ワークフローシステム開発の完全ガイド

ワークフローシステムの開発では、申請と承認の現状と例外的な流れを整理し、自社の業務に合う製品や開発方式を選ぶことが大切です。

発注を検討している担当者に向けて、基礎知識から実践的な進め方まで、体系的に解説します。なお、各テーマの詳細記事へのリンクもご活用ください。

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ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムは、社内の申請・承認・通知などの業務の流れを電子化し、自動で進められるようにするシステムです。

紙やExcelで行っていた稟議書や経費精算、休暇申請などの業務フローをデジタル化すると、業務効率の向上、ペーパーレス化、コンプライアンス強化を実現できます。また、契約承認なども、同じように電子化の対象になります。

ワークフローシステム開発が注目される理由

導入すると、申請の停滞を減らせるうえ、記録と進捗を組織で共有できます。注目される理由には、次のような効果があります。

• テレワーク・DX推進：押印や書類回覧が不要になり、場所を問わない承認を実現
• 内部統制の強化：承認記録と操作ログを電子的に保管し、コンプライアンス対応を容易にする
• 業務効率化：紙の回覧、転記、ファイリングの作業が不要になり、人的ミスを削減
• 経営の可視化：申請状況と承認状況をリアルタイムで把握できる

ワークフローシステムの主な機能

申請機能

申請機能を使うと、利用者は申請を作成して提出でき、提出後の状況も確認できます。

• 申請フォーム：作成と管理
• 添付ファイル：ファイルを付けて提出
• 下書き保存・申請取り消し：作成途中の申請を保存し、申請を取り消す
• 申請状況：提出後の状況を確かめる

承認機能

承認者は承認機能で申請の内容を確認し、組織の決裁手順に沿って処理します。差し戻しや却下も、ここで行えます。

• 承認・差し戻し・却下：申請に対する判断を示す操作
• 承認コメント：判断に添えるコメントを入力
• 代理承認・委任承認：承認を別の人に任せる仕組み
• 一括承認：複数の申請をまとめて承認する

フロー管理機能

フロー管理機能では、承認の経路と条件分岐を、業務ルールに合わせて設定できます。

• 承認ルートの設定：固定ルートと条件分岐ルートの2種類
• 並列承認・直列承認：承認を同時に進める形と順番に進める形を設定
• タイムアウト・エスカレーション：期限を過ぎた場合の扱いを設定

通知・リマインド機能

通知機能で申請や承認の状況を関係者へ知らせると、対応漏れを防ぎやすくなります。

• メール・チャット通知：メールやチャットツールで受け取る
• リマインド：承認期限が近づいたときの催促
• 申請完了通知：申請が完了したことの連絡

管理・運用機能

管理・運用機能では、利用者・権限・設定を管理するとともに、稼働後の保守を支えます。

• ユーザー・組織：利用者と組織の管理
• 権限管理：申請者・承認者・管理者の別で設定
• 監査ログ：取得と閲覧
• レポート・集計：各種の集計を行う

ワークフローシステム開発の進め方

業務の要件を設計と実装に落とし込む作業は、要件定義から運用・保守まで5つの工程に分かれ、段階ごとに確認しながら進みます。

1. 要件定義：業務フローのヒアリングと整理、システム化する要件の定義。
2. 基本設計・詳細設計：システムアーキテクチャ、DB設計、UI基本方針の策定から、画面設計、API設計、承認ロジックの詳細設計まで。
3. 開発・実装：フロントエンド・バックエンド・インフラの実装。
4. テスト・リリース・移行：単体・結合・UAT・パフォーマンステスト、データ移行、段階的リリース、ユーザートレーニング。
5. 運用・保守：継続的な改善、セキュリティ対応。

詳細は「ワークフローシステム開発の進め方・流れ」をご参照ください。

ワークフローシステム開発の費用相場

代表的な開発方式ごとに、費用の目安を次のように比べられます。

• スクラッチ開発（小規模）：100万円〜300万円
• スクラッチ開発（中規模）：300万円〜1,000万円
• スクラッチ開発（大規模）：1,000万円〜3,000万円以上
• パッケージカスタマイズ：50万円〜500万円

費用は、主に申請フォームの数や承認フローの複雑さ、外部システムとの連携の数によって変わります。なお、詳細は「ワークフローシステム開発の費用・見積相場」をご参照ください。

ワークフローシステム開発の外注・発注方法

外注先を選ぶ前に要件と評価基準を整理しておくと、各社の提案を同じ条件で比べられます。

1. 社内の要件整理（申請種別・承認フロー・連携システム・予算）。
2. 発注先候補を3〜5社選び、RFP（提案依頼書）を作成して送付。
3. 提案・見積もりを受領して比較し、ヒアリング・デモを実施。
4. 発注先の決定・契約。
5. 開発推進・管理。

詳細は「ワークフローシステム開発の発注・外注方法」をご参照ください。

ワークフローシステム開発でおすすめの開発会社

開発会社を比べるときは、業務への理解と、開発後の運用支援まで確かめておくことが大切です。

• 開発実績・業種：業務との適合性を見る
• 要件定義・業務分析：支援力を確かめる
• カスタマイズ性・拡張性：後から機能を広げられるかを見る
• 既存システムとの連携：連携実績の有無を確かめる
• 保守・サポート体制：開発後の運用支援を確かめる

おすすめ会社の詳細は「ワークフローシステム開発でおすすめの開発会社6選」をご参照ください。

スクラッチ開発 vs パッケージ vs SaaS の選び方

ワークフローシステムを構築する方法には、大きく3つのアプローチがあります。

スクラッチ開発

自社の業務フローに完全に合わせたシステムを、ゼロから構築します。特に費用と期間は、3つの方式の中で最も大きくなります。

スクラッチ開発が向いているのは、次のようなケースです。

• 承認フローの複雑さ：業種特有の複雑な承認が必要
• 既存基幹システムとの統合：深い統合が必要
• 長期利用：長く使い続けるシステムへの投資

パッケージカスタマイズ

市販のワークフローパッケージをベースに、自社の要件に合わせてカスタマイズします。標準機能で対応できる範囲が広いほど、コストと期間を抑えられます。

パッケージカスタマイズは、標準機能を生かしつつ自社の業務に合わせたい場合に向いています。

• 標準的な申請・承認：標準機能で対応しやすい業務
• コスト・スケジュールの重視：費用と期間を抑えたい場合
• 業界標準の機能：それで十分な場合

SaaSワークフローサービス

クラウド上で提供されるサブスクリプション型のサービスを利用します。初期費用は最も低く、最短で導入できます。ただし、独自のカスタマイズには限界があります。

標準的な申請・承認業務を、短期間で始めたい場合に適した方式です。

• スモールスタート：小さく始めたい場合
• シンプルな申請フロー：その範囲で十分な場合
• 初期投資の最小化：投資を抑えたい場合

ワークフローシステム開発の成功事例

製造業A社の事例

約200種類の社内申請書類をワークフローシステム化したことで、月次の書類処理工数を約60%削減しました。さらに、承認のリードタイムも平均5日から1日に短縮しました。

小売業B社の事例

多店舗展開で複雑になっていた承認ルートを、システム化しました。条件分岐型の承認ルートにより、本部・エリア・店舗の各レベルの承認を自動で振り分け、承認漏れをなくしました。

ワークフローシステム開発でよくある失敗と対策

失敗1：要件定義の不足による手戻り

現場の申請者・承認者・管理者すべてにヒアリングし、実態に即した要件を定義することが対策です。

失敗2：フローの硬直化と業務変更への対応不足

管理者がノーコードで承認ルートを変えられる柔軟な設計を、開発要件に含めることが対策になります。

失敗3：既存システム連携による予算・スケジュールの超過

要件定義の段階で連携仕様を詳細に確認し、連携コストを見積もりに含めておくことが有効な対策です。

失敗4：利用率の低迷と定着の難しさ

リリース前にトレーニングを実施し、経営層が管理職・承認者への利用促進を主導することが欠かせない対策です。

ワークフローシステム開発の費用対効果の計算

導入の費用対効果は、削減できる作業時間を金額に置き換えて試算できます。試算の対象になりやすいのは、紙や押印に関わる作業です。各作業は次の式で金額に換算できます。

• 申請書の印刷・ファイリング作業：月XX時間 × 時給 × 12ヶ月
• 承認者の書類確認・押印・持ち回り作業：月XX時間 × 時給 × 12ヶ月
• 書類紛失・記載ミスによる手戻り作業：月XX時間 × 時給 × 12ヶ月

これらの削減効果を合計し、開発費用・運用費用と比べることで、投資回収期間（ROI）を算出できます。

まとめ

ワークフローシステム開発は、業務効率化、ペーパーレス化、コンプライアンス強化を実現するための重要な投資です。

開発を成功させるには、現場の要件を丁寧にヒアリングし、柔軟な設計を行ったうえで、信頼できる開発会社と連携することが欠かせません。

本記事で紹介した各ガイドも参考にしながら、自社に最適なワークフローシステム開発を進めてください。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。