ワークフローシステムの導入・活用事例では、紙や押印の電子化による費用削減、承認の処理時間の短縮、申請・契約データの一元化といった効果が見られます。
ただし、紙やメール申請が続く現場では、導入後に紙へ戻る場合もあります。自社に近い事例を見ると、投資判断の精度を高められます。
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紙・押印の電子化でコストを削減した事例
ワークフローシステムの導入効果で数字に表れやすいのは、紙・押印・郵送にかかる費用の削減です。印刷代や保管場所、郵送費、印紙税は固定費として積み重なります。これらは電子化で構造的に削れるため、稟議でも説明しやすい投資回収の根拠になります。
月20件の電子化で年96万円削減した試算事例
ワークフローと電子契約を組み合わせたROIシミュレーションでは、月20件の契約・申請を電子化すると、年間約96万円を削減できるという試算です。削減の対象になるのは、次の費用です。
- 印紙税：年48万円から0円になります。
- 郵送資材費：年12万円から0円に下がります。
- 事務人件費：年48万円から12万円に圧縮する計算です。
この削減額は、中堅企業の経費精算1名分の業務量に匹敵します。さらに、年間約96万円の削減は、初年度から投資回収が視野に入る水準です。
効果を漠然とした効率化で済ませないためには、自社の実際の件数に当てはめて金額で示すことが必要です。その際は、月の稟議・申請件数に、印刷・郵送・押印の時間と人件費単価を掛けて見積もります。
また、別の試算では、月100件を電子化すると月12万5,000円、年150万円規模の削減になると示されています。件数が増えるほど、削減効果も比例して大きくなります。
印紙税の非課税化で大型契約のコストを抑えた事例
ワークフローと電子契約を連動させると、電子データでやり取りする契約には印紙税がかかりません。そのため、紙の契約で課税される金額を削減できます。
特に、高額契約が多い建設業や不動産業では、この効果だけで年間数十万円規模の削減になります。契約額による印紙税の差と、企業調査で挙がった削減項目を並べて見ると、電子化の効果を見積もれます。
- 契約額別の印紙税：1,000万円の契約では1万円、7,000万円の契約では6万円が不要になります。5,000万円超〜1億円以下は1件3万円です。
- 印紙税の不要化：削減項目に挙げた企業は30.6%で、従業員2〜50名の企業では34.9%でした。
- 郵送費・印刷費：削減項目に挙げた企業は、郵送費が20.0%、印刷費が19.8%です。
決裁ルートだけでなく、その先の契約や帳票まで電子化すると、効果が広がります。事例を見ると、決裁だけでなく業務全体を電子化する意味が分かります。
保管スペースと検索コストを削減した事例
紙の稟議書や契約書は、法定保存期間にわたって保管します。書類の件数が増えるほど、キャビネットや倉庫の場所と管理の手間がかさみます。特に、法定保存期間の書類が増える企業では、保管場所の圧縮と検索方法の変化が電子化を判断する材料になります。
- 保管場所：決裁・契約をサーバーに集約し、保管庫を圧縮できます。賃料の高い都市部では、空いた場所を業務に使う効果もあります。
- 検索時間：契約書や過去の稟議を取引先名や日付で検索できます。紙の保管庫を探す時間と比べると、所要時間に桁違いの差が出ます。
導入後の課題調査では、「情報を一元管理できない」が39.5%で最多でした。
保管と検索を電子化すると、探す時間という見えにくいコストを減らせます。日々の作業で効果を実感しやすい点も、この取り組みの特徴です。
承認リードタイムを短縮した活用事例
コスト削減と並んで、現場が実感しやすい効果が承認スピードの向上です。紙の稟議書は、起案者から課長、部長、役員へと運ぶ必要があります。たとえば、承認者が出張や在宅で不在だと、手続きが何日も止まることがあります。
ワークフローシステムは、申請から決裁までを電子化して、承認のリードタイムを短縮します。
スマホ承認で稟議の待ち時間をなくした事例
承認リードタイムを短縮する最大の鍵は、スマートフォンからの承認です。決裁者は、外出や出張中でも申請を確認し、その場で承認できます。
岡山県環境保全事業団では、遠隔からの申請・承認により、1件あたり5分以上を短縮しました。年間で推計150万円分の人件費削減につながったと報告されています。
物理的な移動や押印待ちがなくなることも、この効果につながります。
この事例では、スマホ承認に加えて、承認の滞留を抑える運用の仕組みも使われています。
- 承認の進み具合を追える：申請の段階や承認待ちの相手が見え、起案者の催促を減らせます。
- 未処理件数の通知：決裁者にリマインドが届くため、放置による滞留が起きにくくなります。
会計転記の削減で申請処理を4割減らした事例
承認を電子化すると、決裁後の事務処理も軽くなります。KEC関西電子工業振興センターでは、会計への転記やダブルチェックが減りました。
その結果、申請処理業務全体を約4割削減したと報告されています。紙では、経理担当者が会計システムへ手入力し、別の担当者が金額や勘定科目を確認します。
この約4割という数字は、効果が承認者だけでなく事務担当者にも及ぶことを示しています。たとえば、経費精算や購買申請は件数が多く正確さも求められるため、転記ミスや確認漏れを人手で防いできた業務です。
事例を見るときは、決裁の速さと事務処理の削減を分けて、投資効果を見積もるとよいです。会計連携と繁忙期の負荷軽減には、次のような効果があります。
- 会計・経費精算との連携：構造化した申請データを会計へ渡せるため、後工程の転記や照合が減ります。
- 繁忙期の負荷平準化：月末・期末に集中する転記や確認が減るため、残業や担当者の負担を抑えられます。
- 件数が多い業務：改善幅が大きく、繁忙期の負担が減ることは現場の納得感につながります。
申請・契約データを一元化し乗り換えた事例
ワークフローシステムは、新規導入だけでなく、他システムからの乗り換えやデータの一元化でも効果を発揮します。
申請を別々のツールやExcel、メールで処理していると、データが分散します。その結果、全体像が見えず、後から検索や集計ができないという課題が生じます。一元化は、分散したデータをまとめて扱うための取り組みです。
分散していた申請を一元管理に集約した事例
導入後の課題調査では、約8割の企業が何らかの課題を感じていました。最多は「情報を一元管理できない」の39.5%です。
次いで多かったのは「システム間で業務が分割され非効率」で、38%でした。申請・承認・契約データを一つの基盤にまとめると、こうした課題に対応できます。
一元化で得られる変化は、履歴の検索・集計と、決裁の証跡管理の面で整理できます。
- 業務履歴の集約：経費精算・購買申請・稟議・契約締結を共通の基盤に載せ、横断的に検索・集計できます。
- 決裁記録の追跡：過去の承認をすぐ確認でき、日時や承認者の記録は監査や内部統制の説明にも役立ちます。
- 記録探しと統制：Excelやメールに散らばった承認記録を探す必要がなくなり、ガバナンスも強化できます。
既存ツールから段階的に乗り換えた事例
既存ツールから乗り換えるときは、全業務を一斉に切り替えず、効果の大きい業務から始めるのが成功パターンです。
対象業務と過去データを整理し、現場の習熟や検証を挟みながら段階的に進めると、混乱を抑えられます。
- 経費精算・購買申請から始め、運用が安定したら稟議・契約締結へ広げます。
- 旧データの移行方法は、利用頻度に応じて分けます。
- 旧システムの解約前にデータをエクスポートし、新基盤での取り込みを検証します。
- 新旧システムを一定期間並行運用し、現場が慣れてから完全移行します。技術作業のほかに、習熟と検証の時間も日程に含めます。
解約と切り替えの順番にも注意が要ります。検証より先に旧システムを解約すると、必要なデータを取り出せないおそれがあります。また、移行中に得た学びは、次の業務設計に活かします。
申請履歴や契約情報を移す前には、申請日や当事者のメタデータを保てるよう準備します。参照頻度の高いデータは、優先して正確に移します。一方で、保管目的のデータは、スキャンや一括取り込みで段階的に処理します。
移行の優先順位と現場への定着を丁寧に設計できるかどうかが、乗り換えの分かれ目になります。riplaは、フルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、一貫して支援しています。
Before/Afterで見る業種別の活用事例
コスト削減、承認スピード、一元化の効果は、業種や業務の特性によって表れ方が変わります。Before/Afterを並べると、効果が生まれた過程を具体的に追えます。自社に近い状況が見つかると、導入後の効果を具体的に思い描けます。
公益法人の申請業務4割減のBefore/After
前述したKEC関西電子工業振興センターのケースを、Before/Afterで捉え直します。
- 導入前：紙で回した申請を承認後に会計へ手入力し、別の担当者が金額や勘定科目を照合していました。
- 導入後：構造化データが会計へそのまま連携し、転記とダブルチェックの工程を大きく圧縮しました。
- 処理への影響：件数の多い経費・購買申請では、月末・期末の転記や確認の負担が軽くなりました。
この結果、申請処理業務全体を約4割削減しました。
岡山県環境保全事業団では、遠隔で申請・承認できる仕組みにより、1件あたり5分以上を短縮しました。年間で推計150万円分の人件費削減につながりました。効果は、転記工程や移動時間の削減など、具体的な作業の変化から生まれています。
中堅企業の稟議リードタイム短縮のBefore/After
稟議を電子化した中堅企業の事例も、Before/Afterを比べると効果が分かります。
- 導入前：紙の稟議書を印刷し、課長・部長・役員へ運んでいました。
- 導入後：システムで申請を回し、スマートフォン承認と進捗確認、未処理通知を使います。
導入前は、承認者の出張や在宅で決裁が何日も止まりました。催促が続き、一週間以上かかることもありました。
一週間かかっていた稟議が、数日、場合によっては当日中に決裁されるようになりました。意思決定が速まり、催促や追跡の手間も減ります。
自社の稟議がどれだけ滞留しているかを確かめると、導入効果を具体的に見積もれます。
まとめ
ワークフローシステムの事例では、コスト削減、承認スピードの向上、データの一元化という効果が見られます。月20件の電子化で年96万円を削減した試算もあります。
印紙税の非課税化で大型契約の費用を抑え、スマホ承認で待ち時間を減らし、会計転記の削減で申請処理を約4割減らした事例もあります。
さらに、申請・契約データを一つにまとめると、情報管理や業務分断の課題に対応できます。導入後の課題調査では、約8割の企業が何らかの課題を感じていました。
効果は、自社の実際の件数に置き換えて算出できます。事例を読むときは、どのツールが優れているかだけでなく、自社のどの業務から着手すれば効果を最大化できるかを考えることが大切です。
まず、件数が多く効果の出やすい経費精算や購買申請から始めます。そのうえで、現場で使える形に整えてから対象を広げます。
riplaは、フルスクラッチ受託と業務伴走を組み合わせ、業務フローの再設計から現場への定着まで支援しています。全体像は完全ガイドをご覧ください。
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株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。