出張管理システム（BTM）の開発を外部に発注するには、業務要件と費用・納期を整理したうえで、開発会社の選定と契約、開発中の管理、納品後の運用へと段階的に進めます。
- 要件整理：申請、承認、精算の業務フローと出張規程
- 発注準備：予算と納期、社内体制、RFPの条件の整理
- 管理設計：契約と進捗、テスト、保守それぞれの確認方法
発注前の準備から納品後の運用体制まで、段階ごとに押さえておきたい点を、見出しの順に確認していきます。
出張管理システム（BTM）開発の全体像は、完全ガイドの記事で確認できます。
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
発注前の準備と要件整理
業務要件の整理（現状の出張管理フロー・課題・必要機能）
発注前にもっとも重要なのは、自社の業務要件を整理することです。要件整理の精度は、発注後の「こんなはずではなかった」を防ぐ最大の対策になります。まずは現状の出張管理フローを見える形にし、申請、承認、精算がどう行われているかを文書に残します。
そのうえで、現状の課題を具体的に書き出します。「申請書の回覧に時間がかかる」「領収書の管理が煩雑」「出張費用の全体像が見えない」といった課題は、立場によって見ている点が違います。そのため、現場担当者、管理部門、経営層それぞれの視点から課題を集めることが大切です。
次に「必要機能リスト」を作り、各機能を必須、あれば望ましい、将来対応のどれかに分けて優先度を明示します。また、この段階で総務・経理・IT・経営との合意を取っておくと、後のプロジェクトが円滑に進みます。
予算・スケジュール・社内体制の確認
開発会社に依頼する前に、予算、スケジュール、社内体制を固めておくことが欠かせません。特に予算は、開発費用だけでなく保守運用費、ライセンス費、インフラ費を含めた総コストで見積もる必要があります。
スケジュールは、いつまでに稼働させる必要があるかを先に決め、そこから逆算して要件定義、開発、テストの各フェーズの期間を設定します。社内体制では、プロジェクトオーナー（意思決定者）、プロジェクトマネージャー（窓口担当）、各部門のキーパーソン（業務要件の確認担当）を事前に決めておきます。
体制が決まっていないと、要件の確認や承認が滞り、プロジェクトの遅延につながる大きな原因になります。
発注先の選定方法
複数社への相見積もりとRFP作成
発注先を決める際は、必ず複数社（3〜5社程度）から相見積もりを取ります。1社だけの見積もりでは、提示された費用が妥当かどうかを判断する基準が持てないためです。
相見積もりの精度を高めるには、RFP（Request for Proposal：提案依頼書）を作って、全社に同じ情報を渡すことが大切です。RFPには、プロジェクトの概要・目的、必要機能の一覧と優先度、選定基準を明記します。さらに、連携が必要な外部システム、開発スケジュール、予算の概算も盛り込みます。
RFPを使えば、各社から同じ形式の提案と見積もりが集まり、公平に比べられます。そのうえで、会社説明会やオンライン打合せの場で、担当チームの対応力やコミュニケーションスタイルも確かめておきましょう。
選定基準と評価の観点
開発会社を選ぶときは、費用の安さだけで判断しないことが大切です。まず①BTMやワークフローシステムの開発実績があるかを確かめ、類似システムを作った経験を見ます。さらに②RFPへの提案内容の具体性と、解決策の的確さから、技術力と提案力を判断します。
③コミュニケーション品質は、ヒアリング時の理解力と、質問への回答のわかりやすさで見ます。また④費用の透明性は、見積もりの詳細度と、追加費用が発生する条件が示されているかで確かめます。
⑤保守運用体制は、開発後の継続サポート、バグ対応、機能追加への対応力で判断します。そのうえで、これらを総合的に点数化し、もっとも信頼できる会社を選ぶことが、選定を成功させる鍵です。
契約・発注時の注意点
契約形態（請負 vs 準委任）の選択
システム開発の契約形態には、大きく分けて「請負契約」と「準委任契約」の2種類があります。請負契約は、完成物（システム）の納品を約束する契約で、成果物に対して報酬が支払われます。一方、準委任契約（SES契約）は、開発作業そのものに対して報酬を支払う契約です。
要件が明確に定まっている場合は、請負契約のほうが費用の見通しが立ちやすく、品質保証の面でも有利です。反対に、要件が途中で変わりやすいアジャイル開発や、長期的な改善・保守のフェーズには、準委任契約が向いています。
BTM開発では、要件定義・設計フェーズを準委任契約で進め、開発・テストフェーズを請負契約に切り替えるハイブリッド型を採用するケースも増えています。また、契約前に法律の専門家も交えて、契約内容を精査することを推奨します。
セキュリティ要件・個人情報保護の取り決め
BTMは従業員の個人情報（氏名、連絡先、旅程情報）や、企業の機密情報（出張コスト、訪問先情報）を扱います。そのため、セキュリティ要件と個人情報保護の取り決めを、契約書に明確に定めておくことが欠かせません。
具体的には、データの暗号化方式、アクセス権限の管理、ログの管理を、仕様書と契約書に記載します。さらに、インシデント発生時の対応手順も、この2つの書類に盛り込みます。
クラウドを使う場合は、データの保管場所（国内外）、バックアップ体制、障害時のRTO/RPOも確認します。秘密保持義務（NDA）は開発会社との契約書に盛り込み、開発過程で共有する社内情報の管理ルールも合意しておくことが大切です。個人情報保護法、電子帳簿保存法、インボイス制度などの関連法規への準拠も、開発会社と事前に確かめます。
開発中・納品後の管理
プロジェクト管理と進捗確認
開発中は、定期的な進捗確認と課題管理が、品質とスケジュールを守るうえで欠かせません。そのため、週次か隔週で定例ミーティングを開き、進捗状況、課題リスト、次週の予定を確認します。また、進捗管理ツール（Redmine、Jira、Backlogなど）を共有して、タスクの状況を見える形にするのも有効です。
仕様変更が起きたときは、変更管理のプロセスを通じて、影響範囲、追加費用、スケジュールの変更を正式に合意してから進めます。口頭での仕様変更はトラブルの原因になるため、必ず文書にし、承認を得るプロセスを設けます。
テストフェーズでは、エンドユーザー（現場担当者）が実際に操作してUATを実施します。そのため、使いにくさや要件漏れを、本番稼働の前に発見できます。
保守・運用体制と社内展開
本番稼働後は、開発会社との保守の取り決めと、社内への展開を並行して進める必要があります。押さえるべき点は、次の4つです。
- 保守契約：障害対応のSLA（応答時間・復旧時間の目標値）、定期メンテナンスの範囲、機能改修の対応方法
- 社内展開の準備：利用マニュアルの整備、社員向けの操作研修、ヘルプデスク窓口の設置
- 段階的なロールアウト：パイロット部門からの順次展開。問題を早期に発見・修正しながら全社展開を進める
- 稼働後の定着：利用状況のモニタリング、改善提案、追加機能の優先順位付けを続けられる社内体制
稼働後の定着体制は、BTM投資を最大化するためにも必要です。
BTMの開発発注を成功させるには、発注前の準備から契約、開発中の管理までを、ひと続きの流れとして進めることが大切です。
専門的なコンサルティングを提供できる開発会社と連携すれば、スムーズな発注と高品質なシステム構築につなげられます。
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。