入退室管理システムの導入は、人件費・管理工数の削減とセキュリティ強化という効果がある一方、ハード初期投資や運用負荷も伴います。そこで、効果とコストを比べ、自社の業態に合う形態と料金体系を選ぶことが大切です。
全体像は入退室管理システムの完全ガイドもご覧ください。
▼全体ガイドの記事
・入退室管理システムの完全ガイド
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
導入で得られるメリットと効果の定量化
入退室管理システムの最大のメリットは、人件費・管理工数の削減とセキュリティ強化を同時に実現できる点です。
効果を金額で捉えると、ハードを含む初期投資を何年で回収できるかを判断できます。代表的な効果を、定量化の視点から順に見ていきます。
人件費削減と省人化の金額効果
人件費の削減は、入退室管理の分かりやすいメリットです。鍵の貸し出し・回収や受付、宿泊施設のフロント、無人店舗の監視など、人を介していた業務を自動化できます。
- 人件費：受付や解錠・確認を自動化し、間接部門の費用を圧縮します。
- 多拠点運営：無人店舗などで常駐をなくし、本部の少人数で複数店舗を運営できます。
- 鍵の管理：再発行やシリンダー交換の費用も削減額に含めます。
受付システムの試算では、100名規模で受付担当2名（月約50万円）を無人受付に置き換え、年約576万円を削減する例があります。同じ考え方は、入退室管理にも当てはまります。
省人化の効果は、無人運用や多拠点展開で特に大きくなります。たとえば無人ジムやコワーキングは、本部の人数を抑えたまま店舗を広げられる業態です。宿泊施設では、人手不足のなかでも施設を維持できます。
効果を見積もるときは、削減できる人員の人件費を年額で算出し、ハードと初期費用を含む投資額と比べます。鍵の費用を加える場合は、年間の頻度に単価を掛けて算出します。
セキュリティ強化と内部統制という無形の効果
人件費削減と並ぶメリットは、セキュリティと内部統制の強化です。入退室ログを自動で記録しておけば、情報漏洩やインシデントが起きたときに、誰がいつ入ったかを追跡しやすくなります。
ログは、なりすましや不正侵入の抑止にもつながります。さらに、物理的なアクセス制御の証跡を、ISMSやプライバシーマークの認証取得・維持に向けて効率よく提出できます。
- リスクと信頼：損害賠償や信用失墜の回避と、取引先の信頼獲得。
- 利用者の安心：従業員や顧客に安心感を与え、女性専用施設や深夜稼働の無人施設で選ばれる理由になります。
無形の効果は定量化しにくいものです。そのため、稟議では「リスクの低減」として説明するのが有効です。機密情報の漏洩による損害賠償や事業停止の影響と比べると、この投資は保険に近い位置づけになります。
認証取得が新規取引の条件となる業界では、入退室管理がビジネスの前提になることもあります。このように、セキュリティを選ばれる理由と捉えると、投資は防御にとどまらない事業価値を持ちます。
メリットを評価するときは、従業員や利用者の安心感など、顧客体験への寄与も含めます。コスト削減と、リスク回避・信頼獲得の両面から価値を捉えます。
見落としがちなデメリットとコスト
入退室管理には、ソフトウェア中心のシステムにはない費用や運用の負担があります。見落としやすい負担は事前に把握し、メリットから差し引いて判断すると、健全な投資判断につながります。
ハード初期投資と工事費という隠れコスト
最大のデメリットは、ハードウェアの初期投資と設置工事費です。クラウド型のソフトは月額数千円からでも、機器や配線、設置工事は別途必要です。
ソフトの月額だけで判断すると、実際の初期費用とのずれに驚くことがあります。そのため、導入前に機器と工事を含めた額を確認しておくことが大切です。
- 機器代：電気錠、カードリーダー、顔認証端末、自動ドアなどが必要です。
- 工事費：自動ドアやフラッパーゲート、電子錠との配線・設置が発生します。
- 付帯設備：タブレットの盗難防止や常時給電にも投資が必要です。
ハード費用は、対象のドア数と、新設か後付けかで変わります。複数のドアやエリアを対象にする場合は、機器代と工事費を含む総コスト（TCO）で見積もることになります。
リサーチによれば、IT導入補助金で対象経費の最大2分の1から5分の4の補助を受け、初期費用を抑えられる場合があります。そこで、費用を把握したうえで、補助金や段階導入によって負担を和らげる方法も合わせて考えます。
運用負荷と現場の利便性低下というデメリット
認証の手間や継続的な運用作業は、現場の負荷や利便性の低下につながります。特に、担当者を決めないまま導入すると、管理者の負担が増えます。
- 権限管理：利用者への権限付与と剥奪を、継続して行う作業。
- カード管理：カードの発行と回収への対応。
- ログ確認：入退室記録の確認作業。
- 迂回リスク：現場が手間に感じ、ドアを開けたままにしてしまう可能性。
利便性とセキュリティはトレードオフの関係にあります。認証方法や運用を現場に合わせて設計できるかが、定着を左右します。
システムが止まると、人が建物に入れなくなる可用性リスクもあります。停電や通信障害、機器故障に備えて、非常時の動作と代替手段を用意しておく必要があります。
運用負荷や可用性リスクは、メリットと比べて受け入れられるかで判断します。さらに、緩和策まで設計できるかが、導入の成否を分けます。
次は、これらのメリットとデメリットを踏まえて、導入形態を選ぶ判断の観点を見ていきます。
クラウド対オンプレ・パッケージ対スクラッチの判断基準
メリットとデメリットを踏まえたら、次はどの形態で導入するかを判断します。規模やセキュリティ要件、業態の特殊性によって、適した選択肢は変わります。
クラウド型とオンプレミス型の選び方
クラウド型は初期費用を抑えやすく、複数の拠点を一元管理できます。さらに、サーバの保守をベンダーに任せられ、機能の更新も自動で受けられます。
- クラウド型：多拠点を本部から管理する業態や、初期投資を抑えて始めたい場合の候補です。
- オンプレミス型：外部にデータを出せない組織や閉域網の運用に向きます。
クラウド型はインターネット接続が前提になります。そのため、通信障害時の動作と、外部へのデータ保管が自社のセキュリティポリシーに合うかを確認しておく必要があります。
オンプレミス型は、自社サーバで運用します。初期投資は大きいものの、長期の運用ではランニング費用を抑えられる場合もあります。
選ぶときの起点は、自社のポリシーと拠点構成です。多くの一般企業はクラウド型で十分ですが、金融・官公庁・研究施設など外部保管が許されない領域では、オンプレミス型も選択肢になります。
パッケージとスクラッチ開発の判断軸
判断の観点になるのは、標準機能で要件を満たせるかどうかと、独自の業務や連携が事業の中核かどうかです。業態特化の要件が複雑な場合は、スクラッチ開発が選択肢になります。
- パッケージ製品：標準的なオフィス用途に合い、低コストで素早く導入できます。
- スクラッチ開発：独自の業務フローや連携に合わせた設計。
パッケージには認証・権限・ログなどの基本機能があり、一般的な用途には十分です。一方で、無人店舗の予約連動、宿泊業のPMS連携、不動産の内見予約連携では、標準機能だけでは対応しきれないことがあります。
リサーチでは、賃貸・物件管理、ホテルPMS、民泊の領域について、競合のパッケージ解説がまったく見当たりませんでした。こうした業態特化の要件は、スクラッチが適する領域です。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発の立場から、標準機能で足りる部分と作り込みが必要な部分を分けて考え、過剰投資を避ける設計を重視しています。
進め方としては、まず無料トライアルで標準機能を試し、不足があればスクラッチを検討する流れが現実的です。
定額対従量と自社適合の最終判断
形態が決まったら、料金体系も選ぶ必要があります。クラウドサービスには定額制と、利用者数やドア数に応じて料金が変わる従量・アカウント課金制があります。
適した体系は、自社の規模や利用形態によって変わります。選び方を誤ると、規模が広がったときに料金が膨らんだり、小規模なのに割高な定額を払い続けたりします。
定額制と従量・アカウント課金の損益分岐
料金体系は、利用規模と成長見込みを含めた損益分岐で比べます。現在の規模だけでなく、数年後の利用者数やドア数も試算に織り込みます。
- 定額制：利用者やドアが多い組織では有利になりやすい一方、少規模では割高になることがあります。
- 従量・アカウント課金：利用者やドアが少ない間は安く、拡大に伴って料金が積み上がります。
たとえば、小規模でも急成長が見込まれる場合は、早めに定額制へ切り替えたほうが安くなることもあります。比べるときは、基本料金に加えて、カード再発行費、追加端末費、保守費、サポート範囲を含むTCOで見ます。
リサーチでも、見落とされがちな変動コストへの注意が指摘されています。月額の安さだけで選ぶと、運用が始まってから追加費用が積み上がることがあります。
数年分のTCOと成長見込みから、損益分岐を見極めます。成長期には、固定費を抱えるよりも、変化に追従できる契約のほうがコスト効率を高める場合があります。
契約期間や解約条件も、あわせて確かめておく必要があります。年間契約は割安になる一方で、途中で他社へ乗り換えにくくなる面もあります。
成長が読みにくい段階では、短期で変更できる契約から始め、運用が固まってから長期契約へ切り替えるとリスクを抑えられます。そのうえで、単価のほかに、事業フェーズに合う柔軟性も評価します。
業態適合と段階導入による最終判断
最終判断では、メリットとデメリット、形態、料金体系を、自社の業態に照らして組み合わせて考えます。
- 一般的なオフィス：限られた拠点で標準機能を使うなら、クラウド型パッケージが候補です。
- 業態特化の事業：無人店舗・宿泊・不動産など、独自連携が中核なら作り込みを検討します。
判断に迷うときは、全社や全拠点に一度に展開せず、効果が大きい場所から始めます。実際の運用で効果と負荷を確かめてから、対象を広げます。
始める場所としては、サーバルームなどリスクの高い場所や、人件費削減効果が大きい無人運用が考えられます。定着を見ながら広げる段階導入によって、過剰投資と現場の非定着を同時に避けられます。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、効果の定量化から形態や料金の判断、段階導入まで支援しています。
判断の観点が定まれば、自社の業態に合う一歩を踏み出せます。
無料トライアルと補助金によるリスク低減
最終判断のリスクを下げる手段として、無料トライアルがあります。多くのクラウド型サービスでは一定期間試せるため、導入前に判断材料を集められます。
- トライアル：機能や認証が現場に定着するかを見る。
- 補助金：対象経費や申請準備の確認。
トライアルでは、カタログだけでは分からない機能の使い勝手を検証できます。
補助金を判断に織り込むことも、有効な実践策です。対象経費の最大2分の1から5分の4の補助を受け、初期費用を圧縮できる場合があります。
ハード費用は負担が重いため、補助金の対象経費に当たるかを確かめておく価値があります。申請にはgBizIDの取得などの準備が必要なので、対象経費と申請準備の両方を、余裕を持って確認することが大切です。
トライアルと補助金を組み合わせると、実運用を検証しながら初期負担も抑えられます。このように、最終判断の不確実性を実務の面から減らせます。
まとめ
入退室管理には、人件費・工数の削減や、セキュリティ・内部統制の強化といった利点があります。一方で、ハード初期投資や工事費、運用負荷、可用性リスクもあります。
すべての観点を自社の業態に照らして組み合わせると、後悔のない選択につながります。クラウドかオンプレかはポリシーと拠点構成で、開発方式は要件で判断します。
料金体系は、規模と成長見込みで比べます。メリットは、コスト削減とリスク回避・信頼獲得の両面で捉え、デメリットは緩和策と合わせて判断します。
迷ったときは、効果の大きい場所から段階導入し、実運用で確かめながら広げます。この進め方なら、過剰投資と現場の非定着を同時に防げます。
riplaは、効果の定量化から形態や料金の判断、段階導入の設計まで支援しています。費用相場や選び方の全体像は、完全ガイドもご覧ください。
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。