介護記録システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

介護記録システムの発注は、現場の業務を観察して対象範囲を決めることから始まります。RFPで前提をそろえて提案と見積を比べ、PoCを経て本稼働へ進みます。

発注形態から委託先の選び方まで、各段階で決めることを順に見ていきます。全体像は完全ガイドでも確認できます。

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介護記録システムを発注・外注する前に押さえる全体像

介護記録システムは、利用者台帳や経過記録に加えて、ケアプランや実績、介護報酬請求にも関わります。さらに、LIFEや家族連絡、事故・ヒヤリハット報告とも結びつき、記録の後工程へデータを渡す業務基盤です。そのため、発注時は、どの転記をなくし、どの判断を職員が行いやすくするかを起点に考えます。

開発対象の範囲

発注対象には、利用者の基本情報、要介護度、既往歴、服薬、家族・緊急連絡先を管理する台帳が含まれます。日々の記録は、サービス種別に応じたテンプレートで入力します。

• 日々の記録：食事、排泄、入浴、睡眠、服薬、バイタル、水分摂取、リハビリを記録します。
• 情報共有：タイムライン、申し送り、既読確認、重要事項のアラートを扱います。
• 事故・権利擁護：報告の記録や、身体拘束・虐待防止に関する記録も候補に入ります。

すべてを一度に開発せず、転記、夜勤交代時の情報検索、入力漏れ確認にかかる時間を数値で把握して、発注側が優先順位を決めます。紙の記録を画面に写し替えると、入力項目が増えて現場の負担が大きくなる可能性があります。

サービス種別と運用規模で変わる必要範囲

必要な機能は、サービスによって異なります。たとえば訪問介護では、訪問予定、責任者の指示、スマートフォン入力が要ります。提供証明と、通信断時の一時保存も欠かせません。

• 通所介護：送迎、来所時のバイタル、日誌、連絡帳に加え、実績・請求との連動が要点です。
• 入所施設：24時間の経過記録、夜勤申し送り、食事・排泄・睡眠、看護・リハビリ共有、事故・見守り記録の負担が大きくなります。
• 複数拠点：本部でまとめて管理するか拠点ごとに運用するかで、利用者・職員・サービス・事業所のマスタ設計が違ってきます。

発注前に、誰がいつどの端末で入力し、誰が確認して、どの業務へ渡すかを1日の流れに沿って書き出します。そうすると、必要な機能と不要なカスタマイズが見えてきます。

介護記録システムの発注形態の選び方

標準的な記録業務であれば、クラウドSaaSや介護業界向けパッケージを優先します。一方で、独自帳票や既存システム連携が事業の差別化につながる場合は、個別開発の範囲を広げます。

発注形態は、初期費用だけでなく、制度改定対応、保守、データ移行、現場定着まで含めて比べます。

クラウドSaaSを導入するケース

クラウドSaaSは、自社でサーバーを購入せず、提供会社の機能を月額で使う方式です。標準業務を早く始めたい小規模事業所や、まず1拠点で試したい法人に合います。

• 始めやすさ：利用者台帳、経過記録、申し送り、家族向けの共有をそのまま使えます。
• 費用・制度対応：初期費用を抑えやすく、改定に伴う更新を自社で抱え込まずに済みます。
• 契約前の確認：初期設定、アカウント、研修が料金に含まれるかを見ます。移行、追加オプション、解約時のデータ返却も対象です。

独自帳票や複雑な承認、特殊なサービスコードは、標準機能で対応できない場合があります。既存基幹との深い連携も、届かないことがあります。そのため、必要な要件を契約前に照らし合わせます。

パッケージ導入と連携開発を組み合わせるケース

介護業界向けパッケージには、介護保険、記録、計画、実績、請求などの業務知識が組み込まれています。施設全体の標準化や制度対応を重視する場合に適しています。

標準機能に加えて、既存の会計・給与・請求システムをAPIやCSVでつなぐと、ゼロから作る範囲を減らせます。また、LIFEやケアプランデータ連携、見守りセンサーも、同じ方法でつなぐ対象になります。

• 担当の切り分け：製品会社、導入支援会社、連携開発会社それぞれの担当範囲を決めます。
• 運用と改修：連携仕様やエラー再送の扱いに加え、マスタ管理者、制度改定費、障害時の窓口をRFPと契約書に記します。
• デモ確認：状態変更や職員異動を試したうえで、重複登録、通信断、訂正履歴も確かめます。

スクラッチ開発を選ぶケース

標準製品で目的を満たせない場合は、個別開発を選びます。法人独自の記録様式や複数拠点の共通マスタを作り込むほか、センサー・音声入力や複雑な既存連携も対象になります。

自由に設計できる一方で、要件定義の品質が費用、納期、使いやすさを左右します。

• 小さく始める：1サービス・1拠点・1記録業務を対象にしたMVP（Minimum Viable Product）やPoCから入ります。
• 効果を測る：入力時間、未入力率、申し送り時間を測り、転記件数と職員利用率も見ます。確認できた機能から広げます。
• 継続管理：制度改定とセキュリティ対応は、発注者側が担い続けます。

AI音声入力や要約は下書きの生成にとどめます。重要な記録は、職員が確認したうえで確定する運用を前提にします。

介護記録システムの発注・外注の進め方

業務を決める責任者と現場の代表は、発注者側に置きます。工程ごとの判断を発注者が担うことで、開発会社へ丸投げした場合に比べて、外注後の手戻りを減らせます。現場の観察から効果測定まで、工程は次の順に進みます。

1. 現場を観察し、業務を洗い出す。
2. 対象範囲を決め、RFPを作る。
3. 候補会社へ説明し、提案と見積を比べる。
4. 契約と要件定義を行い、開発・テストを進める。
5. 教育、本稼働、効果測定を行う。

現場観察と業務の洗い出し

帳票の形をそのまま画面にする前に、訪問や入浴介助、夜勤巡回から申し送り、管理者確認、月末請求まで、記録が発生する順に現場を観察します。

• 記録の流れ：誰が入力し、何を参照し、誰が確認し、どの帳票へ転記するかを分けて書き出します。
• 聞き取り対象：管理者のほか、日中・夜勤・訪問の担当者、看護職、ケアマネジャー、請求担当に話を聞きます。
• 入力方法：書き方に差があっても、自由記述を一律に減らさず、定型入力と使い分けて根拠や例外を残します。

小さな範囲でのPoC

1サービス・1拠点・1つの記録業務に範囲を限定し、実際の職員と利用者データに近い条件で試します。また、導入前の値を押さえておかないと、導入後の効果を判断できません。

• 評価指標：記録1件の時間や未入力率、申し送り時間を測ります。請求前の転記件数、問い合わせ件数、職員利用率も対象です。
• 通信の確認：訪問先や夜勤帯で、一時保存と再送を試し、重複登録防止と同期失敗表示も確かめます。
• 改善の分別：追加開発で解決する課題と運用ルールで解決する課題に分け、標準化できる業務は運用側でそろえます。

移行・教育・本稼働の設計

移行対象の中心は、利用者IDと職員IDです。事業所やサービスコードに加えて、既往歴や計画、過去記録も移行対象になります。過去記録をすべて移すか、直近の一定期間だけ移すか、参照用に別保管するかで、費用と検証量が変わります。

• 移行テスト：CSVの文字コードや日付形式、必須項目を確かめ、名寄せと誤登録時の訂正方法も試します。
• 教育と切替：職種別研修と現場伴走を用意します。問い合わせ窓口、マニュアル、管理者向けの権限・ログ研修も必要です。
• 運用確認：切替日、例外時の記録、障害時の復旧を決めておき、紙との二重入力が長引かないようにします。

本稼働後は、1か月、3か月、6か月の区切りでKPIと現場の声を見直します。

RFPと要件整理の決めどころ

RFPは、解決したい課題と対象範囲を伝える依頼書です。必要機能と連携、セキュリティを示し、納期と提案方法も添えます。

細かな画面仕様は、RFPの作成前にすべて決めなくて構いません。業務上譲れない条件と、工夫してほしい条件は分けて書きます。各社の見積前提をそろえることが、比較の出発点になります。

業務要件と機能要件の書き分け

業務要件には、夜勤の申し送りを交代前に確認できることや、訪問先で通信が途切れても記録を失わないことを書きます。実績への転記を減らすことや、管理者が事故報告の未確認を把握することも、目的として記します。

• 機能要件：タイムラインやテンプレート、写真、音声入力を盛り込むほか、既読、承認、帳票出力、権限、検索、変更履歴も記します。
• 連携要件：API・CSV連携など、必要な外部接続を明記します。
• 非機能要件：稼働時間、同時利用者数、端末対応、表示速度のほか、バックアップや復旧目標、暗号化、多要素認証、権限、ログ、脆弱性対応、サポート時間を記します。

介護記録には要配慮個人情報が含まれます。そのため、機能一覧に加えて、安全管理と、どこまでを誰が担うかを決めておく場面があります。

連携とデータの責任の分け方

連携では、受け渡す情報と方法、仕様変更時の役割を決めておきます。

• 情報と頻度：利用者IDや職員ID、予定・実績、サービスコードに加え、請求データやLIFE、ケアプランデータ連携、見守り機器などを整理します。
• 連携方法：API、CSV、手作業のどれを使うかで、設計・テスト・保守の工数が変わります。
• 変更時の責任：仕様が変わったとき、誰が気づき、どの会社が改修し、追加費用を誰が負担するかを決めます。

厚生労働省は、介護情報基盤の予定を示しています（出典：厚生労働省「介護情報基盤について」、2026年）。2026年4月1日以降、標準化対応済みの市町村から順次、データ移行と情報共有を始めます。全市町村での活用開始は、2028年4月1日までを目指しています。

今すぐ必要な連携に加え、将来の標準仕様に対応しやすいデータ構造かどうかも確かめます。製品の更新方針とAPI仕様が公開されるかも、あわせて見ます。

契約形態と介護記録システムの費用相場

費用は、標準サービスや初期設定、端末・ネットワーク、移行に分けて見ます。さらに、要件定義、開発、連携、研修、保守、制度改定対応も、同じ区分で並べます。

個別開発には共通の定価がないため、公開料金や補助事業の支出例と、推定とを区別して読みます。

公開価格と個別開発の推定の区別

ケアコラボ公式の料金ガイドは、初期費用無料で、10名までは月額9,680円（税込）、11名からは有効アカウント1名あたり月額968円（税込）と案内しています（出典：ケアコラボ「利用料金ガイド」、確認日2026年8月）。

10名で単純計算すると、年額は116,160円になります。

この料金は標準SaaSの利用料の例です。端末やWi-Fi、移行は含みません。帳票カスタマイズ、研修、他システム連携も対象外です。

• 小規模MVP：1拠点・1サービスの場合、300万〜800万円程度と見られます。
• 複数サービス等：計画・実績・請求や既存連携を含む案件は、800万〜2,000万円程度と見込まれます。
• 複雑な要件：センサーや音声AI、オフライン同期、法人共通マスタ、込み入った連携、24時間運用を含めると、2,000万円を超える可能性があります。

これらは、一般業務システムの目安と公開された導入支出例から推定したもので、見積の保証ではありません。そのため、対象範囲に応じた見積を取ります。

補助事業の支出額の見方

広島県の令和7年度介護テクノロジー定着支援事業の公表リストには、次のような支出予定があります（出典：広島県「令和7年度 介護テクノロジー定着支援事業 補助実施事業所リスト」、2026年1月公表）。

• ワイズマンASP記録システム：支出予定は1,629,000円です。
• ほのぼのNEXT：1,312,500円の支出予定があります。
• ほのぼのケアパレット：2,200,713円の支出予定です。
• ケアカルテ：4,715,500円、7,918,400円、18,682,254円の事例があります。

これらは、端末や設定、周辺機器、複数機能、付帯経費を含みうる支出予定です。ソフト単体の定価としては扱えません。

同じ製品名でも、金額は利用者数や職員数、拠点数で変わります。導入範囲や補助対象経費によっても違いが出ます。

見積は、ソフトと端末、導入支援、移行、保守、追加開発を分けて取ります。補助金を使う場合は、自治体の公募要領と対象経費を確認します。

契約形態は固定価格・準委任・混合の使い分け

契約形態は、要件の確定度と作業の性質に応じて使い分けます。

• 請負・固定価格：要件と成果物を確定できる作業に合います。
• 準委任・時間精算：作業内容を事前に確定しにくい業務で選びます。
• 混合型：要件定義は準委任、確定したMVP開発は請負、保守・改善は月額または準委任とする形も検討できます。

請負・固定価格では、画面、帳票、連携仕様などを定めたうえで、納品物や検収基準を明確にします。修正回数と納期、遅延時の扱いも決めておきます。特に、大きな要件変更は追加費用や納期延長につながります。

準委任・時間精算は、現場調査や要件定義、PoC、継続改善に合います。成果物の完成は契約だけで保証されないため、月次報告やレビュー、意思決定の期限を設けます。

委託先選定と見積比較のポイント

委託先は、価格だけでなく、介護業務への理解と連携・移行の経験で選びます。現場定着の支援やセキュリティ、契約の透明性も判断の材料です。製品会社、導入・設定パートナー、個別開発のSI会社は、得意領域と責任範囲が異なります。

同じサービス種別や規模の事例を確認します。そのうえで、自社の課題のどこを標準化し、どこを作り込む提案なのかを聞きます。

介護業務と開発への理解の確認

提案会社の介護業務と開発の対応範囲は、業務範囲、端末・外部接続、デモの面から確かめます。

• 業務範囲：訪問・通所・入所のそれぞれで、記録から請求までどこまで対応するかを尋ねます。
• 端末・外部接続：タブレットやスマートフォンに加え、LIFE、ケアプランデータ連携の仕様に対応できるかを確かめます。
• デモ：状態変化の入力や申し送りへの反映、訂正、履歴確認、実績・請求への連携を、実際に見せてもらいます。

導入社数だけでなく、導入後の利用率や稼働までの期間を確認します。移行範囲や障害対応、制度改定時の更新実績も見ておきます。同規模の事業者に定着状況を聞くと参考になります。

営業担当に加え、要件定義担当やプロジェクトマネージャー、開発・保守担当が同席するかどうかも、発注後の連携を見極める材料になります。

同じ条件での見積書の比較

総額を見る前に、前提条件が各社で同じかを確認します。まず、利用者・職員・拠点数、対象サービス、同時利用者数をそろえます。さらに、端末台数、移行期間、連携先、研修回数、保守時間、追加開発単価も同じ前提にします。

• 工程別の内訳：各社に、要件定義、画面設計、開発、テストに加え、移行、研修、リリース、保守を分けて示してもらいます。
• 一式の確認：一式と書かれた項目について、作業内容や成果物、担当者、期間、除外事項を尋ねます。
• 5年間のTCO：初期費用や月額、端末、通信、研修、移行、保守、追加改修を、5年間の総額として並べます。

安い見積には、端末や初期設定、CSV整形、API接続が含まれない場合があります。現場訪問、研修、障害対応、制度改定対応も、同様に抜けることがあります。一方で、高い見積にも、使わない機能や過剰なカスタマイズが入っている可能性があります。

セキュリティと契約後のリスク

介護記録には、健康状態や家族情報など、他人が容易に知り得ない情報が含まれます。個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスは、適正な取扱い、安全管理、利用目的、責任体制などを示しています（出典：「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、2025年6月一部改正）。

• システム管理：保存場所や暗号化、権限、認証を確かめます。操作・閲覧・出力ログも見ます。バックアップと復元テスト、脆弱性対応、再委託先も含めて押さえます。
• 契約条件：納品・検収、障害の重要度と対応時間、データの所有・返却・削除、秘密保持、再委託、損害賠償、知的財産、変更手続、移行支援を確かめます。
• AI・外部クラウド：入力データの学習利用や国外移転、生成結果の確認者を、書面で示してもらいます。

よくある質問（FAQ）

発注前には、価格や機能に加えて、契約後の運用や既存データの扱いも確かめておきます。

介護記録システムは既製品と個別開発のどちらがよいですか？

標準業務を早く始めるなら、既製のクラウドSaaSや介護業界向けパッケージが合います。独自帳票や複雑な連携、センサーや音声AIが欠かせない場合は、連携開発や個別開発を検討します。

まず1拠点のPoCで効果を測り、必要な範囲だけを作り込む進め方が現実的です。

介護記録システムの開発費用はどのくらいですか？

公開されているSaaSは、職員数や利用者数に応じた月額制が多く、価格例は10名まで月額9,680円（税込）です。

個別開発は、1拠点・1サービスのMVPで300万〜800万円程度、複数サービスや連携を含む案件で800万〜2,000万円程度と見込まれます。

金額は対象範囲によって大きく変わります。端末、移行、研修、保守、追加改修を含めた5年間のTCO（総所有コスト）で比べてください。

介護記録システムの発注に補助金は使えますか？

介護テクノロジーの導入・定着支援など、自治体を通じた補助制度が用意されることがあります。対象製品と申請時期、補助率、上限額は公募ごとに変わります。さらに、着手前申請の要否やソフト・端末・付帯経費の扱いも確認が要ります。

厚生労働省の介護テクノロジー利用促進ページと、所在地の自治体の公募要領を見てください。採択前に契約や発注をしてよいかも、そこで確かめます。

委託先のセキュリティは何を確認すればよいですか？

保存場所と委託範囲、通信・保存時の暗号化、権限、多要素認証を見ます。操作・閲覧・出力ログも確かめます。バックアップと復元テストも確かめ、脆弱性対応、再委託先、事故時の連絡期限もあわせて見ます。

解約時のデータ返却形式と削除証明の方法は、契約書や約款で確かめます。AIへ入力した記録が学習に使われるかも、同じ書類で確認します。

まとめ

発注前の要件整理と、導入後に現場で使い続ける運用の設計は、一体で考えます。判断の材料は、発注前と導入後の二つの面に分けて整理します。

発注前の目的・範囲・費用のそろえ方

目的は、導入そのものではなく、転記時間や申し送り時間、未入力、請求精度といった業務の変化で表します。そのうえで、対象範囲や連携先、移行データ、端末をRFPにそろえ、複数社に同じ条件で提案と見積を依頼します。

現場定着と将来連携を契約で守る方法

定着と将来の仕様変更に備えるには、発注者と委託先の役割を契約で先に決めておく必要があります。決める内容は、契約上の役割、将来の標準化、発注方式、RFPと費用の四つです。

• 契約上の役割：PoC、研修、問い合わせ、権限管理、データ返却、制度改定、セキュリティ事故への対応を定めます。
• 将来の標準化：介護情報基盤やケアプランデータ連携に備え、標準仕様、API、CSV、データの所有権を確かめます。
• 発注方式：現場を観察し、記録から請求・計画・申し送りまでの流れを整理します。標準業務はSaaSやパッケージ、独自業務は連携・スクラッチ開発を選びます。
• RFPと費用：発注条件、5年間のTCO、委託先の理解と支援体制を比べます。

RFPには、業務・機能・非機能の各要件に加えて、移行や連携、PoCの評価指標を書きます。納期、保守、セキュリティ、検収条件も記します。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。