ケアプラン作成システムの費用は、導入方式、利用者数・拠点数、請求・LIFE・ケアプランデータ連携の範囲で変わり、月額数千円から3,000万円以上まで幅があります。
まず費用の相場と内訳を見て、そのあと変動要因と導入の進め方を説明します。全体像は、ケアプラン作成システム開発の完全ガイドもご覧ください。
▼全体ガイドの記事
・ケアプラン作成システム開発の完全ガイド
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
ケアプラン作成システムの概要
ケアプラン作成システムは、利用者情報の把握から給付管理までを支援します。
途中の作業としては、アセスメントや居宅サービス計画書の作成、モニタリングがあり、評価も支援の対象です。
製品によっては、介護記録や国保連請求まで含みます。
LIFEや事業所間連携を含む製品もあります。
狭義の作成支援と広義の介護業務基盤の違い
対象範囲を狭義と広義に分けて考えると、必要な機能と費用の見当がつきます。
- 狭義の作成支援：計画書と関連帳票の作成に絞った範囲
- 広義の業務基盤：記録、請求、LIFEなども一つにまとめた範囲
狭義では、利用者基本情報や認定情報を扱います。アセスメントや課題分析も含みます。加えて、第1表から第3表、週間計画、モニタリングも対象になります。
前回計画書の複写や文例の登録を使えば、複数の帳票に同じ内容を書き写す手間を減らせます。
広義では、予定・実績、利用者請求、職員の権限管理も一つのシステムで扱います。
対象範囲が広いほど便利になりますが、そのぶん初期設定や移行、研修、連携テストが増えます。そのため、料金も上がりやすくなります。
ケアプラン作成機能とデータ連携機能の違い
見積もりでは、計画書の作成機能とデータ連携機能を分けて確認します。
- 作成機能：ケアプランの作成と管理
- 連携機能：標準仕様に沿った出力と取込
国民健康保険中央会のケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で、予定・実績を送受信する基盤です。
計画書を自動で作るサービスではありません。
厚生労働省は、標準仕様の4.0版や4.1版などを公開しています。
2026年時点では、仕様変更に追随できる保守体制も比較の要素になります。
出典：厚生労働省「介護テクノロジーの利用促進」。
ケアプラン作成システムの費用相場
方式ごとに見ると、月額利用の既製品から独自開発まで、費用の幅があります。
- 既製クラウド：月額数千円から年額数万円
- 追加開発：初期費用は50万円から300万円程度
- 小規模独自開発：ケアプラン専用で300万円から700万円程度
この価格帯が中心なのは、居宅介護支援だけを標準機能で使う場合です。
独自帳票や複数システムとの連携を加えると、そのぶん初期費用が増えます。
既製クラウドは月額数千円から年額数万円が目安
公開料金は、定額制と利用者数に応じた従量制に分かれます。
- 定額制：月額5,000円（税別）の例
- 従量制：1人あたり月額220円、上限5,500円の例
定額制の例として、カイポケ居宅介護支援が公式料金ページに掲載されています。
この例では、初期費用と更新料に加えて、国保連へのネット請求と法改正対応も0円です。
サポート費用と解約金も0円です。さらに、職員数、利用者数、PC台数に応じた追加料金もありません。
出典は、株式会社エス・エム・エス「カイポケ」料金ページ（2026年確認）です。
たとえば、トリケアトプスは従量課金の例で、利用者15人なら月額3,300円です。
この料金体系では、初期費用と他社ソフトからのデータ移行費を0円としています。ただし、税込・税別、利用者の数え方、対象サービスは契約前に確認します。
年額プランの1年目と2年目の費用
年額型は、初年度と継続後で費用が変わることがあります。そのため、年ごとに比べる必要があります。
- ケア樹Free：1年目52,000円、2年目42,000円
- 連携システム単体：通常は1事業所あたり年額21,000円（税込）
ケア樹Freeは、居宅介護支援向けの現行価格を税込表示と併記しています。
初年度は、アカウント発行や初期設定、サポートなどが加算される場合があります。
料金改定後の維持費と対象サービスも、契約時の公式料金で確認します。
出典は、株式会社グッドツリー「ケア樹Free」料金表（2026年確認）です。
ケアプランデータ連携システムでは、2025年6月1日から2026年5月31日まで、1年間無料になるフリーパス施策が実施されていました。
キャンペーンは期間や条件が限られています。そのため、無料を前提にせず、更新後の通常料金で3年分を試算しておくのが安全です。
出典：WAM NET「ケアプランデータ連携システム」。
独自開発は300万円から3,000万円以上までの幅
この金額は、業務システム一般の情報をもとにした推定です。ケアプラン専用の公的な統計ではありません。
- 初期設定・少量移行：既製クラウドなら10万円から100万円
- 連携・独自帳票：CSV・API連携などで50万円から300万円
- 小規模スクラッチ：台帳から計画書・モニタリングまでで300万円から700万円
- 複数拠点基盤：記録、請求、LIFEを含み、承認や分析、移行も込みで700万円から1,500万円
- フルスクラッチ：法人独自の開発で1,500万円から3,000万円以上
上記は、必要な機能範囲と一般的な開発工程をもとにした推定です。
個別のベンダー見積もりではないため、予算を確定する根拠にはできません。
要件定義や設計の費用も、金額に積み上がります。さらに、連携テストや受入テスト、移行、研修の費用もかかります。
金額を抑えるには、標準機能で済ませる範囲と、独自に作る差分を先に決めておくことが大切です。
ケアプラン作成システムの費用内訳
見積書では、初期費用と、導入後の月額・年額費用を分けて確認します。
制度改正や標準仕様の更新に備えて、保守とアップデートの範囲も確認しておきます。
要件定義・設計・開発の人件費
まず、現場の業務と必要なデータを整理する費用がかかります。
- 要件定義：現場ヒアリングと機能・権限の整理
- 設計：データ項目と外部連携の条件を決める作業
- 開発・テスト：画面の作成と動作の検証
業務は、ケアマネジャーと管理者で異なります。請求担当やサービス提供事業所も、それぞれ業務が違います。そのため、代表者一人へのヒアリングだけでは、例外的な運用を拾えないことがあります。
業務システム一般では、開発工数が全体の40％から60％という考え方があります。工程別に見ると、要件定義は約10％、設計は10％から20％、テストは10％から20％の例です。
これは専用統計ではない一般論です。そのため、工程ごとに、何をどこまで納めるかと工数を見比べることが欠かせません。要件定義が無償扱いになっていないかも、見積書で確認しておきます。
データ移行・連携・帳票追加の費用
移行と連携は、データ形式と対象範囲に分けて費用を確認します。
- データ移行：形式変換と件数・内容の照合
- 外部連携：CSV・API・認証の範囲
- 帳票追加：印刷制御や承認履歴を切り分けた範囲
既存ソフトからは、基本情報や認定情報を移します。計画書や支援経過、実績も対象になります。
出力形式と取込形式が合わない場合は、項目対応表を作り、欠損や表記揺れを直します。
移行対象を全履歴にするか、現行利用者だけにするかによっても、費用が変わります。
連携先は、国保連請求とLIFEを中心に確認します。会計・人事、電子申請、ケアプランデータ連携も対象になるかを決めます。
CSVの出力と取込で足りるか、APIや認証連携まで必要かを分けて考えます。
帳票は項目を足すだけなら費用を抑えやすい一方、承認履歴や複雑な印刷制御があると設計が増えます。承認履歴や電子署名まで求める場合は、テスト範囲も広がります。
保守・クラウド・端末・研修のランニングコスト
導入後に続く費用を、利用料と運用負担の両面で確認します。
- システム費：クラウド、保守、バックアップなど
- 連携・端末費：電子証明書、端末、通信など
- 運用費：研修、マニュアル、問い合わせ対応など
法改正対応や監視、連携サービスの利用料もランニングコストに含まれます。製品によっては、利用者数や職員数、拠点数が増えると月額が上がります。追加モジュールを加えて、月額が増える場合もあります。
初期費用が安くても、3年総額では製品間の差が縮まることがあります。
旧システムを止めて1日で切り替えるか、1か月程度並行して検証するかで、作業時間が変わります。
安定稼働後の問い合わせ窓口は、契約書で決めておきます。
ケアプラン作成システムの価格が変わる要因
価格は機能数のほか、利用者や職員、拠点の数と、連携先の組み合わせで変わります。標準導入と多法人・多拠点の業務基盤では、必要な設計が異なります。
利用者数・職員数・拠点数と対象サービス
利用規模と対象サービスを先に確定すると、料金の前提をそろえられます。
- 利用規模：利用者数、職員数、事業所数
- 対象サービス：記録様式や請求ルールの範囲
- 権限設計：法人と各拠点の範囲の切り分け
従量課金では利用者数、定額制では事業所数や対象サービス数が、料金を左右します。
居宅介護支援だけであれば、計画書と給付管理が中心になります。
訪問・通所介護、施設、障害福祉まで含めると、記録様式や請求ルールが増えます。
権限や帳票も増えるため、対象サービスごとに分けて見積もります。
法人管理者は全体を見て、各事業所は自拠点を扱うよう権限を分けます。異動、兼務、応援勤務に対応するアカウント設計も必要です。
利用者数が少なくても、横断集計や承認手順を求めると、開発費は上がる傾向があります。
制度改正・標準仕様・セキュリティへの対応
制度と標準仕様への対応は、導入時だけでなく保守費にも影響します。
- 制度改正：改修、検証、マニュアル更新
- 標準仕様：Version4.1や将来対応
- セキュリティ：認証、権限、復旧の要件
2026年時点で、厚生労働省は標準仕様Version4.1への対応状況を確認項目にしています。
連携システムのサポート体制と、将来のVersion5.0への対応予定も確認します。単年度の価格だけで決めないことが大切です。
出典は、厚生労働省「介護ソフト機能調査」（2026年）です。
MFAや権限分離、暗号化を要件に含めます。操作ログやバックアップも、初期の段階で要件に加えます。障害復旧、委託先管理、漏えい時の連絡体制もあわせて整理します。
後から追加すると設計とテストをやり直すことになるため、初期要件に含めます。
モバイル入力・音声入力・AI機能の有無
外出先入力やAI機能は、便利さだけでなく、端末・検証・管理の費用も含めて見ます。
- モバイル入力：端末設計とオフライン対応の確認
- 音声入力：認識精度の確認
- AI機能：提示内容の扱いと修正履歴の記録
訪問後に事務所で再入力する手間は減りますが、端末別の画面設計が必要になります。加えて、オフライン時の扱いや紛失時の遠隔ロックも検討します。通信費やMDMが必要になる場合もあります。
音声入力では、誤入力を直す修正画面が必要です。
AIによるアセスメント項目やサービス案の提示は、判断を補助する機能として設計します。AIが作った文章を無確認で確定させず、入力の根拠と確認者を残します。
承認日時も記録します。あわせて、利用料だけでなく、個人情報の扱いも確認します。
学習利用の有無と、生成結果を検証する工程も費用に含めます。
ケアプラン作成システムの開発・導入の進め方
導入期間は方式と連携範囲で変わるため、工程ごとに見積もります。
- 既製クラウドは、初期設定と移行で1か月から3か月かかります。
- 連携や独自帳票を追加する場合は、1か月から4か月です。
- 小規模スクラッチは、3か月から6か月が目安です。
- 複数拠点の業務基盤は、6か月から9か月かかります。
- 外部連携や独自ワークフローが多い場合は、9か月から18か月です。
要件定義で整理する現場の業務の流れ
要件定義では、受付から請求までの業務フローを一覧にします。
- 業務の流れ：受付から更新・請求までの整理
- 必須機能：法令・請求に必要なMUSTの決定
- 将来機能：AIや分析などのWANTの切り分け
相談の受付から計画書の作成、担当者会議、提供票の送付まで、流れを洗い出します。
その後は、実績を取り込み、モニタリングと評価を経て、更新と請求までつなげます。
各工程で、誰がいつ何を入力し、誰が確認するかを決めておきます。MUSTの例には、計画書や期限の管理、請求データの出力があります。標準仕様への対応も、MUSTに入ります。
AI提案、経営ダッシュボード、高度な分析はWANTとして第2段階に回します。初期リリースを絞れば、費用と期間を読みやすくなります。
データと連携の先行設計
画面を作る前に、データ関係と外部連携の条件を設計します。
- データ設計：利用者から請求までの関係
- 連携仕様：認証、頻度、エラー時の処理
- テスト条件：出力・取込の動作と送信結果
対象データには、利用者、認定、家族の情報があります。計画やモニタリング、実績も含まれます。請求のデータも対象です。
第1表から第3表、週間計画、サービス利用票の情報の流れも決めます。
帳票どうしの重複入力も、設計の段階で減らします。相手先の仕様や認証方式、送受信の頻度を確認します。加えて、エラー時の再送とログ保存も決めておきます。
連携では、ベンダー間の項目対応もテストに含めます。連携先が未確定のまま始めると、後から作り直す範囲が広がります。
テスト・移行・研修を含めた稼働日の決め方
稼働日は、例外のテストや移行を含めて、研修と切り戻しまで見込んで決めます。
- 受入テスト：通常例と例外例の検証
- 本番移行：バックアップの確保
- 役割別研修：担当ごとの操作説明
代表例だけでなく、認定更新、要支援から要介護への変更、サービス追加を確認します。入退院、計画変更、月途中の実績修正などの例外もテストします。
計画書の印刷、請求データの件数、権限外情報の非表示も確認します。
旧システムとの並行運用、切り戻しの条件、問い合わせ窓口を決めます。
研修はケアマネジャー、管理者、請求担当など役割別に実施します。移行と研修を外すと、開発後も現場で使えないことがあります。
ケアプラン作成システムのコストを抑える方法
費用を抑えるには、製品の安さよりも、導入で減らしたいコストを先に測ることが出発点になります。
たとえば、入力回数やFAX・郵送、請求エラーなどが対象になります。残業や教育時間も含めて考えます。
3年程度の総保有コストと、入力・請求・教育にかかる負担を比べます。
標準機能の活用と、独自開発の差分の絞り込み
標準機能で足りる業務は既製品に合わせ、独自開発を必要な差分に絞ります。
- 標準機能：帳票や権限、文例、請求の機能
- 第1段階：台帳、計画書、モニタリングの整備
- 第2段階：会計・人事連携、AI、分析の追加
既製品で足りるかは、前回複写やモニタリング、請求の範囲で確かめます。足りるなら、クラウドの仕様に合わせることで、初期費用や法改正対応の負担を抑えられる場合があります。
将来拡張できるデータ構造とAPI方針は、第1段階で決めておきます。
1年目と3年目の総額での比較
比較表では、初期費用と継続費用を同じ条件で並べます。
- 初期費用：設定や移行の費用、研修、追加帳票
- 継続費用：月額や保守、連携・端末の費用
- 効果：時間、エラー、手戻りの削減
電子証明書や制度改正対応も、1年目と3年目の表に入れます。月額5,000円なら、単純計算で1年6万円、3年18万円です。
複数サービスやオプションがある場合は、実際の契約条件で計算します。
スクラッチは初期費用が大きい一方、自動化で入力時間を減らせる可能性があります。
何人分の何時間を削減できるか、請求エラーや手戻りをどれだけ減らすかを見ます。制度変更時の費用も含め、導入前後のKPIを設定します。
要件変更とデータ移行の手戻りを防ぐ方法
現場の代表者には早い段階から加わってもらい、確認事項を洗い出します。
- 現場確認：計画書と利用票での画面確認
- 移行検証：項目一覧とサンプルでの変換の試行
- 契約確認：返却形式と所有権の決定
文章だけで要件を定めると、必須項目や印刷順が抜けやすくなります。承認者や例外処理が漏れた場合は、開発後の修正費用が増えることがあります。
移行対象は、全件を最初から移さず、範囲を決めて進めます。移行対象外の履歴はPDFなどで保管し、旧システムの閲覧期間も決めます。削除条件も契約に含めます。
見積もりを取る際の確認ポイント
見積もりを取る前に、利用者数や職員数、事業所数を整理しておきます。対象サービスと既存システムも、あわせて書き出します。そのうえで、同じ資料を各社に渡し、同じ前提で見積もりを比べます。
そうすれば、価格差が機能の差によるものか、含まれる工程の差によるものかを判断しやすくなります。
連携先や帳票、移行対象は、開発会社へ渡す資料に含めます。稼働希望日も、あわせて伝えます。
RFPに入れる業務・データ・運用の条件
RFPや要件メモには、機能だけでなく業務・データ・運用条件を記載します。
- 業務条件：入力者、承認者、帳票、権限の提示
- 運用条件：端末、通信、障害時の連絡の提示
- 契約条件：返却、保守、法改正対応の提示
要件メモには、バックアップの方法や、データを返す際の条件も記載します。
AIや音声入力については、候補の提示と、履歴や根拠の保存範囲を明確にします。
費用は、要件定義、設計、開発に分けて記載します。連携や移行、テストも、それぞれ別の行にしてもらいます。研修やリリース、保守、月額利用料も「一式」とせず分けます。
作業時間や回数、対象拠点の条件も確認します。納品物と追加費用の条件も、あわせて確認します。
既製品・追加開発・スクラッチの比べ方
方式ごとの利点に加えて、保守とデータ返却まで、同じ項目で確認します。
- 既製品：標準機能、料金、法改正対応の確認
- 追加開発：API・CSVの対応範囲
- スクラッチ：業務への適合度
既製品では、サポートやデータ出力も確かめます。
追加開発では、改修できる範囲と、改修後の保守費を確認します。
スクラッチでは、担当者が替わったときの引き継ぎとデータ返却も確認します。
請負契約は、何をいつまでに納めるかを決めやすい一方で、要件変更の扱いを厳しく定める必要があります。準委任契約は、検討しながら進めやすく、工数の増減が費用に反映されます。
契約方式によって見積もりが1.3倍から1.5倍変わるという一般論もあります。ただし、案件の条件によって変わるため、倍率だけで優劣を決めないことが大切です。
同じ業務のデモと受入条件の決定
候補製品や開発会社には、同じ業務シナリオで実演してもらいます。
- 業務シナリオ：一連の業務の流れ
- 操作確認：画面の操作手順と入力の手間
- 受入条件：出力と権限の基準
利用者登録からアセスメント、計画書、担当者会議、提供票までの流れを確認します。実績とモニタリングまで、同じシナリオで実演してもらいます。
前回複写や帳票間の連携、修正履歴も確認します。外出先からの入力や復旧についても、実演の中で見せてもらいます。
受入条件には、帳票の内容や連携件数の数え方、処理時間の目安を入れます。バックアップからの復旧も含めます。研修完了の基準も定め、見積書と契約書の内容をそろえておきます。
よくある質問（FAQ）
公開料金は、製品や契約条件によって更新されるため、相場と確認すべき条件を分けて答えます。
ケアプラン作成システムは月額いくらから利用できますか？
標準機能の既製クラウドには、月額5,000円（税別）の定額制があります。従量制は1人あたり月額220円で、上限は5,500円の例があります。
初期設定や移行、端末の有無で、実際の支払額は変わります。複数サービスやオプションを使う場合は、契約条件に応じて計算が必要です。
独自開発と既製品のどちらを選ぶべきですか？
単一事業所で標準帳票を使うなら、既製クラウドは費用と導入期間を抑えやすいです。複数拠点の承認や独自帳票、医療・会計・人事との連携が必要なら、追加開発などを検討します。
標準機能のデモで不足点を明らかにし、必要な差分だけを開発します。
見積もりで特に確認すべき追加費用は何ですか？
特に確認したいのは、データ移行や独自帳票、API・CSV連携です。法改正対応や保守の費用も、追加費用になりうるため確認します。
研修や端末、電子証明書は、追加費用の対象になります。バックアップや問い合わせ対応も、対象に含まれるかを確認します。
初期費用に含まれる作業と、追加請求の条件、解約時の返却費について質問します。
ケアプランデータ連携システムの料金も別に必要ですか？
介護ソフトに連携機能があっても、国民健康保険中央会の連携システム利用料が別の場合があります。通常料金は1事業所あたり年額21,000円（税込）と案内されています。
無料施策や補助制度の対象・期間は変わるため、導入時点の公式情報と契約書で確認します。
まとめ
費用は、既製クラウドの月額数千円から年額数万円、追加開発の50万円から300万円、独自開発の300万円から3,000万円以上まであります。
独自開発の幅は、公的なケアプラン専用統計ではなく、業務システム一般の相場や機能範囲、一般的な工数からの推定です。
費用比較で押さえる要点
比較では、初期設定や移行、研修を含めた総額を見ます。保守や連携、端末の費用も加えて考えます。
- 総額：1年目と3年目の費用の比較
- 機能の違い：作成とデータ連携の分離
- 保守体制：保守の範囲と体制
制度改正、電子証明書、データ返却も総額に含めて確認します。出力と取込の両方向、標準仕様への対応状況、サポート窓口も確認します。
次に行うこと
まず現行業務を分けて、MUSTとWANTを整理します。あわせて、利用規模や連携先、移行対象も書き出します。
- 既製クラウド、追加開発、スクラッチの3案を、同じ条件で見積もってもらいます。
- 現場の代表者に、同じ業務シナリオでデモを見てもらいます。
- 受入条件と保守体制を確かめたうえで、方式を選びます。
価格だけでなく、制度改正後も使える保守と現場定着まで含めて選びます。
▼全体ガイドの記事
・ケアプラン作成システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>
株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。