業務プロセス改革の進め方は、標準SaaS活用型、個別設計型、ハイブリッド型の3通りです。対象プロセスの複雑さと独自性で選び分けます。
対象プロセスの複雑さを考えずに進め方を決めると、標準機能では対応しきれない例外処理が後から見つかります。比べる観点は、対応範囲と標準機能への適合度、期間・費用感、定着化支援です。
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業務プロセス改革着手前に整理すべき自社の課題
業務プロセス改革では、まず、どの業務プロセスのどの工程に課題が集中しているかを特定します。改革の進め方を考えるのは、その後になります。
課題を一文で説明できる状態になって初めて、標準化を進めるべきか、独自性を残すべきかを判断できます。
対象プロセスとボトルネック工程の特定
受発注、経費精算、請求管理などのうち、どのプロセスで手戻りや確認工数が集中しているかを、現場の担当者へのヒアリングや実際の操作の確認を通じて洗い出します。
「承認に時間がかかる」「入力を何度もやり直している」といった感覚的な課題も、どの担当者の、どの工程で起きているかまで分解しておきます。そうすると、後の進め方を選ぶ材料になります。
全社改革との切り分け
課題を洗い出す過程で、複数の部門にまたがる根本的な組織構造の問題が見つかることもあります。その場合は、特定のプロセス単位の業務プロセス改革ではなく、より広い範囲を対象にします。BPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)としての検討が必要になることもあります。
対象範囲を最初に見極めておくと、後になって「そもそも対象が狭すぎた」という手戻りを避けられます。
現状の課題の数値による仮置き
課題を言葉で洗い出すだけでなく、承認にかかる平均日数や差し戻し件数も確認しておきます。月次の確認作業に要する時間も、可能な範囲で数値を仮置きすると判断材料になります。
数値の精度が高くなくても、「現状はこの程度」という基準があれば、標準SaaSの導入で足りるのか、個別設計が必要なほど複雑なのかを検討しやすくなります。あわせて、この基準値は後のPoCで効果を測定する際の比較対象としても使えます。
対象プロセスの複雑さで見る改革アプローチの種類
業務プロセス改革の進め方は、対象プロセスの標準化のしやすさで変わります。複雑さの低いプロセスと高いプロセスでは、選ぶべきアプローチが異なります。
まず、標準化のしやすさと独自ルールの強さを比べ、候補を3種類から絞ります。
- 標準SaaS活用型：標準機能に業務を合わせやすい領域に向く進め方
- 個別設計型：自社固有のロジックを業務の中核に残す場合の進め方
- ハイブリッド型：コア領域だけを個別開発し、他を標準SaaSへ連携する進め方
複雑さが低いプロセスに向く標準SaaS活用型
経費精算や勤怠管理は、業務を標準化しやすい領域です。こうした領域には優秀なSaaS(クラウドツール)も多く、標準機能に自社の手順を合わせる「Fit to Standard」が有効です。
比較的短期間で導入でき、法改正への追随などもベンダー側に任せやすいです。そのため、着手しやすい種類と言えます。
複雑さが高いプロセスに向く個別設計型とハイブリッド型
受発注や特殊な契約管理では、自社特有の商慣習が強く根付いていることがあります。たとえば、個別単価設定や複数部門をまたぐ在庫引き当ては、標準SaaSだけでは対応しにくい領域です。
この場合は、業務フローの再設計やツールのカスタマイズを伴う個別設計型が選択肢になります。また、コア領域だけを個別開発し、それ以外を標準SaaSへ連携するハイブリッド型も選べます。
複雑さが高い領域は、期間を6ヶ月〜9ヶ月程度と見込むことが一般的です。このため、複雑さが低い領域の2〜3倍程度の時間軸で計画すると、期待値のずれを防げます。
パートナー・ツール選定で比較すべき評価軸
候補となる支援会社やツールは、対応範囲と標準機能への適合度、期間と費用感、定着化支援という観点で比べます。そのため、印象ではなく適合度で判断しやすくなります。
対応範囲と標準機能への適合度
現状分析や新プロセス設計、システム導入、移行・定着化のうち、どこまでを支援してもらえるのかを確かめます。特に、標準SaaSを導入する場合は、自社の例外処理をどこまで標準機能に寄せられるかが焦点になります。
寄せられない部分をどう扱うかも、具体的に確かめておきます。「対応可能」という説明だけでは足りないため、実際の業務シナリオを示して回答を得るようにします。
期間・費用感と定着化支援の体制
複雑さが低い場合は2〜3ヶ月程度、高い場合は6〜9ヶ月程度が目安です。ただし、これはあくまで目安で、対象範囲や既存システムとの連携の有無によって変わります。
導入して終わりではなく、新しいプロセスが定着するまでの3ヶ月〜半年程度も確認します。また、現場の問い合わせや形骸化の兆候を確かめる定着化支援も、比較の対象になります。
導入後の保守・運用費用
選定段階では初期費用や導入期間に目が向きがちですが、新プロセスの定着後にもかかり続ける運用保守費用も比べておく必要があります。
ライセンス費用に加えて、組織変更や税制改正に伴う軽微な改修費用も発生します。さらに、定着化状況をモニタリングするコンサルティング費用なども、継続的に発生します。
中堅企業で特定の1プロセスを対象にする場合、月額50万円〜150万円程度が目安です。例外処理の頻度や利用ユーザー数で変動するため、複数年の試算を候補ごとに依頼します。
標準SaaS活用型と個別設計・フルスクラッチ型の選び分け
標準SaaS活用型と個別設計・フルスクラッチ型は、コストとリスクの構造が大きく異なります。
どちらを選ぶかは、機能の豊富さではなく、その業務プロセスが自社にとってどれだけの独自性を持つかで判断します。
標準SaaS活用型が向くケース
経費精算や一般的な勤怠管理は、どの企業でも大枠が同じ業務です。業界標準のベストプラクティスがあるため、標準SaaS活用型が適しています。
導入が早く初期費用も抑えやすいうえ、保守やアップデートはベンダーが担うため、常に最新の機能を利用できる点もメリットです。一方で、「昔からの自社ルールだから」という理由だけで、この領域に過剰なカスタマイズを行うと、投資対効果が悪化しやすくなります。
個別設計・フルスクラッチ型が向くケース
その業務プロセスそのものが自社の競争優位性に直結している場合は、標準SaaSでは実現できない独自のロジックをシステム化する意義があります。
たとえば、独自のアルゴリズムで在庫を瞬時に引き当てる特殊な受発注プロセスなどが該当します。ただし、すべてを一律に判断せず、コア領域だけを個別開発します。そのうえで、非コア領域は標準SaaSへ連携すると、競争力とコストを両立できます。
選定段階で運用費用を抑える工夫
導入後の運用保守費用を抑える観点も、選定段階で候補ごとに確かめておくと役立ちます。ノーコード/ローコードなら、プログラミングの知識がない現場担当者も承認ルートを修正できます。
さらに、入力項目も修正できれば、軽微な改修を外部ベンダーへ依頼するコストを抑えられます。標準SaaSでは、自社の特殊なプロセスに合わせてツールを改修しない判断も必要です。
特に、標準機能に業務を合わせる「Fit to Standard」を徹底できるかが、保守費用に影響します。定額リテイナー契約では、導入後3ヶ月〜半年をめどにノウハウを移管できるかを確かめます。スポット相談契約へ移行できる体制なら、中長期のコストを抑えられます。
PoC・パイロット導入の進め方
単一の業務プロセスであっても、新しいシステムと運用ルールを一気に全社へ切り替える方法は避けます。「ビッグバン導入」は現場の混乱や業務停止のリスクが高いためです。
そこで、まずは限定した範囲でパイロット導入を行い、本展開に備えます。
PoCで検証すべき論点
PoCでは、新しいプロセスが自社独自のルールや得意先からの要求事項に対応できるかを確かめます。その際は、一部のサンプルではなく、実際に発生する例外パターンを網羅的に確認します。
あわせて、現場で使われているExcelなどの既存フォーマットとのデータ連携や、実際に操作する現場担当者にとっての使いやすさも検証します。経営層や情報システム部門の目線だけで判断すると、稼働後に現場が定着しない事態を招きかねません。
パイロットから本展開までの進め方
単一プロセスの特化型SaaSなら、パイロット導入は数週間〜2ヶ月程度が目安です。一方で、基幹システム連携や伴走支援を伴う場合は、全体で4〜10ヶ月程度を見込むこともあります。
導入後の最初の3ヶ月間は、新しい入力を定着させることを優先します。そのうえで、3ヶ月・6ヶ月の節目で効果を測定し、他部門や追加機能への展開を判断します。
パイロット初期からの現場キーマンの巻き込み
パイロット導入の成否は、選定担当者だけでなく、日々その業務プロセスを担当する現場キーマンを、どれだけ早い段階から巻き込めるかによっても左右されます。
デモやトライアルの段階から現場担当者に参加してもらうと、「現場が選んで作ったプロセス」という納得感を持ってもらえます。そのため、本展開後の定着もスムーズに進みます。
反対に、選定と導入をすべて情報システム部門や経営層だけで進めてしまうと、現場の理解が追いつかず、稼働後に想定外の抵抗を受けることがあります。
業務プロセス改革で陥りやすい失敗と回避策
進め方を誤ると、システムを導入しても現場が定着せず、旧来の運用に戻ることがあります。そのため、代表的な失敗パターンを踏まえ、選定段階から回避策を組み込むことが重要です。
現場を外したトップダウン選定による形骸化
情報システム部門や経営層だけで進め方やツールを決め、現場に運用を押し付けた結果、現場が以前のExcel管理に戻ってしまうことがあります。そこで、プロジェクトの初期段階から現場のキーマンを巻き込み、「現場が選んで作ったプロセス」という納得感を持ってもらうことが、定着の可否を左右します。
目的の曖昧さと検証不足
「DX化」という掛け声だけで、業務をどう変えるか不明確なまま進めると、効果が出ないおそれがあります。このため、目的とゴールを具体化し、検証時間を計画段階で確保することが欠かせません。
また、限られたリソースを優先し、検証が不十分なまま移行すると、データ重複や業務停止につながります。さらに、運用で解決する問題と、設定や改修が必要な問題を週次で記録すると、追加開発を抑えやすくなります。
候補ツールは、業務プロセス改革のパッケージ・クラウド製品一覧で比較の観点をそろえられます。
業務プロセス改革の進め方で確認しておきたいポイント
進め方を決める前に、判断が分かれやすい論点を整理しておくと、選定後の認識違いを防げます。
対象プロセスが複数ある場合の優先順位の付け方
優先順位は、課題の大きさに加えて、関係部門の数や現場の協力を得やすさから見ていきます。また、最初のプロセスで成果を示せると、その後の社内合意を進めやすくなります。
判断に迷う場合は、関係者が最も少なく、現状の課題が誰の目にも明らかなプロセスから着手すると、合意形成にかかる時間を抑えられます。
ハイブリッド型を選ぶ際の判断基準
判断基準は、標準SaaSで対応できる部分と、独自性を残すべき部分をどこで線引きするかです。そのうえで、「現場のわがまま」なのか「事業上の競争力」なのかを経営視点で厳しく見極め、後者に該当する範囲だけを個別開発の対象とします。
外部パートナーの関与範囲
外部の知見を借りる方法は、現状分析や新プロセス設計の段階から始める方法と、システム導入・開発フェーズから関与してもらう方法があります。自社に業務フロー分析の経験が少ない場合は、早い段階から外部パートナーを交えて進めることで、要件定義の停滞を避けられます。一方で、現状分析まで自社で完了できている場合は、実行フェーズから外部パートナーを関与させます。
システム選定・導入以降に絞ると、費用を抑えながら専門支援を受けられることがあります。
まとめ
業務プロセス改革の選定では、対象プロセスの複雑さを見極めたうえで、標準SaaS活用型、個別設計型、ハイブリッド型のいずれを選ぶかを判断することが重要です。
パートナーやツールは、対応範囲と標準機能への適合度、期間・費用感、定着化支援という観点で比較します。そのうえで、実際の例外処理まで確認するPoCを経てから本展開に進めます。
選定の出発点となる複雑さの見極め
経費精算のように標準化しやすいプロセスと、受発注のように自社特有の商慣習が根付いたプロセスとでは、適した進め方がまったく異なります。対象プロセスの複雑さを最初に見極めておくと、標準SaaSか個別開発かを判断しやすくなります。
PoCを経たうえでの本展開の判断
資料上の機能比較だけで進め方を決めず、実際の例外処理を含めたPoCで運用負荷を確認したうえで、最終判断してください。既製の標準SaaSでは独自の承認フローや基幹システム連携を吸収しきれない場合、個別開発やハイブリッド構成も選択肢になります。
riplaはフルスクラッチ開発の立場から、選定段階での要件整理や、標準SaaSと基幹システムをつなぐ連携、独自業務に合わせた個別開発まで支援しています。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。