介護記録システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

介護記録システムの発注・外注は、機能を多く作ることではなく、現場の記録を後工程の請求・計画・情報共有までつなげる範囲を決め、適切な契約と検収条件で委託することが成功の要点です。

紙やExcelからの移行、職員ごとの記録方法のばらつき、記録と請求の二重入力に悩み、介護記録システムの開発・発注を検討する法人は少なくありません。一方で、いきなりスクラッチ開発を依頼すると、費用や納期だけでなく、現場で使われない画面が増えるリスクがあります。本記事では、発注形態の選び方、RFPと要件の整理、契約形態、費用相場、委託先の選定、見積書の比較方法まで、2026年時点の情報を踏まえて解説します。

▼全体ガイドの記事
・介護記録システム開発の完全ガイド

介護記録システムを発注・外注する前に押さえる全体像

介護記録システムは、利用者台帳や日々の経過記録だけを保存する仕組みではありません。ケアプラン、実績、介護報酬請求、LIFE、家族への連絡、事故・ヒヤリハットの報告など、記録の後に続く業務へデータを渡す業務基盤です。発注時は画面の数ではなく、どの転記をなくし、どの判断を職員が行いやすくするかを起点にします。

発注対象になりやすい機能は、利用者の基本情報、要介護度、既往歴、服薬、家族・緊急連絡先を管理する台帳です。日々の食事、排泄、入浴、睡眠、服薬、バイタル、水分摂取、リハビリなどを、サービス種別に応じたテンプレートで入力できるようにします。さらに、タイムライン、申し送り、既読確認、重要事項のアラート、事故報告、身体拘束や虐待防止に関する記録も候補になります。

ただし、すべてを一度に開発対象へ入れる必要はありません。記録から実績や請求へ転記している時間、夜勤交代時に情報を探す時間、入力漏れを確認する時間など、現在の負担を数値化して優先順位を決めることが重要です。目的が「紙を画面に置き換えること」だけでは、入力項目が増えて現場負担を大きくする可能性があります。

訪問介護では、訪問予定、サービス提供責任者からの指示、訪問先でのスマートフォン入力、提供証明、通信が途切れたときの一時保存が重要です。通所介護では、送迎、来所時のバイタル、日誌、連絡帳、実績・請求との連動が中心になります。入所施設では、24時間の経過記録、夜勤の申し送り、食事・排泄・睡眠、看護・リハビリとの共有、事故や見守りの記録が重くなります。

単独の事業所で始めるのか、法人本部が複数拠点を一元管理するのかでも、利用者・職員・サービス・事業所のマスタ設計は変わります。発注前に「誰が、いつ、どの端末で、何を入力し、誰が確認し、どの業務へ渡すか」を1日の流れに沿って書き出すと、必要な機能と不要なカスタマイズが見えやすくなります。

介護記録システムの発注形態はどれを選びますか？

結論から言うと、標準的な記録業務ならクラウドSaaSまたは介護業界向けパッケージを優先し、独自帳票や既存システムとの連携が事業上の差別化になる場合に限って個別開発を広げる考え方が現実的です。発注形態は、初期費用だけでなく、制度改定対応、保守、データ移行、現場定着まで含めて比較します。

クラウドSaaSは、サーバーを自社で購入せず、提供会社が用意した機能を月額で利用する方式です。利用者台帳、経過記録、申し送り、家族向け共有など、標準的な業務を早く始めたい小規模事業所や、まず1拠点で試したい法人に向いています。初期費用を抑えやすく、法令や制度変更へのアップデートを自社開発で抱えにくい点も利点です。

一方で、独自帳票、複雑な承認フロー、特殊なサービスコード、既存基幹との深い連携は、標準機能だけでは対応できないことがあります。契約前に、初期設定、アカウント発行、職員研修、データ移行、追加オプション、解約時のデータ返却が料金に含まれるかを確認します。

介護業界向けパッケージは、介護保険、記録、計画、実績、請求などの業務知識を組み込んだ製品です。施設全体の標準化や制度対応を重視する場合に適しています。標準機能を使いながら、既存の会計・給与・請求システム、LIFE、ケアプランデータ連携、見守りセンサーなどをAPIやCSVでつなぐ方式にすると、ゼロから作る部分を減らせます。

この方式で注意したいのは、製品会社、導入支援会社、連携開発会社の責任分界です。連携項目の仕様、エラー時の再送、マスタの管理者、制度改定時の改修費、障害時の一次窓口をRFPと契約書へ明記します。デモでは正常系だけでなく、利用者の状態変更、職員の異動、重複登録、通信断、訂正履歴まで確認します。

スクラッチ開発は、法人独自のケア記録様式、複数拠点の共通マスタ、センサーや音声入力、既存システムとの複雑な連携など、標準製品では業務上の目的を満たせない場合に検討します。業務に合わせて自由に設計できる反面、要件定義の品質が費用・納期・使いやすさを左右し、制度改定やセキュリティ対応も継続的に発注者が管理する必要があります。

最初から全機能を完成させるのではなく、1サービス・1拠点・1記録業務に絞ったMVPやPoCから始めます。入力時間、未入力率、申し送り時間、転記件数、職員の利用率などを測定し、効果が確認できた機能だけを次の開発へ広げると、過剰投資を避けやすくなります。AI音声入力や要約を使う場合も、下書き生成にとどめ、重要な記録を職員が確認して確定する運用を前提にします。

介護記録システムの発注・外注はどの順番で進めますか？

発注は、現場観察、対象範囲の決定、RFP作成、候補会社への説明、提案・見積比較、契約、要件定義、開発、テスト、教育、本稼働、効果測定の順に進めると整理しやすいです。開発会社へ丸投げするのではなく、発注者側にも業務を決める責任者と現場代表を置くことが、外注後の手戻りを減らします。

最初に、紙帳票やExcelの項目をそのまま画面化せず、職員が記録する場面を観察します。訪問先、入浴介助、夜勤の巡回、申し送り、管理者の確認、月末の請求というように、業務が発生する順番で記録します。誰が入力するか、入力時に参照する情報、入力後に誰が確認するか、同じ内容を別の帳票へ転記しているかを分けて整理します。

現場ヒアリングでは、管理者だけでなく、日中勤務、夜勤、訪問担当、看護職、ケアマネジャー、請求担当などを含めます。職員ごとの書き方の違いは、自由記述を減らすべきという意味ではありません。定型入力と自由記述を使い分け、記録の根拠や例外を残せる設計が必要です。

業務棚卸しの後は、1サービス・1拠点・1つの記録業務に範囲を限定し、実際の職員と利用者データに近い条件で試します。PoCの評価項目は、記録1件にかかる時間、未入力率、申し送りに要する時間、請求前の転記件数、問い合わせ件数、職員の利用率などです。導入前の値を測らなければ、導入後に便利になったかを判断できません。

通信が不安定な訪問先や夜勤帯でも試し、オフライン時の一時保存、再送、重複登録防止、同期失敗の表示を確認します。PoCで見つかった改善点は、追加開発の要望と、運用ルールで解決する課題に分類します。すべてをカスタマイズで解決しようとせず、標準化できる業務は運用側で整える視点も必要です。

本稼働前には、利用者ID、職員ID、事業所、サービスコード、既往歴、計画、過去記録など、何を移行するかを決めます。過去記録をすべて移すのか、直近の一定期間だけ移すのか、参照用に別保管するのかで費用と検証量が変わります。CSVの文字コード、日付形式、必須項目、同一人物の名寄せ、誤登録時の訂正方法まで、移行テストで確認します。

教育は一度の説明会で終わらせず、職種別の短い研修、現場での伴走、問い合わせ窓口、操作マニュアル、管理者向けの権限・ログ研修を用意します。紙とシステムを長期間併用すると二重入力が続くため、切り替え日、例外時の記録方法、障害時の復旧手順を決めておきます。本稼働後は、1か月、3か月、6か月の区切りでKPIと現場の声を見直します。

RFPと要件整理では何を決めますか？

RFPは、発注者が解決したい課題、対象範囲、必要な機能、連携、セキュリティ、納期、提案方法を候補会社へ伝える依頼書です。細かな画面仕様をすべて決めてから作る必要はありませんが、業務上譲れない条件と、提案会社に工夫してほしい条件を分けて記載します。会社ごとに前提が違う見積書を出させないことが、比較の出発点です。

業務要件には、「夜勤の申し送りを交代前に確認できる」「訪問先で通信が途切れても記録を失わない」「記録から実績の転記を減らす」「管理者が事故報告の未確認を把握する」といった目的を書きます。機能要件には、タイムライン、テンプレート、写真、音声入力、既読、承認、帳票出力、権限、検索、変更履歴、API・CSV連携などを記載します。

非機能要件も省略できません。稼働時間、同時利用者数、スマートフォン・タブレットの対応、表示速度、バックアップ、障害時の復旧目標、通信暗号化、保存データの暗号化、多要素認証、アクセス権限、操作・閲覧・出力ログ、脆弱性対応、サポート時間を明記します。介護記録は要配慮個人情報を含むため、機能一覧よりも安全管理と責任分界が重要になる場面があります。

連携開発では、利用者ID、職員ID、予定・実績、サービスコード、請求データ、LIFE、ケアプランデータ連携、見守り機器など、何をどの頻度で渡すかを整理します。APIがあるのか、CSVを出力するのか、手作業で取り込むのかによって、設計・テスト・保守の工数が変わります。連携先の仕様変更を誰が検知し、どの会社が改修し、追加費用を誰が負担するかも決めます。

厚生労働省は、介護情報基盤について、2026年4月1日以降に標準化対応が完了した市町村から順次データ移行と情報共有を開始し、2028年4月1日までに全市町村での活用開始を目指すスケジュールを示しています（出典: 厚生労働省「介護情報基盤について」、2026年）。発注時には、今すぐ必要な連携だけでなく、将来の標準仕様へ対応しやすいデータ構造か、製品の更新方針とAPI仕様が公開されるかも確認します。

契約形態と介護記録システムの費用相場

費用は、標準サービスの利用料、初期設定、端末・ネットワーク、データ移行、要件定義、開発、連携、研修、保守、制度改定対応を分けて考えます。個別開発の定価が業界共通で公開されているわけではないため、公開料金や補助事業の支出例と、類似システムからの推定を混同しないことが大切です。

公開価格の一例として、ケアコラボ公式の料金ガイドは、初期費用無料、10名まで月額9,680円（税込）、11名からは有効アカウント1名あたり月額968円（税込）と案内しています（出典: ケアコラボ「利用料金ガイド」、確認日2026年8月）。10名利用なら単純計算で年額116,160円です。ただし、これは標準SaaSの利用料の例であり、端末、Wi-Fi、移行、帳票カスタマイズ、研修、他システム連携を含む発注総額ではありません。

個別開発の推定では、1拠点・1サービスのMVPが300万〜800万円程度、複数サービス・複数拠点で計画・実績・請求や既存システム連携を含む案件が800万〜2,000万円程度となる可能性があります。センサー、音声AI、オフライン同期、法人共通マスタ、複雑な連携、24時間運用を含む場合は2,000万円超となる可能性もあります。これらは一般業務システムの目安と公開導入支出例からの推定であり、見積保証ではありません。

広島県の令和7年度介護テクノロジー定着支援事業の公表リストには、ワイズマンASP記録システムの支出予定1,629,000円、ほのぼのNEXTの1,312,500円、ほのぼのケアパレットの2,200,713円、ケアカルテの4,715,500円、7,918,400円、18,682,254円などの事例があります（出典: 広島県「令和7年度 介護テクノロジー定着支援事業 補助実施事業所リスト」、2026年1月公表）。

これらはソフト単体の定価ではなく、端末、設定、周辺機器、複数機能、付帯経費などを含み得る事業所の支出予定です。同じ製品名でも、利用者数、職員数、拠点数、導入範囲、補助対象経費によって金額が変わります。発注時は「ソフト」「端末」「導入支援」「移行」「保守」「追加開発」を分けた見積を取り、補助金を使う場合は自治体の公募要領と対象経費を確認します。

要件と成果物が明確で、画面・帳票・連携仕様を固定できる部分は、請負契約や固定価格契約で発注しやすいです。納品物、検収基準、修正回数、納期、遅延時の扱いが明確になる一方、発注後に要件を大きく変えると追加費用や納期延長が起きます。

現場調査や要件定義、PoC、継続的な改善のように、作業内容を事前に完全に確定しにくい部分は、準委任契約や時間精算型が適しています。作業時間や体制を管理しやすい反面、成果物の完成を契約だけで保証するものではないため、月次の作業報告、レビュー、意思決定期限を設けます。実務では、要件定義を準委任、確定したMVP開発を請負、保守・改善を月額または準委任とする混合型も検討できます。

委託先選定と見積比較のポイント

委託先は、価格の安さだけでなく、介護業務への理解、連携・移行の経験、現場定着の支援体制、セキュリティ、契約の透明性で選びます。既製製品の会社、導入・設定パートナー、個別開発を担うSI会社では、得意領域と責任範囲が異なります。候補を選ぶときは、同じサービス種別・同じ規模に近い事例を確認し、自社の課題に対してどの部分を標準化し、どの部分を作り込む提案かを聞きます。

提案会社には、訪問、通所、入所のどの業務に対応できるか、記録だけか請求まで扱えるか、タブレットやスマートフォンに対応するか、LIFEやケアプランデータ連携の仕様をどう扱うかを質問します。デモでは、利用者の状態変化を入力して申し送りへ反映し、記録を訂正し、履歴を確認し、実績や請求へ渡す一連の流れを実演してもらいます。

実績の確認では、導入社数だけでなく、導入後の利用率、稼働までの期間、データ移行の範囲、障害時の対応、制度改定時の更新実績を確認します。可能であれば、同規模の事業者へ導入後の定着状況を聞きます。営業担当の説明だけでなく、要件定義担当、プロジェクトマネージャー、開発・保守担当が同席するかも、発注後の連携を見極める材料です。

見積比較では、総額の高低より、前提条件が同じかを確認します。利用者数、職員数、拠点数、対象サービス、同時利用者数、端末台数、移行対象期間、連携先、研修回数、保守時間、追加開発の単価を揃えます。要件定義、画面設計、開発、テスト、移行、研修、リリース、保守を別項目に分けてもらうと、価格差の理由を説明しやすくなります。

「一式」とだけ書かれた項目には、作業内容、成果物、担当者、期間、除外事項を質問します。安い見積に、端末、初期設定、CSV整形、API接続、現場訪問、操作研修、障害対応、制度改定対応が含まれていないことがあります。逆に高い見積でも、使わない機能や過剰なカスタマイズが含まれている可能性があります。5年間の総保有コストとして、初期費用、月額、端末、通信、研修、移行、保守、追加改修を並べることが重要です。

介護記録には、利用者の健康状態や家族情報など、他人が容易に知り得ない情報が含まれます。個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスは、介護関係事業者を対象に、個人情報の適正な取扱い、安全管理、利用目的、責任体制などを示しています（出典:「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2025年6月一部改正）。委託先には、保存場所、暗号化、権限管理、認証、操作・閲覧・出力ログ、バックアップ、復元テスト、脆弱性対応、再委託先を確認します。

契約書では、納品物と検収条件、障害の重要度と対応時間、データの所有権・返却方法、解約時の削除、秘密保持、再委託、損害賠償の範囲、知的財産権、仕様変更の手続、サポート終了時の移行支援を確認します。AIや外部クラウドを使う場合は、入力データが学習に使われるか、国外移転があるか、生成結果を誰が確認するかも書面で確認します。

よくある質問（FAQ）

介護記録システムの発注では、価格と機能だけでなく、契約後の運用や既存データの扱いについても質問が寄せられます。ここでは、発注前に確認されやすい代表的な疑問へ直接回答します。

標準的な記録業務を早く始めたい場合は既製のクラウドSaaSや介護業界向けパッケージが向いています。独自帳票、複雑な連携、センサーや音声AIなどが業務上不可欠な場合は、標準製品への連携開発や個別開発を検討します。まず1拠点のPoCで効果を測り、必要な範囲だけ作り込む方法が現実的です。

公開SaaSは職員数や利用者数に応じた月額制が多く、公式価格の一例では10名まで月額9,680円（税込）です。個別開発は、1拠点・1サービスのMVPで300万〜800万円程度、複数サービスや連携を含む案件で800万〜2,000万円程度が推定レンジですが、対象範囲によって大きく変わります。端末、移行、研修、保守、追加改修を含む5年間のTCOで比較してください。

介護テクノロジーの導入・定着支援など、自治体を通じた補助制度が用意されることがあります。ただし、対象となる製品、申請時期、補助率、上限額、着手前申請の要否、ソフト・端末・付帯経費の扱いは公募ごとに異なります。厚生労働省の介護テクノロジー利用促進ページや、所在地の自治体の公募要領を確認し、採択前に契約や発注をしてよいかを必ず確認してください。

保存場所と委託範囲、通信・保存時の暗号化、権限管理、多要素認証、操作・閲覧・出力ログ、バックアップと復元テスト、脆弱性対応、再委託先、事故発生時の連絡期限を確認します。さらに、解約時にデータをどの形式で返却するか、削除をどう証明するか、AIへ入力した記録を学習利用するかも契約書や約款で確認します。

まとめ

発注を成功させるには、導入前の要件整理と、導入後に現場で使い続けられる運用設計を一体で考えることが大切です。最後に、発注者が確認すべき判断軸を整理します。

目的は「介護記録システムを導入すること」ではなく、転記時間を減らす、申し送りを早くする、未入力を減らす、請求業務の精度を高めるなど、業務の変化で表現します。対象範囲、連携先、移行するデータ、必要な端末をRFPでそろえ、複数社から同じ条件の提案と見積を受け取ります。

PoC、研修、問い合わせ対応、権限管理、データ返却、制度改定、セキュリティ事故への対応を、開発会社任せにせず、発注者側の責任者と委託先の役割として契約に残します。介護情報基盤やケアプランデータ連携など将来の仕様変更にも対応できるよう、標準仕様、API、CSV、データの所有権を確認しておくことが重要です。

介護記録システムの発注・外注では、まず現場の業務を観察し、記録から請求・計画・申し送りへつながる流れを整理します。標準業務はクラウドSaaSや介護業界向けパッケージ、独自性の高い業務は連携開発やスクラッチ開発というように、目的に応じて発注形態を選びます。

RFPには、業務要件、機能要件、非機能要件、データ移行、外部連携、PoCの評価指標、納期、保守、セキュリティ、検収条件を記載します。見積は一式の総額だけで決めず、初期費用、月額、端末、移行、研修、保守、制度改定、追加開発を5年間のTCOで比較してください。委託先の介護業務理解と、導入後に現場へ定着させる支援体制まで確認することが、発注後の失敗を防ぎます。

▼全体ガイドの記事
・介護記録システム開発の完全ガイド

会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社riplaの会社HPはこちら

・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>

執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。