ケアプラン作成システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

ケアプラン作成システムの発注は、業務範囲の整理、要件と契約の明確化、同じ条件での委託先比較の順に進めると、現場に定着する導入につながります。

最初に発注方法の4パターンを押さえ、そのうえで要件、契約、費用、委託先の順に確認します。

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ケアプラン作成システムの発注方法4パターン

計画書作成支援だけを対象にするのか、記録・請求・LIFE・データ連携まで含む介護業務基盤を対象にするのかで、範囲は大きく変わります。範囲を区別しないまま進めると、安価なソフトを想定していても大規模開発の見積もりになったり、必要な連携機能が不足したりする場合があります。

既製クラウドを導入する方法

単一の居宅介護支援事業所で標準機能を使う場合は、既製クラウドが第一候補になります。

• 標準業務が中心：台帳、アセスメント、計画書、利用票、モニタリング、国保連請求など、標準機能で足りる業務です。
• 導入支援を依頼：初期設定、権限設定、帳票確認、操作研修、少量のデータ移行を任せられます。
• 標準機能に合わせる：独自フローや法人共通の分析画面が標準機能で回るかを確かめ、無理なカスタマイズを避けます。

カイポケ居宅介護支援は、公式料金ページで月額5,000円（税別）と案内されています。初期費用、法改正対応費用、サポート費用などは0円です（出典：株式会社エス・エム・エス「カイポケ」公式料金ページ、2026年確認）。

既存製品への連携・帳票追加を依頼する方法

既製品の計画書機能は使えても、ほかのシステムとの連携が不足する場合は、追加開発が現実的です。外注する範囲を差分だけに絞ると、スクラッチ開発より短い期間で業務の詰まりを解消できます。

• 連携を追加：会計、人事、医療機関、見守り機器、法人ポータルなどとの接続。
• 差分を明確化：CSV入出力、API連携、独自帳票、拠点間の承認が今回の対象です。
• 仕様を共有：項目定義、文字コード、送受信時期、エラー再処理、変更時の責任をRFPに記載します。

「API連携一式」では見積もりを比べにくいため、サンプルCSVと期待する処理結果を開発会社に渡します。

記録・請求・LIFEまで含む介護業務基盤を導入する方法

複数のサービス種別や拠点を運営していて、記録から計画、請求、LIFE、ケアプランデータ連携までを一つの流れにしたいなら、介護業務パッケージが候補になります。

• 製品を比較：ワイズマン、NDソフトウェア、ケアコネクトジャパン、グッドツリーなどがあります。
• 発注先を組み合わせる：製品提供会社と導入支援会社に分けて頼むケースが多く見られます。
• 機能を分けて確認：計画書作成と、標準仕様データの送受信は、別々の機能として見ます。

ケアプランデータ連携システムは、介護ソフトとは別の仕組みです。WAM NETでは、介護ソフトが作成した予定・実績CSVを連携クライアントに渡し、事業所間で共有すると説明しています（出典：WAM NET「ケアプランデータ連携システム」、2026年確認）。

独自スクラッチ開発を依頼する方法

業務の独自性そのものが競争力に直結する場合は、スクラッチ開発が検討の対象になります。自由度は高い一方で、法改正や介護報酬改定、標準仕様の変更への対応は、自社と開発会社が継続して担うことになります。データ移行や障害対応も、開発後に続く業務です。

• 対象にする業務：独自承認、法人横断の利用者情報、地域連携、医療・会計・人事との統合が挙げられます。
• 段階的に開発：台帳、アセスメント、計画書、モニタリング、権限管理から、小さく始めます。
• AI案を人が確認：アセスメント候補や文章案を、ケアマネジャーが修正・承認できる設計にします。

連携や分析は後から追加する形にすれば、最初から全機能を作る負担を抑えられます。

現場業務から作る発注前の要件整理とRFP

RFP（提案依頼書）は、業務や課題、対象範囲、制約、納品物を開発会社へ同じ条件で伝えるための文書です。

要件が曖昧なまま提案を求めると、会社ごとに前提が異なり、価格と機能範囲を比べにくくなります。

工程とデータの単位での現行業務の洗い出し

初回相談から請求までを時系列に並べ、各工程で必要な担当者やデータを整理しておきます。

• 業務工程：登録、認定確認、アセスメント、計画書、会議、実績取込、モニタリング、更新、請求の順に並べます。
• 全工程：初回相談、課題分析、計画書の第1表から第3表、利用票・提供票の送付、評価、給付管理も含めます。
• 工程ごとの情報：担当者、入力データ、帳票、承認者、媒体、転記回数、困っている例外を記録しておきます。
• ケースの幅：通常ケースと難しいケースの両方を、業務シナリオに含めます。

例外的に管理する情報として、家族構成、緊急連絡先、既往歴、生活歴、サービス担当者なども確認します。

例外を外したまま通常ケースだけで画面を設計すると、稼働後に紙の台帳や個人のExcelへ戻るおそれがあります。

MUSTとWANT、対象拠点の書き分け

必須条件と追加候補を分けて書いておけば、予算や納期に応じて開発範囲を判断できます。

• MUST：必須帳票、介護保険請求、操作履歴、権限分離、バックアップを含めます。
• 標準仕様：CSVの出力・取込も、決まった形式に沿うことを条件にします。
• WANT：音声入力、AI候補、ダッシュボード、独自分析を、追加候補として扱います。
• 対象範囲：サービス種別、利用者・職員・拠点数、端末、既存連携を明記します。

厚生労働省の「介護ソフト機能調査」（令和8年度）は、標準仕様Version4.1への対応状況と、Version5.0の対応予定を確認しています。

RFPには現状と将来方針を聞く質問を入れておきます。

RFPに含める納品物と評価基準

RFPには、背景・目的、対象業務、利用者・拠点規模を書きます。機能・非機能要件や連携・移行要件も、同じ文書に入れます。研修・サポート、希望日程、予算、契約条件、提案書の形式も含めます。

• 納品物：要件定義書、基本設計書、データ項目定義、テスト仕様書を、納品物として求めます。
• 運用資料：操作マニュアルと運用手順書の有無。
• 権利と設定：ソースコードや設定情報の扱いについての取り決め。
• 評価基準：価格、介護業務理解、標準仕様、移行実績、セキュリティ、保守に配点します。
• 実演条件：同じ利用者ケースで、アセスメントからモニタリングまでを実演してもらいます。

同じケースを使えば、営業資料だけでは分からない操作性も比べられます。

要件の確定度と変更リスクで選ぶ契約形態

制度や現場運用、外部連携が絡むため、要件の確定度に合う契約を選びます。

契約では、作業範囲、成果物、検収、変更手続きを先に定めます。そのうえで、知的財産権、データ所有権、再委託、保守、障害対応、解約時の返却も決めておきます。

完成を求める請負契約と、作業と体制を定める準委任契約

完成責任を求める工程と、要件を調整しながら進める工程では、契約の形を分けます。

• 請負：画面、帳票、テスト条件が明確な開発で使う形です。
• 準委任：プロトタイプ、保守運用、技術支援のように、作業と体制を定める業務で使われます。
• 工程ごとに分割：要件定義は準委任、開発と受入テストは請負、保守は準委任とする組み方もできます。

変更が出たときの見積もりと承認者を、事前に決めておきます。

優先順位や納期への影響も、着手前に決めておく必要があります。こうしておけば、小さな追加が積み重なって予算を超える事態を防ぎやすくなります。

契約に盛り込む個人情報、再委託、データ返却

利用者の要介護度や病歴、家族情報、生活状況を扱うため、安全管理措置を確認しておく必要があります。

• 安全対策：アクセス権限、多要素認証、通信・保存時の暗号化、操作ログの有無。
• 委託先管理：バックアップ、復旧目標、脆弱性対応、インシデント連絡の取り決め。
• 解約時の扱い：標準形式での返却や消去、証跡、データと汎用部品の権利。

個人情報保護委員会は、委託先の安全管理措置を確認し、契約に義務を盛り込んだうえで監督する必要があると説明しています（出典：同委員会「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2026年確認）。

クラウド基盤や海外の開発会社を使うなら、扱うデータと再委託の承認方法も確かめておきます。

開発工程に含める移行・並行運用・研修

移行対象と旧システムの停止時期を先に決めておくと、稼働直前に作業が集中するのを防げます。

• データ項目：利用者ID、氏名、認定情報、計画期間、サービス内容、履歴、添付書類の移行を確かめます。
• 移行できない情報：手入力にするか、旧システムを参照専用で残すかを決めます。
• 受入テスト：代表ケース、更新ケース、サービス変更、請求エラー、連携先の不正データで確かめます。
• 研修と支援：管理者、ケアマネジャー、請求担当ごとに分け、30日から90日の窓口と改善会議を契約に入れます。

過去データの扱いは、移行計画を立てる早い段階で決めておきます。

範囲別に見るケアプラン作成システムの費用相場

費用は、製品利用料と独自開発費を分けて見ます。初期費用、利用料、追加開発、移行、研修、保守を並べて比べます。端末、証明書、連携利用料も、比べる項目に含めます。

専用開発費の公的統計は確認できません。そのため、以下の金額は、一般的な業務システム相場と機能・拠点規模から算出する目安です。

月額数千円から比べる既製クラウドの公開価格

公開価格は標準機能の利用料です。そのため、移行や個別対応が含まれるかは、別に確かめておきます。

• カイポケ居宅介護支援：月額5,000円（税別）の案内です。
• トリケアトプス：利用者1人あたり月額220円から、上限は月額5,500円で、初期費用は無料です。
• ケア樹Free：初年度79,800円（税別）、次年度以降69,800円（税別）の例があります。
• データ連携システム：1事業所あたり年額21,000円（税込）です。

トリケアトプスの価格は居宅介護支援のものです（出典：岡谷システム株式会社公式サイト、2026年確認）。

ケア樹Freeの料金例も、対象サービスに関するものです（出典：株式会社グッドツリー公式発表、2025年4月）。

連携システムの年額はWAM NETの案内によります。Enterpriseは個別見積もりです。

キャンペーンや制度施策で実負担が変わることもあります。独自帳票、移行、個別研修、他社接続は別費用になる場合があるため、発注時点の公式条件を確認します。

追加開発とスクラッチ開発の費用の幅（数十万円から数千万円以上）

開発費は、機能や拠点数によって変わります。次に示す金額は、予算検討用の推定レンジです。

• 導入支援：初期設定、少量移行、操作研修の場合で、10万円から100万円程度です。
• 追加開発：CSV・API連携や独自帳票の場合で、50万円から300万円程度です。
• 小規模スクラッチ：ケアプラン専用の場合で、300万円から700万円程度です。
• 複数拠点基盤：記録、請求、LIFE、連携まで含む場合で、700万円から1,500万円程度です。
• フルスクラッチ：1,500万円から3,000万円以上の可能性があります。

多法人・多拠点や独自ワークフロー、外部システムを含むと、フルスクラッチは費用が大きく膨らむ場合があります。さらに、24時間運用や複雑な権限・分析も費用に影響します。

これらは目安で、要件定義、利用者数、拠点数、連携先、セキュリティ、保守範囲によって変わります。そのため、見積書には、対象機能と対象外の機能を明記してもらいます。

1年目と3年目のTCOによる比較

TCO（総所有コスト）は、初期費用だけでなく導入後の費用も含めて比べる考え方です。

• 1年目：設定、移行、研修、端末、利用料、連携基盤、保守を合計します。
• 3年目：制度改正、追加利用者・拠点、バックアップ、問い合わせ、機能追加を含めます。
• 導入効果：月間の転記時間、FAX・郵送件数、入力回数、請求差戻しの数。
• 効果指標：残業時間や研修時間も導入前に測り、稼働後に同じ指標で評価します。

たとえば、月額5,000円でも、帳票や移行が別料金なら、実際のTCOは運用条件によって変わります。

スクラッチ開発では、二重入力や請求エラー、紙・郵送・FAX、個別Excelを減らせる場合があります。

同じ条件で行う委託先の選定と見積比較

発注先には、SaaSベンダー、介護業務パッケージ会社、開発会社、導入コンサルティング会社があります。既製品導入と独自開発では得意領域が異なるため、目的に合う会社を選びます。

そのうえで、同一のRFP、業務シナリオ、見積項目をそろえて比べます。

介護業務と制度変更への理解の確認

導入実績の有無だけでなく、居宅介護支援の業務と標準仕様への対応も確かめます。

• 業務経験：アセスメント、計画書、モニタリング、給付管理、請求、LIFE、データ連携の経験があるか。
• 実績の定義：導入件数が、事業所、法人、契約のどの単位で数えられているか。
• 仕様対応：V4.1、CSVの双方向連携、連携クライアント操作支援、V5.0予定を、製品ごとに聞きます。

国民健康保険中央会は、標準仕様V4対応システムを2025年4月30日にリリースし、ベンダー向けの試験結果を掲載しています（出典：公益社団法人国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」、2026年確認）。

導入事例を読むときは、ベンダーが公表する効果と、自社で検証する数値を分けて読みます。

工程・機能・前提条件の粒度をそろえた見積書

工程と機能の範囲を分けてもらえば、各社の見積もりを同じ条件で比べられます。

• 工程別：要件定義、設計、開発、連携、テスト、移行、研修、リリース、保守の区分。
• 機能別：台帳、アセスメント、計画書、モニタリング、帳票、提供票・実績ごとの内訳。
• 連携と管理：請求、LIFE、データ連携、権限、ログ、管理画面も示してもらいます。
• 対応区分：各機能を、標準、追加、対象外のどれに当たるか分類します。
• 前提条件：人月、役割、納品物、工数、テスト、品質保証、保守の前提。

要件変更時の単価と、追加見積もりの承認ルールも比べます。人月単価だけでなく、同じ要件を満たす総工数と作業範囲で判断します。

デモとリファレンスチェックによる運用力の見極め

デモでは、実際の業務を一連の流れで操作し、現場で使えるかを確かめます。

• 業務操作：利用者登録、計画書修正、会議記録、サービス変更、実績取込、請求前確認まで試します。
• 利用環境：スマホ・タブレットでの外出先入力、不安定な通信、同時編集。
• 導入先への質問：設定期間、移行範囲、回答時間、制度改正対応、追加費用、定着状況を聞きます。
• 運用体制：帳票の再出力、担当者の継続、障害時の判断者を確認します。

可能であれば、同じ規模やサービス種別の導入先に話を聞きます。

発注から稼働までの段階的な進め方

発注から稼働までは、要件定義と設計を終えたあとに開発・設定とテストを行います。移行と研修を終えたら、段階稼働を経て安定運用へ移ります。特に、現場が使える状態で移行し、請求や連携を止めずに運用するための準備が、成否を分けます。

要件定義と設計での判断の記録

業務要件と、変更しにくいルールを決めます。採用しなかった案と、その理由も記録しておきます。

• 要件定義：業務フロー、画面、帳票、データ、権限、連携、非機能要件の確認。
• 識別と履歴：利用者ID、重複登録、計画期間、過去履歴、訂正履歴、削除権限の取り決め。
• 将来対応：帳票の設定変更と、現時点で必要な範囲を分けて設計します。

将来を見据えて過度に汎用化すると、初期費用が膨らむため注意が必要です。

実データに近い条件でのテストと移行

機能ごとの確認だけでなく、登録から請求まで業務シナリオを通してテストします。

• 業務シナリオ：計画作成、事業所連携、実績取込、モニタリング、請求の各場面で試します。
• 安全性：権限、退職者アカウント、操作ログ、バックアップ復旧を確かめます。
• 段階稼働：一事業所や少数担当者から始め、請求締めと月次連携を終えてから広げます。
• 代替手順：並行運用、紙に戻す場合の手順、障害連絡先、連携確認を決めておきます。

現場が「止められないから使わない」とならないよう、切替時の手順を、現場が迷わない形に整えておきます。

稼働後90日の定着計画

利用状況と業務指標を週次で確認し、問い合わせを改善につなげます。

• 週次確認：ログイン、紙・FAX、転記、入力漏れ、請求エラー、問い合わせ、処理時間を見ます。
• 問い合わせ分類：操作、要件不足、制度解釈、障害の区分で分け、手順書や画面の改善に生かします。
• 30日：重大な不具合と教育不足を解消します。
• 60日・90日：未使用機能と連携課題の見直し、KPIとTCOの評価の順に進めます。

追加開発の優先順位は、利用者数、頻度、効果、保守負担を見て決めます。

よくある質問

発注や外注を考える担当者から寄せられる質問を、自社の規模や業務範囲に当てはめて確認します。

ケアプラン作成システムは既製品とスクラッチ開発のどちらがよいですか？

標準帳票と請求を単一事業所で使うなら、既製クラウドが適しています。一方で、複数拠点の独自承認や医療・会計・人事との連携、法人独自の分析が重要な場合は、追加開発やスクラッチを比べます。そのうえで、デモで解決しない差分を対象にします。

ケアプラン作成システムの開発費用はどのくらいですか？

既製クラウドは、月額数千円から年額数万円程度の公開例があります。開発費は、追加開発が50万円から300万円、小規模スクラッチが300万円から700万円、複数拠点基盤が700万円から1,500万円です。フルスクラッチは、1,500万円から3,000万円以上が目安です。

専用の公的統計は確認できず、金額は機能、拠点、連携、保守範囲で変わります。そのため、条件をそろえて複数社に見積もりを依頼します。

開発会社へ相談する前にRFPは必要ですか？

完成したRFPでなくても、現行業務と課題、拠点と利用者数、帳票と既存システムを整理した資料があると、比べやすくなります。希望時期や予算も加えると、各社の提案を具体的に比べられます。

ヒアリングで不足を補い、同じ条件の提案依頼書に整えます。移行、研修、保守、連携、セキュリティは、最初から含めておきます。

介護情報をクラウドに預けても安全ですか？

安全性は、クラウドかどうかよりも、中身の対策で判断します。確かめるのは、権限、認証、暗号化、操作ログ、バックアップ、復旧手順です。さらに、委託先管理と漏えい時の連絡体制も確認します。

安全管理措置を定期的に確認できる体制を作り、その内容を契約と運用規程に反映します。

まとめ

発注方法を選び、業務を洗い出したうえで、MUSTとWANT、拠点、連携をRFPにまとめます。移行、研修、保守もRFPに含めます。

発注先選びで外せない確認事項

1年目と3年目のTCOで比べるとともに、同じ業務シナリオでデモと受入条件をそろえます。標準仕様や追加費用、セキュリティ、再委託、データ返却、障害対応も確認したうえで、契約に残します。

最初に作るべき資料

まずは、代表的な利用者ケースの業務フローと帳票一覧をまとめます。そのうえで、連携先とサンプルデータ、利用者数、拠点数、二重入力の課題、必須のセキュリティ条件も資料に入れます。

この資料をもとに複数の候補に相談し、業務理解、費用、責任範囲が明確な提案を選ぶと、稼働後の定着につながります。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。