社内にエンジニアがいない事業会社が外部委託でシステム開発を進めるとき、RFP（提案依頼書）と要件定義書は業務の言葉で書けます。RFPになじみがなくても、6つの要素に沿えば書き始められます。進め方は、要件を優先度で仕分け、現状と理想を描き、ベンダーの提案を見極めることです。
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非IT企業のためのRFP（提案依頼書）の構成
RFP（Request for Proposal、提案依頼書）は、発注側がベンダーに「こういう課題を解決したいので、提案と見積もりをください」と頼む文書です。社内に技術者がいない企業ほど作成でつまずきやすいものの、難しく考える必要はありません。
RFPは、自社の状況とやりたいことをまとめた「依頼の手紙」だと捉えると、書き始めやすくなります。技術仕様書とは役割が違う文書です。
RFPに必ず盛り込む6つの要素
社内に技術者がいなくても、RFPの骨格は6つの要素で組み立てられます。
- 各要素の中身は、次のとおりです。
- 1. 背景と目的：なぜこのシステムが必要か、経営や事業にどんな狙いがあるか
2. 現状の業務とその課題：今どんな手作業や非効率があり、何に困っているか
3. 実現したいこと（要求一覧）：解決したい業務、欲しい機能や効果
4. 予算と納期：想定している投資規模と、いつまでに必要か
5. 前提条件・制約：既存システムとの連携、利用環境、社内体制などの制約
6. 提案してほしい内容：実現方法、体制、スケジュール、見積もりの内訳
このうち、技術的に難しいものは1つもありません。すべて「自社の業務と希望」を言葉にするだけだからです。
中でも重要なのが2番目の「現状の業務とその課題」です。社内に技術者がいない企業の強みは、業務を誰よりも理解していることにあります。
「この帳票を毎月20時間かけて手入力している」「この承認に紙の回覧で3日かかる」といった現状を具体的に書くほど、ベンダーは的確な提案を返せます。逆に、ここが曖昧だと、ベンダーは見当違いの提案をするか、リスクを織り込んで見積もりを高くします。RFPの質は、現状をどこまで具体的につかんでいるかで決まるといえます。
技術仕様より目的と現状の記述
社内に技術者がいない企業が陥りやすい失敗は、無理に技術用語を使おうとすることです。聞きかじった技術名やアーキテクチャを中途半端に指定すると、かえってベンダーの提案の幅を狭め、最適でない選択を強いることになります。
たとえば「クラウドのデータベースを使ってください」と技術を指定する代わりに、「複数の拠点から在庫を確認・更新でき、月末に集計レポートを自動で出したい」と要求を書きます。
こう書けば、ベンダーは自社の知見で、その要求を最も効率よく満たす技術を提案できます。
社内に技術者がいないことは、RFP作成の弱点ではありません。
さらに、「業務の目的に徹して書く」という正しいRFPの姿勢に自然と近づけます。この姿勢こそが、RFP成功の出発点です。
- RFPに書くこと：業務の目的、現状、実現したいこと
- ベンダーに任せること：どの技術を使い、どう実現するか
要件を優先度で整理する要件定義の進め方
RFPに要求を並べただけでは、要件定義としては不十分です。社内に技術者がいない企業は、「あれもこれも欲しい」と要望を盛り込みすぎて、予算が膨らんだり開発が長期化したりしがちです。
これを防ぐのが、要件に優先度を付けて整理する作業です。技術知識がなくてもできるため、発注側が担える重要な仕事です。
必須・推奨・任意による要求の仕分け
要件の優先度は、次の3段階で仕分けるのが分かりやすい方法です。「必須（これがないと業務が回らない）」「推奨（あると効果が大きい）」「任意（あれば便利）」の3つです。
たとえば、受発注業務のシステム化なら、受注の登録と在庫の引き当ては「必須」、売上分析ダッシュボードは「推奨」、AIによる需要予測は「任意」といった具合です。
この仕分けをRFPに明記しておくと、ベンダーは段階的な開発計画や、予算に応じた取捨選択を提案できます。
優先度付けには、もう一つ大きな効果があります。効果の大きい必須機能から着手すれば、初期費用を抑えた現実的な進め方が可能になります。一方で、社内に技術者がいない企業が最初から完璧を目指すと、予算も期間も膨らみ、頓挫するリスクが高まります。
必須機能で小さくリリースし、効果を見ながら推奨・任意を追加していく段階的なアプローチが、外部活用の失敗を避ける王道です。
優先度付けは、限られた予算で最大の効果を出すための、発注側の最も重要な意思決定です。
機能の必須・推奨の見極めについては、別記事の『社内エンジニア不足の必要機能や標準機能の一覧について』もあわせてご覧ください。
- 仕分けの基準：業務に欠かせないか、効果がどれだけ大きいか
- 進め方：必須機能から小さく始め、効果を見て推奨・任意を足す
現状（AsIs）とあるべき姿（ToBe）の描き分け
要件定義の質を高めるもう一つの方法は、現状の業務フロー（AsIs）と、あるべき業務フロー（ToBe）を描き分けることです。
社内に技術者がいなくても、業務を知る現場の人ならこの作業はできます。むしろ業務の当事者だからこそ、正確なAsIsを描けます。
AsIsとToBeを描くと、「システムで何を変えたいのか」が関係者の間で共有され、ベンダーへの伝達もスムーズになります。
この一手間を省いてベンダーに丸投げすると、現場の実態を知らないベンダーが推測で設計し、現場に合わないシステムが出来上がります。
社内エンジニア不足の企業がDXに失敗する典型は、まさにこの「現状把握とToBe設計の不在」です。要件定義の本質は、業務の現状と理想を言葉と図にすることにあり、業務を知る発注側にしかできない仕事です。
- AsIs：現場の人が書き出す、今の業務の流れと手戻り
- ToBe：システム導入後に業務がどう変わるか、その姿
提案を見極めるベンダー目利きの基準
RFPを出すと、複数のベンダーから提案と見積もりが返ってきます。
社内に技術者がいない企業が直面するのが、「どの提案が良いのか、技術的に判断できない」という問題です。
しかし、技術が分からなくても見極める基準はあります。提案の中身より、提案の姿勢とプロセスに目を向けるのが、非IT企業の目利きのコツです。
課題理解と質問の質による見極め
良いベンダーかどうかは、提案の前段階の「質問の質」で見えてきます。
優れたベンダーは、RFPを読んだうえで「この業務の繁忙期はいつですか」「既存システムのデータはどう持っていますか」「現場の懸念は何ですか」といった、業務の本質に踏み込む質問をしてきます。
こちらのRFPをなぞるだけで深掘りの質問がないベンダーは、課題理解が浅い可能性があります。
社内に技術者がいなくても、「自社の業務をどれだけ理解しようとしているか」は、対話の中で十分に感じ取れます。
見積もりの読み方にも、技術知識は要りません。大切なのは「内訳が示されているか」です。
「一式いくら」としか書かれていない見積もりは要注意で、要件のどの部分にいくらかかるかが分解されているかを確かめます。
加えて、追加要望が出たときの費用ルールが明示されているかも見ておきたいところです。特に、安すぎる見積もりは、要件を十分に理解せず安易に出している可能性があり、後から追加費用が膨らむリスクがあります。
提案の姿勢、質問の深さ、見積もりの透明性――この3点は、技術が分からなくても判断できる確かな目利きの基準です。
- 質問の質：業務の実情に踏み込んだ質問が届くか
- 見積もりの内訳：要件ごとの費用に分かれ、追加費用のルールがあるか
要件定義からの伴走の有無
社内に技術者がいない企業にとって、最も価値が高いのは「要件定義そのものを一緒に作ってくれるベンダー」です。完璧なRFPを自力で書けなくても、「業務の困りごとはこれです。一緒に要件に落とし込んでもらえますか」と相談に乗ってくれるパートナーなら、要件定義のハードルは下がります。
提案を見極める際は、「すでに固まった要件を実装するだけ」のベンダーなのか、「要件整理の上流から伴走してくれる」ベンダーなのかを見分けることが重要です。上流から伴走してくれるかどうかは、長期的な成果を左右します。
要件定義の精度が低いまま開発に進むと、後工程で手戻りが頻発し、費用も期間も膨らんでしまいます。
上流から伴走してくれるベンダーは、現場ヒアリングやToBe設計を一緒に行い、要件の抜け漏れを早期に潰してくれます。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発の立場から、社内に技術者がいない企業の要件整理を上流から伴走します。あわせて、業務課題を実装可能な要件へと翻訳する支援を重視しています。
目利きの最終基準は、「この会社となら、技術が分からなくても安心して進められるか」という信頼感に行き着きます。
- すでに固まった要件の実装：受け取った要件どおりに作るだけの役割か
- 上流からの伴走：要件整理の段階から一緒に作る役割か
まとめ
社内に技術者がいない企業のRFP・要件定義は、技術仕様を書くことより、業務課題と目的を言葉にして要求に優先度を付けることが中心です。
実現方法は、ベンダーの提案を引き出して任せます。
RFPには、背景や目的、現状の課題など6つの要素を盛り込みます。要求は必須・推奨・任意で仕分けます。
現状（AsIs）とあるべき姿（ToBe）を描くことで、技術が分からなくてもベンダーに正しく伝わる要件定義ができます。
ベンダーは、提案の姿勢と質問の質を中心に見極めます。見積もりの透明性や要件定義からの伴走も判断材料になります。生成AIは壁打ち相手として活用しつつ、最終判断は人が行うのが鉄則です。
要件定義は、業務を最もよく知る発注側だからこそ担える、外部活用の中核工程です。
完璧な要件定義書を自力で書く必要はありません。
現状と目的を正確に伝え、上流から伴走してくれるパートナーと一緒に要件を磨いていくのが現実的です。
riplaは、フルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、社内に技術者がいない企業の要件整理を上流から伴走します。さらに、業務課題を実装可能な要件へと翻訳する支援も一貫して行います。
全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。