介護・福祉業の利用者管理システムでは、利用者情報から家族連絡まで、計画や支援記録、請求をつなぎ、現場と管理者が共有できるかで会社を選びます。
紙やExcelの転記を減らしたいと考えても、既製クラウドと個別開発のどちらが合うかは迷いやすいものです。そこで、株式会社riplaを最初に、介護・福祉分野で実在と提供内容を確認できる5社を加えた計6社を、方式・得意領域・費用確認のポイントで比べます。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け利用者管理システム開発の完全ガイド
- 利用者台帳
- riplaの支援領域
- 計画・支援記録
- 請求・家族連絡
- 選定時の確認事項
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
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介護・福祉業向け利用者管理システムのパートナー選びが重要な理由
利用者管理システムの導入成否は、画面の多さよりも、現場の一日の業務と制度上必要な記録をどれだけ自然につなげられるかで決まります。
介護や障害福祉、訪問や通所、入所では、記録する項目や職員の動きが異なります。そのため、会社選びでは製品名だけでなく、導入方式と支援体制を見極める必要があります。
業務に合う会社を選ぶと定着率が高まる理由
利用者情報には、氏名や住所のほかにも多くの項目があります。家族・緊急連絡先、主治医、要介護度や障害支援区分が含まれ、契約や受給者証、アセスメントも同じ利用者情報に入ります。さらに、個別支援計画、日々の支援記録、事故やヒヤリハットまでが、一つの利用者像を構成します。
台帳と記録が別々のままだと、転記や検索に時間がかかり、更新漏れが申し送りや請求のミスにつながります。
現場で使う端末から正しい利用者を選び、必要な項目だけを短時間で入力できる導線を設計できる会社を選ぶことが大切です。
発注前に同じ質問で比較するポイント
候補会社には、利用者数、職員数、拠点数を同じ条件で伝えます。サービス種別と記録の種類も、あわせて示します。請求連携、モバイル利用、既存データ移行については、どの会社にも同じ質問で確認します。
費用については、初期費用と月額、追加ユーザー費を分けて確認します。さらに、法改正対応費、保守費、データ返却費も、それぞれの金額を書き出して比べます。
介護情報基盤との連携を含む標準化対応は、2026年4月1日以降、準備が完了した市町村から順次始まります。厚生労働省は、2028年4月1日までに全市町村での活用開始を目指しています（出典: 厚生労働省「介護情報基盤について」、2026年）。そのため、将来の連携方針を説明できるかも、発注前に確かめておきたい項目です。
株式会社ripla｜コンサルから開発まで一気通貫で支援
riplaは、コンサルティングから開発まで一気通貫で支援できる企業です。IT事業会社として社内DXを推進してきた経験を活かし、ビジネスへの成果創出とシステムの定着支援に強みがあります。
営業・顧客・生産・販売管理など、幅広い基幹システムの構築・導入実績があり、企業の業務要件に合わせて柔軟に対応できる体制を整えています。
特徴と強み
利用者管理システムを新しく作るときは、要望を画面に置き換える前に、業務の流れを整理する必要があります。業務は、利用開始と契約から、支援計画、記録、請求を経て、家族への連絡までつながっています。
riplaは、業務を洗い出して要件を整理するところから入ります。現場が本当に減らしたい転記や検索の負担を確かめながら、必要な機能を段階的に設計する相談先です。
既製品では業務に合わない部分だけを個別開発したい場合も、riplaは現場の運用とシステムの成果をつなげる視点で検討できます。
得意領域・実績
営業・顧客・生産・販売管理などの幅広い基幹システム構築・導入の経験を、介護・福祉の利用者を中心にした管理へ応用できる点が特徴です。
たとえば、利用者マスタを中心に据えて、職員の権限や拠点ごとの閲覧範囲を整理できます。記録の承認、CSV出力、既存システムとの連携も、一つの要件としてまとめられます。
料金や開発期間は要件によって変わります。そのため、利用者数や拠点数、モバイル入力、帳票の範囲を示し、請求・会計連携や移行範囲も伝えて、見積もりを依頼するのが現実的です。
株式会社エス・エム・エス（カイポケ）｜記録から請求までを定額で扱う製品
株式会社エス・エム・エスは、介護・看護・障害福祉向けのクラウドサービス「カイポケ」を提供しています。
通所介護向けの公式料金ページでは、記録から請求までを月額25,000円（税別）で利用でき、初期費用・サポート費用が0円、職員・利用者・端末数による追加料金がないと案内されています。そのため、公開価格を起点に検討できる点が、候補の中で大きな特徴です。
特徴と強み
利用者台帳、計画書、タブレット記録を一つのサービスで確認できます。モニタリングやインターネット請求、利用者への請求書も、同じサービスの中で確認できます。そのため、初めて介護ソフトを導入する事業所や、紙中心の業務を早く切り替えたい事業所が検討する候補になります。
同じ住所内で複数サービスを利用する場合の料金例も公開されており、通所介護と居宅介護支援などを組み合わせたときの比較に使えます。
得意領域・導入前に確認したい点
小規模な通所・訪問事業所、複数サービスを運営する法人が、標準的な記録と請求をまとめたいときの比較の出発点になります。
独自のケース記録、特殊な帳票、既存基幹システムとの細かな連携が必要な場合は、標準機能で対応できる範囲とCSV・APIの有無をデモで確認します。
また、価格ページに掲載された無料項目が、自社のサービス種別にも適用されるかを確かめます。データ移行の対象と作業範囲、解約時のデータ形式も、契約前に質問しておくことが大切です。
NDソフトウェア株式会社（ほのぼのNEXT）｜大規模導入と幅広いサービス対応
NDソフトウェア株式会社は、介護保険・障害福祉の業務を支える「ほのぼのNEXT」を提供しています。
公式サイトでは、2025年4月時点で同社単体の実績として、全国72,600を超える事業所で導入されていると案内されています。そのため、多数の事業所で使われている製品を基盤に、記録から請求までの業務を検討できる点が特徴です。
特徴と強み
ほのぼのNEXTは、介護事業所や障害福祉事業所の記録・請求を中心にしています。クラウド、家族向けの情報共有、音声入力のほか、AIケアプランなどのラインナップも持ちます。
入所や通所、訪問、相談支援など複数のサービスを運営する法人にとって、ほのぼのNEXTは検討しやすい候補です。また、事業所ごとに増えたシステムを整理したい場合は、必要な製品構成とデータ連携をまとめて相談できます。
導入実績の多さに加え、自社のサービス種別で使う画面と権限を確かめておきます。
得意領域・導入前に確認したい点
大規模法人や、介護と障害福祉をまたいで利用者情報を管理したい法人に向きます。
音声入力やAI機能を導入する場合は、記録の誤認識を誰が確認するか、AIに入力した情報を学習利用するか、修正履歴を残せるかを確認します。
導入社数は安心材料になります。ただし、自社の職種別権限や拠点間の閲覧制限、既存マスタの移行を、要件表に落として比べます。サポート窓口の対応時間や制度改定時の更新方法も、同じ表に加えます。
株式会社ケアコネクトジャパン（CAREKARTE）｜記録・連絡・分析まで扱う施設向け業務支援
株式会社ケアコネクトジャパンは、介護・福祉の業務支援システム「CAREKARTE」を展開しています。
公式サイトでは、全国各地の約19,000事業所で採用されていると説明されており、施設の業務に合わせてオリジナル帳票を組み込めることも案内されています。このため、標準化と法人・事業所ごとの運用を両立したい場合に検討しやすい会社です。
特徴と強み
CAREKARTEは、日常業務である介護記録、ケアプラン、請求を中心に展開しています。機能としては、モバイル入力や訪問向けのGPS、チャット、AI音声記録があり、家族・関係者への連絡や経営分析も含まれます。
特に、利用者の状態変化や職員の支援内容を記録として残すだけでなく、家族連絡や管理者の分析まで同じ情報の流れで扱いたい施設に向きます。
施設独自の帳票を使う場合でも、現行帳票を見せて、再現範囲と改善案を確認できます。
得意領域・導入前に確認したい点
入所施設から訪問系まで、法人内の複数サービスで利用者情報をつなげたい事業者が候補にしやすいです。
帳票を柔軟に作れることは強みですが、カスタマイズが増えるほど初期費用やテスト工数が増えるため、標準帳票で運用を変える部分と独自帳票として残す部分を分けます。
訪問現場では通信が不安定な場所での入力、位置情報の取得と同意、スマートフォンの紛失時対応を、実機で確認してから判断します。
株式会社日本コンピュータコンサルタント（介舟ファミリー）｜料金を読みやすく介護と障害福祉に対応
株式会社日本コンピュータコンサルタントは、介護保険と障害福祉に対応する業務ソフト「介舟ファミリー」を提供しています。
公式サイトでは、利用者数の上限設定なし、パソコン台数の使用制限なし、法改正による追加料金なしという料金設計を掲げています。さらに、標準パックは1拠点あたり月額税込8,800円から、介護保険と障害福祉は月額税込16,500円からと公開されていますが、対象サービスや契約条件は見積もり時に確認します。
特徴と強み
対象は、介護保険や障害福祉、居宅介護支援、計画相談支援などです。計画、記録、請求を標準機能として整理したい事業所に向きます。スタッフと利用者の管理も、標準機能として含まれます。
利用者数や端末数が増えたときの料金を見通しやすく、複数職員が使う事業所でもライセンス数の増加を細かく心配しにくい設計です。また、小規模事業所が制度対応と基本業務を早く整えたい場合にも、比較しやすい候補です。
得意領域・導入前に確認したい点
月額の上限を抑えたい法人は、公開されている定額条件を5年間の総額に置き換えて比較します。
初期設定やデータ移行、追加帳票の料金が、別建てになっていないかを確かめます。端末やサポートの料金も、別建てかどうかを見ます。さらに、複数拠点を一つの契約で管理できるかも確認しておきます。
自社独自の申し送りやケース記録を追加したい場合は、標準機能での代替、CSV出力、他システムとの連携可否を先に確認し、標準ソフトと個別開発の境界を見誤らないようにします。
株式会社クラウドスミス｜独自の利用者台帳や既存業務をWeb化する受託開発
株式会社クラウドスミスは、業務システムの受託開発を行う企業です。
公式の開発実績には、訪問看護向け顧客管理システムがあります。看護・介護の利用者情報をまとめて管理し、各所への報告書作成につなげるもので、AccessからWebシステムへリプレースした事例として紹介されています。
企画や設計、開発に加えて、導入サポートまで対応した実績が確認できます。
特徴と強み
既存のExcelやAccessを活かしながら、現場で積み上げてきた利用者台帳や報告書、拠点間の情報共有をWeb化したい法人に相談しやすい会社です。
訪問看護のように外出先から入力し、事業所で報告書や申し送りを確認する業務では、職員の役割に合った画面と、データをまとめて扱えることが効果につながります。
業務に合わせた画面を作る受託開発では、要件定義の品質と導入後の保守担当を特に確認します。
得意領域・導入前に確認したい点
独自の利用者情報、事業所固有の帳票、既存システムとの連携を優先する法人に向きます。
介護報酬や障害福祉報酬の請求、国保連伝送、制度改定対応をどこまで標準で提供するかは、パッケージベンダーとは前提が異なるため、確かめる必要があります。
契約書では、開発範囲や対応する制度、テスト責任を明確にします。障害時の連絡や年間保守、ソースコードやデータの権利も、あわせて書面に残します。必要であれば、請求部分だけを既存製品と連携させる段階導入も検討します。
介護・福祉業向け利用者管理システムのパートナー選びのポイント
6社は、同じ「利用者管理」を扱っていても、既製クラウドを早く導入する会社と、自社業務に合わせて開発する会社に分かれます。
導入目的を機能一覧にするだけでなく、何分の作業を減らしたいのか、誰がどの情報を見るのか、将来どのサービスや外部基盤とつなぐのかまで整理しておくと、見積もりの比較がしやすくなります。
同じ条件での実績と経験の確認
実績を見るときは「導入社数」だけでなく、自社と近いサービス種別や拠点数を確かめます。記録方式や移行条件も、同じ基準で比べます。
訪問系なら、スマートフォン入力や予定変更、訪問実績をデモで確かめます。位置情報や通信断への対応も、見ておきます。入所系なら、服薬や事故、家族連絡を、ケア記録や夜勤帯の入力とあわせてデモで確かめます。
可能なら、現場職員、管理者、請求担当の3者が同じデモを見て、導入後の一日の流れを想像します。
機能以外で見る技術力と専門性
要配慮個人情報を扱うため、まずログイン認証と役割別権限、拠点・サービス単位の閲覧制限を確認します。加えて、通信時・保存時の暗号化やバックアップ、復旧手順、操作履歴も確かめます。
個人情報保護委員会は、介護関係記録に記載された病歴や身体状況、病状や障害の事実を、要配慮個人情報の例として示しています。取得や第三者提供には原則として本人同意が必要だと説明しています（出典: 個人情報保護委員会「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2026年確認）。
AI音声入力や要約を使うときは、誤りを職員が承認する手順を確認します。学習利用の有無や委託先、削除方法も、あわせて確かめます。
プロジェクト管理体制と総費用の確認
個別開発では、誰が何を担当するかを先に決めておきます。対象は、要件定義や画面設計、開発、テストです。さらに、移行や研修、稼働後の改善も、担当を決める範囲に入ります。
小規模なクラウドなら、初期費用は0〜10万円、月額は3,000円〜3万円程度の例があります。一方で、パッケージへの設定や帳票カスタマイズでは、初期費用50万〜300万円が目安です。個別開発では、MVP型で300万〜800万円、複数拠点と外部連携を含むスクラッチで800万〜2,000万円程度が目安です。
ただし、これらの個別開発の金額は、公的な市場平均とは異なり、類似業務システムからの推定値です。要件定義、移行、保守を含む範囲で必ず見積もりを取り、5年間の総保有コストで比較します。
よくある質問
最後に、会社へ相談する前によく寄せられる疑問を整理します。費用だけでなく、導入方式や移行、現場の使いやすさ、制度変更への備えを一緒に確認することが、判断の近道です。
介護・福祉業向け利用者管理システムの費用はいくらですか？
既製クラウドは初期費用が無料または少額で、月額数千円から数万円程度の料金が公開されている例があります。
個別開発は、機能数や拠点数、外部連携の有無で費用が変わります。データ移行や保守の有無によっても変わり、数百万円から1,000万円を超えることもあります。
月額だけでなく、5年間の利用料を合算して比べます。初期設定や研修、追加帳票の費用も、合算の対象に含めます。さらに、法改正対応や解約時のデータ出力まで、比べる項目に入れます。
紙やExcelの利用者データを移行できますか？
移行できるかどうかは、元データの形式や項目、重複、表記ゆれで決まります。さらに、保存期間や画像・添付ファイルの扱いも、判断の材料になります。
氏名や連絡先などの基本マスタと、過去の記録・帳票は分けて考え、稼働開始時に必要な範囲を決めます。
候補会社には、サンプルデータを匿名化して渡します。そのうえで、移行前の整形や移行後の照合、失敗時の戻し方を、見積書に含めてもらいます。費用や、どこまでを誰が受け持つかも、あわせて示してもらいます。
既製パッケージと個別開発はどちらを選ぶべきですか？
1拠点で標準的な記録と請求を早く始めたい場合は、既製パッケージやクラウドが向きます。
複数拠点の独自業務、既存基幹との連携、特殊な帳票などが成果に直結する場合は、個別開発またはパッケージへの追加開発を検討します。
まずは、利用者マスタや権限、記録を小さく始めます。検索や出力も、少しずつ広げるのが安全です。そのうえで、入力時間や未入力件数を測り、請求連携や分析機能を追加します。
まとめ
介護・福祉業向けの利用者管理システムは、利用者情報を集める台帳を超えて、業務の流れを支える基盤です。計画や日々の記録、申し送りを同じ流れで扱い、さらに請求や家族連絡、分析まで含みます。
会社を選ぶときは、公開価格が分かりやすい既製クラウド、複数サービスや大規模運用に対応する製品、独自業務をWeb化する受託開発を分けて比較します。
6社から選ぶときの結論
株式会社riplaは、業務整理から開発・定着まで一気通貫で相談したい法人に向きます。
ほかの候補では、カイポケは公開価格を起点に短期導入したい事業所の比較候補です。ほのぼのNEXTは、広いサービス対応と導入実績を重視する法人が比べる候補です。
CAREKARTEは、施設独自の帳票や連絡・分析までつなげたい法人が候補になります。介舟ファミリーは介護と障害福祉を定額で管理したい事業所、クラウドスミスは既存のAccessや独自台帳をWeb化したい法人の比較候補です。
問い合わせ前に準備するもの
問い合わせ前に、事業所や拠点、職員、利用者の概数を整理します。あわせて、サービス種別と、紙やExcelで使う帳票を挙げておきます。月末請求の流れや、現在困っている転記・検索の時間も、書き留めておきます。
候補会社には、同じ質問票で回答を求めます。質問票には、デモで確認する画面や移行するデータ、追加料金を入れます。連携方式や権限設定、操作ログに加えて、障害対応や解約時のデータ返却も含めます。
現場で無理なく使い続けられ、介護情報基盤など今後の標準化にも備えられる会社を選ぶことが、長期的な定着につながります。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け利用者管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。