介護記録システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について

介護記録システムの費用は、導入形態、業務範囲、連携要件によって、月額5,000円台から2,000万円超まで変わります。記録や申し送りだけを使うのか、個別に開発するのかによって、必要な予算の規模が大きく違います。

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介護記録システム開発の費用相場の目安

費用は、何を記録するかだけでなく、どの業務までつなげるかで決まります。記録入力と申し送りだけなら、月額制で始めやすい形態です。

実績、請求、計画書、LIFEまで統合する範囲が広がるほど、初期設定や連携の費用が増えます。

導入形態別に見るおおまかな価格帯

記録中心のクラウド型は、1施設・職員10名を単位にすると、月額5,000円から1万円前後の例があります。

• システムクリエイト：訪問介護向けは1施設・職員10名で月額5,000円から、初期費用0円です。
• 料金出典：同社「クラウド介護記録システムのご利用料金」（2026年確認）を参照。
• ケアコラボ：10名まで月額9,680円（税込）、初期費用無料です（「利用料金ガイド」、2026年確認）。

この価格帯は、記録や申し送りなどの標準機能を使い始める場合の参考値です。

パッケージや複数機能を含む導入では、端末・設定・周辺機器・移行・研修が加わるため、支出は100万円台から数百万円になる場合があります。

広島県の令和7年度公表リストには、ほのぼのNEXTが1,357,500円、ワイズマンの小規模多機能支援システムが5,002,220円の例があります。

出典は広島県「令和7年度介護テクノロジー定着支援事業 補助実施事業所リスト」です（2026年公表）。これは実支出の例で、導入内容や付帯経費を含み得るため、ソフト単体の定価とは分けて読む必要があります。

個別開発の価格帯（300万円から2,000万円超）

個別開発には、介護記録システムに共通する公定価格がありません。

• 参考価格：一般業務システムの初期費用は300万円から2,000万円という目安です。
• 類似事例：公開された介護ソフト導入支出例も参考にできます。
• 1拠点MVP：利用者台帳・定型記録・申し送り・権限・基本帳票に絞ると、300万円から800万円程度です。
• 複数拠点：複数サービスで計画・実績・請求を連携する場合は、800万円から2,000万円程度です。

個別開発の金額は、要件を限定した場合の概算で、市場統計ではありません。

センサー連携・音声AI・オフライン同期・複雑な既存連携を求めると、2,000万円を超える可能性があります。また、法人共通マスタや24時間運用の高い可用性も、費用を押し上げる要因です。

見積もりは、要件定義・PoC・初回リリース・追加機能に分けて評価すると、どの範囲にどれだけ費用がかかるかが分かります。

開発期間はMVPで3〜6か月、連携を含むと6〜12か月が目安

開発期間も費用と同じく、要件の範囲によって変わります。

• 1拠点MVP：利用者台帳・定型記録・申し送り・権限・基本帳票を開発する場合、要件定義から初回稼働まで3〜6か月程度です。
• 複数拠点連携：複数サービスの計画・実績・請求・外部連携まで扱う場合は、6〜12か月程度です。
• 期間の根拠：リサーチノートに基づく概算で、特定の開発会社が保証する納期ではありません。

期間を短くするには、対象業務とサービス種別を絞り、標準機能を優先します。また、既存データの移行範囲を限定すると、期間の短縮につながります。

要件定義や受入テストを削ると、本番後の手戻りが増えます。そのため、現場ヒアリング・移行リハーサル・研修・PoCの評価期間も、あらかじめ予定に含めておきます。

介護記録システムの費用を比べる4つの導入パターン

介護記録システムは、すべてをゼロから作る必要はありません。4つの形態は性格が違うため、自社に必要な範囲に合わせて選びます。

費用を抑える出発点は、自社の業務に必要な範囲を見極めることです。

記録専用のクラウドSaaSの特徴

紙の経過記録・申し送り・バイタル・食事・排泄・入浴を、スマートフォンやタブレットで入力するなら、クラウドSaaSが候補です。

• 利用料：初期費用が無料または小さく、月額5,000円台から1万円前後の例があります。
• 導入規模：初期負担を抑えやすく、1拠点で試せる形態です。
• 別料金：端末・Wi-Fi・設定・研修・データ移行は、別料金になる場合があります。

訪問先の通信対策も、別途確認しておく必要があります。

記録・計画・請求を扱うパッケージの総額

サービス提供記録を、実績・請求・ケアプラン・LIFE提出までつなぐ場合は、介護業界向けパッケージが向いています。

• 標準機能：制度改定への対応、帳票、事業所種別ごとの機能が用意されています。
• 料金条件：利用者・職員数・拠点数・契約期間・オプション・導入支援によって変わります。
• 長期費用：5年間の利用料・バージョンアップ・追加アカウント・データ出力を含めて見積もります。

パッケージに連携開発を加える場合の独自性と費用

標準機能に加えて追加開発する対象は、法人共通の帳票や会計・給与との連携、独自権限、既存マスタ同期などです。

• 費用の抑制：標準機能と個別開発を分けると、フルスクラッチより初期費用を低く保てます。
• 連携仕様：API・CSVの仕様・時期・再送方法・保守責任を、事前に決めておきます。
• 見積項目：連携項目数・頻度・異常時の処理を、それぞれ分けて見積もります。

スクラッチ開発と要件管理の注意点

独自の記録様式、複数拠点の運営ルール、センサーやナースコール連携などが、競争力や業務継続に直結する場合は、個別開発を検討します。

• オフライン運用：通信が不安定なときの対応が、業務継続に直結する場合も対象になります。
• 開発費の推定：MVPは300万円から800万円程度、中規模案件は800万円から2,000万円程度と見込まれます。
• 見積範囲：画面数に加えて、運用設計・権限・監査ログ・テストデータ・移行・保守も見積もりに含めます。

介護記録システム開発の費用内訳

合計額だけでは、費用の中身が分かりません。要件定義から保守までを一連の工程として捉えると、どこに費用がかかるかが見えてきます。中心になるのは要件定義と画面・データ設計で、開発と連携がそれに続きます。移行や端末・ネットワークにも費用が生じます。テストや研修、保守にも、工程ごとに費用がかかります。

見積もりに含まれる範囲と含まれない範囲を分けて確認すると、会社ごとの金額を同じ条件で比べられます。

要件定義と業務設計にかかる費用

まず、訪問介護、通所介護、入所施設の現場を観察し、入力と確認の流れを整理します。

• 業務の流れ：入力者・時期・端末・項目・確認者を整理し、請求へ渡す担当者も決めます。
• 記録項目：利用者台帳・サービス提供記録・バイタル・申し送り・事故について、何を記録するかを書き出します。
• 設計の見直し：ヒヤリハットなども洗い出したうえで、紙の項目をそのまま移さず、二重入力や不要な承認を減らします。

この工程を省くと、開発の途中で仕様変更や追加費用が増えやすくなります。

画面・データ・連携機能の開発費用

開発費の中心は、入力画面・利用者検索・タイムライン・申し送り・帳票です。

• 管理機能：管理画面・権限・通知・監査ログも、実装の対象になります。
• 介護業務連携：実績・請求・ケアプラン・LIFE・ケアプランデータとの連携には、追加の設計が必要です。
• 外部機器連携：会計・見守りセンサー・バイタル機器とつなぐ場合は、項目の変換や認証、同期を設計します。
• 障害時の処理：連携が失敗した場合に備え、再処理の仕組みも用意しておく必要があります。

音声入力やAI要約では、認識精度・誤変換の修正・職員による最終確定の画面を検証します。また、同じ機能名でも、業務ルールが複雑であれば工数は増えます。

端末・データ移行・研修にかかる費用

タブレットやスマートフォン、充電設備、Wi-Fi、モバイル通信にかかる費用も、初期費用に含めます。

• 端末管理：MDMなどで端末を管理するための費用も含めます。
• データ確認：既存情報と過去記録について、形式や名寄せ、欠損を確かめます。
• 移行検証：本番の前に、データ移行のリハーサルを行います。
• 職員研修：研修では、操作や記録の方法、入力期限、修正権限を取り決めます。

申し送りの確定ルールも、研修の内容に含めます。これらを別費用として扱うと、稟議時の予算と本番導入時の支出がずれてしまいます。

保守・制度改定・セキュリティの継続費用

運用を始めると、月額利用料やサーバー費用に加えて、問い合わせ対応にも費用がかかります。

• 保守費用：障害対応・バックアップ・脆弱性対策・OS更新・端末交換の作業が発生します。
• 制度改定：標準更新に含まれるか、個別改修になるかを確かめます。
• 介護情報基盤：2026年4月以降、標準化完了の市町村から情報共有が始まります。

2028年4月までに全市町村での活用開始が目指されています。

出典は厚生労働省「介護情報基盤について」です（2026年）。また、将来の標準仕様に対応できるかどうかも、長期費用に影響します。

介護記録システムの見積額が変動する主な要因

訪問介護と入所施設では、画面や通信条件が異なります。そのため、見積もりの差を業務範囲と品質条件に分けて見ると、削れる費用と削れない費用を判断しやすくなります。

訪問・通所・入所ごとの業務フローの違い

サービス種別ごとの業務フローを比べると、必要な画面や通信条件の違いを見積もりに反映できます。

• 訪問介護：訪問予定・指示や申し送り・スマホ入力・提供証明・通信断への対応が中心です。
• 通所介護：送迎・バイタル・連絡帳・日誌と、実績や請求との連動が特に求められます。
• 入所施設：夜勤の申し送りや24時間の記録、食事・排泄・睡眠、事故・見守りの扱いが重くなります。

入所施設では、看護やリハビリとの情報共有も負担が大きくなります。

サービス種別を一つの画面にまとめるほど、権限や入力項目の条件分岐が増え、工数も変わります。

職員数・利用者数・拠点数による料金体系の違い

クラウド料金は、職員アカウント・利用者数・定員・拠点数などを基準に変わります。

• 接続数：同時接続数を料金基準にするサービスもあります。
• 追加料金：10名までは定額でも、11名以降は有効アカウント単位で料金が加算される場合があります。
• 権限設定：本部・看護・リハビリ・非常勤・応援職員ごとに、権限を整理します。

退職者の停止や異動時の拠点変更も確認します。複数拠点を一括で管理するのは便利ですが、拠点料金や導入支援が加算されることがあります。

連携・オフライン・AI・セキュリティによる工数の増加

APIやCSV連携の費用は、接続先に加えて、データの意味や更新頻度、どこまでを誰が受け持つかで変わります。

• 連携制御：重複の防止やエラー時の再送、どこまでを誰が受け持つかも設計します。
• オフライン：端末内での暗号化保存、同期キュー、再接続時の競合解決が必要になります。
• AI音声入力：誤認識を検知し、職員が確認・確定する仕組みを設けます。
• セキュリティ：役割ごとのアクセス制御、多要素認証、通信と保存時の暗号化を備えておく必要があります。

要配慮個人情報を扱うシステムでは、各種ログや復元テストも欠かせません。

ガイダンスは、詳細な情報を扱う介護関係事業者に、個人情報の適正な取扱いを求めています。

出典は、個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」（2026年改正）です。

ログや復元テストを対象から外すと、後から安全対策の費用が発生します。

介護記録システムのコストを抑えながら定着させる方法

費用を抑える基本は、機能を一括で削るのではなく、効果を測れる単位に分けて導入し、追加機能の優先順位を決めることです。

効果は、記録時間・転記件数・未入力率・申し送り時間・差し戻し・利用率を、導入の前後で比べて測ります。

現場観察と小規模PoCによる作り過ぎの防止

最初から全サービスや全拠点を対象にすると、作り過ぎになりやすいため、1サービス・1拠点・1記録業務に絞ったPoCを行います。

• 参加者：現場職員や管理者、請求担当、法人本部など、実際に使う人を加えます。
• 測定項目：入力時間・記録漏れ・申し送り確認時間・紙に戻る場面を、それぞれ記録します。
• 現場課題：デモでは分かりにくい夜勤・入浴介助・訪問先・通信断を、先に確かめます。

先に課題を見つけておくと、不要なカスタマイズを減らせます。

標準機能の優先と独自要件の後からの追加

紙帳票の項目をすべて再現しても、現場にとって使いやすくなるとは限りません。

• 業務整理：記録の目的・必須項目・入力と確認を担う人・後工程を整理します。
• 標準機能：製品に合わせられる部分は、そのまま使う方針にします。
• 独自要件：帳票や例外処理は、利用頻度と削減効果を見て第2段階に回します。
• 保守負担：標準機能を使うほど、初期の開発費と、制度改定の際に直す範囲を抑えやすくなります。

5年間TCOと削減効果による比較

初期費用・月額または年額・端末・通信・移行・研修・保守などを、5年分並べて比べます。

• 追加費用：追加アカウントや制度改定への対応、解約時のデータ出力も含めます。
• 利用料例：月額9,680円の10名プランは、単純計算で年額116,160円です。
• 別途費用：端末や導入支援が別料金であれば、全体の額は変わります。

記録作成や朝礼の時間が減り、年間の残業や転記作業が縮小するなら、月額の比較よりも導入効果が大きくなる可能性があります。

公開事例の効果額は参考にとどめ、自社の時間単価と作業量で試算します。

補助金の対象経費と自己負担の確認

介護テクノロジー導入支援の対象になる場合でも、補助率・上限・申請時期は自治体ごとに異なります。

• 対象経費：端末やソフト、付帯経費が対象になるか、交付決定前に契約してよいかを確かめます。
• 支出予定額：広島県の公表額は、補助金の額ではなく、事業所の負担予定額です。
• 自己負担：不採択になった場合や、対象外となる研修・通信費、更新費用も予算に組み込みます。

介護記録システムの見積もりを取る際のポイント

複数社へ依頼する前に、対象範囲を同じ条件でそろえておきます。会社によって導入支援、連携、保守の定義が違うため、合計額だけでは比べられません。

依頼書には、業務フローや利用者・職員・拠点の規模、既存システムを記載します。加えて、必要な帳票・通信条件・セキュリティ要件・導入希望時期も書き添えます。

要件定義書に書く業務とデータの流れ

見積もりを作るには、「介護記録を電子化したい」という一文より、もう少し具体的な情報が必要です。

• 業務フロー：台帳から記録、請求、家族連絡までの流れを図にします。
• 入力・承認：必須項目・修正履歴・承認者・帳票の出力先を書き出します。
• 機能範囲：訪問・通所・入所ごとに、共通機能と固有機能を分けます。
• 連携条件：API・CSVの相手先・項目・頻度・エラー時の扱いを記載します。

再送の方法も、要件定義書に書いておきます。

支援体制と実績を含めた比較

比較先は、既製クラウド・介護パッケージ・導入設定パートナー・SI会社に分けて考えます。

• 支援体制：導入実績、現場訪問、夜間・休日の障害窓口を比べます。
• 運用条件：制度改定への対応、データ移行の範囲、解約時のデータ返却の方法を、確かめておきます。
• 追加負担：現場支援が別料金なら、導入後の負担が増える場合があります。
• 回答範囲：同じ要件を渡し、標準・追加・個別開発・対象外を分けてもらいます。

追加費用と切り戻し条件の契約前確認

要件変更の扱い・追加開発の単価・移行のやり直し・納期遅延を、契約書に残します。

• 障害・受入：受入テストの進め方、障害の重大度、停止時の連絡、復元の方法を確かめます。
• データ返却：契約が終わるときのデータ出力を、契約の前に決めておきます。
• PoC終了条件：本番に進まない場合の費用や改善期間を、見ておきます。
• 検証基準：AI音声入力やセンサー連携について、条件と合格ラインを定めます。

よくある質問

介護記録システムの費用で導入前によく寄せられる疑問は、料金表のほか、開発、補助金、セキュリティ、導入後の負担に関するものです。

介護記録システムは月額いくらから導入できますか？

公開価格には、1施設・職員10名で月額5,000円からのクラウドサービスがあります。

• 別の料金例：10名まで月額9,680円（税込）のサービスもあります。
• 別条件：職員の追加・利用者数・拠点数・クラウドや保守・研修・端末・通信によって、変わる場合があります。
• 総額確認：初期費用を含めた5年間の総額で比べます。

介護記録システムを独自開発するといくらかかりますか？

相場を一つに断定することはできませんが、1サービス・1拠点のMVPは300万円から800万円程度です。

• 連携案件：複数拠点や請求・LIFE・既存連携を含む場合は、800万円から2,000万円程度です。
• 追加要件：センサー連携・音声AI・オフライン同期・複雑な連携・厳格な監査要件を加えると、2,000万円超の可能性があります。
• 見積方法：要件定義とPoCを先に行い、範囲を分けて見積もります。

介護記録システムに補助金は使えますか？

自治体の介護テクノロジー導入支援事業などの対象になる可能性があります。

• 制度条件：補助率・上限・対象経費・申請時期・交付決定前の契約の可否は、制度ごとに異なります。
• 広島県の例：2026年公表リストに100万円台から500万円台の支出予定額があります。
• 適用範囲：他の自治体や別の導入内容には、そのまま当てはめられません。
• 自己負担：不採択の場合も含めて、予算を立てておく必要があります。

安い介護記録システムでも安全に使えますか？

安全性は、価格とは別に、中身を確かめて判断します。

• アクセス管理：役割別の権限・通信と保存時の暗号化・多要素認証・操作・閲覧・変更のログを確かめます。
• 障害対策：バックアップ・復元テスト・退職者の停止・連絡体制を、見ておきます。
• 委託先管理：クラウド環境・委託先・保管場所を、明らかにしてもらいます。
• 事故対応：事故が起きたときの報告の責任も、契約の前に決めておきます。

既存の介護記録や利用者情報を移行できますか？

CSVなどで移行できる場合がありますが、項目名・利用者ID・職員IDを確かめる必要があります。

• データ形式：日付の形式・文字コード・重複・欠損・過去記録の保持期間を確かめます。
• 移行範囲：対象年数や、紙の原本を保管するかどうかで、費用と期間が変わります。
• 照合担当：移行のあと、データの突き合わせを誰が行うかを決めておきます。
• 移行テスト：契約の前にサンプルで試し、本番移行の責任者と切り戻しの方法を決めます。

まとめ

クラウド型なら、介護記録システムは月額5,000円台から1万円前後です。端末・移行・研修まで含めたパッケージ導入は、100万円台から数百万円です。

個別開発は300万円から2,000万円超まで幅があります。対象範囲によって金額が変わるため、ソフトの価格・支出予定額・開発の推定額は、別の意味を持つ数字として読みます。

5年間TCOと現場効果による費用判断

導入前には、まず現場を観察し、要件を整理します。そのうえで、1サービス・1拠点のPoCと移行テストを行います。

• 効果測定：記録時間・転記件数・未入力率・申し送り時間・請求差し戻しを測ります。
• 5年間TCO：初期費用・月額・端末・通信・研修・保守・制度改定・データ出力を、同じ期間で比べます。
• 費用対効果：継続利用と、請求・ケアの改善が、効果の大きさを左右します。

次に確認する見積もり項目

訪問、通所、入所の対象業務と、利用者・職員・拠点の規模を伝えます。

• 導入条件：請求・LIFE連携、端末、通信、移行範囲、研修の条件を示します。
• 運用要件：権限・監査ログ・保守・制度改定への対応も含めて伝えます。
• 複数案：標準機能と個別開発に分けて、追加費用と受入条件を見比べます。
• 終了条件：切り戻しとデータ返却を確かめ、現実的な範囲から始めます。

要件に合う範囲から始めることで、開発費を抑えながら定着を目指せます。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。