建物管理システム開発の完全ガイド

建物管理システムは、BM業務、PM・オーナー管理、設備・エネルギー管理の3領域に分けて考えると、必要な機能と導入範囲を整理できます。

種類と主要機能、導入の進め方、費用相場を順に見ていきます。各テーマの詳細は、下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事一覧
・建物管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
・建物管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
・建物管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
・建物管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

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建物管理システムの定義

建物管理システムは、建物の情報を正しい単位で結びつけ、日々の業務を記録・承認・分析する仕組みです。

物件を起点に、フロアや設備、契約へと関係をたどれるようにします。点検や故障、修繕、請求の記録も、同じ物件の情報に結びつけられます。そのため、問い合わせへの回答や報告書の作成を短時間で行えます。

管理対象は建物・設備・業務データ

管理対象は、次の4つに分けて考えます。

• 建物と設備：建物名や住所にとどまらず、竣工図や設備台帳も含めて、機器の型式、設置場所、点検周期まで扱います。
• 契約と記録：契約書、作業仕様書、写真といった書類に加え、故障履歴や修繕費も管理します。
• 担当と手順：担当者や協力会社、入館手順も同じ仕組みで扱います。
• 業務データの連携：物件・フロア・設備を契約や作業と結びつければ、たとえば空調機の点検履歴から異常を追い、交換部品や費用、担当業者も確認できます。

オーナー・PM・BM・設備担当で目的が変わる点

立場によって、システムに求める中心の業務が変わります。

• オーナー・アセットマネージャー：物件収支、資産価値、修繕計画、投資判断が中心です。
• プロパティマネージャー：賃貸借契約、賃料・共益費、入退去、オーナー精算、テナント対応を担います。
• ビルメンテナンス会社：受注、作業員割当、巡回、点検、報告を流れとして重視します。検収、請求、協力会社管理も欠かせません。
• 設備担当者：機器の状態、アラート、エネルギー、保全計画が主な関心事です。

利用者ごとの重視点を整理すると、必要な機能の優先順位を定めやすくなります。

法令対象と記録の保存範囲

法令上の対象基準と、維持管理で残す記録の範囲を整理しておきます。

• 対象の基準：特定用途部分が3,000平方メートル以上、専ら学校の場合は8,000平方メートル以上が対象です。
• 維持管理記録：空気環境、給水・排水、清掃、ねずみ・昆虫防除などを扱います。
• 記録項目：点検項目、測定値、実施者、確認者、是正内容、保存期間を要件に含めます。

対象の基準は、厚生労働省の「建築物衛生のページ」に基づきます（出典：厚生労働省「建築物衛生のページ」、2026年確認）。

法令の適用判断は専門家に確認します。そのうえで、システムには必要な証跡を残します。

建物管理システムの種類と主要機能

建物管理システムは、業務の中心で分類すると選びやすくなります。現場作業が中心か、賃貸・収支が中心かで、必要なマスタや承認フローは異なります。

設備データを取り込む場合は、業務システムと建物設備の制御・監視環境との境界も設計します。

ビルメンテナンス業務向けの機能

BM業務では、予定管理、現場報告、採算把握に使う機能に加え、故障対応を支える機能も求められます。

• 予定・巡回：物件・顧客・契約・作業仕様のマスタに加え、年間・月間の点検予定と巡回ルートを扱います。
• 作業報告：作業員と協力会社を割り当て、スマートフォンから現場の実績を登録できます。
• 故障・クレーム：受付番号付きのチケットに写真、位置、対応内容、完了確認を記録し、電話や個人メモへの依存を減らせます。
• 採算管理：見積から受注、検収、売上、請求、入金消込までをつなぎ、外注費や原価、利益率も含めて物件ごとの利益を把握できます。

PM・オーナー管理向けの機能

物件と契約、収支を関連付けておくと、集計やテナント対応に活かせます。

• 物件・契約管理：物件・フロア・区画・テナントを関連付け、賃貸借契約、賃料、共益費、変動費、保証金、更新・解約・入退去を管理します。
• 収支・報告：月次収支、修繕予算、予実差異、オーナー精算、レポートを、同じデータから出せる構成にします。集計担当者の照合作業も減らせます。
• テナント対応：依頼の受付内容を残し、設備や修繕のチケットと結び付けておきます。

設備・エネルギー・予防保全向けの機能

設備管理では、台帳に登録する情報と、監視時に残す履歴を整理します。

• 設備台帳：空調、照明、受変電、エレベーター、入退館、防災設備を、メーカーや型式、設置場所とともに登録します。
• 監視履歴：センサーや中央監視設備から稼働値、電力量、温度を取り込む場合は、異常値の判定、通知先、対応期限、復旧結果を一続きにまとめます。

設備台帳には、点検周期や耐用年数、更新予定も併せて入れます。

2025年4月以降に着工する原則すべての新築住宅・非住宅で、省エネ基準適合が義務化されています（出典：国土交通省「令和7年4月1日から省エネ基準適合の全面義務化」）。

エネルギー関連データは、後から追える設計にしておくことが重要です。

共通して必要なマスタ・権限・連携

共通基盤には、次の要素が必要です。

• マスタ：物件や設備、契約、取引先、担当者のマスタを持ちます。
• アクセス管理：ロール別の権限や承認、操作ログを備えます。
• 基本機能：帳票や検索、ファイル管理、通知を、共通の機能として備えます。
• 外部連携：会計や勤怠、電子請求書、顧客ポータル、IoT、BIMなどと連携する場合は、APIに加えてCSVや固定長ファイルも対象にします。
• エラー時の処理：件数照合やエラー表示、再送、取消、再処理の方法を決めます。

大容量の写真や竣工図は、保存期間や版管理、アクセス権、バックアップ方針も要件に含めます。

建物管理システムを導入するメリット

導入の効果は、紙をなくすことにとどまりません。物件情報や現場実績を同じ基盤で扱い、契約や請求、設備状態ともつなぐと、業務の速さと説明責任を高められます。

効果を測るには、導入前の作業時間や転記回数を記録し、導入後も同じ指標で比べます。

転記・二重入力・資料探しの削減

転記や二重入力を減らすには、次の点を押さえます。

• 正本の分散：紙の点検表をExcelへ入力し、さらに請求書へ再入力する運用では、同じ情報の正本が複数生まれます。
• 誤りの確認：入力漏れや桁違いが起きたときは、正しい値の確認にも時間がかかります。
• 現場での登録：スマートフォンから作業や写真を登録し、異常や対応結果も同じ記録に残します。
• 報告と請求：承認済みの実績から報告書と請求データを作る構成にすると、転記の工程を減らせます。

物件別の採算と修繕判断

実際の利益は、契約金額を見ただけでは把握しにくいものです。追加作業や外注費に加え、移動時間や消耗品、緊急対応まで含めて初めて見えてきます。

受注・作業・原価・請求を物件や契約単位で結ぶと、契約更新の前に採算を確認できます。その結果、単価改定や作業内容の見直しも検討できます。

故障履歴と修繕費を蓄積すれば、更新時期や予算を比べて判断できます。また、場当たり的な修理も避けやすくなります。

報告の速さと説明責任

作業日時や担当者、測定値を、写真や異常内容とともに一つの履歴にまとめます。是正結果と承認者も含めておくと、オーナーやテナントからの問い合わせに、事実を示して回答できます。

月次報告は、承認済みデータを期間・物件・設備で抽出して作れます。また、手作業で資料を集める手間も減らせます。

記録は、品質確認に加え、担当者交代や協力会社との引き継ぎにも役立ちます。

建物管理システム開発・導入の進め方

導入は、現状把握と目的・範囲の確定から始めます。そのうえで、要件定義と方式選定を経て、データ移行、テスト、教育、段階展開へと進みます。

最初から全物件・全業務を対象にすると例外処理と移行負荷が膨らみやすいため、代表的な物件や業務で検証します。

▶ 詳細はこちら：建物管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

業務とデータの流れの現状分析

業務量と情報の流れを洗い出すと、システム化する範囲が見えてきます。

• 業務量：物件数や用途、拠点、現場人数、協力会社数を洗い出します。
• 業務の流れ：問い合わせ受付から作業割当、現場報告、承認までを一つの流れにまとめます。
• 情報の受け渡し：各工程で、誰が何を入力し、どの資料を正本とし、どこで転記するかを確かめます。
• 現状の数値：作業時間や差し戻し件数、請求締め後の修正件数などを、導入前に測っておきます。

契約数や点検種類、月間作業件数、帳票数も対象です。見積、契約、請求、会計も業務フローに含めます。

MUST・WANTに分けた要件定義

要件は、必須のMUST、導入効果を高めるWANT、将来検討する項目に分けて整理します。

• MUST：物件・設備・契約の正確なひも付けと、現場報告、承認を含めます。請求や権限、操作ログ、データ出力も必須です。
• 対応方式：顧客指定帳票と独自原価計算は、標準機能か設定か個別開発かを、Fit＆Gap表で整理します。
• 運用要件：画面の設計だけでなく、例外処理や取消、再承認、締め後修正、障害時の対応まで記載しておきます。

データ移行・テスト・並行運用の計画

移行データの範囲と、移行・受入テストで確認する内容を整理します。

• 移行リハーサル：本番の前に、データ移行の手順を試しておきます。
• 通常・例外の受入テスト：通常時と例外時、それぞれの動きを確かめます。

移行対象は、現在の物件や設備、契約だけとは限りません。過去の点検や修繕、請求の記録を、どこまで移行するか決めます。写真や図面、契約更新履歴の扱いも決めておきます。

重複や欠損、表記ゆれ、日付形式、設備番号の不一致を診断します。そのうえで、本番の前に複数回リハーサルし、件数と金額を照合します。

受入テストでは、通常ケースに加えて、緊急修繕、作業差し戻し、担当者変更、契約終了、請求訂正を確認します。さらに、通信障害や権限外アクセスもテスト対象にします。

代表物件での試行と段階展開

最初に選ぶのは、業務量が多すぎず、現場責任者が参加でき、導入前後を比べやすい物件です。

1. 通信環境や写真の撮り方、作業完了の定義、承認者、例外時の連絡を、実業務の中で確かめます。
2. パイロットの後は、作業時間や報告書の作成時間、請求修正件数を評価します。
3. 未処理チケット数と利用率も評価したうえで、設定や手順を改めます。
4. 問い合わせ窓口と改善会議を決め、対象物件を段階的に増やします。

パッケージ・クラウド・スクラッチの選び方

方式選定では、初期費用の安さだけでなく、業務適合度や導入期間、拡張性を比べます。データの持ち出しや保守も、誰がどこまで受け持つかを確認します。

BM業務を早く整える場合と、PM・会計・設備データまで統合する場合では、最適な方式が異なります。また、標準機能と個別開発を組み合わせる方法もあります。

業界パッケージが向くケース

共通業務を短期間で整えたい場合は、パッケージが向きます。契約や作業、検収、請求、物件管理などがその対象です。業務知識が反映されているため、ゼロからの設計を減らせます。

顧客指定帳票や独自の利益計算、特殊な承認経路、複雑な設備連携は、標準機能では足りないことがあります。標準機能に合わせて業務を変えられる範囲と、変えられない範囲を、事前に分けておきます。

クラウド・SaaSが向くケース

複数の拠点や協力会社がスマートフォンで使い、サーバー構築やバックアップの負担を抑えたい場合は、候補になります。

アップデートや監視はサービス側に任せられます。一方で、月額課金や利用者・物件数による料金変動、API制限は確認が必要です。

加えて、データの保管場所やサービス終了時の返却形式も確認します。可用性や復旧時間目標、障害通知、脆弱性対応、監査ログ、サポート時間は、契約前に確かめます。

スクラッチ・ハイブリッドが向くケース

独自業務が競争力に直結し、会計・勤怠・基幹システムとの深い連携が必要なら、個別開発やハイブリッドを検討します。

設備データを使った独自分析が必要な場合も対象です。すべてを作り直さずに、標準サービスへ現場アプリや分析機能を足す方法もあります。

設備制御に接続する場合は、業務系と制御系のネットワークを分離します。まずは読み取りと監視から進めると、リスクを抑えやすくなります。

建物管理システムの費用相場と5年総額

費用は、月額サービスと個別開発で考え方が異なります。公開料金を市場平均とみなさず、対象業務と物件数、利用者数に加え、移行や連携、機器、工事、教育、保守に分けて比べます。

ここで示す数字は、2026年時点で検討する目安です。ただし、建物数や既存環境によって変動します。

▶ 詳細はこちら：建物管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について

SaaS・パッケージの初期費用と月額費用

公開料金の例と、パッケージ導入時の初期費用は分けて見ます。

• SaaSの公開例：小規模な業界特化型の場合、初期は数万円、1人あたり月額は数千円からです。
• BM向けサービスの例：初期3万円で、6名以上は1人あたり月額2,980円、1〜5名は月額4,980円です（出典：同サービスの公開料金ページ、2026年確認）。
• パッケージの初期費用：初期設定や移行、教育、帳票調整にかかる費用は、30万〜300万円程度が目安です。

公開例は一つのサービスの料金にすぎません。ただし、PM機能や会計連携、設備IoT、帳票調整、データ移行が追加料金になるかは、サービスごとに異なります。

個別開発の費用レンジ

個別開発の費用と期間は、対象業務やシステムの統合範囲によって異なります。

• BM業務中心：物件・作業・写真報告・請求・会計連携で500万〜1,500万円程度、3〜6か月が目安です。
• 中規模統合：PM・BM・会計・ワークフロー・スマートフォン報告で1,500万〜4,000万円程度、6〜12か月です。
• 広範囲の統合：設備監視やIoT、中央監視、入退館、テナント機能まで含めると、3,000万〜8,000万円超、12〜24か月になることがあります。

これらは、類似する業務・設備管理システムからの概算です。建物管理専用の統計ではありません。

端末・移行・保守を含む5年総額

初期費用に加えて、導入後の費用や追加費用も含めた5年間の総額で比べます。

• 初期・運用費：開発、利用料または保守料、クラウド、運用設計、法改正対応の費用が入ります。
• 導入関連費：端末やセンサー、通信、設置工事の費用を分けます。移行や教育、バックアップ、障害対応についても、別々に示してもらいます。
• 5年総額の例：初期1,000万円、月額20万円、端末・教育・移行300万円なら、1,000万円＋20万円×60か月＋300万円で2,500万円です。
• 追加の可能性：機器交換や追加のユーザー・物件、通信費、税、契約更新費が加わることもあります。

各社には同じ前提を渡し、初期費用や年間費用、5年総額、含まれない費用を比べます。

費用が上がりやすい要因

費用が増える条件を、データ、連携、設備接続、運用要件に分けて確認します。

• データ・帳票：物件・設備数の多さ、過去データの不整形、顧客ごとに異なる帳票。
• 連携・現場利用：会計・勤怠など連携先の多さ、スマートフォンのオフライン利用。
• 設備接続：設備・入退館機器との接続に現地工事が必要な場合。
• 運用要件：細かな権限、承認例外、監査ログ、長期保存、24時間対応。

これらは、設計やテスト、運用の費用を増やす要因になります。金額だけでなく、初回リリースから外す機能と、将来追加する条件も明確にしておきます。

建物管理システムの開発会社・ベンダーの選び方

知名度や機能数だけでなく、自社の業務範囲と導入後の運用に対応できるかを確かめます。

事業者には、業界パッケージ、複数製品を組み合わせるSI、設備・制御連携、個別開発を得意とするタイプがあります。そのため、標準機能で足りる範囲と独自開発が必要な範囲を整理してから選びます。

建物管理に近い実績

導入社数や業界名だけでなく、自社に近い実績かどうかを確かめます。

• 対象範囲：BM・PM・設備のどこまでを扱うか、物件数や利用者数、既存システムとの連携本数を確認します。
• 運用実績：データ移行の範囲やスマートフォン利用、導入期間、導入後の効果を見ます。

同じ規模や似た契約形態の事例があれば、現場担当者が使う画面や帳票、例外処理について聞いておきます。

公開事例の効果は、自社でそのまま再現するとは限りません。そのため、効果の測定条件も確かめます。

提案書と見積書の比較条件

各社の提案内容と見積額を比べられるよう、RFPや費目の条件をそろえます。

• RFPの条件：物件・設備・利用者数、対象業務、月間作業件数、連携先、帳票、移行対象を盛り込みます。
• 追加の前提：権限、保存期間、希望時期、予算上限も前提として示します。
• 提案の内訳：標準機能、設定対応、追加開発、対象外を、機能ごとに分けてもらいます。
• 見積の内訳：要件定義から追加変更までの費目を、前提・除外条件とあわせて提示してもらいます。

少なくとも3社程度に同じ情報を渡すと、価格差の理由を比べやすくなります。

保守・契約・データ返却の確認

導入後の支援体制に加えて、契約中の管理事項や、終了時の引き継ぎ条件を確認します。

• 運用窓口：マスタの更新者や問い合わせ先、障害時に何時間以内に復旧を始めるかを確かめます。
• サービス型の契約：料金改定や利用者・物件の追加、データ出力、バックアップ、解約時の返却形式を取り決めます。
• 個別開発の引き継ぎ：設計書やソースコード、テスト結果、API仕様、運用手順と、脆弱性対応の責任を明確にします。
• 継続運用：担当者が替わっても回せる提案か、属人的な設定や手作業を減らせるかを見ます。

▶ 詳細はこちら：建物管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方

▶ 詳細はこちら：建物管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

セキュリティ・法令・運用で失敗しないポイント

建物管理システムでは、個人情報や契約情報を扱います。そのほか、建物の構成や設備の状態、入退館情報、制御系ネットワーク情報を扱う場合もあります。

利便性を求めて外部接続を増やすほど、守る対象と関係者も増えます。そのため、経済産業省の「ビルシステムにおけるサイバー・フィジカル・セキュリティ対策ガイドライン」第2版を参照します。

構成情報やバックアップ、要員管理、ネットワーク、機器管理は、ガイドラインで整理されています。ライフサイクルやインシデント対応も含まれます（出典：経済産業省、2026年確認）。

業務単位での権限・認証・ログ設計

利用者の役割に応じて、操作できる範囲と認証・記録の方法を設計します。

• 役割別の権限：利用者の役割ごとに、閲覧、登録、承認、出力、削除の範囲を分けます。
• 閲覧範囲と停止：物件・設備・会社単位で制御し、退職や異動、契約終了のときは、速やかに止めます。
• 認証と記録：多要素認証、端末管理、通信・保存データの暗号化、操作ログ、承認履歴、保存期間を決めます。

オーナーやPM、現場責任者、作業員は、それぞれ別の役割として扱います。ほかに、次の3つも役割として分けます。

• 協力会社
• 経理
• システム管理者

記録によっては、削除せず無効化や履歴保持で残す必要があります。そのため、法務・監査担当と確認します。

ITと設備制御系の接続範囲

空調や受変電を業務システムから直接操作できると便利になる一方で、障害や不正アクセスが建物の安全や稼働に影響する可能性もあります。

設備の資産台帳を作り、ネットワークを分離します。そのうえで、接続元や接続時間、保守業者の認証、変更手順、バックアップ、復旧手順を定めます。

まずは設備データの収集、表示、通知に限定し、制御操作は承認を含む別の経路にするなど、段階的に導入して影響範囲を抑えます。

障害・災害・担当者交代への備え

システム停止への対応や復旧基準、担当者交代後の運用継続を、あらかじめ準備します。

• 利用停止への備え：紙やオフラインの手順、復旧後の再登録、バックアップ復元、代替連絡先を用意します。
• 復旧基準：業務ごとの復旧目標時間と許容データ損失を定めたうえで、年1回に限らず、変更時にもテストします。
• 運用の引き継ぎ：マスタや契約、点検項目、法令改正の担当者を決め、操作マニュアルとデータ定義を残します。

導入担当者が異動しても運用を止めないことが、システム定着の条件です。

よくある質問

対象業務や費用、既存データ、現場利用について、導入前によく確認される質問に答えます。

建物管理システムはどのような会社に必要ですか？

物件情報や点検記録が紙・Excel・個人メモに分散し、報告、請求、修繕の確認に時間がかかる会社に必要です。

複数物件や複数拠点、協力会社、複数の契約・帳票を扱う場合は、一元管理の効果を出しやすくなります。

1物件でも法定点検や設備履歴を長期保存したい場合は、導入目的を整理する価値があります。

建物管理システムはSaaSと個別開発のどちらがよいですか？

BM業務を早く標準化し、初期投資を抑えたい場合はSaaSやパッケージが向きます。

PM・会計・設備制御との深い連携、独自業務フロー、特殊帳票が競争力に直結する場合は、個別開発やハイブリッドを検討します。

発注側は業務をMUST・WANTに分け、標準機能で足りない部分だけを追加すると、費用と保守のバランスが見えてきます。

既存のExcelや紙のデータは移行できますか？

移行できる可能性はありますが、形式をそのまま取り込めるとは限りません。そのため、移行前に次の項目を整えておきます。

• 表記整理：物件名、設備番号、契約番号、日付、担当者、金額の表記をそろえ、重複や欠損、不要データを取り除きます。
• 紙の記録：全件を入力するか、現行契約や重要設備だけを対象にするかを決めます。
• 見積条件：移行件数、作業期間、確認責任者を見積もりに含めます。

建物管理システムの費用はどのように見積もりますか？

見積項目を漏れなく並べ、公開価格の例と、自社条件での費用を区別します。

• 見積項目：初期費用、月額または保守費、利用者・物件の追加費、移行・教育を分けます。端末・センサー・通信、現地工事、連携、法改正対応も、別々に示します。
• 小規模SaaS：初期数万円・月額数千円からの公開例があります。
• 個別開発：500万〜1,500万円、統合範囲が広いと1,500万〜4,000万円程度になる場合があります。

費用は5年総額で見積もります。公開価格は一例にすぎないため、物件数や利用者数、対象業務を示して見積もりを取ります。

まとめ

建物管理システムは、物件や設備、契約をつなぎます。作業、修繕、原価、請求も同じ情報に結び付け、現場と管理部門の情報を一つにまとめます。

BM中心か、PM・オーナー管理中心か、設備・エネルギー中心かで、必要な機能は異なります。最初に、解決したい業務と利用者を定めます。

判断の順番

導入後の運用まで見通し、必要な確認を順序立てて進めます。

1. 対象業務と利用者の確定
2. 転記、検索、請求、修繕の課題を測ります。
3. 標準機能と個別要件の切り分け
4. 移行・教育・保守を含む5年総額を出します。
5. セキュリティ・法令・障害時の運用の確認

BM業務だけならSaaS、PM・会計まで統合するならパッケージやSI、設備連携や独自業務が重要ならハイブリッドや個別開発が基本になります。

代表物件での小さな導入

全物件を一度に切り替えるより、まずは代表物件で作業報告から請求までを通します。

あわせて、データ移行やスマートフォン利用、承認、報告書、権限、障害時の手順も検証します。

1. 作業時間、修正件数、未処理件数、報告までの時間を導入前後で比較します。
2. 効果が確認できたら対象を広げます。

要件と見積の前提をそろえ、現場が使い続けられる運用まで設計することが、建物管理システム定着の近道です。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。