTeams付き・なしのプラン、Copilotやセキュリティ機能も、契約時点で改めて確認します。

API連携・SDK組み込み・独自開発の推定レンジ

開発方式ごとの初期費用と期間は、次の推定レンジです。

• SaaS設定：30万〜150万円程度、2週間〜2か月程度。
• API連携：100万〜500万円程度、1〜3か月程度。
• RTC SDKの小規模MVP：300万〜800万円程度、2〜4か月程度。
• 中規模の独自Web会議業務システム：1,000万〜3,000万円程度、6〜12か月程度。
• フルスクラッチ：3,000万〜1億円超、9〜18か月以上の可能性。

SaaS設定の金額には、選定、初期設定、SSO・カレンダー連携、管理者教育を含む想定です。

API連携や業務画面の追加では、顧客・案件の紐付け、Webhook、会議履歴、録画URL、権限同期が増えるほど、データ設計と例外処理の工数がかさみます。

フルスクラッチの範囲には、独自SFU、冗長化、国内外のデータレジデンシー、24時間監視、広域同時接続が含まれる可能性があります。

これらは仕様を固定した相場ではなく、要件や品質目標、保守体制によって変わる推定です。

通信基盤の開発費に加えて、クラウド、ストレージ、文字起こし・要約の従量課金も考慮に入れます。監視やサポート、脆弱性対応も含めて、TCO（総保有コスト）で比べます。

見落としやすい費用（運用、データ、機器）

初期費用以外にも、次のような費用がかかります。見積書に「一式」とある項目は、内訳を確認します。

• データ・AI：録画ストレージ、文字起こし・翻訳の従量課金。
• 機器・回線：カメラ、マイク、ディスプレイ、ネットワーク増強。
• 運用：利用者教育、問い合わせ窓口、監視、保守。

AIの文字起こしや翻訳は、ユーザー数ではなく処理時間や機能単位で課金される場合もあります。

初期設定、データ移行、テスト、マニュアルについて、どこまで含むかを切り分けます。監視や保守、障害対応、バージョンアップの扱いも、同じように切り分けます。

会議の価値は、接続できることよりも、意思決定や次の行動が残ることにあります。NECの導入事例では、事務局の準備・運用工数が1会議あたり30時間から3時間へ減りました。

同じ事例では、会議時間が3時間から1.5時間へ、紙関連費用が年間240万円減りました。ただし、個別顧客の事例であり、一般化はできません。

会議前の資料配布、会議中の同期、会議後の閲覧まで設計しておくと、効果を測れます（出典：NEC「Web会議活性化ソリューション」、2026年8月確認）。

見積もり・発注先を選ぶポイント

見積もりは、金額の安さよりも、前提条件と除外項目が明確かどうかで判断します。1社だけに頼ると、各社の想定範囲が違うため、金額を比べにくくなります。

RFPには、利用シーンや利用者区分、同時接続数、月間会議時間を記載します。録画容量や対応端末、認証、外部連携、データ保存も、条件として加えます。

SLA、希望時期、保守体制も記載します。同じ条件で2〜3社に依頼します。

同じ資料にそろえる要件と見積条件

機能の名前だけでなく、費用やリスクに影響する条件も書きます。特に、録画、ゲスト参加、AI要約で確認する項目は、整理しておく必要があります。

• 録画：開始者、対象、保存先、保持期間、権限（閲覧・ダウンロード・削除）、削除ログと出力形式
• ゲスト：登録要否、待機室、本人確認、表示名、チャット・共有権限
• AI要約：言語、保存場所、目的、管理設定、確認者、削除方法

利用者数と同時接続数は、別々に見積条件へ記載します。登録1,000人でも同時利用が20人なら、必要な構成は変わります。

全社研修やウェビナーでは、普段の利用者数よりピーク同時接続数が費用と性能を左右します。また、月間会議時間や録画時間、ピーク時刻、海外拠点、低速回線の比率も、容量とサポート費の算出に関わります。

発注先の選び方（開発方式と運用責任の適合）

発注先によって、得意な領域は異なります。サービス提供会社やRTC SDK支援会社、業務システムに強いSIer、ネットワーク・会議室設備の会社の中から、必要な支援に合う相手を選びます。

近い同時接続数の案件や、録画・文字起こしの保管、SSO・権限、外部ゲスト、障害対応、データ移行の実績を確認します。

• 実績の説明：導入社数に加えて、課題、構築範囲、期間、体制、成果指標
• 契約後の責任：一次対応、停止時の連絡、復旧目標、定期メンテナンス、脆弱性対応、再委託先
• データ管理：返却・消去の方法と、会議データの出力方法
• API・SDK：仕様変更の通知期間、旧版サポートの期限、従量課金、コード更新の頻度
• サービス切替：代替サービスへの移行手順を、設計に含めます。

契約条件に落とすセキュリティと運用のチェック

契約と社内規程に反映する確認事項を、まとめます。対象は、アクセス、録画、通信、端末の管理です。

• 入室・認証：URL推測防止、待機室、入室許可、ホスト権限、SSO・多要素認証
• 記録・暗号化：録画権限、保存期間、監査ログ、通信・保存時の暗号化
• 端末・運用：端末とブラウザの更新、管理者操作の記録

録画や文字起こしを使う場合は、まず目的と参加者への通知、同意の要否を規程と照らし合わせます。そのうえで、閲覧部署と外部共有、削除・開示・訂正への対応も、同じ規程に沿って確認します。

IPAはWeb会議サービスの利用開始時に初期設定を確認し、セキュリティ機能を活用するよう案内しています（出典：IPA「テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項」、最終更新2026年6月）。

質問票と社内手順の両方で、チェックリストを使います。そのうえで、録画の削除者、退職者アカウントの停止時間、ゲストの閲覧制限、障害時の誘導先を決めておきます。

法律や業界規制の適用は、業種や利用形態によって異なります。機能の一般的な説明だけで決めず、必要に応じて法務や専門家に確認します。

よくある質問（FAQ）

方式の違い、開発期間、録画データの扱いは、発注前によく確認される内容です。判断に必要な点を、順に答えます。

Web会議システムはSaaSと自社開発のどちらがよいですか？

標準機能を早く使いたいならSaaS、会議を顧客・案件・予約・研修履歴と結び付けたいならAPI連携やSDKが合います。通信基盤から24時間運用まで自社で制御する必要がある場合は、フルスクラッチを検討します。まずはSaaSで満たせるMUSTを確認し、足りない部分だけを開発すると、費用とリスクを抑えやすくなります。

Web会議システム開発にはどのくらいの期間がかかりますか？

SaaSの初期設定から中規模開発まで、方式や含める機能によって期間は異なります。

• SaaS選定・初期設定・SSO連携：2週間〜2か月程度。
• API連携・業務画面追加：1〜3か月程度。
• RTC SDKを使うMVP：2〜4か月程度。
• 中規模開発：録画・字幕・AI要約に加えて、マルチテナントや監査ログ、負荷試験、移行、複数拠点運用まで含むと、6〜12か月程度の可能性があります。

期間は、機能数のほかに、要件の確定や外部サービスの審査、受入テスト、社内調整によっても延びます。そのため、先にパイロットを設定しておきます。

録画や文字起こしを保存するとき、何を確認すべきですか？

まず、保存場所と期間、アクセス権を確認します。加えて、外部共有やダウンロード、削除、監査ログ、データ出力、AI処理の範囲も見ます。

氏名と結び付く映像や音声、文字起こしは、個人情報になり得ます。そのため、利用目的や社内規程、参加者への案内を整理し、必要に応じて専門家へ相談します。

録画は、残すこと自体を目的にせず、会議後の検索やタスク化に必要な期間だけ保持する設計が安全です。

開発会社への見積依頼前に何を準備すればよいですか？

まず、利用シーン、利用者区分、同時接続数、月間会議時間、録画容量を整理します。さらに、対応端末や認証、連携、保存地域も書き出します。また、保持期間、SLA、希望時期も用意します。

会議前・中・後の業務フローと導入効果の指標も添えます。MUSTとWANTを分け、SaaSで代替できる機能と独自開発したい機能を示すと、方式や工数の提案を具体的に受けられます。

まとめ

開発では、会議画面から作り始めるのではなく、一つの業務フローとして描きます。予約や資料配布、参加者・権限を起点に、録画・議事録・タスク化までをつなぎます。

SaaS、API連携、SDK組み込み、フルスクラッチの順に、自社のMUSTと運用責任を照らして選びます。

6フェーズの完了条件と発注前の確認

要件整理では目的や利用シーン、MUSTとWANTを定めます。選定では、既存ライセンスやAPI・SDK、保守、データ返却を比べます。

設計・開発では、通信基盤と業務データの流れを描きます。テストでは、同時接続や低速回線、録画、権限、障害復旧を検証します。

稼働時は、まず小さくパイロットを行います。定着後は、利用率に加えて、会議時間や事務局工数、検索・タスク化、紙や二重入力の削減を測ります。

見積書の初期費用と運用費用の分け方

費用と情報管理の前提をそろえておくと、各社の提案を比べやすくなります。

• TCO：同時接続数、会議・録画時間、AI処理量を含めた総額の比較
• 運用費：端末、ネットワーク、移行、保守、障害対応を含めた額
• 情報管理：個人情報になり得る録画・音声等の保存、削除、閲覧、AI利用の取り決め
• 発注判断：RFPと受入条件をそろえた、複数社の提案の比較

▼全体ガイドの記事
・Web会議システム開発の完全ガイド

▼開発を相談する前に読みたい無料ホワイトペーパー
・Webサービス開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック

会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社riplaの会社HPはこちら

・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>

執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。