受発注管理システムのリニューアルは、取引先と社内の操作課題を切り分けたうえで、方式や委託先を同じ観点で比べて選ぶことから進みます。
方式の種類や選び分けに加えて、PoCの進め方と費用・保守コストも扱います。詳しい全体像は、次の全体ガイドをご覧ください。
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リニューアル前に整理すべき自社の課題
リニューアルの最初に行うのは、製品や開発会社を探すことではありません。取引先と社内担当者のどちらに、どの操作課題があるかを言葉にすることです。
課題が具体的になると、部分改修で足りるか、全面的なリニューアルが必要かを判断しやすくなります。そのうえで、営業、受注処理、出荷、経理など複数部門の意見を集め、同じ課題の重複も整理します。
取引先(得意先・仕入先)側の操作性課題の洗い出し
取引先側の課題は、問い合わせや利用状況をもとに具体化します。確認したい観察対象は、次の3つです。
- 操作の迷い：発注方法が分かりにくく、迷いやすい画面を探します。
- 利用環境：パソコン、スマートフォン、タブレットでの使いやすさの違い。
- 再注文の負担：商品を探し直す手間や、離脱が起きやすい画面を調べます。
取引先ごとに発注頻度や取扱商品数が異なる場合は、利用頻度の高い取引先から聞き取ると、影響の大きい課題を先に見つけられます。
社内担当者側の入力・確認業務の負荷の洗い出し
社内側では、入力にかかる手間と確認にかかる手間を分けて見ます。入力項目の多さ、同じ情報の転記、エラー原因の分かりにくさは、典型的な確認対象です。
処理待ちの案件を一覧で把握できない場合は、ダッシュボードの整理も候補になります。さらに、繁忙期に人手が集中する作業や、担当者の異動・退職で滞る業務も合わせて確認します。これらを押さえておくと、優先順位を決める手がかりになります。
リニューアルの3つの種類
方式は対象範囲の広さで3つに整理できます。課題がどこにあるかと照らし合わせ、必要な範囲を見極めてから選びます。
- 部分リニューアル：既存基盤を活かし、画面や導線を改修します。
- リプレース：新しいパッケージやクラウドサービスへの入れ替え。
- フルスクラッチ：独自の業務フローに合わせて作り直します。
部分リニューアル型(UI/UXのみを刷新)
部分リニューアル型は、データベース構造や外部連携を維持したまま、発注画面や入力画面の導線を改修する方法です。特定の画面に課題が集中している企業では、開発期間と費用を抑えやすくなります。
一方で、業務フローそのものに無理がある場合は、見た目を整えても使いにくさが残ります。画面以外の課題まで解決できる方式かどうかを、事前に確かめておく必要があります。
リプレース型とフルスクラッチ型の違い
リプレース型は、パッケージやクラウドサービスへ入れ替え、画面と機能をまとめて更新する方法です。標準機能に業務を合わせられるかが、検討の前提になります。
これに対し、フルスクラッチ型は、自社の業務フローやブランドイメージに合わせて独自に作り直す方法です。開発規模は大きくなりますが、そのぶん独自の発注体験を設計できます。両者を分けるのは、必要な独自性の範囲です。
比較すべき評価軸
進め方や委託先は、提案の印象だけで決めず、同じ基準で比べて選びます。比べる観点は3つにまとめられ、まず取引先側と社内側のUXです。そのうえで、データ移行と外部連携、費用・セキュリティ・拡張性を同じ基準で見ます。
取引先側UXと社内担当者側UXによる評価
取引先側では、発注完了までの手順、スマートフォンでの見やすさ、エラー時の分かりやすさを確かめます。社内側では、自動補完、処理状況を把握するダッシュボード、検索と絞り込みのしやすさを見ます。
片方だけを重視すると、別の画面に不満が残ります。そこで、両方の操作フローを実際にたどり、操作時間や離脱の傾向も確かめると、改善の優先順位を決める手がかりになります。
データ移行対応と外部連携の確認
データ移行では、取引先マスタ、商品マスタ、過去の発注履歴をどこまで引き継げるかを確認します。日付形式、文字数上限、全角・半角の扱いなど、細かな仕様も移行前に洗い出します。
外部連携では、基幹システムや在庫管理システムとのAPI・CSV連携を見ます。対象データ、同期のタイミング、エラー時の対応まで具体化し、現行データの定義は早い段階で一覧にします。
費用構造とセキュリティ・拡張性の確認
費用は初期費用と月額費用だけでなく、移行、カスタマイズ、保守・バージョンアップまで含めて比べます。セキュリティでは、権限管理と操作ログ、バックアップを確認します。契約終了時のデータ返却条件も、あわせて確かめておきます。
拡張性では、取引先数や商品数が増えても使いやすさと処理速度を保てるかを見ます。想定する変更内容を示し、追加費用の発生条件を書面で確かめておくと、後からの認識違いを抑えられます。
SaaS移行・パッケージ改修・フルスクラッチの選び分け
実現方法は、SaaSへの移行、既存パッケージの改修、フルスクラッチの3つに分けて考えます。適した方法は、標準的な業務フローで足りるか、独自の流れを維持したいかによって変わります。
SaaS移行が向くケース
標準的な発注・入力フローで業務が回り、法改正や技術トレンドへの対応をベンダーに任せたい場合は、SaaSが候補になります。導入しやすい一方で、画面や入力項目の自由度はサービス仕様に左右されます。そのため、導入前に、自社の業務フローをどこまで標準機能に合わせられるかを確かめておきます。
フルスクラッチ・オーダーメイドが向くケース
独自の商品体系、承認フロー、取引先ごとの注文ルールがある企業では、標準機能に合わせるとUXに妥協が生じることがあります。フルスクラッチなら、独自の発注体験や中長期で維持したい要件を設計に反映できます。
費用規模が大きくなる場合もあるため、独自性への投資が取引継続やブランド価値にどうつながるかを見極めます。複数拠点で展開するなら、デザインシステムやガイドラインを先に整えておきます。
PoC・プロトタイプ検証の進め方
本格開発の前に、ワイヤーフレームやデザインカンプで操作フローを検証します。取引先が発注する場面を再現しておくと、公開後の手戻りを抑えやすくなります。
ワイヤーフレームと実ユーザー操作の観察による検証
ワイヤーフレームの段階で、利用者に近い担当者へ「発注する」「注文内容を確認する」といったタスクを依頼します。そのうえで、操作に迷った箇所や誤解が生じた箇所を観察します。
見た目だけでなく、読み込み速度や入力項目の多さによる離脱も確認します。さらに、操作時間と迷いが生じた箇所を記録しておくと、候補デザインを比べる材料になります。
取引先モニターを巻き込んだPC・スマホ双方の確認
検証には、実際に発注する得意先のモニターや、近い視点を持つ社内担当者に加わってもらいます。検索から見積もり、発注完了までを通しで操作してもらい、ボタン配置や入力フォームの課題を洗い出します。
パソコンでの確認に加えて、スマートフォンの実機でも確認します。利用環境まで含めて判断すると、実務に合う画面づくりにつながります。
費用・保守コストの考え方
運用コストは、初期の開発費用に、保守・バージョンアップ費用と、日々の更新を自社でどこまで担えるかを加えた、5年程度の総コストで考えます。
保守・バージョンアップ費用の確認
パッケージ型では、UI・UXの更新やセキュリティ対応を含む保守費用が、5年間で500万円から1,500万円程度発生することがあります。年間では100万円から300万円程度が目安です。
一方、クラウド型(SaaS)は、自動アップデートが月額利用料に含まれることが多い方式です。開発時点の見積もりだけでなく、5年程度の保守費用も試算して比べます。
更新自由度と「隠れコスト」の見極め
バナー差し替えや画面構成の軽微な変更を自社で完結できないと、修正のたびに改修費用が発生します。改善のサイクルも遅くなるため、更新権限の範囲を契約前に確認します。
受発注管理システムのリニューアル導入前に確認しておきたいポイント
方式や委託先が決まっても、社内合意やデザインレビューが曖昧だと、計画が崩れかねません。そのため、契約や開発の着手前に、影響範囲と確認体制を整理します。
全面刷新か部分改修かの見極め
全面刷新か部分改修かは、費用や期間だけでなく、取引先への影響範囲で判断します。複数の得意先・仕入先が同じ画面を使う場合は、周知と移行の負担を整理してから決めます。
デザインレビューで失敗しないためのポイント
デザインレビューは、見た目の好みに頼らず、操作性から見ます。社内のレビュー体制には、次の確認を組み込みます。
- UX評価：使いやすさを評価基準に含め、ワイヤーフレームの段階で確認します。
- 利用者の視点：営業担当や取引先モニターの意見を加えることです。
- 実機確認：パソコンとスマートフォンの両方での操作。
承認者が経営層や管理職だけに偏ると、現場や取引先の視点が抜けやすくなります。そこで、利用者側の確認工程を承認フローに明示します。
要望の肥大化を防ぐ社内合意の作り方
検討が進むと、必須要件と「あれば良い」要望が混ざりがちです。そのため、要望をMust(必須)とWant(あれば良い)に分けるルールを先に決め、責任者が優先順位を判断できる体制を整えます。判断の軸をそろえておくと、スケジュールの崩壊や移行テストの省略を防げます。
まとめ
受発注管理システムのリニューアルは、取引先と社内の課題を切り分けることから始まります。評価軸をそろえたうえで、ワイヤーフレーム段階からPoCで操作性を確かめると、公開後の手戻りを抑えられます。
開発期間と費用は、提供形態によって変わります。そのため、初期の段階から複数の選択肢を並行して比べると、後工程での方針転換による遅延を避けやすくなります。
課題の切り分けと進め方の決定
取引先側の操作性と社内側の負荷を分けて整理すると、方式の候補を絞れます。たとえば、標準的な業務フローならSaaS、独自の業務フローやブランド体験を維持するならフルスクラッチが候補になります。
同じ評価軸で複数案を比べれば、自社との適合度をもとに判断できます。
PoCで取引先の操作性を確かめてから契約する流れ
実際の発注フローを想定したPoCやプロトタイプで確かめてから、契約に進みます。ただし、SaaSやパッケージで独自の承認フローや基幹システム連携を吸収できない場合は、フルスクラッチも選択肢になります。
riplaは、課題の整理から、取引先向けと社内担当者向けの画面設計、既存システムとの連携まで支援します。候補となる製品は、受発注管理システムのリニューアルのパッケージ・クラウド製品一覧でご確認いただけます。
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会社紹介
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。