出張管理システム（BTM）の導入事例では、申請と承認をまとめること、精算の電子化、既存システムとの連携で、工数削減や統制強化につながった例が中心です。
発注企業の目線で、工数削減、承認の統合、連携、複数拠点対応の観点から事例を見ていきます。全体像は出張管理システム（BTM）の完全ガイドもご覧ください。
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Excel・紙精算からの脱却で間接工数を削減した事例
出張管理システムの導入で成果が出やすいのは、Excelでの申請や紙の立替精算から脱却する場面です。
多くの企業では、出張のたびに申請書をExcelや紙で作り、領収書を糊付けして提出します。経理は金額を電卓で再計算しており、こうした作業は申請者・承認者・経理の工数を使うだけでなく、ミスの原因にもなります。
精算1件30分削減を費用対効果に置き換えた事例
Excel・紙脱却の効果を最も具体的に示すのは、精算処理時間の削減です。費用対効果を測るときは、精算時間の削減を自社の出張件数に当てはめます。
年間の削減額は、次の要素を使えば概算できます。
- 処理時間：申請・承認・精算にかかる時間
- 出張件数：月ごとの申請件数
- 人件費単価：自社の時給換算額
たとえば、一次データの試算では、紙の入力作業を時給3,000円換算とし、1人あたり1か月約30分、約1,500円相当と見積もるケースがあります。さらに、申請から精算までをシステムで完結し、領収書をスマートフォンで撮影して添付できれば、申請者と経理の工数を同時に減らせます。
また、100名規模の企業では、削減効果を「作業管理代として月5万円（おおむね1人分）」と置き換える考え方も有効です。
月200件の出張で1件あたり合計30分削減できれば、月100時間、年1,200時間の削減になります。時給換算の効果が月額利用料を上回るケースもあります。
事例の数字は、読む側の会社の出張の量と人件費に置き換えて見ると、効果の大きさがつかめます。
電帳法・インボイス対応で経理の負担を減らした事例
Excel・紙脱却の効果は、工数の削減以外にもあります。出張管理システムは、法対応の負担も減らします。
交通費や宿泊費の領収書は、電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度への対応が必要です。紙の領収書を糊付けして保管すると、要件に沿った保存や検索が難しくなり、税務調査で必要書類をすぐに出せないリスクも残ります。
- 領収書の保存：電子データのまま保存する
- インボイスの記録：適格請求書の登録番号も記録する
- 不備の差し戻し：申請者への確認を自動化する
活用事例では、撮影した領収書を電帳法の保存要件に沿ってデータ化し、インボイスの記載要件も自動で確認します。その結果、経理が領収書を一枚ずつ点検する作業を減らせます。
出張管理のデジタル化は、価値を生みにくい法対応業務のコスト削減にもつながります。Excel・紙からの脱却は、システム導入の確かな第一歩になります。
出張手配と承認フローを一元化した事例
出張管理システム（BTM）は、出張の手配と承認を一連の流れとして扱えます。この点が、汎用の経費精算ツールとの大きな違いです。
出張は申請・承認の後に航空券やホテルを手配し、出張後に精算します。手配と承認の流れが分かれると、承認前に高額な航空券を予約したり、規程上限を超える宿泊を取ったりする統制上の問題が起こり得ます。
成功事例では、申請・承認・手配を一つにまとめることに丁寧に取り組んでいます。
出張規程をシステムに組み込み統制を効かせた事例
成功事例では、自社の出張規程（出張旅費規程）をシステムに組み込みます。役職別の宿泊費上限や日当、交通手段のクラスを申請時点で適用できます。
- 入力制限：規程を超える申請を入力できなくする
- 自動警告：超過申請に警告を表示する
- 承認記録：承認者と判断基準を記録に残す
ルールを入口で適用できれば、承認者が一件ずつ規程を照合する手間が減り、逸脱も防げます。
規程の組み込みは、ガバナンス強化の面でも評価されます。承認記録が残るため、内部統制や監査にも対応しやすくなります。
出張管理システムは、精算を楽にする道具であるだけでなく、社内ルールを徹底する仕組みでもあります。規程の電子化を要件定義で詰めておけば、リリース後の運用トラブルを防げます。
出張費用を部門別に可視化して予算管理に活かした事例
出張手配・申請・精算を一つにまとめると、出張費用のデータが蓄積されます。集計軸を定めると、そのデータを予算管理に利用できます。
- 部門別：部門ごとの出張費用を集計する
- 案件別：案件にかかった費用を確認する
- 出張先別：訪問先ごとの費用を把握する
事例では、月次締めまで分からなかった費用をほぼリアルタイムで把握できました。そのため、経営層は「今月の出張費は予算に対してどうか」を即座に確認でき、コスト管理の質も高まります。
蓄積データは将来のコスト削減にもつながります。たとえば、同一路線の利用が多ければ、法人契約や早期予約で単価を下げる検討ができます。さらに、特定の出張先が増えた場合は、近隣への拠点設置も検討材料になります。
集計したデータは、精算記録としてだけでなく、出張のあり方を見直す経営判断の材料にもなります。手配と承認をまとめておくことが、そのデータ活用の土台になります。
会計・経費システムと連携して二重入力をなくした事例
投資効果を高める方法の一つが、会計・経費精算・給与計算システムとの連携です。精算データを仕訳や立替金として自動連携できます。
経理の二重入力がなくなり、転記ミスも防げます。この効果こそ、単独ツールで終わらせず連携まで進める最大の理由です。
会計連携で仕訳と支払を自動化した事例
会計連携では、承認済みの精算データを会計側に反映させます。そのため、経理は精算内容の確認に集中できます。
- 仕訳：勘定科目の割り当てを自動化する
- 振込：立替金の振込データを作成する
- マスタ：部門やプロジェクトのコードを整合させる
出張精算は件数が多く、金額もまちまちなので、手作業の転記はミスが起きやすくなります。自動化すれば、ミスを減らしつつ処理を早められます。
要件定義の段階で、会計側のコード体系を洗い出し、出張管理システムの入力項目との対応を決めておきます。科目が合わないと、連携後に手修正が発生します。連携の成否は、技術だけでなくマスタ設計の精度にも左右されます。
SaaS従量課金から自社開発へ乗り換えたTCO事例
クラウドSaaSの出張・経費管理ツールから、自社開発へ乗り換えた事例もあります。
月額相場は1ユーザーあたり300〜500円がボリュームゾーンで、利用人数が増えるほど従量課金は膨らみます。
退職者の勤怠・精算データには法定保存義務があり、アカウントを残して課金が続く場合もあります。さらに、利用人数が50名・100名と増えるにつれ、従量課金が固定費を上回る損益分岐点が近づきます。
- 初期費用：ノーコード受託（Bubble等）は100万〜300万円
- 月額費用：サーバー費は1万〜3万円程度
- 比較期間：人数と利用年数を踏まえた5年総額
ノーコード受託は、ユーザー数に依存しない固定費で運用できます。一次データの試算では、50名以上ならSaaSより5年TCO（総所有コスト）が有利な場合があります。
その5年TCOは約160万〜500万円のレンジとされています。月額単価だけでは判断せず、総額を比べて、SaaSを卒業する規模かを数字で見極めます。
複数拠点・グローバル出張に対応した活用事例
出張管理システムの活用は、国内の効率化だけにとどまりません。複数法人・拠点を持つ企業や海外出張が多い企業では、複雑な要件への対応が成否を分けます。特に、一般的なクラウドツールで「要確認」とされやすい要件への対応が、活用事例の見どころです。
複数法人の出張を一元管理した事例
グループ企業では、法人ごとに出張規程や承認ルート、会計コードが異なるのが一般的です。別々のツールで管理すると、全体の費用が見えにくく、管理の負担も増えます。
- 法人別運用：規程と承認フローを切り替える
- 横断集計：グループ全体の出張費用を集計する
- 権限・会計：法人をまたぐ権限と会計連携を設計する
事例では、一つのシステム上で複数法人を管理し、グループのガバナンスとコスト把握を両立しています。
汎用SaaSでは複数法人への対応設定が難しく、「要確認」で止まることがあります。そのため、要件定義の段階で各法人の扱いを先に決めておき、システムに組み込みます。
まとめて管理すれば、グループ経営の間接業務をそろえられ、費用も把握できます。
海外出張の多通貨・安否確認に対応した事例
海外出張が多い企業では、多通貨への対応と渡航者の安否管理が求められます。外貨領収書のレート計算を自動化すると、申請者と経理の手間を減らせます。
- 為替処理：出張先の通貨で入力した金額を社内基準レートで換算する
- 円建て精算：換算額を円建ての精算データに反映する
- 安否確認：渡航先と滞在期間を把握し、所在確認につなげる
事例では、為替処理の自動化で精算の速度と正確性が向上しています。また、申請データをもとに、緊急時には安否確認システムと連携して所在を確認する活用もあります。
出張管理システムは、費用管理に加えて、社員を守る危機管理の仕組みとしての側面も持ちます。複雑な要件に対応した事例は、精算の自動化にとどまらない活用の広がりを示しています。
業種・規模別の活用事例と段階導入の進め方
適した活用方法は、企業規模や業種、出張の性質によって変わります。自社に近い条件の事例から、無理のない導入方法を考えられます。
規模別に最適な入り口を選んだ事例
小規模企業では、無料または安価なクラウドサービスから始め、効果を確かめて本格導入する事例が多く見られます。
- 5〜49名：月額約1,450〜14,210円
- 50〜99名：月額約14,500〜28,710円
- 100〜199名：月額約29,000〜57,710円
この金額は、一次データにある企業規模別の月額試算です。自社規模のレンジを把握し、小さく始めて現場の反応を見る方法が堅実です。
出張が多い中〜大規模企業には、自社開発を視野に入れた事例もあります。人数増でSaaSの従量課金が膨らむためです。
ノーコード受託やフルスクラッチは、固定費型の運用で5年TCOが有利になる場合があります。また、独自規程や既存システムとの深い連携も作り込めます。規模と出張頻度を踏まえ、導入の入り口を選ぶことが大切です。
段階的に機能を広げて定着させた事例
定着事例では全機能を一斉導入せず、段階的に範囲を広げます。申請・承認から始めれば、現場の習熟に合わせて機能を定着させられます。
- 申請・承認をデジタル化する
- 現場が慣れた後に精算機能を加える
- 会計連携や費用分析へ範囲を広げる
一度にすべてを変えると現場が混乱し、従来の方法に戻るリスクがあります。そのため、段階導入は現場の負担を抑える進め方です。
最初は、最も効果が大きい業務から始めます。たとえば、出張頻度の高い部署や精算に手間がかかる領域で、小さな成功を積み重ねます。効果の実感が社内に広がれば、横展開を進められます。
また、データ移行も一部から段階的に進めると、リスクを抑えられます。段階導入の事例は、無理なく成果を出す進め方を示しています。自社の業務に当てはめ、どこから着手するかを考えます。
まとめ
BTMの事例では、Excel・紙の精算で生じる工数を数字で確かめながら減らし、規程をシステムに適用して、会計・経費システムと連携させることが成功の鍵です。
精算時間の削減効果をROIで示せるうえ、電帳法・インボイス対応の負担も減らせます。部門ごとに費用を把握すれば、予算管理に役立ちます。
複数法人をまとめて管理する場合や、海外出張で多通貨・安否確認が必要な場合は、自社の業態に合わせた作り込みが重要です。
選ぶときは、自社の出張業務と規程にどれだけ合うかを見ます。SaaSの月額単価だけでなく、人数と利用年数を踏まえた5年TCOで比べます。
riplaはフルスクラッチ受託とノーコード受託の両面から、要件整理と現場に定着するシステムづくりを支援します。全体像は完全ガイドをご覧ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。